Wie Sie in umfangreichen Präsentationen den Überblick behalten

Eine gute PowerPoint-Präsentation hat einen klaren Aufbau.

Einleitung – Hauptteil – Schluss

In der Einleitung führen Sie in das Thema ein. Sie beschreiben die aktuelle Situation oder das Problem, um das es geht.

Im Hauptteil können Sie verschiedene Lösungsvorschläge präsentieren und diese bewerten, oder auch unterschiedliche Thesen aufstellen und darauf Ihre Argumentation stützen. Vielleicht geht es ja auch in Ihrer Präsentation um einen Projektstandsbericht, dann führen Sie die erledigten und noch offenen Aufgaben auf und geben einen Einblick auf verschiedene Budgets.

Im Schlussteil fassen Sie noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen oder geben eine Empfehlung ab und fordern die Entscheidung ein.

Dies sind nur Beispiele, wie Ihre Präsentation aufgebaut sein könnte. Wie auch immer es bei Ihnen konkret aussieht, klar wird: die Präsentation besteht aus vielen Themenabschnitten und es können so einige Folien zusammenkommen.

PowerPoint bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, dabei den Überblick zu behalten. Sie können die Folien in Abschnitte zusammenfassen. Dadurch sehen Sie im linken Übersichtsbereich nur die Folien, die zu dem aktuellen Abschnitt gehören.

Ein weiterer Vorteil: wenn Sie einen Themenabschnitt verschieben wollen, geht das ganz einfach und sehr gezielt.

Wie Sie Abschnitte einfügen, erkläre ich in diesem Video:

 

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Wie Sie Teams begeistert führen

Was macht eine gute Führungskraft aus?

Dies ist eine Frage, die sich viele Führungskräfte, aber auch Projektleiter und Teamleiter stellen. Antworten gibt es dazu viele verschiedene. Man kann Seminare besuchen, Bücher lesen oder auch sich als Führungskraft coachen lassen. Ich selbst habe schon viele mittelmäßige, zum Glück nur wenig schlechte, aber leider auch zu wenig wirklich gute Führungskräfte erlebt. Aus meiner persönlichen Sicht ist die Begeisterung für die Sache sehr wichtig, daher lautet meine Antwort auf die Frage:

Dass Sie die Mitarbeiter für die anstehenden Aufgaben und Projekte begeistern kann.

Mit Begeisterung führen

Wer von einer Sache begeistert ist, der ist auch hoch motiviert und oft auch sehr kreativ. Der ist auch nicht so kritisch und sieht in allem ein Problem, sondern erarbeitet konstruktiv Lösungen.

Von einem Projekt begeistert zu sein, heißt aber nicht, einfach nur die Vorteile nennen zu können. Man muss wirklich von Thema überzeugt sein und es gar nicht erwarten können, dass es endlich so richtig los geht.

Vielleicht kennen Sie das aus dem privaten Bereich? Insbesondere bei den Hobbys entwickeln die Menschen richtige Leidenschaften und brennen für die Sache. Es wäre doch gut, wenn das auch für die Arbeit gelten würde.

Dabei kommt es entscheidend auf die Führungskraft an. Sie müssen selbst von der Arbeit bzw. dem Projekt begeistert sein.

Wie gut gelingt Ihnen das? Wie begeistert sind Sie selbst von Ihrem Unternehmen? Wie begeistert sind Sie selbst von den Produkten? Können Sie Ihre eigene Begeisterung an Ihre Mitarbeiter weitergeben?

Um diese Dinge geht es in meinem Video:

 

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Aufgaben zielführend formulieren

Ich habe Ihnen ja bereits die 5S-Methode vorgestellt, bei der es um mehr Ordnung und Struktur im Büro geht. Außerdem habe ich Ihnen bereits gezeigt, wie Sie Ihre tägliche E-Mail-Flut in den Griff bekommen. Dabei geht es immer wieder darum, die nächsten Arbeitsschritte in Aufgaben einzuplanen, wie Sie es vielleicht auch schon von GTD (Getting Things Done von David Allen) kennen.

Im Austausch darüber ist mir klar geworden, dass eine Sache, die für mich inzwischen selbstverständlich ist, Ihnen vielleicht noch nicht so geläufig ist. Es geht darum, wie man Aufgaben so formuliert, dass sie zielführend sind.

Ich beobachte häufig bei meinen Kunden, dass Aufgaben zu wenig konkret, zu lang oder zu umfassend formuliert werden. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass es aber zielführender ist, wenn Aufgaben kurz und auf den Punkt gehalten werden. Mit einer klaren Botschaft, was zu tun ist. Dies ist übrigens auch im Projektmanagement wichtig.

Dafür benötigt man meistens nur 2 Wörter. Wie das funktioniert, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Daten filtern in Excel

In diesem letzten Teil der kleinen Video-Serie zur To-Do-Liste zeige ich Ihnen, wie Sie Daten filtern können.

So können Sie sich z.B. anzeigen lassen, welche Aufgaben nur Sie selbst betreffen (indem Sie nach Ihrem Namen filtern) oder alle offenen Aufgaben.

Allerdings sollten Sie eine Sache beachten: wenn Sie die Aufgabenliste wieder schließen und noch die Daten gefiltert haben, dann wird die Liste mit dieser Ansicht gespeichert. Wenn dann ein anderer Kollege die Datei öffnet und nicht genau hinsieht, ob Filter gesetzt sind, dann wundert der sich vielleicht im ersten Moment, warum die Liste viel kürzer ist, als sonst.

Wie Sie den Filter setzen und ihn benutzen zeige ich in diesem Video:

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Bedingte Formatierung in Excel

In diesem Video geht es um den nächsten Schritt, um meine To-Do-Liste etwas aufzupeppen. Im ersten Schritt habe ich mit Hilfe einer Formel den Status der Aufgabe berechnen lassen. Bei überfälligen Aufgaben steht nun in der Zelle das Wort „überfällig“. Wenn einige Aufgaben als „erledigt“ gekennzeichnet sind, dann fallen die überfälligen Aufgaben nicht sofort auf. Daher möchte ich nun im zweiten Schritt die Zellen, in denen das Wort „überfällig“ steht, rot einfärben.

Dies geht mit der sogenannten „bedingten Formatierung“. D.h. ich kann festlegen, dass die Zelle auf eine bestimmte Art formatiert wird (in meinem Fall eine rote Füllung), wenn eine Bedingung erfüllt ist. Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie überfällige Aufgaben schnell erkennen

Heute startet eine 3-teilige Serie, in der ich Ihnen zeige, wie Sie eine einfache To-Do-Liste in Excel etwas aufpeppen können.

In diesem ersten Teil erkläre ich Ihnen, wie Sie mit Hilfe einer Formel anzeigen lassen können, welche Aufgaben überfällig sind. Dafür benötigt man die Funktion „Heute“, die ich im vorhergehenden Artikel bereits gezeigt habe. Wir rechnen also dieses Mal mit „Heute“, damit tagesaktuell festgestellt werden kann, welche Aufgabe heute überfällig ist.

Dies geht mit der Wenn-Dann-Funktion. Ich weiß, dass viele Menschen Angst vor dieser Funktion haben, weil sie so kompliziert erscheint. Aber sie ist ganz einfach. Sie funktioniert nach folgender Logik: wenn eine Bedingung erfüllt ist, soll Excel in die Zelle etwas hineinschreiben, wenn diese Bedingung nicht erfüllt ist, soll Excel in die Zelle etwas anderes hineinschreiben. Die einzelnen Schritte (Prüfung – Dann – Sonst) werden mit Semikolon getrennt. Wichtig ist, dass Sie keine Leerzeichen dazwischen einfügen, sondern die Formel in einem Rutsch schreiben.

In unserem Fall soll Excel, wenn das das heutige Datum größer ist, als das Fälligkeitsdatum der Aufgabe, in die Zelle das Wort „überfällig“ schreiben, und ansonsten (wenn also das heutige Datum nicht größer ist, als das Fälligkeitsdatum der Aufgabe) ein Leerzeichen.

Die Formel, die Sie in die Zelle eintragen müssen habe ich im Video erklärt, aber ich schreibe sie hier nochmal hin, damit Sie sie einfach kopieren können. Sie lautet:

=wenn(heute()-C5>0;“überfällig“;“ „)

Nachdem ich das Video aufgenommen habe, fiel mir ein, dass man die Formel auch etwas vereinfachen kann, damit sie etwas logischer ist. Sie können auch folgendes schreiben:

=wenn(heute()>C5;“überfällig“;“ „)

Vielleicht fragen Sie sich, wie Excel mit einem Datum rechnen kann. Es funktioniert, weil Excel jedes Datum in eine Zahl umwandelt, nämlich die Anzahl der Tage, die seit dem 0.0.1900 vergangen sind. Excel ermittelt also im Hintergrund die Anzahl der Tage vom 0.0.1900 bis heute und vom 0.0.1900 bis zum Datum, das in der Zelle C5 steht. Und damit kann man rechnen.

Hier also das Video, in dem ich die Formel erkläre:

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Ordnung auf dem Schreibtisch mit Hängemappen

Auf vielen Schreibtischen sehe ich diverse Papierstapel. Die Mitarbeiter sammeln verschiedene Papier-Unterlagen in Klarsichthüllen. Dabei werden Unterlagen zu einem Thema zusammengelegt. Die Klarsichthüllen stapeln sich dann auf dem Schreibtisch oder Sideboard, manchmal auch auf der Fensterbank.

Das Problem dabei ist, dass die Klarsichthüllen in der Regel nicht beschriftet sind. D.h. der Mitarbeiter selbst, aber vor allem auch die Vertretung, findet die richtigen Unterlagen nicht mit einem Griff, sondern muss den ganzen Stapel durchgehen. Das kostet Zeit, ist umständlich und füllt den Schreibtisch unnötig.

Daher empfehle ich den Einsatz von Hängemappen. Diese können sehr einfach beschriftet werden und verschwinden dann in der großen Schublade im Rollcontainer. Wer keine große Schublade im Rollcontainer hat, der kann die Hängemappen in speziellen Kunststoffkästen ablegen und diesen Kasten entweder auf den Schreibtisch, oder auf das Sideboard stellen. Ich empfehle immer die Verwendung der Hängemappen mit seitlichen Leinenfröschen, damit die Unterlagen nicht so leicht herausfallen. Das ist auch praktisch, wenn man eine Mappe mit in eine Besprechung mitnehmen will.

In den Hängemappen sollten sich nur aktuelle Unterlagen liegen, sogenannte Handakten.

In dem folgenden Video erkläre ich die Nutzung dieser Hängemappen.

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Die benötigten Hängemappen mit Leinenfröschen können Sie hier bestellen:

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Es gibt die Hängemappen auch mit einem internen Register, um die Unterlagen noch innerhalb der Mappe zu strukturieren:

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Wer zwar eine hohe Schublade im Rollcontainer hat, aber keinen entsprechenden Korb, um die Hängemappen abzulegen, der benötigt dies (bitte die Maße überprüfen):

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Hängemappenboxen können Sie hier bestellen:

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Tabellenüberschrift wiederholen

Wenn Sie mit Word z.B. ein Protokoll erstellen, dann geht die Tabelle in der Regel über mehrere Seiten. Die Tabellenüberschrift wird aber erstmal nicht übernommen. Das lässt sich dann schlecht lesen, weil man erst überlegen muss, welche Art von Information in welcher Spalte steht.

Es gibt eine Funktion in Word, mit der man automatisch die Tabellenüberschrift wiederholen lassen kann. Es funktioniert sogar, wenn man nachträglich Zeilen einfügt, bzw. der Text kürzer oder länger wird, also der Seitenumbruch verschoben wird.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

 

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Zeit sparen mit dem Pareto-Prinzip

Vielleicht haben Sie bereits von dem Pareto-Prinzip gehört. Es ist eine ganz einfache Methode, um wertvolle Zeit zu sparen.

Sie besagt, dass man mit relativ geringen Aufwand einen großen Teil einer Aufgabe erledigen kann. Aber sehr viel Zeit benötigt, um die Aufgabe perfekt zu erledigen. Sie werden also aufgerufen, weniger perfekt zu sein, damit Sie insgesamt mehr schaffen.

Das fällt vielleicht am Anfang etwas schwer, weil sicherlich auch Sie einen hohen Anspruch an sich selbst und Ihre Arbeit haben.  Aber letztendlich ist es meiner Meinung nach die beste Methode um wirklich Zeit zu sparen.

Ich erkläre das Pareto-Prinzip in diesem Video:

 

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Mehr zum Thema Zeitmanagement finden Sie in meinem E-Book. Einfach auf das Bild klicken:

Teil 3

Zeit managen mit der ALPEN-Methode

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Kennen Sie schon die ALPEN-Methode?

Sie können diese Methode sowohl für die Planung und Überprüfung Ihrer eigenen Aufgaben nutzen, als auch für Ihre Projektarbeit.

Die einzelnen Buchstaben stehen für verschiedene Vorgehensweisen.

Zuerst sollten Sie Ihre Aufgaben auflisten. Hierbei ist es wichtig, dass Sie die Aufgaben möglichst vollständig erfassen. Ich weiß natürlich auch, dass insbesondere in Projekten dies am Anfang noch sehr schwer ist. Aber auch wenn später noch Aufgaben hinzu kommen, können Sie die ALPEN-Methode weiterhin anwenden.

Im zweiten Schritt sollten Sie die Länge der Aufgaben einschätzen. Dabei geht es um die reine Bearbeitungszeit. Dies ist manchmal nicht so einfach, insbesondere wenn es sich um eine neue Aufgabe handelt, Sie also noch keine Erfahrung haben, wie lange die Bearbeitung dauern wird.

Daher ist der dritte Schritt so wichtig: Pufferzeiten einplanen. Dies schützt Sie davor, in Zeitnot zu geraten und lässt auch Raum für Unvorhergesehenes.

Wenn Sie nun Ihre Aufgabenliste ansehen, sollten Sie entscheiden, was wichtig ist. Dabei kann Ihnen das von mir bereits vorgestellte Eisenhower-Prinzip helfen.

Planen Sie nun Ihre Aufgaben der Wichtigkeit nach in Ihren Arbeitsalltag ein. Auch dabei kann Ihnen die von mir bereits vorgestellte 40:60-Regel sicherlich helfen.

Zum Schluss sollten Sie regelmäßig überprüfen, welche Aufgaben erledigt sind und noch offene Aufgaben neu einplanen.

Hier nochmal die einzelnen Schritte im Überblick:

A = Aufgaben auflisten

L = Länge der Aufgaben einschätzen

P = Pufferzeiten einplanen

E = Entscheiden, was wichtig ist

N = Nachprüfen, welche Aufgaben erledigt sind

Tatsächlich funktioniert die ALPEN-Methode wie ein immerwährender Kreislauf. Denn es kommen immer wieder neue Aufgaben hinzu, andere verschieben sich, die Prioritäten ändern sich usw.

 


Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement gebe ich Ihnen in meinem E-Book. Klicken Sie bitte einfach auf das Bild:

Teil 3