Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Hochseil balancieren

Heute möchte ich zwei Begriffe klären, die häufig verwechselt werden: Effektivität und Effizienz.

Einfach erklären kann man diese Begriffe wie folgt:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Wenn Sie effektiv arbeiten wollen, sollten Sie also Ihre Prioritäten überprüfen, damit Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Dies ist notwendig, um seinem Ziel (z.B. Projektziel) näher zu kommen.

Wenn Sie effizient arbeiten wollen, sollten Sie sich immer fragen, ob es nicht auch noch einfacher, schneller und kostengünstiger geht. Sie müssen also Prozesse verschlanken.

Wenn Sie also eine unwichtige Aufgabe sehr schnell erledigen, dann sind Sie effizient in der Bearbeitung der Aufgabe, aber nicht effektiv. Wenn Sie dagegen sich auf eine Aufgabe mit höchster Priorität beschäftigen, diese aber nur sehr umständlich und langsam erledigen, sind Sie effektiv aber nicht effizient.

Erst die Kombination von beiden Techniken macht Sie zu einem exellenten Office-Worker.

Den Wissensschatz bergen

Gedankenaustausch

Das vorhandene Wissen der Mitarbeiter ist vielfältig. Dabei ist es gar nicht so einfach, sein Wissen aufzuschreiben, um es für andere verfügbar zu machen. Oft wissen wir gar nicht, was wir alles wissen.

Heute möchte ich Ihnen einige Methoden vorstellen, wie Sie den Wissensschatz bergen können:

    • mit Hilfe von Mindmaps können Themengebiete einfach dargestellt werden. Außerdem kann durch ein gemeinsames Brainstorming und daraus resultierende Assoziationen das Wissen der Mitarbeiter „herausgekitzelt“ werden.
    • in Arbeitskreisen, Foren oder regelmäßigen Erfahrungsaustauschen kann auf das Wissen der Mitarbeiter zurückgegriffen oder gemeinsam Lösungen entwickelt werden.
    • spezielle Software oder Datenbanken, wie z.B. Wikis sind Werkzeuge, mit denen das Wissen der Mitarbeiter dokumentiert und weitergegeben werden kann.
    • nach Abschluss eines Projektes sollten die „Lessons Learned“ dokumentiert werden, damit sie für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.
YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Wichtige Fragen zu Beginn eines Projektes

projekt

Wenn Sie ein neues Projekt angehen oder sich aus Ihren Zielen eine entsprechende Maßnahme ableitet, sollten Sie verschiedene Punkte beleuchten, um die Aufgaben gut planen zu können. Denn das Problem bei der Aufgabenplanung z.B. zur Durchführung eines Projektes ist häufig, dass man nicht sicher sein kann, ob die Liste vollständig ist. Wahrscheinlich wird die Aufgabenliste nie vollständig sein und sich im Laufe des Projektes noch weiter entwickeln. Aber Sie sollten möglichst gut starten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

Stellen Sie sich vor, Ihr Projekt/Ihre Maßnahme ist bereits umgesetzt.

  • Wer ist davon betroffen? (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten…)
  • Welche Aufgaben werden sich ändern?
  • Wie werden die Aufgaben anders sein?
  • Werden die Aufgaben neu verteilt werden müssen?
  • Wer bekommt Aufgaben hinzu, wer gibt Aufgaben ab?
  • Ändert sich die Aufbauorganisation?
  • Welche Abläufe müssen geändert und neu dokumentiert werden?

 

  • Welche Sachmittel werden für die Umsetzung benötigt?
  • Werden Informationen anders fließen?
  • Ändern sich die Medien, mit denen die Informationen fließen? (z.B. statt Papier nun E-Mail?)

 

  • Mit welchen Widerständen müssen Sie rechnen?
  • Wen müssen Sie am Projekt beteiligen?
  • Wer ist ein Fürsprecher für Ihr Projekt? (möglichst aus dem Vorstand bzw. der Geschäftsführung)
  • Wie wollen Sie wen über den Stand der Dinge informieren?

… und natürlich: was muss wer tun, damit das Projekt/die Maßnahme realisiert wird.

 


Bei Ihnen steht ein neues Projekt an, aber Sie sind noch ratlos, wie Sie das Projekt am Besten zum Erfolg führen? Dann empfehle ich Ihnen mein kostenloses E-Book „Projekte effizient managen“, das Sie erhalten, wenn Sie auf das Bild klicken:

Cover E-Book Projekte effizient managen