Wie geht es Ihnen heute?

Das ehrliche Feedback im Projekt

Als Projektleiter sind Sie den ganzen Tag damit beschäftigt Aufgabenlisten zu aktualisieren, Termine im Blick zu behalten, Probleme zu lösen und dabei auch nicht das Projektziel aus dem Blick zu verlieren. Bleibt da noch Zeit sich um die Stimmung im Projektteam zu kümmern?

Viele Projektleiter glauben, dass sich die Kollegen schon melden werden, wenn was ist. Tatsächlich wird aber eher in der Teeküche darüber diskutiert, was gerade nicht so gut läuft im Projekt und womit man zufrieden ist, darüber redet man erst recht nicht.

Ich empfehle Ihnen ganz bewusst ein ehrliches Feedback zum Projekt bei den Teammitgliedern einzuholen. Und das am Besten immer mal wieder zwischendurch, spätestens aber nach Abschluss eines Meilensteins. So haben Sie die Möglichkeit, auch zu reflektieren, wie Sie im Team noch effizienter zusammenarbeiten können.

Was Sie brauchen? 3 Flipchartblätter, ca. 30 min. Zeit und 3 Fragen. Das Gute: Sie können diese Methode auch digital anwenden und z.B. während einer Videokonferenz ein Whiteboard dazu beschreiben. Mehr dazu in diesem Video:

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Die ehrliche Bestandsaufnahme nach einem Meilenstein

Der Rückblick bietet auch immer einen Ausblick

Hurra, ein Meilenstein konnte im Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Motiviert starten alle Projektmitglieder durch, um mit den nächsten Aufgaben zu beginnen.

Aber HALT! Es lohnt sich, sich ein bisschen Zeit zu nehmen, innezuhalten und den bisherigen Projektverlauf zu reflektieren.

Dabei können Sie viel für die nächsten Wochen lernen und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Denn darum geht es ja auch im Projektmanagement: Nicht nur das Projektziel soll erreicht werden und dadurch beispielsweise Prozesse im Unternehmen verbessert werden. Auch das Projektmanagement ansich sollten Sie als Projektleiter immer wieder kritisch betrachten und weiterentwickeln.

Aus dem Rückblick und den Fragen

  • Womit sollten wir beginnen, es besser zu tun?
  • Womit sollten wir aufhören, es zu tun?
  • Was sollten wir weiter so tun?

erhalten Sie Hinweise aus dem Team, wie die Zusammenarbeit im Projekt verbessert werden kann.

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Nutzen Sie diese Methode bereits? Dann berichten Sie gerne von Ihren Erfahrungen und hinterlassen ein Kommentar.

Produkte oder Prozesse verändern mit SCAMPER

7 zum Nachdenken anregende Fragen

Produkte oder Prozesse zu verändern ist oft gar nicht so einfach. Wenn alles bereits seit Jahren etabliert ist, fehlt der Blick dafür, was möglich wäre. Im Projekt steckt man dann häufig fest.

Hilfreich sind dann Fragen, die zum Nachdenken anregen und den Blick wieder öffnen.

SAMPER bietet Ihnen diese Möglichkeiten. Sie ahnen es schon: Die jeweiligen Buchstaben stehen für die einzelnen Begriffe:

  • Substitute
  • Combine
  • Adapt
  • Modify
  • Put in other use
  • Eliminate
  • Reverse

Welche Fragen sich dahinter verbergen erkläre ich in diesem Video:

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Wenn Sie bereits Erfahrungen mit dieser Methode gesammelt haben, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten davon.

Einfach einmal anders herum: Reverse Brainstorming

Eine Kreativitätstechnik, die von der anderen Seite beginnt

Manchmal steckt man im Projekt total fest. Dann muss eine neue Idee her.

Oft ist es aber gar nicht so einfach, neue Ideen zu entwickeln. Insbesondere, wenn man schon häufig über das Problem und die Lösung nachgedacht hat.

Mir ist auch einmal so gegangen. Bei meinem alten Arbeitgeber sollten wir im Team Ideen entwickeln, wie wir die Kundenzufriedenheit verbessern können. Bei dieser Aufgabenstellung haben alle insgeheim die Augen verdreht. Das Thema hatten wir bereits mehrmals durchgearbeitet. Es war ja auch jedem klar, wer der Kunde unserer Abteilung ist. Es kamen nur schleppend ein paar halbherzige Ideen zusammen. Niemand hatte so recht Lust mitzumachen. Ich schaute ständig auf die Uhr und hoffte, dass der Nachmittag bald vergeht.

Aber dann machte eine Kollegin den Vorschlag, dass wir das umgekehrte Brainstorming anwenden sollten. Sie erklärte die Schritte kurz:

  • Zuerst wird das Problem beschrieben, so dass sichergestellt ist, das jeder das Gleiche darunter versteht.
  • Dann wird das Problem umgekehrt. In unserem Fall: Was müssen wir tun, damit unsere Kunden extrem unzufrieden mit uns sind?
  • Danach werden die gefundenen Ideen wieder umgekehrt.
  • Zuletzt werden die Lösungen herausgearbeitet, die bei dem Problem helfen.

Plötzlich war wieder Energie im Raum. Alle Kollegen hatten viel Spaß daran, die verrücktesten Ideen zu entwickeln, wie wir unsere Kunden vergraulen könnten. Die Umkehrung der gefundenen Ideen war dann auch ganz einfach und wir haben zum Schluss wirklich gute Lösungen gefunden, die dann auch von uns ernsthaft umgesetzt wurden.

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Welche Erfahrungen haben Sie mit dieser Methode? Berichten Sie gerne in einem Kommentar davon.

So nutzen Sie ScrumGenius für Statusmeldungen im Projekt

Quelle: ScrumGenius

Statusmeldungen im Projekt

Ich habe nach weiteren sinnvollen und zeitsparenden Tools bzw. Apps gesucht, die Sie sowohl in Microsoft Teams, als auch unabhängig davon nutzen können. Dabei bin ich auf ScrumGenius aufmerksam geworden.

Auch in diesem Tool geht es darum den Status im Projekt bzw. Team abzufragen. Also:

Was hast du gestern getan? Was machst du heute? Gibt es Probleme?

Damit Sie diese Fragen nicht jeden Tag per Mail an Ihre Teammitglieder versenden müssen und mühsam den Rücklauf beobachten und selbst auswerten, bietet Ihnen ScrumGenius eine Art Umfragetool. Hier geben Sie einfach Ihre Fragen ein und legen fest, wann welches Team automatisch gefragt werden soll. Danach lehnen Sie sich entspannt zurück und sehen sich im Dashboard die Rückmeldungen an.

Wie das Tool funktioniert zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Falls Sie ScrumGenius bereits nutzen, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar mit Ihren Erfahrungen.

Den Daily Standup mit Jell gestalten

Quelle: Jell.com

Wie ist der Stand der Dinge?

Dies ist eine Frage, die Projektleiter immer interessiert. Aber auch Führungskräfte möchten gerne wissen, wie ihre Mitarbeiter vorankommen.

Im agilen Projektmanagement gibt es dafür das Daily Standup. Hier treffen sich alle Projektmitglieder jeden Morgen, um sich kurz zu besprechen und den Fortschritt jedes Einzelnen zu klären.

Aber aus meiner Sicht ist diese Methode auch in anderen Teams bzw. in Abteilungen geeignet, um sich schnell auszutauschen. Denn nur so können Probleme schnell geklärt werden und man muss nicht bis zum nächsten monatlichen Teammeeting warten.

Aber wie können Sie dies einfach und effizient digital lösen? Gerade in diesen Zeiten, wo nicht mehr alle Kollegen jeden Tag im Büro sind.

Entweder, Sie schicken jedem Mitarbeiter eine E-Mail, oder Sie nutzen eine Software dafür.

Eine E-Mail an alle zu schicken hat aus meiner Sicht mehrere Nachteile: Zum Einen erhalten Sie im Zweifel lange Texte, weil sich die Mitarbeiter aufgefordert fühlen, ausführlich zu berichten. Das kostet für beide Seiten viel Zeit. Außerdem haben Sie nicht einfach einen Überblick, wer schon geantwortet hat und wen Sie nochmal an Ihre Mail erinnern müssen. Das kostet Sie auch wieder Zeit. Und drittens müssen Sie jeden Tag daran denken, die Mail zu verschicken.

Ich fürchte, dass diese Gründe dazu führen, dass Sie das nur 1 Woche durchhalten werden…

Anders läuft es mit einer entsprechenden Software. Und da habe ich eine gefunden, die Sie sowohl in Microsoft Teams als App, aber auch unabhängig davon, nutzen können: Jell.

Jell ist im Prinzip ein Umfrage-Tool. Sie legen dort ein Team an, erfassen Ihre Fragen und wählen aus, ob die Fragen täglich, oder an bestimmten Tagen verschickt werden sollen. Außerdem erhalten Sie eine Übersicht über die Rückmeldungen und eine Zusammenfassung. Sie brauchen Ihre Daily Standup also nur einmal anlegen und dann läuft es automatisch.

Wie das geht und welche Fragen sinnvoll sind, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Nutzen Sie bereits Jell? Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Tool? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Kundenprobleme besser verstehen für mehr Umsatz

Welches dringende Problem hat Ihr Kunde?

Sie sollen im Projekt ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung entwickeln, das Ihr Unternehmen zukünftig verkauft? Oder vielleicht soll im Projekt auch ein bisheriges Angebot verbessert werden, damit es mehr verkauft werden kann?

Dann sollten Sie sich intensiv mit den Problemen Ihrer Kunden auseinander setzen.

Erst wenn Sie dies genauer beleuchtet haben, können Sie noch passgenauere Produkte und Dienstleistungen entwickeln.

Das Customer Problem Statement

Diese Methode ist recht einfach und besteht aus 5 Satzteilen. Sie können diese Teile einfach auf ein Flipchart schreiben und sie entsprechend vervollständigen oder auch ein digitales Board dafür nutzen bzw. sie auf einer Seite in Ihrem digitalen Notizbuch OneNote einfügen.

Die 5 Teile sind:

  • I am / Ich bin (hier benennen Sie Ihre Zielgruppe)
  • I’m trying to / Ich versuche (was Ihr Kunde an dem Kontaktpunkt, wie z.B. Ihre Webseite, tun möchte)
  • But / aber (was funktioniert nicht, wie erwartet? – hier wird das Problem benannt)
  • Because / weil (die Ursache für das Problem)
  • Which makes me feel / was mich [Gefühl] macht (welche Gefühle werden beim Kunden ausgelöst, weil er das Problem hat)

Wenn Sie dies gemeinsam erarbeitet haben, können Sie sich im nächsten Schritt mit dem Problem und die Ursache dafür auseinandersetzen, sodass Ihre Kunden zukünftig positivere Erlebnisse mit Ihrem Produkt haben werden.

Auch für interne Kunden geeignet

Vielleicht denken Sie jetzt, dass Sie ja keine Produkte im Projekt entwickeln und daher diese Methode nicht für Sie nützlich ist.

Aber Stopp!

Auch bei Projekten, in denen Sie eine neue Software (z.B. ein Dokumentenmanagementsystem) einführen sollen, ist es sinnvoll, sich mit den Problemen Ihrer internen Kunden zu beschäftigen. Dadurch können Sie eine höhere Akzeptanz erreichen.

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Wie gefällt Ihnen diese Methode? Setzen Sie sie bereits erfolgreich ein? Dann berichten Sie bitte von Ihren Erfahrungen und hinterlassen einen Kommentar.

Den Kunden besser verstehen mit einer Customer Journey Map

Wie gut kennen Sie Ihre Kunden?

Nur wenn Sie Ihre Kunden gut kennen, dann können Sie auch passgenaue Produkte entwickeln.

Eigentlich sollte das selbstverständlich sein, aber ich habe selbst schon in Projekten mitgearbeitet, bei denen Lösungen aus IT-Sicht erstellt wurden, ohne den Kunden (in diesem Fall die Mitarbeiter) dabei zu berücksichtigen. Am Ende hatten wir eine tolle Software-Lösung eingeführt, die aber nicht genutzt wurde, weil es leider am Problem der Kollegen vorbei zielte…

Wenn Sie diesen Fehler vermeiden möchten und Ihr Projekt zum Erfolg bringen wollen, dann sollten Sie eine Customer Journey Map erstellen.

Dazu stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wer ist unser Kunde?
  • Welche Kontaktpunkte nutzen die Kunden bereits (z.B. Besuch der Webseite)?
  • Welche Kontaktepunkte sollen die Kunden zukünftig nutzen?
  • Wie interagieren Ihre Kunden mit Ihrem Unternehmen?

Hilfreich ist es auch, sich z.B. einen Tag im Leben Ihres Kunden vorzustellen. Welchen Mehrwert hat Ihr Kunde an diesem Tag durch Ihr Produkt?

Mehr dazu in diesem Video:

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Welche Erfahrungen haben Sie mit dieser Methode?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten aus der Praxis.

Überblick über alle Projekte: Das Dashboard in MeisterTask

Viele Projekte – alles im Blick

In vorhergehenden Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr Projekt mit einem Kanban-Board in MeisterTask managen.

Wenn Sie selbst an verschiedenen Projekten beteiligt sind, besteht die Gefahr den Überblick zu verlieren. Daher empfehle ich grundsätzlich, nur an einer Stelle alle Aufgaben zu sammeln. Das kann auch eine Excel-Liste oder in Outlook sein. Wenn aber verschiedene Projekte bereits in MeisterTask organisiert sind, macht es Sinn, nicht eine weitere Schnittstelle zu schaffen.

MeisterTask hat dafür eine Lösung, die Sie auch bei anderen vergleichbaren Programmen finden: Das Dashboard. Hier werden Ihnen Ihre Aufgaben über alle Projekte hinweg zusammengefasst. Welche Möglichkeiten Sie haben, das Dashboard in MeisterTask auf Ihre Bedürfnisse anzupassen, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Ihr Kanban-Board in MeisterTask

Das Kanban-Board bei MeisterTask gleicht denen von Trello, Taskworld und anderen ähnlichen Programmen.

Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit Ihr Board selbst zu gestalten, die Überschriften, Farben und Symbole zu ändern.

Zu einer Aufgabe können Sie eine Checkliste hinterlegen, Dateien und Links anhängen und Kommentare hinterlassen. Wenn eine Aufgabe einem Teammitglied zugeordnet ist, landet diese Aufgabe in die entsprechende Liste der Person auf dem Dashboard und wenn ein Fälligkeitsdatum hinzugefügt wurde, erhält diese Person eine Benachrichtigung per Mail, dass eine Aufgabe fällig ist.

In der kostenlosen Variante sind einige Dinge nicht möglich, aber schauen Sie selbst:

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