Kennst du den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe?

Heute wagen wir uns in die Tiefen der Projektplanung vor.

Wenn du bisher gedacht hast, du könntest dein Projekt ja auch in Excel planen und bräuchtest keine professionelle Projektmanagement-Software, dann wirst du spätestens jetzt feststellen, dass du mit Excel an deiner Grenze kommen würdest, wenn du dieses Thema dort abbilden möchtest.

Aber beginnen wir erst mal damit, den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe zu erläutern.

Wenn du eine Projektaufgabe einplanst, legst du fest, wann sie beginnt und wann sie fertig sein soll. Beispielsweise sollst du eine neue Software testen. Dafür hast du 2 Wochen Zeit. Aber sitzt du wirklich 10 Tage jeden Tag 8 Stunden an dem Softwaretest? – Nein. Nehmen wir einmal an, es würde 25 Stunden dauern, bis du sämtliche Funktionen getestet hast. Dann beträgt die Dauer dieser Aufgabe 2 Wochen und der Aufwand beläuft sich auf 25 Stunden. Wie diese Stunden auf die einzelnen Tage verteilt werden, das zeige ich dir bei einem der nächsten Videos zum Thema Kapazitätsplanung.

Dass Aufwand und Dauer einer Aufgabe nicht dass selbe ist, hast du bereits bemerkt, als wir die Mitarbeiter den Aufgaben zugeordnet haben. Dort gab es zwei Varianten:

  • Ein weiterer Kollege kommt zur Unterstützung hinzu, sodass die Aufgabe früher fertiggestellt wird (der Aufwand blieb gleich), wie es z.B. beim Softwaretest der Fall wäre.
  • Ein weiterer Kollege kommt mit zur Messe, um am Messestand zu unterstützen. Dadurch bleibt die Dauer gleich, aber der Aufwand verdoppelt sich, weil nun 2 Mitarbeiter gleichzeitig mehrere Tage am Messestand sind.

Wie du dies in deiner Projektplanung mit ProjectLibre berücksichtigst erkläre ich dir in diesem Video:

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Wie du Feiertage, Urlaubstage und Arbeitszeiten bei deiner Planung in ProjectLibre berücksichtigst

Vielleicht hast du dich schon gefragt, warum du deine Projekte nicht einfach weiterhin in Excel planen kannst, sondern ein professionelles Projektmanagement-Tool nutzen solltes, wie z.B. ProjectLibre.

Ich gebe zu, wenn du einfach nur ein paar Aufgaben mit Start- und Fälligkeitsdatum auflistest, dann reicht Excel vollkommen aus.

Aber läuft dadurch dein Projekt gut?

Oder gibt es im Laufe der Zeit dann doch einige Schwierigkeiten?

Wenn Aufgaben nicht rechtzeitig fertig werden, dann könnte es daran liegen, dass du vergessen hast zu berücksichtigen, dass ein Teammitglied ein paar Tage Urlaub hat. Oder dass es einige Feiertage gibt (wie z.B. im Mai und Juni), oder weil eine ganze Abteilung wegen Umzug einige Tage nicht arbeitsfähig ist.

Diese Dinge passieren. Aber wie kannst du das in deiner Excel-Tabelle berücksichtigen? Ehrlich: Das ist nicht so einfach.

Wenn du aber ProjectLibre für deine Projektplanung nutzt, dann kannst du genau diese Informationen ganz einfach erfassen und sie werden automatisch bei der Planung berücksichtigt.

Wie das geht, erkläre ich dir in diesem Video:

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ProjectLibre: Aufgaben verknüpfen

In ProjectLibre gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Abhängigkeiten von Aufgaben darzustellen. Einen ersten Einblick bekommst du in den vorherigen Blogartikel zur Aufgabenplanung.

Jetzt wird es aber noch detaillierter. Stell dir vor, du planst eine Veranstaltung, wie z.B. ein Seminar. Dann gibt es einige Dinge vorher zu erledigen. Ein Teil der Aufgaben muss bis zum Seminarbeginn fertig sein. D.h. die Abhängigkeit der Aufgaben ist, dass sie alle gleichzeitig enden. Falls du aber noch Teilnehmerunterlagen drucken möchtest, dann endet diese Aufgabe nicht direkt mit den anderen, sondern 2 Tage vorher, weil der Copyshop auch noch mind. 1 Tag benötigt. Du siehst, jetzt wird es spannend und es kommt auf eine wirklich gute Planung an, damit alles rechtzeitig fertig wird.

Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video:

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Project Libre: Aufgaben planen

Im letzten Blog-Artikel habe ich gezeigt, wie du ProjectLibre installieren kannst und wie du mit deinem Projekt startest.

Heute sehen wir uns die Planung der Aufgaben genauer an.

In dem folgenden Video lernst du, wie du die Dauer einer Aufgabe ganz einfach eingeben kannst (t = Tage, m = Monat, w =Woche).

Außerdem zeige ich dir, wie du die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen kannst. Welche Aufgabe muss erst fertig sein, damit die nächste beginnen kann?

Du erfährst, wie du ganz leicht einen Meilenstein einfügst und alle Aufgaben, die bis zu diesem Meilenstein erledigt werden müssen, in einer Phase zusammenfasst. So sorgst du für mehr Überblick in deiner Aufgabenliste.

Aber bei der Projektplanung geht es ja nicht nur darum, Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Im nächsten Schritt ordnest du die Aufgaben deinen Projektteammitgliedern zu. Ich zeige dir, wie du dein Projektteam in ProjectLibre erfasst und dabei auch eingibst, zu wie viel Prozent sie deinem Projekt zur Verfügung stehen. Denn nicht jeder Kollege wird zu 100% für dein Projekt abgestellt sein.

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ProjectLibre – Installation und erste Schritte

Heute starte ich eine 8-teilige Reihe, in der ich ProjectLibre vorstelle.

Vorab ein kurzer Hinweis: Diese Reihe und die Erklärvideos sind nicht für professionelle Projektmanager gedacht und auch nicht für diejenigen unter euch, die bereits erfolgreich mit MS-Project arbeiten.

Wozu brauche ich ein besonderes Projektmanagement-Tool? Ich habe meine Excel-Liste.

Du hast bereits einige kleinere Projekte bearbeitet? Prima. Wie hast du die Aufgaben, die im Rahmen deines Projektes erledigt werden müssen, aufgelistet und terminiert? In Excel? Gut.

Aber hat es auch gut funktioniert?

Der Start

Wie hat dein Projekt angefangen? Ich vermute, dein Chef kam auf dich zu und hat dir kurz erklärt, worum es geht. Und das du jetzt den „Hut auf hast“ für dieses Thema.

Dann hast du dir etwas Zeit genommen und eine kurze Liste erstellt, was zu tun ist. Dabei hast du bereits eine Reihenfolge der Aufgaben festgelegt und dir ein Fälligkeitsdatum überlegt.

Die Aufgabenplanung

Natürlich kannst du so ein Thema nicht ganz alleine bearbeiten und hast ein paar Kollegen aus anderen Abteilungen bzw. Aufgabenbereichen hinzugenommen. Dann habt ihr euch getroffen.

Während der Besprechung hast du den Kollegen erklärt, worum es geht und ihr habt die Aufgabenliste ergänzt. Jeder konnte sich einbringen. Die Fälligkeitstermine festzulegen war sicherlich nicht ganz einfach, weil jeder andere Vorstellungen dazu hatte.

Die Kapazitätsplanung

Gleich bei dem ersten Meeting stellt sich heraus, dass einige Aufgaben erst später bearbeitet werden können, weil ein Kollege in diesem Zeitraum 2 Wochen Urlaub hat.

Ein anderer Kollege ist auch mit vielen anderen Themen beschäftigt und kann sowieso nur max. 6 Stunden in der Woche in deinem Projekt mitarbeiten.

Die Probleme

Am Anfang warst du noch zuversichtlich und dachtest, das wird schon irgendwie funktionieren. Mit der Zeit stellst du fest, dass Aufgaben nicht termingerecht erledigt werden. Weil aber spätere Aufgaben davon abhängen, dass der Vorgänger fertig ist, verschiebt sich der Endtermin für dein Projekt immer wieder. Es geht nicht richtig voran.

Deine Excel-Liste wird mit der Zeit immer länger und so richtig den Überblick hast du, wenn du ehrlich bist, auch nicht mehr.

Professionalisiere deine Planung

Wenn du in der Vergangenheit öfters gemerkt hast, dass deine einfache Excel-Liste für deine Projekte nicht ausreichen und du viel Zeit in die Pflege dieser Liste steckst, dann wird es Zeit, dass du deine Projektplanung professionalisierst.

D.h. du benötigst eine Projektmanagement-Software. Hier kannst du

  • Deine Aufgaben mit Start- und Enddatum planen
  • Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben darstellen
  • Zwischen der Dauer der Aufgabe (in Tagen) und dem Arbeitsaufwand (in Stunden) unterscheiden
  • Die Verfügbarkeit der Projektmitglieder bei deiner Planung berücksichtigen (z.B. Urlaube, Dienstreisen, Feiertage)
  • Herausfinden, ob du deine Kollegen an einzelnen Tagen zu sehr verplant hast und dies korrigieren
  • Pufferzeiten erkennen (nicht jedes Mal, wenn eine Aufgabe ein paar Tage später fertig wird, verschiebt sich das Projektende)
  • Auf einem Blick erkennen, welches Projektmitglied welche Aufgaben erledigen soll
  • Das Budget für dein Projekt verwalten
  • Ganz einfach jeden Monat einen Projektstandsbericht erstellen.

Ein Projektmanagement-Tool ist sicherlich teuer und schwer zu erlernen

Nein.

Du kannst natürlich MS-Project einsetzen. Diese Software ist nicht ganz billig. Dazu kannst du auch noch ein mehrtägiges Seminar belegen, um den Umgang mit diesem Tool zu erlernen.

Aber wenn dir das zu zeitaufwändig und zu teuer ist, dann nutze doch einfach die kostenlose Variante: ProjectLibre In diesem Blog-Artikel zeige ich dir, wie du die Software herunterlädst und mit deinem Projekt startest. In den weiteren Teilen dieser Serie erkläre ich dir weitere Details. Die Videos sind ca. 15-25 min. lang. Insgesamt dauern die 8 Videos zusammen ca. 2,5 Stunden. Damit bist du gut gerüstet, um dein nächstest Projekt besser zu planen und somit noch erfolgreicher abzuschließen.

Aber Vorsicht: Die Software alleine macht noch keine gute Planung aus. Und es gibt auch keine Garantie, dass das Projekt ohne Probleme verläuft. Aber der Aufwand für dich, um dieses Projekt zu managen reduziert sich.

Los geht’s…

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Begriffsklärung: Reengineering, Innovation, Verbesserung

 

Reengineering, Innovation und Verbesserung werden in Unternehmen häufig synonym verwendet. Dabei gibt es einige Unterschiede zwischen den Begriffen. Daher nutze ich diesen Artikel zur Begriffsklärung.

 

 

Reengineering

Re-Engineering (oder Reengineering) ist ein Konzept für die durchgreifende Änderung von Produktions-/Geschäftsprozessen in Betrieben. Das Resultat sind Verbesserungen in entscheidenden messbaren Leistungsgrößen in den Bereichen Kosten, Qualität, Service und Zeit.

Re-Engineering bedeutet, altbekannte Vorgehensweisen aufzugeben und die Arbeit, die in den Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens steckt, aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten, sowie dem Kunden einen neuen Wert zu bieten.

Innovation

Innovation heißt wörtlich „Neuerung“ oder „Erneuerung“. Das Wort ist vom lateinischen Verb innovare (erneuern) abgeleitet. In der Umgangssprache wird der Begriff im Sinne von neuen Ideen und Erfindungen und für deren wirtschaftliche Umsetzung verwendet. Im engeren Sinne resultieren Innovationen erst dann aus Ideen, wenn diese in neue Produkte, Dienstleistungen oder Verfahren umgesetzt werden, die tatsächlich erfolgreiche Anwendung finden und den Markt durchdringen (Diffusion).

In die Wirtschaftswissenschaft wurde der Begriff durch Joseph Schumpeter mit seiner Theorie der Innovationen eingeführt; hier ist er als Aufstellung einer neuen Produktionsfunktion definiert. Wirtschaft und Gesellschaft wandeln sich, wenn Produktionsfaktoren auf eine neuartige Art und Weise kombiniert werden.

Verbesserung

Unter Verbesserung kann man verstehen: eine Erhöhung der Qualität, die Berichtigung von Fehlern durch Korrektur.

Synonyme: Aufbesserung, Aufwertung, Besserung, Optimierung, Verfeinerung, Vervollkommnung, Fortentwicklung, Fortschritt, Korrektur, Nachbesserung, Erneuerung, Neuausrichtung, Neuorientierung

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FAQ Projektmanagement

Diese Fragen werden mir immer wieder zum Projektmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf.


Warum ist die Definition von Projektzielen und Projektstandards für das Projekt so wichtig?

Ein Projekt ohne Ziele abzuwickeln ist gefährlich. Von den Zielen leitet sich der übergeordnete Zweck für das Projekt ab. Wozu machen wir überhaupt das Projekt? Wenn diese Frage nicht klar beantwortet werden kann, dann fehlt die Motivation im Team, und das Projekt zieht sich wie ein Kaugummi. Oft werden keine wirklichen Ziele definiert, sondern nur Ergebnisse. Das fertige IT-Tool ist kein Ziel sondern ein Ergebnis. Die Frage ist doch, wozu das IT-Tool überhaupt dient. Welche übergeordneten Probleme sollen damit gelöst werden? Meine Erfahrung ist: wenn man vorab nicht analysiert, welches dringende Problem eine neue Software lösen soll, dann hat man hinterher eine Software installiert, die niemand nutzt.

Warum ist die Definition von Projektstandards so wichtig?

Projektstandards schaffen einen Rahmen. Ohne Rahmen wickelt jeder Projektleiter sein Projekt unterschiedlich ab. Jeder Projektleiter muss sich bei jedem neuen Projekt wieder Gedanken zur grundsätzlichen Vorgehensweise machen und Vorlagen neu entwickeln. Dadurch wird unnötig Zeit verschwendet.

Warum muss ich mein Projekt in Arbeitspakete unterteilen?

Ein Arbeitspaket beschreibt eine geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projektes. Ein Arbeitspaket ist ein Grundbaustein. Das Paket muss klar definiert sein. Es wird von einem Teammitglied erledigt. Zeitaufwand, Ergebnis und Kosten sind festgelegt. Innerhalb eines Arbeitspaketes ergeben sich Abläufe, die der Projektleiter nicht im Einzelnen verfolgen müssen, da jedes Paket eine verantwortliche Person hat.
Arbeitspakete ermöglichen ein effizientes Projekt-Controlling. Mit der Unterteilung des Arbeitspaketes in überschaubare Abschnitte, ist es ermöglichen, die Arbeit besser zu planen und zu steuern.

Ich möchte den Aufwand für das Projektreporting so gering wie möglich halten. Was muss als Minimum berichtet werden?

Das Hauptaugenmerk des Projektreportings liegt auf dem inhaltlichen Projektfortschritt, also auf der regelmäßigen Momentaufnahme, wie viel Leistung im Projekt bereits erbracht wurde. Hier gilt der Grundsatz: Keep it small and simple. Lange Berichte werden weder gerne verfasst noch gerne gelesen. Der Bericht sollte einfach und klar gestaltet sein. Minimum-Inhalte des Statusberichtes sind:

  • Welche Aktivitäten gab es seit dem letzten Bericht
  • Wie gut liegen wir im Plan? Halten wir die Termine?
  • Wo sind Probleme aufgetaucht und Entscheidungen nötig

Grafiken helfen oft, das Geschriebene zu verdeutlichen. Ampelsysteme sind sehr beliebt, um schnell Auskunft über den Stand des Projektes zu geben:

  • GRÜN: alles ist gut; es liegen keine (bekannten) Probleme vor
  • GELB: wir haben ein Problem, können es aber lösen und sind auch schon dabei dies zu tun
  • ROT: wir haben eine massive Kursabweichung vom Plan und es braucht eine rasche Intervention, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Grundsätzlich muss über alles, was geplant wird, auch regelmäßig berichtet werden. Also Ressourcen, Kosten, Budget, Meilensteine, Risiken, etc. Die Berichtstiefe und das Intervall sind je nach Projekt zu definieren.

Was sind die häufigsten Fehler in einem Projekt?

  • Unsystematische Planung (auch im Sinne von unmethodisch)
  • Unterschätzung der Bedeutung von Kommunikation im Team (man glaubt, Probleme mal eben bei einem Bierchen klären zu können)
  • Unverbindlichkeit bei Absprachen
  • Unklare Strukturen, z.B. unklare Schnittstellen, zwischen Linien- und Projektorganisation
  • Unklare Rollendefinition z.B. des Projektleiters

Eine pragmatische Herangehensweise mit vielen Tipps zum Projektmanagement stelle ich Ihnen in meinem kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ vor. Zur Anmeldung einfach auf den folgenden Button klicken:

Strategie- und Lösungspotential von LEGO™ Serious Play™

In diesem Gastartikel erklärt Michael Tarnowski von Plays-in-Business LEGO™ Serious Play™, mit der Teams komplexe Probleme lösen können.


Komplizierte und komplexe Probleme

In unserer derzeitigen Welt sind sehr viele Probleme schwierig oder unmöglich zu lösen. Dies liegt an unvollständigen, widersprüchlichen und sich ändernden Anforderungen, die oft auch nur schwer zu erkennen sind. Solche Probleme nennen wir umgangssprachlich kompliziert oder komplex. Nach Dave Snowdons Cynefin-Framework sind kompliziert und komplex aber zwei verschiedene Dinge.

Komplizierte Problemecomplicated problems – haben erkennbare Ursache-Wirkung-Beziehungen. Im Gegensatz zu einfachen Problemen sind diese nur aufwändiger zu entdecken. Wir müssen mehr Analysen und Expertenwissen investieren, um sie erkennen zu können. Zur Lösung komplizierter Probleme können wir best practices entwickeln. Ein Flugsimulator ist beispielsweise ein kompliziertes Problem.

Komplexe Problemecomplex problems – dagegen haben keine klare Ursache-Wirkung-Beziehungen. Die Auswirkung einer Aktion können wir höchstens im Nachhinein erkennen (und auch das nicht immer). Komplexe Probleme können wir nicht mehr mit klassischen „Kontroll“ansätzen lösen. Es ist nicht mehr planbar, was das Ergebnis sein wird. Wir müssen uns auf Unsicherheiten in der Vorhersagbarkeit einlassen. Komplexe Probleme können wir nur durch emergente Lösungsansätze, die sich schrittweise entwickeln, lösen. Autonomes Fahren ist ein Beispiel für komplexe Probleme. Zur Lösung braucht man z.B. maschinelles Lernen.

Entwickeln die beteiligten Personen zusätzlich noch große Widerstände, das Problem zu lösen, weil die Lösungen „bösartige” Konsequenzen haben, sprechen wir von wicked problems (Wikipedia). Wicked problems versuchen wir Menschen so lange wie möglich zu umgehen und Auszusitzen.

Wicked problems sind sehr oft unternehmensintern konfliktträchtige, hochpolitische Themen, die eine große Sensibilität und einen psychologisch geschützten Raum zu ihrer Darstellung erfordern. Themen wie Unternehmensfusionen (M&A, Merger & Acquisitions), Personalveränderungen, organisatorische Veränderungen (Neu-Design) und ähnliche human-centric topics zählen beispielsweise dazu.

Auf Managementebene haben sich in den letzten zehn Jahren mehrere Methoden für die Lösung komplexer Problemen oder wicked problems etabliert. Diesen Methoden ist gemeinsam, dass sie nicht gleich das offensichtliche Problem lösen, sondern erst weitere, tiefer liegende Probleme identifizieren und sich dann durch Prototyping auf mögliche Lösungen – evtl. dann eine Lösung – konzentrieren. Man spricht von divergentem und konvergentem Denken. Das Problem wird erst in mehrer einzelne Probleme aufgespalten, um das ursächliche Problem zu identifizieren. Gleiches geschieht im nächsten Schritt mit der potentiellen Lösung. Auch sie wird in mehrere Alternativen aufgespalten, um dann eine der Lösungen zu favorisieren.

(Foto: Michael Tarnowski, Play-in-Business.com)

Die bekanntesten dieser Methoden sind Design Thinking, Innovation Games™ und LEGO™ Serious Play™.

LEGO™ Serious Play™


LEGO™ Serious Play™ (LSP im weiteren) ist eine der wenigen Methoden, die sowohl den sogn. Problemraum öffnet, alternative Lösungen zeigt und ggfs. auf eine Lösung fokussiert, als auch den Teilnehmern ein Arbeiten in einem psychologisch geschützten Raum gewährleistet.

 

(Foto: Michael Tarnowski, Plays-in-Business.com)

LSP ist eine strukturierte und time-box moderierte Methode, um Workshops (auf Management- oder Teamebene) durchzuführen. Sie wurde in den 90-er Jahren des letzten Jahrhunderts von Johan Roos und Bart Victor am International Institute for Management Development in Lausanne entwickelt.

In einem Workshop nach der LEGO™ Serious Play™-Methode werden strategische Entscheidungen und Problemlösungen durch den Bau und die metaphorische Interpretation von Lego-Modellen gewonnen. LSP erlaubt im Geschäftsumfeld mittels Lego-Modellen neue Ideen zu fördern, die Kommunikation zu verbessern und Problemlösungen zu beschleunigen.

Derzeit wird LSP auf Managementebene in den verschiedensten Bereichen auf Management- und Teamebene verwendet: unternehmensseitige Entwicklung von Strategie und Vision, Unternehmensfusionen (Merger & Acquisition), Personal- und Teamprobleme, Branding und Strategie der Produktentwicklung, Innovationsmanagement & Design Thinking.

Warum funktioniert LEGO™ Serious Play™?

LSP basiert auf mehreren psychologischen Grundlagen.

Flow. – Wir Menschen arbeiten am effektivsten, wenn wir uns in einem als beglückend erlebtem Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung (Konzentration) und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit befinden, dem sogn. “Flow” (Mihály Csíkszentmihályi). In diesem Zustand befinden wir uns am ehesten beim Spielen.

Serious Play. – Im zielgerichteten Spielen, serious play, können wir kreative, neue Ideen und innovative Lösungen für Probleme finden. Durch Modelle und Metaphern nimmt der Gegenstand des Spiels eine bestimmte Bedeutung an und abstrakte Konzepte werden verständlicher. So lassen sich formale Beziehungen, die sonst nur schwer zu begreifen wären, konkretisieren.
Wichtig ist, dass die Teilnehmer vor dem Bau des Modells nicht eine Art “Konstruktionsskizze” oder die Bedeutung vorab im Kopf entwerfen und dies dann umzusetzen versuchen. Ein solches Vorgehen lähmt die Kreativität und verhindert spontane Ideen. Die besondere Wirkung von LSP beruht darin, dass die Metapher und deren Interpretation erst während des Bauens entsteht.

Konstruktionismus. – Der Konstruktionismus basiert auf den Arbeiten des amerikanischen Mathematiker und Psychologen Seymour Papert. Papert zeigte, dass wir Menschen besonders dann etwas lernen, wenn wir etwas konstruieren, sei es die Gestaltung eines Produkts, der Bau eines Schiffsmodell oder das Schreiben eines Computerprogramms. Wenn wir reale Dinge konstruieren, dann konstruieren wir gleichzeitig Theorien und Kenntnisse in unserem Denken. Dieses neue Wissen ermöglicht uns den Bau weitaus komplexerer realer Dinge, was wiederum zu einem weiteren Wissensgewinn führt usw.

Hand-Gehirn-Verbindung. – Diese Verbindung ist sensorisch und motorisch besonders stark ausgeprägt. Unsere Hände sind mit 70-80% unserer Gehirnzellen verbunden. Forschungen haben ergeben, dass Denkprozesse in Verbindung mit körperlicher Bewegung und Empfindung – und insbesondere mit den Händen – zu einem tieferen und länger anhaltendem Verständnis der Umgebung und ihrer Möglichkeiten führen.
Darüber hinaus entsteht durch das manuelle Arbeiten mit den Legosteinen eine emotionale Verbindung zwischen Erbauer und Modell. Es ist “sein” Modell, “er” hat es “geschaffen”. Entscheidungen erhalten damit eine größere Verbindlichkeit.

Durch den ständigen Umgang mit den Legosteinen und das Bauen von metaphorischen Modellen werden die behandelten Themen nicht nur visualisiert, sondern im wahrsten Sinne des Wortes „begreifbar“. Die Lego-Modelle dienen daher primär als visueller Anker für Diskussionen und Gespräche. So besteht ein Workshop auch nur zu ca. 20% Bauzeit mit Lego, aber 80% aus Diskussionen zwischen den Teilnehmern.

Ein typischer Workshop mit LEGO™ Serious Play™

Ein Workshop mit LSP hat immer ein Thema, das im Workshop diskutiert und behandelt werden soll. LSP bietet das Rahmenwerk und die Methoden, den Untersuchungsgegenstand auf verschiedenen Abstraktionsebenen (s.u.) zu thematisieren.

Ziel und Ergebnis jeden Workshops ist entweder ein tieferes Verständnis des Sachverhaltes oder konkrete Handlungs- und Aktionspunkte zur Problemlösung, die außerhalb des Workshops (in der Organisation) direkt umgesetzt werden können.

In der Auftragsklärung definieren Facilitator und Sponsor zusammen das Workshopthema und dessen Ergebnistiefe. Daraufhin entwirft der Facilitator dann den Workshop, d.h. er wählt die passenden LSP Anwendungstechniken und das Timing aus, die gewünschten Ergebnisse und Detaillierungen zu erzielen.

Ein Workshop mit LSP ist immer ergebnisoffen. Der Sponsor oder das obere Management können das Workshopergebnis nicht vorab festlegen und durch den Facilitator in den Workshop “hinein definieren”. Die Ergebnisse entstehen erst durch die Diskussionen und durch den Meinungsaustausch der Teilnehmer während des Workshops. Ein vordefiniertes Ergebnis fällt als Manipulation den Teilnehmern auf. In einem solchen Fall ziehen die Teilnehmer ihre Unterstützung und Mitarbeit sofort zurück und der Workshop wird sinnlos.

Ein typischer Workshop mit LSP hat bis zu 15-20 Teilnehmer und besteht mindestens aus den folgenden drei Blöcken:

  1. Einführung der Teilnehmer in die Methode (sofern notwendig).
  2. Bau und Austausch der persönlichen Sicht der Teilnehmer zum Thema.
    Der Facilitator stellt den Teilnehmern eine Frage. Jeder Teilnehmer baut als Antwort auf die Frage ein Lego-Modell, das er dann allen Teilnehmern am Tisch erklärt. Zum Beispiel:“Der Vorstand hat Ihnen heute vormittag die neue Unternehmensstrategie 2020 vorgestellt. Was können Sie persönlich zur Umsetzung beitragen? – Beschränken Sie sich bitte auf 2 Punkte. Sie haben 7 min zum Bau.”

    Jeder Teilnehmer baut sein Modell und bekommt die gleiche Redezeit wie alle anderen am Tisch, sein Modell zu erklären, z.B. 4 min.
    Die eigentliche Diskussion erfolgt, wenn der letzte Teilnehmer mit seiner Erklärung fertig ist. Dann dürfen auch Verständnisfragen zu den einzelnen Modellen gestellt werden.
  3. Bau und Diskussion der gemeinsamen Sicht der Teilnehmer. – Je nach Thema des Workshops können auch die Unterschiede dargestellt werden. Zum Beispiel:“Wir haben jetzt 14 verschiedene Modelle auf dem Tisch, wie Sie die neue Unternehmensstrategie 2020 unterstützen können. Konzentrieren Sie sich jetzt bitte auf Gemeinsamkeiten der Modelle. Bauen Sie dazu ein Modell, das diese Gemeinsamkeiten in Summe enthält. Am Ende muss sich jeder am Tisch in diesem Modell wiedererkennen bzw. diesem Modell zustimmen. Sie haben 30 min Zeit. ”

    Innerhalb der gegebenen Zeit müssen die Teilnehmer einen Konsens finden, den alle unterstützen und vertreten.

Bis auf dem ersten Schritt folgen alle Aktivitäten immer dem gleichen Schema:

  1. Der Facilitator stellt den Teilnehmern eine Aufgabe – Challenge.
  2. Die Teilnehmer bauen als Antwort ihre Lego-Modelle – Construction.
  3. Die Teilnehmer erklären ihre Modelle – Storytelling, Sharing.
  4. Die Teilnehmer konzentrieren sich auf offene Themen, stellen Verständnisfragen, fassen Punkte und Erkenntnisse zusammen – Reflection.

(Foto: Michael Tarnowski, Plays-in-Business.com)

Workshops mit LSP lasses sich leicht skalieren. Das Thema kann in 3-4 Stunden entweder mit 15 als auch mit 150 Teilnehmer behandelt werden. Bei größeren Gruppen bzw. Großgruppen-Workshops benötigt man allerdings entsprechend mehr Facilitatoren – Faustregel: ein Facilitator pro 20 Teilnehmer.
Außerdem muss man in den Workshop zusätzliche Aktivitäten einplanen, damit sich die Teilnehmern austauschen können: z.B. World Cafe oder die Basar-Technik (die Teilnehmer besuchen wie in einem Basar die Tische und lassen sich die Ergebnisse erklären).

Die 7 Abstraktionsebenen in LEGO™ Serious Play™

LSP ist ein Rahmenwerk, das aus 7 verschiedenen Reflexions- bzw. Abstraktionsebenen, application techniques (AT), besteht. Diese bauen nicht aufeinander auf. Sie können unabhängig voneinander in beliebiger Reihenfolge angewandt werden. Allerdings sollte jeder Workshop mit Technik AT1 beginnen.

 

1.Bau persönlicher Modelle und Geschichten.

Das Ziel ist, der Austausch von persönlichen Meinungen und Standpunkte der Teilnehmer untereinander.
Jeder Teilnehmer baut sein Modell und erklärt es der Gruppe.

(Foto: https://www.flickr.com/photos/billward/3640805316/in/photostream/)

 

2. Bau persönlicher gemeinsamer Modelle und Geschichten.

Das Ziel ist, ein gemeinsames Verständnis der Teilnehmer über das Thema des Workshops zu schaffen.
Die Teilnehmer bauen aus den Teilen der Einzelmodelle ein gemeinsames Modell und ergänzen es ggfs. durch weitere Aspekte (Steine).
(Foto: https://www.flickr.com/photos/billward/3640805084/in/photostream/)

 

 

3. Bau einer Landschaft (aus den Modellen).

Das Ziel ist, die Ansammlung und Verteilung der Modelle zu untersuchen.
Ähnlich einer systemischen Aufstellung werden die Einzelmodelle nach definierten Kriterien auf dem Tisch platziert. Fragen von Distanz und Nähe spielen hier eine Bedeutung.

(Foto: https://www.flickr.com/photos/marciookabe/27383252084/in/photostream/)

 

 

 

4. Schaffungen von Verbindungen.

Das Ziel ist, Verbindungen und Zusammenhänge zwischen den Einzelmodellen zu identifizieren: Abhängigkeiten, Schnittstellen, Bruchstellen.
Mit Lego-Verbindungselementen werden Modelle untereinander physisch verknüpft.
(Foto: https://www.flickr.com/photos/laservilletadepacoprieto/6249144656/)

 

 

5. Bau eines Systems.

Werden einzelne Modelle derart verbunden, das kaskadierende Effekte entstehen, liegt ein System vor. Das Ziel ist, solche Systeme und die entstehenden Effekte zu identifizieren und zu untersuchen.

6. Simulation von Emergenz und Entscheidungen.

Das Ziel ist, die Konsequenzen von potentiellen Entscheidungen zu untersuchen.
Durch das Spielen sogn. Szenarien werden die Konsequenzen von Entscheidungen simuliert. – “Was passiert wenn diese einen lose Verbindung durch eine feste Verbindung ersetzt wird?”

7. Ableitung einfacher Leitprinzipien.

Diese Technik dient dem Transfer der Workshopergebnisse in die Organisation bzw. reale Welt. Für die spätere Umsetzung werden für die Ergebnisse Aktionspunkte, Leitprinzipien definiert. Dies geschieht durch den Bau von Lego-Modellen oder Notizen auf Flipchart oder Post-Its.

(Foto: Michael Tarnowski, Plays-in-Business.com)

 

Die Rolle des Facilitators

Der Facilitator nimmt eine zentrale Rolle in LSP ein. Er führt die Auftragsklärung mit dem Sponsor durch. Er entwirft und plant den ganzen Workshop. Er wählt die geeigneten LSP-Techniken aus und entscheidet die Reihenfolge ihrer Verwendung. Er formuliert die zu den Techniken passenden Fragen und plant das zugehörige Timing.
Ein ungeeignetes Design des Workshops kann später im Workshop verhindern, dass die Teilnehmer in “Flow” kommen und die Qualität der Ergebnisse negativ beeinflussen. – Der Facilitator braucht daher eine große Erfahrung und Übung.

Während des Workshop ist die wichtigste Aufgabe des Facilitators, die Teilnehmer im Flow zu halten und ihnen einen sicheren Raum zu gewährleisten, in dem sie offen und ehrlich diskutieren und sich austauschen können. Dies bedeutet:

  • die Teilnehmer durch die Methode zu führen, ggfs. LSP-Techniken zu erklären und Hilfe bei der Umsetzung zu geben;
  • zu erkennen, wann es sinnvoll ist vom geplanten Timing abzuweichen, weil sich spontan eine spannende Diskussion entwickelt;
  • zu wissen, wie bei einer spontanen Planabweichung die geplanten Workshopergebnisse erreicht werden können;
  • durch gezielte Fragen an den Tischen ggfs. den Dialog anzustoßen oder wieder zu erwecken;
  • auf die Einhaltung sogn. LSP Spielregeln zu achten und toxische Situationen aufzufangen: persönliche, verbale Angriffe der Teilnehmer untereinander, bewußte Sabotage des Workshops, innere Verweigerung einzelner Teilnehmer, etc.

Der Facilitator braucht daher eine große Erfahrung und Übung. LSP ist unter open source eine offene Methode. Es gibt Bücher (s. Literaturempfehlung) und zahlreiche Anleitungen im Internet, auch ich biete sie auf meinem Blog an.

Es ist aber ein sträflicher Leichtsinn und zeugt von Verantwortungslosigkeit sowohl dem Facilitator als auch den Workshopteilnehmern gegenüber, zu glauben, das Studium dieser Quellen würde ausreichen, einen LSP Workshop ohne praktische Erfahrung planen oder gar durchführen zu können.

Viel zu oft erlebe ich es, dass Sponsoren und Veranstalter die Verantwortung und Aufgaben des Facilitators unterschätzen und glauben

  • dies in Eigenregie durchführen zu können, oder gar
  • den disziplinarischen Vorgesetzten damit zu beauftragen, während sein Team die Teilnehmern sein sollen.Niemals sollte ein disziplinarischer Vorgesetzter den Workshop selbst moderieren.

 

(Foto: https://www.flickr.com/photos/clement127/8505127588/)

Beides ist der sicherste Weg, den eigenen Workshop aus Naivität und falscher Sparsamkeit zu sabotieren. Wenn den Teilnehmern die psychological safety im Workshop fehlt, sich offen mitzuteilen, verlieren die Ideen ihren kreativen Schwung. Die gewünschten Arbeitsergebnisse haben nicht die gewünschte Qualität und Substanz. Als innovative Moderationsmethode ist LSP im Unternehmen dann verbrannt: außer einer schönen Zeit mit dem Bau von Lego-Modellen hat der Workshop ja scheinbar nichts gebracht.

Ein Facilitator sollte darüber hinaus neben den Grundlagen von LSP auch Erfahrungen in modernen Moderations- und Fragetechniken haben, wie z.B. Training from the back of the room (Sharon L. Bowman), Clean Language (David Grove, Judy Rees) oder ähnliches.

LSP Facilitator ist eine mehrtägige Ausbildung, die mit einer Zertifizierung endet. Es gibt zahlreiche Anbieter, die Grundkursen in LSP anbieten. Aber nicht alle sind auch berechtigt, ein Zertifikat auszustellen.

Derzeit gibt es meines Wissens zwei Akkreditierungsorganisationen für LSP. Man kann sich bei ihnen nach akkreditierten Partnern erkundigen:

Beide Organisationen unterscheiden sich in den Zertifizierungs- und Trainingsinhalten nicht wesentlich. Die Association of Master Trainers hat ihren Ursprung aus ehemaligen Mitarbeitern der Lego Group und war zeitlich früher am Markt als StrategicPlay®.

Das nötige Lego-Material

Für einen LSP Workshop braucht man Legosteine. Sehr viele Legosteine. Prinzipiell kann man jede Art von Legosteinen verwenden, z.B. bei Ebay erstandene Kiloware.

Allerdings bietet Lego im Onlineshop spezielle Sets von Steinen zur Durchführung der Workshops an. Diese Sets sind von erfahrenen LSP Facilitatoren für die speziellen Anforderungen in LSP Workshops zusammengestellt. Sie enthalten ausreichend Material für ca. 12 Teilnehmer.

Identity and Landscape Set. Hauptsächlich Material zum Bau metaphorischer Modelle: Grund- und Dekorationssteine, Tiere, Pflanzen, Figuren, etc. (ca. 2600 Teile).

 

Connection Kit. Hauptsächlich Material für die Darstellungen von Verbindungen, Relationen und Abhängigkeiten zwischen Modellen: Grundbausteine, Steckverbindung und Konnektoren, sowie verschiedene Verbindungselemente (ca. 2400 Teile).

 

 

Für Kleingruppen, Individualcoaching oder Warm-ups gibt es das Starter Set (ca. 220 Teile) und das kleiner Windows Exploration Bag (ca. 49 Teile). Letzteres ist aber nur erhältlich im Karton à 100 Stck.

Diese vorkonfektionierten Sets sind allerdings sehr teuer. Ein Invest lohnt sich nur, wenn man LSP Workshops öfter durchführt.

Ich biete unter www.LSP4rent.com diese Sets zum Verleih bzw. die Exploration Bags einzeln zum Kauf an. Ich arbeite mit einer sozialen Einrichtung zusammen, die den Versand, die Sortierung und Reinigung übernimmt. Fragt mich vor eurem nächsten LSP Workshop nach einem Angebot.

 

Rechtliche Hinweise

Obwohl Open Source ist, ist LEGO™ Serious Play™ eine von Lego Group geschützte Marke: Lego™ und Serious Play™. Die Fa. Lego hat folgende rechtliche Auflagen erwirkt:

  • Workshops, die mit der LEGO™ Serious Play™-Methode durchgeführt werden, müsse offiziell als “Workshops nach der LEGO™ Serious Play™-Methode” angekündigt und vermarktet werden.
  • Workshops, die zwar (Teile der) LEGO™ Serious Play™-Methode verwenden, aber keinen zertifizierten Moderator bzw. Facilitator einsetzen, dürfen nicht als “Workshops nach der LEGO™ Serious Play™-Methode” angekündigt und vermarktet werden.

 

LEGO, SERIOUS PLAY, IMAGINOPEDIA, Minifigure und Brick and Knob Konfiguration sind geschützte Warenzeichen der LEGO Group. Der Autor dieses Artikels steht in keiner Beziehung zur Lego Group. Die Lego Group hat diesen Artikel weder gesponsert, noch in Auftrag gegeben.

Weiterführende Literatur

 

Über den Autor

Michael Tarnowski ist Gründer von Plays-in-Business.com. Michael ist zertifizierter Facilitator in der LEGO™ Serious Play™-Methode und Material sowie trained Innovation Games Facilitator. Als zertifizierter LeSS Practitioner und Scrum Master berät Michael auf Managementebene seine Kunden in den Bereichen agile Transition, Innovationsmanagement und Produktentwicklung.

Unter www.LSP4rent.com verleiht Michael spezielle Lego-Sets für LSP Workshops.

8 Kriterien erfolgreicher Projektteams

Merkmale erfolgreicher Projektteams

Zu Beginn möchte ich erstmal Merkmale erfolgreicher Projektteams aufführen. Ich denke, jeder hat bereits gute und schlechte Erfahrungen in Projektteams gemacht. Lernen können wir aus den Situationen, in denen es gut gelaufen ist. Wenn Sie sich jetzt also fragen, welche Gründe es gab, dass ein bestimmtes Projektteam gut zusammengearbeitet hat, dann kommen Sie sicherlich auch auf die folgenden Merkmale:

Kriterien erfolgreicher Projektteams

Aus den oben genannten Merkmalen lassen sich 8 Kriterien für erfolgreiche Projektteams ableiten:

Wenn Sie diese 8 Kriterien lesen, denken Sie vielleicht „Ist doch selbstverständlich.“ Die Praxis zeigt aber, dass das nicht immer so ist. Wenn Sie also den Auftrag bekommen ein neues Projekt zu starten, sollten Sie sich diese Punkte vor Augen führen und am Besten gleich mit dem Projektstart beachten, damit es von Anfang an in Ihrem Projekt gut läuft.

Weitere Erläuterungen zu den Merkmalen und Kriterien finden Sie in dem folgenden Video:

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Im Video verweise ich auf ein Fachbuch. Dieses Buch kann ich denjenigen empfehlen, die dieses Thema vertiefen möchten:

Die Teamentwicklungsuhr

Der häufigste Irrglaube bei Teamarbeit

Ich beobachte es immer wieder: Es wird ein neues Team zusammengestellt, z.B. für ein Projekt. Die Mitarbeiter werden für dieses Projekt teilweise von Ihrer Arbeit freigestellt und können sich somit voll auf die Projektarbeit konzentrieren. Es wird auch ein Team- oder Projektleiter benannt.

Und los geht’s.

Falsch gedacht.

So einfach ist das nicht. Nur, weil man einer Hand voll Leuten sagt, dass sie jetzt in einem Team zusammenarbeiten, sind sie nicht ab sofort ein Team.

Es wurden viele unterschiedliche Persönlichkeiten mit verschiedenen Fähigkeiten und Kenntnissen zusammengebracht. Daraus muss sich erst langsam ein Team entwickeln.

Die Teamentwicklungsuhr

Die Teamentwicklungsuhr ist sicherlich vielen Menschen bereits bekannt. Dennoch möchte ich sie hier kurz erklären, weil sie oft in Vergessenheit gerät.

Sie beschreibt verschiedene Phasen der Teambildung.

In der ersten Phase kommen alle Teammitglieder erst einmal zusammen und lernen sich kennen. Jeder orientiert sich. Vielleicht kennt man ja schon den einen oder anderen Kollegen? Es wird sich gegenseitig angetestet.

In dieser Phase läuft es noch recht ruhig, aber das täuscht. Es lässt sich einfach jeder noch nicht so richtig in das Team ein und bleibt vorsichtig.

In der zweiten Phase gibt es die ersten Krisen. Konflikte zwischen einzelnen Teammitgliedern brechen auf. Es gibt auch innere Kämpfe.

Diese Phase ist wichtig und sollte nicht unter den Teppich gekehrt werden. Sie sollte aber auch nicht zu lange dauern oder das Team sogar darin stecken bleiben.

Ein Ausweg bietet die dritte Phase. Hier werden Regeln gefunden zur Zusammenarbeit. Jetzt, wo jeder weiß wer wo steht, welche Stärken und Schwächen jeder mitbringt, kann Solidarität und Verbundenheit entstehen. Das Team behauptet sich jetzt gemeinsam gegen Störungen von außen.

Erst in der letzten Phase wird nun Leistung gebracht und das Team ist produktiv.

Aber Vorsicht: Es kann immer wieder dazu kommen, dass das Team in die Konfliktphase zurück verfällt. Z.B. weil ein neuer Kollege hinzu kommt.

Die Teamentwicklungsuhr erkläre ich auch in diesem Video:

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