Wie Sie in OneNote ein Kanban-Board erstellen

Aus dem agilen Projektmanagement

Was eine Kanban-Tafel ist, kann man bei Wikipedia nachlesen:

Eine Kanban-Tafel ist ein Werkzeug zur Umsetzung der Kanban-Entwicklungsmethode, mit der man den Produktionsprozess unterstützen kann.

Kanban-Tafeln sind eine Variante der traditionellen Kanban-Karten. Anstelle der Signalkarten, die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden bei der Tafel Magnete, Plastikchips, farbige Metallringe oder Post-Its verwendet, um Arbeitselemente darzustellen.[1] Jedes dieser Objekte repräsentiert einen Teil in einem Herstellungsprozess und durchläuft Abschnitte der Tafel. Seine Bewegungen korrespondieren mit dem Fertigungsprozess.[2] Die Tafel ist normalerweise in drei Abschnitte unterteilt: „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“. Die Objekte werden von Mitarbeitern in die jeweils aktuellen Bereiche auf der Tafel bewegt.[3]

Wikipedia.de

Ein Kanban-Board eignet sich auch gut für kleinere Projekte oder Maßnahmen, die nicht im Detail durchgeplant werden müssen. Das Board habe ich bereits in diesem Beitrag vorgestellt.

Oft empfehle ich meinen Kunden, das Board tatsächlich als Whiteboard anzulegen und dort mit Notizzetteln zu arbeiten. Es macht einfach Spaß gemeinsam davor zu stehen, über die Zettel zu sprechen und sie von einer Spalte in die nächste zu verschieben.

Wer lieber mit einem digitalen Board arbeiten möchte, der kann auch Trello oder Taskworld dafür nutzen.

Eine weitere und sehr einfache Möglichkeit bietet auch Ihr digitales Notizbuch:

Das Kanban-Board in OneNote

Für das Board benötigen Sie lediglich eine Tabelle mit 4 Spalten.

Die „Karten“ sind die einzelnen Tabellenzellen. Dort schreiben Sie den Text hinein.

Diesen Text können Sie dann von einer Spalte in die nächste verschieben.

Tipp: Wenn eine Idee zur Aufgabe wird, wandeln Sie diese in eine Outlook-Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche in OneNote um und weisen Sie diese Aufgabe dem betroffenen Kollegen zu. So hat der Kollege diese Aufgabe sofort in seiner Aufgabenliste in seinem Outlook.

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Effizient mit großen Dokumenten arbeiten

Viele Dateien, Probleme mit den Formatierungen – STRESS

Ist es mal wieder Zeit, den Geschäftsbericht zu erstellen? Oder einen Quartalsbericht, der wegen der Corona-Krise dieses Mal besonders umfangreich wird? Oder einen Projektabschlussbericht?

Egal, um welche Art es sich handelt, es gibt immer wieder die gleichen Probleme: Mehrere Abteilungen erstellen umfangreiche Word-Dokumente mit Zahlen und Erläuterungen, die Ihnen kurz vor dem Abgabetermin zugemailt werden und Sie versuchen alle Inhalte in eine umfangreiche Word-Datei zusammenzubringen, sodass auch die Formatierungen der Überschriften, Seitennummern und Kopfzeilen passen.

Das kostet Zeit und Nerven und wird richtig stressig, wenn dann Ihr Chef meint, es müsste die Reihenfolge geändert werden.

Aber das geht auch einfacher und effizienter.

Zentral- und Filialdokumente

Ein Zentraldokument enthält Verknüpfungen zu einer Gruppe von zusammengehörigen Filialdokumenten. Verwenden Sie ein Zentraldokument, um ein umfangreiches Dokument zu organisieren und zu verwalten, indem Sie es in kleinere, einfacher zu handhabende Filialdokumente aufteilen.

Ein Filialdokument wird von der jeweiligen Abteilung mit Inhalten gefüllt.

In dem Zentraldokument können Sie für alle Filialdokumente ein Inhaltsverzeichnis, einen Index, Querverweise und Kopf- bzw. Fußzeilen erstellen.

Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Eine Anleitung können Sie auch hier herunterladen:

Mit einem Klick einen Besprechungstermin finden

15 Kollegen aus 12 Abteilungen, meistens Abteilungsleiter, und der Geschäftsführer. Ein Strategiemeeting noch in diesem Monat. Sie sollen mal eben schnell einen gemeinsamen Termin dafür finden. Kein Problem – oder?

Sie denken sich jetzt vielleicht „es gibt keine Probleme, nur Herausforderungen“. Gut, dann aber eine Herausforderung – oder?

Wie Outlook Sie dabei unterstützt, einen Besprechungstermin zu finden

Sie könnten nun drei mögliche Termine (die beim Geschäftsführer passen) festlegen und den Teilnehmern eine Mail mit diesen Terminanfragen schicken. Danach sammeln Sie alle Antworten, haken bei einigen Kollegen, die sich noch nicht gemeldet haben, nach und hoffen, dass einer der Terminoptionen passt. Das kostet Zeit und Nerven.

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Oder Sie nutzen Outlook dafür.

  1. Sie erstellen einen beliebigen Termin im Kalender. Dieser Termin kann auch sehr kurzfristig sein. Sie werden später einen passenden finden.
  2. Zu diesem Termin laden Sie über die entsprechende Schaltfläche die Teilnehmer ein.
  3. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Terminplanungsassistent„.
  4. Nun sehen Sie wann wer bereits verplant (blauer Balken) oder abwesend (lila Balken) ist. Weiße Zeiträume sind verfügbar.
  5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „AutoAuswahl„. Outlook sucht nun einen Termin, an dem alle Zeit haben.

Sollte es keinen gemeinsamen Termin in diesem Monat geben (sondern wegen der Urlaubszeit erst im Herbst), verschieben Sie den Termin mit der Maus auf einen Zeitpunkt, an dem die meisten Teilnehmer Zeit haben und sprechen die, die eigentlich schon verplant sind an, ob es möglich wäre, dass sie den anderen Termin verschieben.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Kollegen ihren Kalender in Outlook pflegen. Aber das ist ja wahrscheinlich sowieso selbstverständlich.

Einfach Projekte managen mit Asana

In diesem Blog-Artikel stelle ich Ihnen ein weiteres Tool vor. Asana hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen. Planen Sie Projekte effektiver, erfassen Sie die Prioritäten Ihres Teams und halten Sie alle auf dem Laufenden. Auf diese Weise können Sie schneller bessere Arbeit leisten.

Asana ist eine weitere App, die Sie in TEAMS einfügen können. In Asana verwalten Sie dann alle Projektaufgaben und Meilensteine und können die Zusammenarbeit im Projektteam verbessern.

Einen Überblick über diese Software gebe ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Die Aufgabenplanung

In Asana können Sie ganz einfach eine neue Aufgabe anlegen, einen Verantwortlichen zuweisen, eine Frist festlegen und weitere Informationen hinzufügen. Sie haben aber auch die Möglichkeit Dateien an eine Aufgabe anzuhängen und die Kollegen bitten, diese zu überprüfen und Ihnen Feedback dazu zu geben.

Die Ansichten

Es gibt in Asana verschiedene Möglichkeiten, einen Überblick über das Projekt zu erhalten:

  • Liste: Hier werden alle Aufgaben aufgeführt. Sie erkennen den Verantwortlichen, die Frist, den Status und können weitere Spalten hinzufügen.
  • Board: Hier können Sie alle Aufgaben z.B. als Kanban-Board anzeigen lassen. Auch im Board haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach neue Aufgaben hinzuzufügen, oder diese zu verschieben. Mehr dazu…
  • Zeitleiste: Um Abhängigkeiten besser erkennen zu können, bietet sich die Zeitleiste an, das vergleichbar mit einem Gantt-Chart ist. Auch in dieser Ansicht, können Sie ganz einfach Fristen verschieben. Mehr dazu…
  • Kalender: Mit Hilfe des Kalenders verschaffen Sie sich einfach einen Überblick, welche Aufgaben für den heutigen Tag geplant sind. Sie erkennen also, welches Projektmitglied an welcher Aufgabe arbeitet bzw. arbeiten sollte.

Automatisierungsmöglichkeiten

In Asana können Sie über Regeln Aufgaben automatisieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass bestimmte Prozesse wie geplant ablaufen. Hierfür stehen Ihnen einige Vorlagen zur Verfügung: Automation

Asana können Sie mit mehreren anderen Anwendungen, wie z.B. Cloud-Anbieter, Zeiterfassungssysteme, Kommunikationssysteme oder auch Formularanbieter verbinden. Eine Übersicht finden Sie hier (klick).

Das komplette Handbuch zu Asana finden Sie hier (klick).


Wie ist Ihre Erfahrung mit Asana? Welche Möglichkeiten und Funktionen gefallen Ihnen? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Projekt managen mit SMARTSHEET

Mit Smartsheet haben Sie Ihre Projektaufgaben im Blick und organisieren Ihr Projektteam. Smartsheet ist eine der Apps, die Sie in TEAMS hinzufügen können.

Smartsheet ermöglicht es Unternehmen, sich dem Wandel anzupassen:

  • Erstellen Sie dank einer flexiblen Umgebung individuelle Arbeitsprozesse
  • Sparen Sie eine Stunde pro Tag durch Automatisierung von Routinevorgängen
  • Ersetzen Sie Meetings und E-Mails durch eine zentrale Online-Berichterstattung
  • Arbeiten Sie über geographische und unternehmerische Grenzen hinweg zusammen
  • Passen Sie Ihre Arbeit den strategischen Zielen Ihrer Vorgesetzten an

Die ersten Schritte mit Smartsheet erkläre ich in diesem Video:

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Echtzeit-Einblick statt Statusmeetings

Sie hetzen von einer Besprechung in die nächste und es geht jedes Mal nur darum, den aktuellen Stand der Dinge im Projekt zu präsentieren? Sparen Sie sich zukünftig diese Zeit.

Aktualisieren Sie Ihren Statusbericht, indem Sie Informationen aus anderen Blättern vollautomatisch herausziehen. Danach können Sie diesen regelmäßig und voll automatisiert an andere Mitarbeiter versenden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Statusberichte automatisieren

Eine weitere Möglichkeit bietet das Dashboard in Smartsheet. Geben Sie den Überblick darüber, wie Sie strategische Ziele der Geschäftsführung umsetzen. Dank Echtzeit-Informationen sind alle Mitarbeiter jederzeit auf dem aktuellen Stand. Führungskräfte können sehen, wie es mit dem Projekt voran geht. Wie Sie ein Dashboard erstellen, erfahren Sie hier: Dashboard erstellen

Automatisierte Arbeitsprozesse

Aber es geht auch noch weiter. Mit Smartsheet können Sie sogar Arbeitsprozesse automatisieren. Sie können dafür mit einer fertigen Vorlage beginnen und diese für Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispiele:

  • Genehmigung eines Preisnachlasses
  • Bestellbestätigung
  • Kaufanfrage
  • Lohnkarte

Weitere kostenloses Webinare finden Sie im LearningCenter von Smartsheet.

Haben Sie Smartsheet bereits im Einsatz? Dann berichten Sie von Ihren Erfahrungen mit dieser Software. Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare.

Alles an einem Ort mit TEAMS

Bei Teams handelt es sich um eine Gruppen-Chat-Software. Teams vereinfacht die Zusammenarbeit im (Projekt-)team. Statt neue Dateien per Mail an alle Teammitglieder zu verteilen und dann in endlosen Mailsträngen darüber zu diskutieren, chatten Sie mit Ihren Kollegen über die hochgeladenen Dokumente.

Es können mehr als 200 andere Anwendungen integriert werden, die nicht zu Microsoft gehören (wie z.B. Twitter, Trello, Asana). 

Mehrere Projektteams im Blick

In der Software Teams können Sie verschiedenen Teams beitreten, die in Ihrem Unternehmen angelegt sind, oder ein eigenes Team erstellen.

Wenn in Ihrem Unternehmen bereits intensiv mit Teams gearbeitet wird, gibt es wahrscheinlich viele Gruppen in dieser Software. Aber es sind nur einige Gruppen tatsächlich für Sie relevant, bzw. Sie sind nur Mitglied in bestimmten Gruppen.

Wenn Sie links in der Leiste auf das 3. Icon klicken (Teams), dann werden Ihnen Ihre Teams aufgelistet. Hier können Sie von einem Team zum anderen wechseln.

Ist ein Team im Moment nicht mehr für Sie relevant, dann klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Teamnamen und wählen im Kontextmenü „Ausblenden“. Oder Sie verlassen das Team, dies sollte aber mit dem Team- bzw. Projektleiter abgesprochen sein.

Team anlegen, beitreten und verwalten

Die Registerkarten

Sie können zu jedem Team verschiedene Registerkarten hinzufügen.

Klicken Sie dafür einfach auf das Plus-Zeichen.

Sie haben die Möglichkeit, Dateien hinzuzufügen, Videos, ein Wiki oder auch weitere Apps. Die Auswahl an Apps ist sehr groß. Ich werde hier in meinem Blog einige davon in den nächsten Beiträgen vorstellen. Gerade weil die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt erscheinen, sollten Sie sich in Ihrem (Projekt-)team absprechen, was überhaupt für Sie sinnvoll ist.

Inhalte mit Registerkarten strukturieren

Unterhaltung statt E-Mail

Nachdem Sie Ihr Team eingerichtet haben, verläuft die Kommunikation untereinander eher unkonventionell. Statt alle Teammitglieder per Mail über Änderungen und Neuerungen zu informieren, werden einige Aktivitäten in den Beiträgen protokolliert (hier: Meike Kranz hat Trello zum Team hinzugefügt.).

Jedes Teammitglied hat dann die Möglichkeit, die Inhalte zu kommentieren. Dies funktioniert wie ein Chat, d.h. die Kommentare sind eher kurz gehalten und Sie können z.B. Emojis hinzufügen.

Unterhaltungen

Mein Fazit

Mir gefällt Teams gut. Es bietet neue und andere Möglichkeiten, ein Projekt zu managen. Mir gefällt auch, dass ich bei Teams alles, was zum Projekt gehört, an einem Ort habe. Ich muss also nicht mehr zwischen der Dateiablage und E-Mails, zwischen Präsentationen und Kommentaren dazu, zwischen Protokollen und To-Do-Listen hin- und her wechseln.

Aber die Herausforderung liegt aus meiner Sicht in der Begrenzung. Einerseits sollte sich das Team darauf verständigen, welche zusätzlichen Apps genutzt werden sollen. Andererseits sind Regeln zur Kommunikation absolut notwendig. Denn jedes Teammitglied sollte eigentlich alle Kommentare in den Beiträgen verfolgen und sich, wenn notwendig, einbringen. Dies kann aber zu einem riesengroßen Zeitfresser und Stressfaktor werden. Wer nun nicht nur ständig ins E-Mail-Postfach sieht, um keine Mail zu verpassen, sondern auch noch die Chatverläufe der verschiedenen Projektteams im Blick behalten will, kommt nicht mehr zu seiner eigentlichen Arbeit.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Teams? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

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Fallstudie: In 3 Schritten zu einem erfolgreichen Teamleiter

Heute möchte ich Ihnen aus meinen Coachings berichten.

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Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor:

Sie sind Teamleiter in einem mittelständischen Unternehmen. Seit einem Jahr ist Ihre Projektliste immer länger geworden und trotz Überstunden schaffen Sie und Ihr vierköpfiges Team es nicht, alles zu bearbeiten. Der Geschäftsführer ist genervt, in der wöchentlich stattfindenden Besprechung können Sie nur wenige Erfolge melden. Der Betriebsrat fordert: Überstunden runter. Der Geschäftsführer sagt: kein Geld für neue Mitarbeiter. Das Image Ihres Teams bei den anderen Führungskräften ist im Keller. Alle sind frustriert, der Berg an Aufgaben schwillt täglich weiter an. Ihr Image als Führungskraft nimmt bereits Schaden.

In dieser Situation bat mich Uwe S. um Hilfe.

Als ich mir die Abläufe im Unternehmen ansehe, wird schnell klar: viel zu viel Zeit geht verloren, weil es keine klaren Strukturen und Werkzeuge gibt. So werde ich Zeuge eines Gespräches zwischen dem Geschäftsführer und einem Teammitglied, welches in der Folge 3 Tage Recherchearbeit für das Teammitglied bedeutet hätte. In der Vergangenheit wurden solche Aufträge meistens zur Unzufriedenheit des Geschäftsführers ausgeführt, wie mir alle bestätigen.

An dieser Stelle gehen wir aber bereits einen anderen Weg.

Wir krempeln die Ärmel hoch und implementieren 1-2-3 die richtigen Strukturen und Werkzeuge.

ERSTENS bringen wir Ordnung und Struktur in die Papier-, Datei- und Mailablage.

ZWEITENS entwickeln wir einen eindeutigen Projekt-Fortschritts-Anzeiger. Dieser macht allen klar, was in einem Projekt die nächsten Schritte sind.

Als DRITTES führen wir einen Auftragsklärungsvorgang ein. Dieser verhindert wilden Aktionismus bei neueingehenden Aufträgen und sortiert diese stattdessen in ihre vorhandenen Projekte ein.

Die Kommunikation sowohl im Team als auch zum Geschäftsführer verbessert sich drastisch. Der Geschäftsführer bekommt in kurzen Abständen Zwischenergebnisse präsentiert und es gibt neben vielen kleineren Erfolgsmeldungen auch die Möglichkeit zur schnellen Richtungskorrektur. Uwe S. und seine Mitarbeiter sparen viel Zeit und die Überstunden sinken deutlich.

Für kleinere Aufgaben werden statt 16 Stunden nur noch 3 benötigt, das ist weniger als ein Fünftel der Zeit. Mittlere Themen werden in maximal 2 Wochen abgeschlossen. Für größere Projekte wird nur noch die Hälfte des Arbeitsaufwandes eingesetzt. Im gesamten 5-köpfigen Team sind innerhalb eines halben Jahres aus 780 Überstunden 93 geworden – das ist ein Abbau der Überstunden um 90%.

Klar, dass sich die Stimmung im Team verbessert hat und alle wieder gern zur Arbeit kommen. Das Image von Uwe S. im Unternehmen hat sich komplett gewandelt. Er bekommt heute viel Wertschätzung und Anerkennung seitens des Geschäftsführers, denn er ist jetzt „der, der alles im Griff hat“. Genauso drückte er sich aus, als er mir beim Abschlussgespräch am Telefon dankte.

Geht es Ihnen ähnlich? Haben Sie mit den gleichen Problemen zu kämpfen? Dann nehmen Sie doch einfach Kontakt per Mail mit mir auf, damit wir ein kostenloses Strategiegespräch vereinbaren können. Dabei klären wir am Telefon, wie Ihre Situation genau aussieht, wo der „Schuh drückt“ und wie ich Sie am besten unterstützen kann, damit auch Sie als Teamleiter erfolgreich sind.

Project Canvas – Innovative Methoden für professionelles Projektmanagement

In dem vorhergehenden Artikel zum Thema Project Canvas habe ich die Übersicht von Over the Fence vorgestellt.

Eine weitere Variante eines Project Canvas wird in dem Buch von Kor/Bos/van der Tak erläutert.

Quelle: Project Canvas, Kor/Bos/van der Tak

Gut gefällt mir an dem Buch, dass nicht nur die 5 Kernfragen (Was, Wer, Wie, Worin und Womit?) und 15 Elemente erläutert werden, sondern auch gängige Projektmanagement-Methoden. Außerdem vergleichen die Autoren den Project Canvas mit klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden.

Im folgenden Video stelle ich den Project Canvas vor und zeige auch, wie diese Übersicht in PowerPoint dargestellt werden können.

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Wie du ein Project Canvas in PowerPoint erstellst und animierst

Die schlechte Nachricht vorweg: Es kostet dich Zeit. Die gute Nachricht: Du musst die Vorlage nur 1x erstellen und kannst sie dann für verschiedene Projekte und Projektphasen immer wieder nutzen.

In dem folgenden Video zeige ich dir zwei Möglichkeiten den Project Canvas von Over the Fence in PowerPoint zu erstellen.

Wenn du nicht viel Zeit hast, dann füge auf deine Folie einfach eine Tabelle ein. So kannst du schnell die Größe der einzelnen Felder anpassen. Aber Vorsicht: Eine Tabelle kann in PowerPoint nicht animiert werden.

Etwas aufwändiger, weil fummeliger, ist es, wenn du einzelne Rechtecke zeichnest und sie exakt anordnest. Diese lassen sich dann aber animieren.

Mir gefällt der Project Canvas wirklich gut, aber für die Inhalte wird dann die Schriftgröße sehr klein und somit kann man es nicht wirklich gut über den Beamer präsentieren. Daher habe ich noch eine Alternative ausprobiert, bei der man mehr Platz und somit eine größere Schrift hat.

Mehr dazu in diesem Video:

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Projekte neu denken mit Project Canvas

www.overthefence.com.de

Was ist ein Project Canvas?

Ein Project Canvas ist ein visuelles Instrument des Projektmanagements. Es hilft beim Design neuer bzw. beim Re-Design bestehender Projekte. Das Instrument ist besonders nützlich für interdisziplinäre Gruppen, die vor oder während eines Projekts ein gemeinsames Verständnis erlangen wollen. […] Basierend auf der visuellen Metapher einer „Reise durch das Unbekannte“ umfasst der Project Canvas alle Bausteine, die wichtig zu wissen sind, bevor ein Projekt gestartet oder fortgesetzt werden kann. Für jeden Baustein gibt es Fragen, die helfen diesen Baustein zu definieren. Quelle: Wikipedia

Wann erstelle ich ein Project Canvas?

Ideal ist es, wenn man sein Projekt mit dieser Übersicht startet. D.h. ein Project Canvas hilft dabei, den Projektantrag zu stellen, weil man mit Hilfe der Fragen alle Aspekte beleuchtet.

Ein Project Canvas kann auch gut beim ersten Auftakt-Workshop eingesetzt werden. Dann werden die Fragen mit allen Teammitgliedern zusammen beantwortet, sodass es ein gemeinsames Verständnis von dem Ziel, den Herausforderungen oder auch Rahmenbedingungen gibt.

Mit einem Project Canvas kann man sich aber auch immer einmal wieder zwischendurch einen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen. Aus meiner Sicht macht es auch Sinn, wenn das Projekt bereits seit einigen Monaten läuft, zu prüfen, ob der Auftraggeber immer noch die selben Anforderungen und Erwartungen an das Projekt hat, wie zu Beginn. Häufig ändert sich die Fokus mit der Zeit.

In welchem Rahmen erstelle ich ein Project Canvas?

Diese Methode eignet sich hervorragend, um sie gemeinsam in einem Workshop zu nutzen. Am Besten wird ein großes Plakat an die Wand gehängt und die Inhalte auf Haftnotizzettel geschrieben und aufgeklebt.

Wo gibt es Vorlagen?

Ein Einführung in das Thema gebe ich in dem folgenden Video.

Im Video verweise ich auf Over the Fence (zur Webseite hier klicken). Unter dem Menüpunkt „Tools“ kann man das Buch und die Fragekarten bestellen.

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