Der Feinschliff: Kapazitätsplanung mit ProjectLibre

Wenn du alle vorhergehenden Videos und Artikel verfolgt hast und dein Projekt mit ProjectLibre, statt in Excel, geplant hast, dann bist du schon echt weit gekommen – oder?

Aber du bist noch nicht ganz fertig. Eine „Kleinigkeit“ fehlt noch.

Denn jetzt kommt der Feinschliff und dafür benötigst du nun noch etwas Zeit. Aber es ist elementar wichtig, damit dein Projekt erfolgreich läuft.

Bei der Kapazitätsplanung schaust du dir jetzt an, zu wie viel Prozent du die einzelnen Kollegen deines Projektteams ausgelastet hast.

Hier kann sich jetzt wieder alles verschieben. Wenn du z.B. einen Kollegen an einzelnen Tagen zu 150, 200, oder sogar 250% verplant hast, musst du den Aufwand für die Aufgaben anders verteilen. Dadurch kann sich dann auch die Dauer der Aufgaben und falls die Aufgabe zum kritischen Pfad gehört, auch dein Projektende verschieben.

Die Kapazitätsplanung solltest du zu Beginn des Projektes durchführen, aber auch regelmäßig im Projektverlauf im Blick behalten. Wie du diese Informationen in ProjectLibre anzeigen lassen kannst erkläre ich in diesem Video:

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ProjectLibre: So behältst du die Projektkosten im Blick

In den vorhergehenden Beiträgen und Videos habe ich dir Schritt-für-Schritt gezeigt, wie du in ProjectLibre dein Projekt professionell planen kannst. Damit haben wir aber nur eine Seite des magischen Dreiecks betrachtet.

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Als Projektleiter solltest du immer folgende 3 Aspekte deines Projektes im Blick behalten: das Projektziel, der zeitliche Aufwand und dein Budget.

Wenn diese drei Punkte im Gleichgewicht sind, dann läuft dein Projekt gut. Ist dies nicht der Fall, dann kannst du die Gründe dafür auch im magischen Dreieck finden: entweder kommt ihr mit den zeitlichen Vorgaben nicht hin und müsst den Abschlusstermin verschieben, oder es wird alles teurer, als geplant, oder ihr erreicht die Projektziele nicht.

Deswegen ist es so wichtig, nicht nur die Aufgaben und Termine zu überwachen, sondern auch die Kosten.

Externe und interne Kosten

Du kannst in ProjectLibre deine externen Kosten planen und überwachen. Dies sind z.B.

  • Softwarelizenzen
  • Material
  • Reisekosten
  • Externe Berater
  • Dienstleister

Du denkst jetzt vielleicht „dafür reicht doch eine Excel-Liste“. Aber auch hier kann es wieder komplexer werden, als anfangs gedacht. Es gibt Kosten die fallen zu Beginn einer Aufgabe an, andere stehen in Relation zum Projektfortschritt und dann gibt es auch Kosten, die erst nach Abschluss einer Aufgabe oder eines Meilensteins berechnet werden. Wie du dies in ProjectLibre eingibst, zeige ich dir im folgenden Video.

Die internen Kosten dagegen werden häufig gar nicht betrachtet.

Meine Erfahrung ist, dass sich ein Projektbudget ausschließlich auf externe Kosten bezieht. Der Stundensatz eines Kollegen wird normalerweise nicht in die Projektkosten einbezogen. Aber wäre das nicht sinnvoll? Falls du auch die internen Kosten in deinem Projekt betrachten möchtest, kannst du selbstverständlich den Stundensatz der Kollegen in ProjectLibre erfassen. Mehr dazu im Video:

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Wie du durch Pufferzeiten zum entspannten Projektleiter wirst

Dienstagmorgen, 8:00 Uhr, du bist gut gelaunt ins Büro gekommen, weil die Sonne scheint und bei der Arbeit gerade alles gut läuft. Du öffnest dein Outlook und siehst eine Mail mit roten Ausrufezeichen davor. Bereits der Betreff lässt vermuten, dass es keine gute Neuigkeit ist…

Ein Kollege aus deinem Projektteam schreibt dir, dass seine aktuelle Projektaufgabe nicht heute fertig wird, sondern erst nächste Woche. Er hatte einfach in den letzten Tagen zu wenig Zeit fürs Projekt, weil so viel dazwischen gekommen ist.

Aber STOP!

Bevor du jetzt in Panik gerätst, überprüfe doch erstmal, wie die Auswirkungen dieser Verschiebung der einen Aufgabe sich auf die folgenden Aufgaben und somit auf das Projektende auswirkt.

Vielleicht hast du ja bereits ausreichend Puffer eingeplant. Oder die nächste Aufgabe, die von der Fertigstellung dieser Aufgabe abhängt, beginnt sowieso erst in zwei Wochen.

Oder anders gesagt:

Nicht jede Aufgabenverschiebung gefährdet das Projektende.

Wie du in deinem mit ProjectLibre geplanten Projekt die eingeplanten Pufferzeiten schnell findest und die Auswirkungen auf andere Aufgaben herausfindest, das erkläre ich in diesem Video:

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Kennst du den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe?

Heute wagen wir uns in die Tiefen der Projektplanung vor.

Wenn du bisher gedacht hast, du könntest dein Projekt ja auch in Excel planen und bräuchtest keine professionelle Projektmanagement-Software, dann wirst du spätestens jetzt feststellen, dass du mit Excel an deiner Grenze kommen würdest, wenn du dieses Thema dort abbilden möchtest.

Aber beginnen wir erst mal damit, den Unterschied zwischen Aufwand und Dauer einer Aufgabe zu erläutern.

Wenn du eine Projektaufgabe einplanst, legst du fest, wann sie beginnt und wann sie fertig sein soll. Beispielsweise sollst du eine neue Software testen. Dafür hast du 2 Wochen Zeit. Aber sitzt du wirklich 10 Tage jeden Tag 8 Stunden an dem Softwaretest? – Nein. Nehmen wir einmal an, es würde 25 Stunden dauern, bis du sämtliche Funktionen getestet hast. Dann beträgt die Dauer dieser Aufgabe 2 Wochen und der Aufwand beläuft sich auf 25 Stunden. Wie diese Stunden auf die einzelnen Tage verteilt werden, das zeige ich dir bei einem der nächsten Videos zum Thema Kapazitätsplanung.

Dass Aufwand und Dauer einer Aufgabe nicht dass selbe ist, hast du bereits bemerkt, als wir die Mitarbeiter den Aufgaben zugeordnet haben. Dort gab es zwei Varianten:

  • Ein weiterer Kollege kommt zur Unterstützung hinzu, sodass die Aufgabe früher fertiggestellt wird (der Aufwand blieb gleich), wie es z.B. beim Softwaretest der Fall wäre.
  • Ein weiterer Kollege kommt mit zur Messe, um am Messestand zu unterstützen. Dadurch bleibt die Dauer gleich, aber der Aufwand verdoppelt sich, weil nun 2 Mitarbeiter gleichzeitig mehrere Tage am Messestand sind.

Wie du dies in deiner Projektplanung mit ProjectLibre berücksichtigst erkläre ich dir in diesem Video:

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Wie du Feiertage, Urlaubstage und Arbeitszeiten bei deiner Planung in ProjectLibre berücksichtigst

Vielleicht hast du dich schon gefragt, warum du deine Projekte nicht einfach weiterhin in Excel planen kannst, sondern ein professionelles Projektmanagement-Tool nutzen solltes, wie z.B. ProjectLibre.

Ich gebe zu, wenn du einfach nur ein paar Aufgaben mit Start- und Fälligkeitsdatum auflistest, dann reicht Excel vollkommen aus.

Aber läuft dadurch dein Projekt gut?

Oder gibt es im Laufe der Zeit dann doch einige Schwierigkeiten?

Wenn Aufgaben nicht rechtzeitig fertig werden, dann könnte es daran liegen, dass du vergessen hast zu berücksichtigen, dass ein Teammitglied ein paar Tage Urlaub hat. Oder dass es einige Feiertage gibt (wie z.B. im Mai und Juni), oder weil eine ganze Abteilung wegen Umzug einige Tage nicht arbeitsfähig ist.

Diese Dinge passieren. Aber wie kannst du das in deiner Excel-Tabelle berücksichtigen? Ehrlich: Das ist nicht so einfach.

Wenn du aber ProjectLibre für deine Projektplanung nutzt, dann kannst du genau diese Informationen ganz einfach erfassen und sie werden automatisch bei der Planung berücksichtigt.

Wie das geht, erkläre ich dir in diesem Video:

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ProjectLibre: Aufgaben verknüpfen

In ProjectLibre gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Abhängigkeiten von Aufgaben darzustellen. Einen ersten Einblick bekommst du in den vorherigen Blogartikel zur Aufgabenplanung.

Jetzt wird es aber noch detaillierter. Stell dir vor, du planst eine Veranstaltung, wie z.B. ein Seminar. Dann gibt es einige Dinge vorher zu erledigen. Ein Teil der Aufgaben muss bis zum Seminarbeginn fertig sein. D.h. die Abhängigkeit der Aufgaben ist, dass sie alle gleichzeitig enden. Falls du aber noch Teilnehmerunterlagen drucken möchtest, dann endet diese Aufgabe nicht direkt mit den anderen, sondern 2 Tage vorher, weil der Copyshop auch noch mind. 1 Tag benötigt. Du siehst, jetzt wird es spannend und es kommt auf eine wirklich gute Planung an, damit alles rechtzeitig fertig wird.

Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video:

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Project Libre: Aufgaben planen

Im letzten Blog-Artikel habe ich gezeigt, wie du ProjectLibre installieren kannst und wie du mit deinem Projekt startest.

Heute sehen wir uns die Planung der Aufgaben genauer an.

In dem folgenden Video lernst du, wie du die Dauer einer Aufgabe ganz einfach eingeben kannst (t = Tage, m = Monat, w =Woche).

Außerdem zeige ich dir, wie du die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander setzen kannst. Welche Aufgabe muss erst fertig sein, damit die nächste beginnen kann?

Du erfährst, wie du ganz leicht einen Meilenstein einfügst und alle Aufgaben, die bis zu diesem Meilenstein erledigt werden müssen, in einer Phase zusammenfasst. So sorgst du für mehr Überblick in deiner Aufgabenliste.

Aber bei der Projektplanung geht es ja nicht nur darum, Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Im nächsten Schritt ordnest du die Aufgaben deinen Projektteammitgliedern zu. Ich zeige dir, wie du dein Projektteam in ProjectLibre erfasst und dabei auch eingibst, zu wie viel Prozent sie deinem Projekt zur Verfügung stehen. Denn nicht jeder Kollege wird zu 100% für dein Projekt abgestellt sein.

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ProjectLibre – Installation und erste Schritte

Heute starte ich eine 8-teilige Reihe, in der ich ProjectLibre vorstelle.

Vorab ein kurzer Hinweis: Diese Reihe und die Erklärvideos sind nicht für professionelle Projektmanager gedacht und auch nicht für diejenigen unter euch, die bereits erfolgreich mit MS-Project arbeiten.

Wozu brauche ich ein besonderes Projektmanagement-Tool? Ich habe meine Excel-Liste.

Du hast bereits einige kleinere Projekte bearbeitet? Prima. Wie hast du die Aufgaben, die im Rahmen deines Projektes erledigt werden müssen, aufgelistet und terminiert? In Excel? Gut.

Aber hat es auch gut funktioniert?

Der Start

Wie hat dein Projekt angefangen? Ich vermute, dein Chef kam auf dich zu und hat dir kurz erklärt, worum es geht. Und das du jetzt den „Hut auf hast“ für dieses Thema.

Dann hast du dir etwas Zeit genommen und eine kurze Liste erstellt, was zu tun ist. Dabei hast du bereits eine Reihenfolge der Aufgaben festgelegt und dir ein Fälligkeitsdatum überlegt.

Die Aufgabenplanung

Natürlich kannst du so ein Thema nicht ganz alleine bearbeiten und hast ein paar Kollegen aus anderen Abteilungen bzw. Aufgabenbereichen hinzugenommen. Dann habt ihr euch getroffen.

Während der Besprechung hast du den Kollegen erklärt, worum es geht und ihr habt die Aufgabenliste ergänzt. Jeder konnte sich einbringen. Die Fälligkeitstermine festzulegen war sicherlich nicht ganz einfach, weil jeder andere Vorstellungen dazu hatte.

Die Kapazitätsplanung

Gleich bei dem ersten Meeting stellt sich heraus, dass einige Aufgaben erst später bearbeitet werden können, weil ein Kollege in diesem Zeitraum 2 Wochen Urlaub hat.

Ein anderer Kollege ist auch mit vielen anderen Themen beschäftigt und kann sowieso nur max. 6 Stunden in der Woche in deinem Projekt mitarbeiten.

Die Probleme

Am Anfang warst du noch zuversichtlich und dachtest, das wird schon irgendwie funktionieren. Mit der Zeit stellst du fest, dass Aufgaben nicht termingerecht erledigt werden. Weil aber spätere Aufgaben davon abhängen, dass der Vorgänger fertig ist, verschiebt sich der Endtermin für dein Projekt immer wieder. Es geht nicht richtig voran.

Deine Excel-Liste wird mit der Zeit immer länger und so richtig den Überblick hast du, wenn du ehrlich bist, auch nicht mehr.

Professionalisiere deine Planung

Wenn du in der Vergangenheit öfters gemerkt hast, dass deine einfache Excel-Liste für deine Projekte nicht ausreichen und du viel Zeit in die Pflege dieser Liste steckst, dann wird es Zeit, dass du deine Projektplanung professionalisierst.

D.h. du benötigst eine Projektmanagement-Software. Hier kannst du

  • Deine Aufgaben mit Start- und Enddatum planen
  • Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben darstellen
  • Zwischen der Dauer der Aufgabe (in Tagen) und dem Arbeitsaufwand (in Stunden) unterscheiden
  • Die Verfügbarkeit der Projektmitglieder bei deiner Planung berücksichtigen (z.B. Urlaube, Dienstreisen, Feiertage)
  • Herausfinden, ob du deine Kollegen an einzelnen Tagen zu sehr verplant hast und dies korrigieren
  • Pufferzeiten erkennen (nicht jedes Mal, wenn eine Aufgabe ein paar Tage später fertig wird, verschiebt sich das Projektende)
  • Auf einem Blick erkennen, welches Projektmitglied welche Aufgaben erledigen soll
  • Das Budget für dein Projekt verwalten
  • Ganz einfach jeden Monat einen Projektstandsbericht erstellen.

Ein Projektmanagement-Tool ist sicherlich teuer und schwer zu erlernen

Nein.

Du kannst natürlich MS-Project einsetzen. Diese Software ist nicht ganz billig. Dazu kannst du auch noch ein mehrtägiges Seminar belegen, um den Umgang mit diesem Tool zu erlernen.

Aber wenn dir das zu zeitaufwändig und zu teuer ist, dann nutze doch einfach die kostenlose Variante: ProjectLibre In diesem Blog-Artikel zeige ich dir, wie du die Software herunterlädst und mit deinem Projekt startest. In den weiteren Teilen dieser Serie erkläre ich dir weitere Details. Die Videos sind ca. 15-25 min. lang. Insgesamt dauern die 8 Videos zusammen ca. 2,5 Stunden. Damit bist du gut gerüstet, um dein nächstest Projekt besser zu planen und somit noch erfolgreicher abzuschließen.

Aber Vorsicht: Die Software alleine macht noch keine gute Planung aus. Und es gibt auch keine Garantie, dass das Projekt ohne Probleme verläuft. Aber der Aufwand für dich, um dieses Projekt zu managen reduziert sich.

Los geht’s…

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Begriffsklärung: Reengineering, Innovation, Verbesserung

 

Reengineering, Innovation und Verbesserung werden in Unternehmen häufig synonym verwendet. Dabei gibt es einige Unterschiede zwischen den Begriffen. Daher nutze ich diesen Artikel zur Begriffsklärung.

 

 

Reengineering

Re-Engineering (oder Reengineering) ist ein Konzept für die durchgreifende Änderung von Produktions-/Geschäftsprozessen in Betrieben. Das Resultat sind Verbesserungen in entscheidenden messbaren Leistungsgrößen in den Bereichen Kosten, Qualität, Service und Zeit.

Re-Engineering bedeutet, altbekannte Vorgehensweisen aufzugeben und die Arbeit, die in den Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens steckt, aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten, sowie dem Kunden einen neuen Wert zu bieten.

Innovation

Innovation heißt wörtlich „Neuerung“ oder „Erneuerung“. Das Wort ist vom lateinischen Verb innovare (erneuern) abgeleitet. In der Umgangssprache wird der Begriff im Sinne von neuen Ideen und Erfindungen und für deren wirtschaftliche Umsetzung verwendet. Im engeren Sinne resultieren Innovationen erst dann aus Ideen, wenn diese in neue Produkte, Dienstleistungen oder Verfahren umgesetzt werden, die tatsächlich erfolgreiche Anwendung finden und den Markt durchdringen (Diffusion).

In die Wirtschaftswissenschaft wurde der Begriff durch Joseph Schumpeter mit seiner Theorie der Innovationen eingeführt; hier ist er als Aufstellung einer neuen Produktionsfunktion definiert. Wirtschaft und Gesellschaft wandeln sich, wenn Produktionsfaktoren auf eine neuartige Art und Weise kombiniert werden.

Verbesserung

Unter Verbesserung kann man verstehen: eine Erhöhung der Qualität, die Berichtigung von Fehlern durch Korrektur.

Synonyme: Aufbesserung, Aufwertung, Besserung, Optimierung, Verfeinerung, Vervollkommnung, Fortentwicklung, Fortschritt, Korrektur, Nachbesserung, Erneuerung, Neuausrichtung, Neuorientierung

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FAQ Projektmanagement

Diese Fragen werden mir immer wieder zum Projektmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf.


Warum ist die Definition von Projektzielen und Projektstandards für das Projekt so wichtig?

Ein Projekt ohne Ziele abzuwickeln ist gefährlich. Von den Zielen leitet sich der übergeordnete Zweck für das Projekt ab. Wozu machen wir überhaupt das Projekt? Wenn diese Frage nicht klar beantwortet werden kann, dann fehlt die Motivation im Team, und das Projekt zieht sich wie ein Kaugummi. Oft werden keine wirklichen Ziele definiert, sondern nur Ergebnisse. Das fertige IT-Tool ist kein Ziel sondern ein Ergebnis. Die Frage ist doch, wozu das IT-Tool überhaupt dient. Welche übergeordneten Probleme sollen damit gelöst werden? Meine Erfahrung ist: wenn man vorab nicht analysiert, welches dringende Problem eine neue Software lösen soll, dann hat man hinterher eine Software installiert, die niemand nutzt.

Warum ist die Definition von Projektstandards so wichtig?

Projektstandards schaffen einen Rahmen. Ohne Rahmen wickelt jeder Projektleiter sein Projekt unterschiedlich ab. Jeder Projektleiter muss sich bei jedem neuen Projekt wieder Gedanken zur grundsätzlichen Vorgehensweise machen und Vorlagen neu entwickeln. Dadurch wird unnötig Zeit verschwendet.

Warum muss ich mein Projekt in Arbeitspakete unterteilen?

Ein Arbeitspaket beschreibt eine geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projektes. Ein Arbeitspaket ist ein Grundbaustein. Das Paket muss klar definiert sein. Es wird von einem Teammitglied erledigt. Zeitaufwand, Ergebnis und Kosten sind festgelegt. Innerhalb eines Arbeitspaketes ergeben sich Abläufe, die der Projektleiter nicht im Einzelnen verfolgen müssen, da jedes Paket eine verantwortliche Person hat.
Arbeitspakete ermöglichen ein effizientes Projekt-Controlling. Mit der Unterteilung des Arbeitspaketes in überschaubare Abschnitte, ist es ermöglichen, die Arbeit besser zu planen und zu steuern.

Ich möchte den Aufwand für das Projektreporting so gering wie möglich halten. Was muss als Minimum berichtet werden?

Das Hauptaugenmerk des Projektreportings liegt auf dem inhaltlichen Projektfortschritt, also auf der regelmäßigen Momentaufnahme, wie viel Leistung im Projekt bereits erbracht wurde. Hier gilt der Grundsatz: Keep it small and simple. Lange Berichte werden weder gerne verfasst noch gerne gelesen. Der Bericht sollte einfach und klar gestaltet sein. Minimum-Inhalte des Statusberichtes sind:

  • Welche Aktivitäten gab es seit dem letzten Bericht
  • Wie gut liegen wir im Plan? Halten wir die Termine?
  • Wo sind Probleme aufgetaucht und Entscheidungen nötig

Grafiken helfen oft, das Geschriebene zu verdeutlichen. Ampelsysteme sind sehr beliebt, um schnell Auskunft über den Stand des Projektes zu geben:

  • GRÜN: alles ist gut; es liegen keine (bekannten) Probleme vor
  • GELB: wir haben ein Problem, können es aber lösen und sind auch schon dabei dies zu tun
  • ROT: wir haben eine massive Kursabweichung vom Plan und es braucht eine rasche Intervention, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Grundsätzlich muss über alles, was geplant wird, auch regelmäßig berichtet werden. Also Ressourcen, Kosten, Budget, Meilensteine, Risiken, etc. Die Berichtstiefe und das Intervall sind je nach Projekt zu definieren.

Was sind die häufigsten Fehler in einem Projekt?

  • Unsystematische Planung (auch im Sinne von unmethodisch)
  • Unterschätzung der Bedeutung von Kommunikation im Team (man glaubt, Probleme mal eben bei einem Bierchen klären zu können)
  • Unverbindlichkeit bei Absprachen
  • Unklare Strukturen, z.B. unklare Schnittstellen, zwischen Linien- und Projektorganisation
  • Unklare Rollendefinition z.B. des Projektleiters

Eine pragmatische Herangehensweise mit vielen Tipps zum Projektmanagement stelle ich Ihnen in meinem kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ vor. Zur Anmeldung einfach auf den folgenden Button klicken: