PROjekt – PROdukt – PROzess

Heute möchte ich nochmal auf den Produktentwicklungsprozess zurückkommen.

Im Produktentwicklungsprozess werden die drei Themen Projektmanagement, Prozessmanagement und Produktentwicklung vereint.

Für die Neu- oder Weiterentwicklung eines Produktes wird in der Regel ein Projekt gestartet.

Da aber bereits früher einige Male ein neues Produkt entwickelt wurde, hat sich dazu bereits ein Prozess etabliert.

Ich habe eine interessante Publikation mit dem Titel „Organisierter, strukturierter und methodenunterstützter
ProduktEntstehungsProzess“ gefunden, die sich an KMU wendet und die ich Ihnen empfehlen kann.

Hier geht’s zur PDF-Datei: ProduktEntstehungsProzess (klicken)

Projektmanagement leicht gemacht

Heute gebe ich Ihnen ein paar Ideen, wie Sie die Tipps aus meinem E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ umsetzen können.


 

So läuft es täglich in vielen Unternehmen

Ich habe es schön häufig erlebt. Da kommt der Chef ins Büro und sagt zum Mitarbeiter: „Herr Mustermann, machen Sie sich doch mal Gedanken zu folgendem Thema.“ Der Mitarbeiter macht sich auf ein Post-It eine kurze Notiz. Der Chef geht wieder. Der Mitarbeiter stöhnt, weil er eine Zusatzaufgabe erhalten hat und nicht weiß, wie er das angehen soll, weil er sich mit dem Thema eigentlich noch gar nicht auskennt. Aber er legt sofort los, weil die Aufgabe ja vom Chef kam und daher schnell erledigt sein muss. In den nächsten Tagen macht der Mitarbeiter ein paar Überstunden und erstellt eine umfangreiche PowerPoint-Präsentation, die er dann dem Chef vorstellt. Leider passt das Ergebnis nicht zu den Vorstellungen des Chefs. Das ganze Konzept-Papier landet im Mülleimer. Der Chef denkt, er hat einen unfähigen Mitarbeiter, der nicht weiß, was wirklich wichtig ist und der Mitarbeiter ist frustriert, weil er keine Anerkennung für seine Leistung erhalten hat und nun wieder von vorne beginnen kann.

Machen Sie es ab sofort besser!

Meine Empfehlung an Sie: machen Sie es ab sofort anders! Wenn Ihr Chef Sie mit so einer vagen Aufgabenstellung überfällt, dann nehmen Sie sich gleich die Checkliste zum Projektauftrag, die Sie in der Lektion 3 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ finden und gehen gemeinsam mit dem Chef die Punkte durch. Fragen Sie Ihren Chef, was ihn an der aktuellen Situation genau stört, welche Probleme er sieht. Fragen Sie auch, welche Ziele der Chef mit dieser neuen Aufgabe verfolgt und welche Erwartungen er an die Lösung hat. Vielleicht hat Ihr Chef ja auch schon eine grobe Lösungsidee im Kopf? Fragen Sie nach einem Budget und Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen und nach seinen Zeitvorstellungen, wann Sie starten und fertig sein sollen. Klären Sie zum Schluss noch, in welcher Form das Konzept-Papier vorgelegt werden soll (PowerPoint-Präsentation, Word-Dokument oder reicht für den ersten Informationsaustausch auch eine E-Mail?). Um so professionell reagieren zu können, sollten Sie die Checkliste immer ausgedruckt griffbereit haben.

Der Projektauftrag

Im nächsten Schritt sollten Sie einen Projektauftrag erstellen. In der Lektion 3 gebe ich Ihnen einen Tipp, wie Sie eine entsprechende und professionelle PowerPoint-Präsentation in wenigen Schritten erstellen. Wenn Sie den Projektauftrag detailliert haben, dann gehen Sie die einzelnen Punkte in einem Gespräch mit Ihrem Chef durch, arbeiten ggf. Änderungen ein und lassen sich den Projektauftrag absegnen.

Die Projektplanung: Meilensteine

Nun beginnt die Projektplanung. Dabei geht es vom Groben ins Detail. D.h. zuerst sollten Sie wichtige Meilensteine festlegen. Zu diesen Zeitpunkten sind wichtige Zwischenergebnisse erreicht. In der Lektion 5 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ stelle ich Ihnen zwei Vorlagen in Excel vor, die Sie für die Planung und Darstellung Ihrer Projekt-Meilensteine einsetzen können.

Jetzt geht’s los!

Überlegen Sie sich, welche Kollegen mit Ihnen zusammen an dem Thema arbeiten sollten und laden diese zu einem Kick-off-Meeting ein. Hier stellen Sie Ihr Projekt vor und motivieren die Kollegen mitzuarbeiten.

Treffen Sie sich dann gemeinsam mit den Kollegen zu einem weiteren Termin, wo Sie zusammen ein Mindmap mit den zu erledigenden Aufgaben erstellen. In der Lektion 6 stelle ich Ihnen eine Liste mit hilfreichen Fragen vor, die Ihnen dabei hilft, nichts Wichtiges zu vergessen.

Übernehmen Sie dann die Aufgaben in eine To-Do-Liste für das Projekt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer solchen Liste in Excel finden Sie in der Lektion 8.

Der Statusbericht

Einmal pro Monat sollten Sie einen Statusbericht erstellen und diesen Ihrem Chef vorstellen. So merkt Ihr Chef, dass es voran geht (das gibt ihm ein gutes Gefühl) und Sie können abklären, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind (das schützt Sie davor nur für den Papierkorb gearbeitet zu haben). Eine entsprechende Word-Vorlage stelle ich Ihnen in der Lektion 11 meines kostenlosen E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ vor.

Der Abschlussbericht

Wenn das Projekt beendet ist, erstellen Sie noch einen Abschlussbericht. Hierfür können Sie die PowerPoint-Vorlage aus der Lektion 13 nutzen. Aus meiner Sicht ganz wichtig, aber leider oft vergessen: Die Abschlussfeier. Meine Empfehlung: Feiern Sie gemeinsam den Erfolg. Denn häufig enden Projekte irgendwann ziemlich klanglos. Was aber sehr Schade ist, denn Sie haben viel Zeit und Energie in Ihr Projekt gesteckt. Das dürfen Sie auch einmal feiern.

Sie möchten sich für den kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ anmelden? Dann klicken Sie einfach auf diesen Button:

Effizient arbeiten mit dem Excel-Daten-Link für PowerPoint

Der Excel-Daten-Link von FastChange

Ich habe in anderen Blog-Artikeln bereits einige Funktionen von FastChange, dem Add-in für PowerPoint vorgestellt.

Hier klicken für die bisherigen Artikel: Schneller arbeiten, Agenda erstellen, Corporate Design im Griff, Formen

Es gibt noch eine weitere Funktion, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte: Der Excel-Daten-Link.

Wahrscheinlich kennen Sie bereits die Möglichkeit, Excel-Tabellen oder auch Diagramme mit PowerPoint zu verknüpfen. Der Vorteil: Wenn Sie in Ihrer Excel-Datei eine Änderung vornehmen, wird die Änderung in der entsprechenden PowerPoint-Datei übernommen. So laufen Sie nicht Gefahr, die Änderung zu vergessen und bei einem wichtigen Meeting alte Daten zu präsentieren.

Sie kennen diese Funktionalität noch nicht? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs zu Tabellen in PowerPoint (klick)

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob diese Verknüpfung auch bei Textfeldern funktioniert. Die schlechte Nachricht: Es geht nicht einfach so standardmäßig. Die gute Nachricht: Sie benötigen nur das Add-In von FastChange (klick). Hier gibt es den Excel-Daten-Link. Und damit können Sie Texte, Bilder, Farben, Ampeln und HarveyBalls automatisch anpassen bzw. aktualisieren.

Was ist eine Serienpräsentation?

Die Möglichkeiten eines Serienbriefes sind Ihnen sicherlich bekannt. Sie erstellen in Word einen Brief und können aus einer Excel-Datenbank Adressdaten oder auch andere Informationen in den Brief über ein Seriendruckfeld einfügen. Wenn Sie dann den Serienbrief drucken, erhalten Sie Briefe mit den jeweils eingefügten Informationen. Das spart viel Zeit und ist nicht so fehleranfällig, wie das händische Kopieren und Einfügen der Daten.

Die gleiche Logik steckt hinter einer Serienpräsentation. Sie erstellen eine Folie in PowerPoint und verknüpfen einzelne Textfelder, Bilder und Diagramme mit einer Excel-Tabelle. Auf Knopfdruck werden dann Folien in Ihre PowerPoint-Datei eingefügt, in denen die Felder entsprechend der Excel-Daten gefüllt werden.

FastChange bietet mit dem Excel-Daten-Link genau diese Funktion. Sie haben dabei sogar die Wahl, ob die Folien in Ihre aktuelle PowerPoint-Datei eingefügt werden sollen, oder ob pro Datensatz eine eigene PowerPoint-Datei erstellt wird.

Dies ist besonders interessant für Controller und Projektleiter, die regelmäßig wiederkehrende Reports erstellen, Management Summaries vorstellen, oder flexible Produktblätter benötigen.

Wie der Excel-Daten-Link funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Wann sind agile Projektmanagement-Methoden geeignet?

Agile Projektmanagement-Methoden

In vielen Unternehmen ist es derzeit sehr angesagt, Projekte nicht mehr klassisch zu managen, sondern agile Methoden zu nutzen. Auch ich habe sie bereits vorgestellt (SCRUM, Design Thinking). Dahinter steckt, dass man das Gefühl hat, dass Projekte heute oft komplex sind und sich die Rahmenbedingungen ständig wandeln.

Aber sollten Sie nun jedes Projekt mit diesen agilen Methoden durchführen? Werden die „alten“ Methoden nicht mehr gebraucht?

Hierzu hat der Professor für Management an der Hertfordshire Business School in Großbritannien, Ralph Douglas Stacey, geforscht und die Stacey-Matrix entwickelt. Sie gibt Ihnen eine Orientierungshilfe beim Beantworten dieser Fragen.

Die Stacey-Matrix

Die Einfache Aussage der Matrix lautet:  Je unklarer die Anforderungen und der zu beschreitende Weg, desto eher eignen sich agile Methoden.

Der Stacey-Matrix zufolge ist eine Management-Entscheidung „einfach“, wenn nicht nur das Ziel und die Anforderungen, sondern auch der Weg dorthin klar ist. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn das Unternehmen schon Routine im Lösen entsprechender Aufgaben hat.

Wenn das Ziel und/oder der Weg unklarer ist, wird es „kompliziert“. In diesem Fall kann man aber die üblichen Projektmanagement-Methoden einsetzen.

Wenn aber sowohl das Ziel, als auch der Weg absolut unklar sind, dann wird die Entscheidungsfindung „komplex“ und es empfiehlt sich das iterative Vorgehen: Probieren, anschauen, reagieren, erneut probieren, anschauen, reagieren.

„Chaotisch“ wird die Entscheidungsfindung, wenn Ziele und auch der Weg völlig nebulös sind.

Die Stacey-Matrix ist ein Instrument, um zu einer ersten Einschätzung eines Projekts zu gelangen und zu einer Entscheidung zu kommen, welches Vorgehen mit hoher Wahrscheinlichkeit zielführend ist. Ist die Entscheidungssituation „einfach“ oder „kompliziert“, kommt man in der Regel mit Standardprozessen und Lean-Ansätzen weiter. Ist sie hingegen „komplex“ oder gar „chaotisch“, sollte man agile Methoden wählen.

Ich erkläre die Matrix in diesem Video:

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Alle Jahre wieder! Der Ablauf- und Terminplan

Der Ablauf- und Terminplan

Nun detaillieren wir die Projektplanung und erstellen ein Gantt-Chart. Dies ist eine sehr verbreitete Methode und sehr typisch für das Projektmanagement.

Und wie funktioniert das?

Sie kombinieren alle Arbeitspakete aus dem Projektstrukturplan mit den Meilensteinen aus dem Phasenplan. Anschließend legen Sie fest, wann die Aufgabe beginnt und wann sie endet bzw. wie lange sie dauert.

Nun ist es ja nicht so ganz einfach den Aufwand zu schätzen und Termine zu planen. Deshalb habe ich eine kleine Checkliste für Sie zusammengestellt:

Um das Gantt-Chart zu erstellen, empfehle ich Excel zu nutzen. Wenn Sie in Excel auf Datei – Neu gehen und im Suchfeld das Wort „Projekt“ eingeben, werden Ihnen verschiedene Vorlagen angezeigt.

Im Gantt-Chart sehen wir nun die verknüpften Informationen. Ziele dieser Übersicht sind:

  • die Reihenfolge der Aufgaben bestimmen
  • Abhängigkeiten ermitteln
  • festlegen, welche Aufgaben parallel ablaufen können

 

Schauen wir uns zwei Beispiele an:

 

  1. Schlitten beladen und Geschenke ausliefern:
    Das ist ein ganz typischer Fall: Das Ausliefern der Geschenke kann erst beginnen, wenn der Schlitten auch beladen ist. Die zweite Aufgabe wartet also darauf, dass die erste abgeschlossen ist.
  2. Wunschzettel bearbeiten und Geschenke zaubern:
    Kurz nachdem die Bearbeitung der Wunschzettel begonnen hat, kann der Weihnachtsmann die ersten Geschenke zaubern. Beide Aufgaben starten also beinahe zeitgleich, nur mit einem kurzen Zeitpuffer. Hier können Aufgaben parallelisiert werden.

 

Alle Aufgaben wurden definiert, nun sind auch Reihenfolge und Termine klar. Dann wird nur noch festgelegt, wie viele Wichtel und Rentiere genau an den Aufgaben arbeiten. Und dann kann Weihnachten kommen!

Geschafft! Ich wünsche allen eine frohe Weihnacht!

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Hier noch einmal ein kurzer Rückblick auf alle Schritte, die wir für die Vorbereitung des Weihnachtsfestes gemacht haben:

 

Alle Jahre wieder! Der Projektstrukturplan

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Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist ein etwas sperriges Instrument aus dem Projektmanagement. Vielleicht fragen Sie sich, warum wir denn nun noch einen Plan benötigen. Warum fangen wir nicht einfach an? Er ist wirklich nützlich! Denn:

  • in ihm sind alle Arbeitspakete enthalten, die im Projekt bearbeitet werden müssen
  • er wird übersichtlich in einer Baumstruktur dargestellt
  • die Arbeitspakete sind die Basis für die Delegation von Aufgaben an die Projektmitarbeiter
  • er wird als Ausgangsbasis für die weitere Feinplanung genutzt.

Ich habe für Sie eine Übersicht erstellt, die das Prinzip des Projektstrukturplans erklärt:

Wie Sie beim Erstellen vorgehen, bleibt Ihnen überlassen. Vielleicht fällt es Ihnen leichter, zuerst die Arbeitspakete zu definieren und dann diese zu Unteraufgaben zu clustern (zusammenzufassen), um diese dann Teilaufgaben bzw. Teilprojekten zuzuordnen. Oder Sie gehen von oben nach unten vor, vom Groben zum Detail.

Am Ende sollten Arbeitspakete entstanden sein, die an die Wichtel delegiert werden können. Und so sieht der Projektstrukturplan für das Weihnachtsprojekt aus (ich habe dafür eine SmartArt-Grafik „Hierarchie“ genutzt):

Die Arbeitspakete

Die Kästchen auf der untersten Ebene sind nun die Arbeitspakete. Was genau in einem Arbeitspaket zu tun ist, wird in einem Formular festgehalten. Warum? Wissen nicht alle, was zu tun ist? Nicht unbedingt! Viele der Wichtel werden besonders für die Weihnachtszeit aus anderen Bereichen hinzugezogen. Statt ihnen immer alles zu erklären, können sie zumindest für den ersten Start die Beschreibung lesen, in der alle wichtigen Informationen enthalten sind. Ich habe dafür eine Word-Vorlage erstellt:

Ich habe ein Arbeitspaket beispielhaft ausgefüllt. Die weiteren Arbeitspaket-Dokumente können Sie entsprechend erstellen:

Um die einzelnen Arbeitspakete und die Termine übersichtlicher darzustellen, sollten Sie ein Gantt-Chart erstellen. Dazu mehr im nächsten Artikel dieser Serie!


Passende Vorlagen und Checklisten zum Projektmanagement habe ich für Sie in einem Paket zusammengefasst. Einfach hier bestellen: Checklisten für Projekte

Alle Jahre wieder! Projektphasen und Meilensteine

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Weihnachten rückt näher!

Im Gegensatz zu vielen von uns, die jedes Jahr aufs Neue vom nahenden Fest überrascht werden, wird im Weihnachtsdorf vernünftig geplant. Und das ist auch gut so! Man stelle sich die vielen traurigen Kinder vor, die sonst zu Weihnachten plötzlich ohne Geschenke dastehen!

Der Projektphasenplan

Im ersten Schritt der Zeitplanung wird zunächst ein grober Phasenplan erstellt. Das Schöne an einem Phasenplan:

  • Er ist schnell erstellt! Man muss noch nicht großartig ins Detail gehen.
  • Die grafische Darstellung ist für alle Beteiligten leicht erfassbar.
  • Er zeigt, welche groben Phasen in welcher Reihenfolge ablaufen.
  • Es werden die wichtigsten Entscheidungspunkte im Projekt definiert – die Meilensteine!

Was lernen wir daraus? Die Projektmanagement-Methoden sind nicht immer 1:1 nutzbar. Sie müssen vom Projektleiter auf das jeweilige Projekt angepasst werden. Also: Das Projekt muss sich nicht den Methoden anpassen, sondern die Methoden dem Projekt. Hier muss sich niemand verbiegen.

Meine Checkliste zu den Projektphasen passt eher für die Einführung eines neuen Produktes. Daher habe ich die Benennung der Phasen auf unser Projekt angepasst.

  • Das Grobkonzept entspricht bei uns der Planungsphase.
  • Die Realisierung der Vorbereitung.
  • Die Einführung ist bei uns die Auslieferung.
  • Die Erhaltung der Abschluss.

Und so sieht der Phasenplan für unser Weihnachtsprojekt aus:

Im nächsten Schritt müssen wir die einzelnen Phasen noch weiter konkretisieren und Aktivitäten und Ziele benennen. Herausgekommen ist dabei die folgende Tabelle:

Die Meilensteine

Nun geht es weiter mit den Meilensteinen (im Phasenplan als rote Rauten sichtbar). Hierbei ist es wichtig, dass klar ist, woran man erkennen kann, ob der Meilenstein erreicht wurde. Außerdem sollten Sie einen Termin für den Meilenstein festlegen. Hier haben wir allerdings ein kleines Problem: Sie haben die Projektleitung Ende November vom Weihnachtsmann übernommen. Eigentlich hätte das Projekt, wie in jedem Jahr, Anfang Oktober starten müssen. Aber wie schon erwähnt: der Weihnachtsmann wird langsam zu alt und hat dieses Projekt ein paar Wochen vor sich hergeschoben. Er wusste natürlich genau, dass das Projekt ihn sehr viel Kraft kosten wird. Allein der Gedanke daran hat ihn überfordert. Statt einen neuen Projektleiter zu suchen, hat er sich mit anderen Kleinigkeiten beschäftigt. Erst als die Wichtel, unterstützt von der Wichtelgewerkschaft so richtig Druck gemacht haben, hat er sich aufraffen können. Nun ist der Zeitplan noch enger, als sonst. Daher sollten Sie nicht vergessen, Überstunden für die Wichtel anzumelden, denn ohne ein paar Nachtschichten wird es nicht zu schaffen sein.

Erinnern wir uns doch noch einmal an das magische Dreieck:

Die Termine sind gefährdet. Daher ist unser Dreieck nicht mehr im Gleichgewicht. Am Budget können wir nichts ändern. Die Auslieferung kann auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Wir können also nur entweder die Verpackung vereinfachen, indem alle Kinder Gutscheine erhalten. Das hätte den weiteren Vorteil, dass es für den Weihnachtsmann nicht so anstrengend wird, da die Gutscheine per Seriendruck von den Wichteln erstellt werden können. Allerdings wird diese Maßnahme die Kinder nicht zufrieden machen. D.h. unser Ziel für das nächste Jahr wieder mindestens 1,5 Milliarden Weihnachtssterne könnte nicht erreicht werden. Es bleibt also nur als Steuerungsmaßnahme, die Anordnung von Überstunden. Aber wir wissen, dass die Wichtel dazu bereit sind, da sie die Überstunden locker in den folgenden Monaten ausgleichen können.

Nun also zu unseren Meilensteinen:

Im nächsten Teil erstellen Sie zusammen mit den Wichteln einen Projektstrukturplan.


Sie haben Lust bekommen, selbst ein Projekt zu leiten? Einen schnellen Einstieg erhalten Sie mit meinem kostenlosen E-Book „Projekte effizient managen“. Einfach hier bestellen: Projekte effizient managen

 

Alle Jahre wieder! Die Projektorganisation und -kommunikation

Die Projektorganisation

Ich denke, es ist klar, dass an diesem Projekt ziemlich viele Wichtel und ein paar Rentiere beteiligt sind. Jeder Wichtel ist auf eine bestimmte Aufgabe spezialisiert. Damit Sie als Projektleiter nicht mit jedem sprechen müssen, sollten Sie eine Projektorganisation einrichten.

Sie bilden also verschiedene Teilprojekte und benennen jeweils einen Teilprojektleiter. Sie führen dann nur noch Besprechungen mit den Teilprojektleitern durch. Und die wiederum kommunizieren in Teamsitzungen mit den jeweiligen Wichteln. Wir richten 3 Teilprojekte ein: Wunschzettelbearbeitung, Verpackung, Transport. Jedes Teilprojekt besteht aus 2-3 Teams.

Diese Struktur lässt sich gut in einem Organigramm darstellen:

In jedem Team gibt es natürlich auch noch sehr unterschiedliche Aufgabengebiete. Damit die Einarbeitung der Wichtel schnell erfolgen kann, sollten Sie Tätigkeitsbeschreibungen erstellen.

Aus den letzten Jahren können Sie auf erfahrene Wichtel zurückgreifen. Dennoch kann es sein, dass ein Wichtel mit seinen Aufgaben nicht zufrieden war und etwas Neues ausprobieren möchte. Daher sollten Sie Zeit für Bewerbungsgespräche einplanen. Außerdem sollten Sie mit den Teilprojektleitern besprechen, wer im Team das neue Teammitglied einarbeitet.

Der Weihnachtsmann als Lenkungsgremium

Und der Weihnachtsmann?

Wie bereits gesagt, hat er sich aus der Projektleiterrolle zurückgezogen. Aber ein wachsames Auge möchte er natürlich trotzdem über das Projekt haben! Und so wirkt er in der Rolle des Lenkungskreises auf das Projekt ein. Seine Aufgaben:

  • Überwachung des Projektfortschrittes von außen
  • Treffen von Entscheidungen, die von dem Projektleiter nicht allein getroffen werden
  • Unterstützung mit guten Ratschlägen

 

Spielregeln im Projekt

Der Weihnachtsmann ist in dieser Rolle wirklich sehr aufgehoben! Das Projekt profitiert von seinen umfangreichen Erfahrungen aus der Vergangenheit. Und er hat nicht das Gefühl, so langsam auf’s Altenteil abgeschoben zu werden.

Bei der Risikoanalyse haben wir ja herausgefunden, dass es wichtig ist, dass sich die Wichtel und Rentiere wohl fühlen. Dazu gehört auch, dass die Stimmung bei allen gut ist. Daher sollten Sie Spielregeln für Ihr Projekt erarbeiten. Ich habe bereits einen Vorschlag erarbeitet. In der Diskussion mit den Wichteln und Rentieren wurden dann folgende Regeln gemeinsam beschlossen:

Diese Spielregeln sollten Sie gut sichtbar im Weihnachtsdorf aufhängen.

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Ihnen gefallen meine Vorlagen und Checklisten zum Projektmanagement und Sie möchten sie für Ihre eigenen Projekte nutzen? Kein Problem. Sie können das Vorlagenpaket hier bestellen:

Praxisleitfaden Projektmanagement (klick)

Alle Jahre wieder! Die Risiken

Risiken sind üblicherweise nicht gerade das Lieblingsthema aller Projektmanager.

Wer beschäftigt sich schon gern mit Dingen, die schief laufen können?

Dabei kann man es auch viel positiver sehen: Je früher ich Risiken erkenne, desto eher bin ich in der Lage zum Gegensteuern. Es geht also nicht darum, sich auf die negativen Dinge zu konzentrieren, sondern proaktiv alles zu tun, um Probleme zu vermeiden.

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Risikomanagement

Zum Thema Risikomanagement habe ich eine Übersicht zum Vorgehen erstellt:

Risikoanalyse

Um herauszubekommen, welche Risiken wirklich bedrohlich sind für unser Projekt, nehmen wir eine Bewertung vor:

  1. Eintrittswahrscheinlichkeit:
    Wie wahrscheinlich in % ist es, dass das Risiko auch tatsächlich eintritt?
  2. Tragweite:
    Wie hoch ist der Schaden, wenn das Risiko eintritt?

Der Schaden in diesem Projekt wird in Weihnachtssternen gemessen. Störungen im Projekt führen dazu, dass die Zufriedenheit sinkt – ein ganz wunderbares Messkriterium für die Auswirkung von Risiken.

Ich habe die Daten in eine Risikobewertungsmatrix in Excel eingegeben. Anhand der Position der Punkte erkennt man, wie hoch die Folgen und die Eintrittswahrscheinlichkeit sind. Je größer ein Punkt ist, desto größer ist die Relevanz für das Projekt.

Im roten Bereich liegt die Krankheit des Weihnachtsmannes. Er ist schon recht alt und war in den letzten Monaten häufiger einmal unpässlich. Darum gibt er ja auch die Projektleitung ab. Je nachdem, wie kurz vor Weihnachten er krank werden würde, würde die Auswirkung unterschiedlich sein. Wenn es erst am 23.12. passiert, dann hat er ja bereits so gut wie alle Weihnachtsgeschenke herbei gezaubert (dafür trinkt er eine Tasse Weihnachtstee und rubbelt an der Tasse, wie man bei KIKA lernen kann). Er würde also „nur“ bei der Geschenkübergabe fehlen. Wenn er aber viel früher erkrankt und keine Geschenke mehr zaubern kann, dann bekommen wir ein Problem. Viele Kinder würden dann nicht ihre Wünsche erfüllt bekommen. Wir können auch leider nicht die fehlenden Geschenke einfach in Geschäften kaufen oder im Internet bestellen, da dort unsere Währung „Weihnachtssterne“ nicht akzeptiert wird. Wir wären also auf Spenden angewiesen.

Alle Risiken beschreibe ich in der nächsten Tabelle kurz, daher erläutere ich an dieser Stelle nicht alles im Detail.

Maßnahmen ableiten

Zu wissen, wie bedrohlich die Risiken für das Projekt sind? Gut!

Ableiten, wie wir mit den Risiken umgehen: Besser!

Um wirklich gut vorbereitet zu sein, sollten wir präventive Maßnahmen ergreifen und uns auch korrektive Maßnahmen rechtzeitig überlegen.

Wir sind vorbereitet. Im nächsten Artikel schauen wir uns die Projektorganisation einmal näher an!


Gefallen Ihnen meine Vorlagen und Checklisten für das Projektmanagement? Das gesamte Paket können Sie bei mir bestellen: Checklisten für Projekte (klick)

Alle Jahre wieder! Die Stakeholder

Die Stakeholder

Weihnachten naht! Nun leuchtet die erste Kerze am Adventskranz.

Und wir wissen sogar schon, was wir alles erreichen wollen – die Projektziele sind definiert!

Besonders wichtig in dieser Phase der Projektplanung! Bloß nichts vergessen!

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Wie versprochen: Wir schauen uns mal die sozialen Rahmenbedingungen des Projektumfeldes etwas genauer an. Für die Stakeholderanalyse habe ich wieder eine passende Checkliste parat:

Und wenn wir alle Stakeholder ermittelt haben:

Die Ergebnisse der Stakeholder-Analyse könnten wir in einer Tabelle aufführen (mit den Spalten Stakeholder, Interessen, Einfluss). Ich habe mich nun aber für eine Grafik entschieden, da man die einzelnen Aspekte gut und leicht verständlich darstellen kann:

Dies sind also alle Personen, die vom Weihnachtsfest betroffen oder am Fest beteiligt sind. Als Bonus enthält die Darstellung gleich noch eine Bewertung der Stakeholder:

  • Einstellung zum Projekt:
    Nicht alle Stakeholder müssen Weihnachten gut finden! Eine negative Einstellung kann zu Konflikten führen – und darauf sollten wir vorbereitet sein. Bis auf die besorgten Tierschützer haben jedoch alle eine zumindest neutrale Einstellung.
  • Einfluss auf das Projekt:
    Wie stark können denn die einzelnen Personen das Projekt beeinflussen? Ein Weihnachtsmann sicher deutlich stärker als ein einzelnes Elternteil. Diese Bewertung hilft dabei, die Key-Player im Projekt zu identifizieren.

Nun kommt der nächste Schritt. Wenn wir nun wissen, welche Stakeholder es gibt und welche Einstellungen und Einflüsse sie auf unser Projekt haben, sollten wir uns überlegen, wie wir es erreichen, dass alle unser Projekt unterstützen.

Heraus kommt eine Übersicht, an der wir die Maßnahmen ablesen können:

Ich denke, jetzt sind wir ganz gut gewappnet und schaffen es, alle ins Boot zu holen. Im nächsten Teil beschäftigen wir uns mit den Risiken und geeigneten Gegenmaßnahmen.


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