Woran Sie denken sollten, wenn Ihr Chef in den Urlaub fährt

Urlaub am Strand

Sommer, Sonne, Urlaub. – Auch Ihr Chef hat verdient, sich zu entspannen.

Damit es für alle Beteiligten, also sowohl für Ihren Chef, als auch für seinen Vertreter eine erholsame Zeit wird, sollten Sie einige Dinge vorher klären.

Dazu gehört z.B.:

  • Muss der Chef noch vor seinem Urlaub wichtige Entscheidungen treffen?
  • Stehen während der Abwesenheit des Chefs größere Zahlungen an? – Wer hat die Kontovollmacht dafür?
  • Gibt es Entscheidungssituationen, in denen Ihr Chef in jedem Fall vorher kontaktiert werden möchte? Hat er diese genau definiert?

Eine Checkliste können Sie herunterladen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Einen kurzen Überblick darüber erhalten Sie in diesem Video:

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Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessen

Wenn Sie damit beginnen, Prozesse zu beschreiben, dann stellt sich die Frage nach dem „Wie“. Häufig beobachte ich, dass Prozesse in Form von Fließtexten beschrieben werden. Dies ist allerdings sehr aufwändig in der Erstellung und nicht leicht zu lesen, da der Mitarbeiter nicht auf einem Blick erkennen kann, wie die einzelnen Schritte ablaufen sollen.

Daher gibt es standardisierte Symbole, die man für die Beschreibung von Arbeitsabläufen benutzen kann. Dies ist wesentlich übersichtlicher. Es haben sich verschiedene Standards herausgebildet. Einen davon möchte ich Ihnen heute kurz vorstellen.

Business Process Model and Notation (BPMN)

BPMN-Poster

Die „Business Process Model and Notation“ (BPMN, deutsch Geschäftsprozessmodell und -notation) ist eine grafische Spezifikationssprache im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Arbeitsabläufe modelliert und dokumentiert werden können. Es gibt verschiedene Symbole für Aktivitäten, Ereignisse, Daten, Verbindungen zwischen den Elementen und Verzweigungen.

Der Schwerpunkt der BPMN liegt auf der Notation, d. h. auf der grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen.

BPMN ist verwandt mit den Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK).

Wie schon erwähnt, gibt es verschiedene Möglichkeiten und Methoden, Prozesse zu dokumentieren. In meinem Basiskurs Prozessmanagement stelle ich Ihnen 23 verschiedene Methoden vor und erläutere die jeweiligen Vor- und Nachteile. Möchten Sie mehr über BPMN und EPK erfahren? Dann klicken Sie hier:

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Das Poster können Sie sich als PDF-Datei herunterladen, wenn Sie auf den folgenden Button klicken:

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Leider lässt sich das Poster nicht mehr in ausgedruckter Form bestellen.

Welchen Ansatz verfolgen Sie bei der Beschreibung von Prozessen?

Bei der Beschreibung von Prozessen müssen die einzelnen Prozessschritte aufgeführt werden. Aber wie beschreibt man diese Prozessschritte? Es geht immer darum zu benennen, was getan werden muss und wer es tut.

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Ansätze dazu: die prädikatsorientierte und die subjektorientierte Methode.Wer Was

Prädikats- vs. subjektorientierte Methode

Bei der prädikatsorientierten Vorgehensweise fragt man zuerst was getan wird und dann wer es tut. Der Auslöser ist also ein Ereignis, wie z.B. der LKW des Lieferanten steht auf dem Hof mit dem bestellten Material. Diese Situation löst den Prozess „Wareneingang“ aus.

Bei der subjektorientierten Vorgehensweise fragt man zuerst wer etwas tut und dann was getan wird. Der Auslöser ist also eine Person, wie z.B. der LKW-Fahrer, der den Wareneingangs-Mitarbeiter mitteilt, dass er mit der bestellten Ware angekommen ist. Durch diese Nachricht wird dann der Prozess „Wareneingang“ ausgelöst.

Kurz erklärt werden diese beiden Methoden in folgendem Video, das von Studierenden der FH Koblenz erstellt wurde und das sehr anschaulich verdeutlicht:

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Sie möchten gerne die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen bzw. Abteilung optimieren? Dann empfehle ich Ihnen meinen Basiskurs Prozessmanagement. Hier erkläre ich Ihnen Schritt-für-Schritt und auf den Punkt gebracht alles, was Sie wissen müssen, um Prozesse zu dokumentieren, analysieren und optimieren. Dieser Kurs richtet sich speziell an Führungskräfte und Sachbearbeiter in KMU, die sich bisher noch nicht intensiv mit dem Thema Prozessmanagement beschäftigt haben. Für mehr Informationen einfach auf den folgenden Button klicken:

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Warum Prozesse kontinuierlich verbessert werden müssen

Häufig erzählen mir meine Trainingsteilnehmer, dass sich im Unternehmen ständig etwas ändert. Prozesse werden verändert, Abteilungen zusammengelegt oder ausgelagert, Aufgaben zwischen Abteilungen hin- und hergeschoben, neue Softwareprogramme eingeführt oder die bestehenden geändert.

Viele Mitarbeiter sehnen sich aber danach, dass die Dinge so bleiben, wie sie sind.

Warum? Weil sie immer wieder etwas Neues lernen müssen und es einige Zeit dauern wird, bis sie sich an das neue Verfahren gewöhnt haben und alles wieder Routine geworden ist.

„Wenn du dir Feinde machen willst, versuche etwas zu verändern.“

Das sagte schon Thomas Woodrow Wilson (1856 – 1924), US-amerikanischer Historiker und 28. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Dann wird es Sie sicherlich interessieren, warum ich der Meinung bin, dass Prozesse ständig verbessert werden müssen.

Zu jedem Ergebnis gehört ein Prozess

Sie messen wahrscheinlich den Geschäftserfolg Ihres Betriebes bereits mit einigen Kennzahlen. Die wichtigste Kennzahl ist sicherlich der Gewinn. Aber es gibt auch noch weitere, wie z.B. der Deckungsbeitrag, die Personalkostenquote, aber auch weichere Kennzahlen, wie z.B. die Kundenzufriedenheit.

Diesen Geschäftserfolg erreichen Sie mit Hilfe von verschiedenen Prozessen. Wenn Ihre Prozesse effizient ablaufen, Sie Ihren Betrieb auf den Kunden ausgerichtet haben und Sie qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen erstellen, dann wird wahrscheinlich Ihr Gewinn hoch sein. Wenn aber Ihre Prozesse noch nicht optimal sind, dann fällt ihr Gewinn geringer aus, als er sein könnte.

 

Weniger Gewinn trotz gleichbleibender Prozesse

Nun denken Sie sich vielleicht, dass Sie einmalig Ihre Prozesse optimieren müssen und dann werden Sie dauerhaft erfolgreich sein.

Aber dabei ist Ihnen ein fataler Denkfehler unterlaufen.

Wenn ein Prozess gleich gut bleibt, wird trotzdem nach einem Jahr damit weniger Geld verdient.

Warum? Die Gründe liegen auf der Hand:

  • Die Lohnkosten steigen durch Gehaltserhöhungen.
  • Die Materialkosten steigen durch die Inflation.

Sie sollten also Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern, um die ständig steigenden Kosten auszugleichen.

Kontinuierliche Prozessverbesserung führt zu dauerhaften Erfolg

Auch für kleine und mittelständische Unternehmen ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse ein wichtiges Thema. Der Ausspruch von Voltaire (Zitat): „Der Bessere ist der Feind des Guten.“ gilt für jedes Unternehmen und abhängig von seiner Größe und der Branche. Denn nur, wenn Sie besser sind, als Ihr Mitbewerber, werden Sie weiterhin Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen gewinnbringend verkaufen können.

Sie wollen Ihre eigenen Kompetenzen zum Thema Prozessmanagement stärken? Dann empfehle ich Ihnen meinen Basiskurs Prozessmanagement. In diesem Video-Kurs erkläre ich Ihnen kurz und prägnant die wichtigsten Methoden für eine systematische Vorgehensweise. Der Kurs wendet sich speziell an Führungskräfte und Sachbearbeiter in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

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Für mehr Informationen zum Basiskurs Prozessmanagement bitte auf den folgenden Button klicken:

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Einen Neujahrsempfang organisieren

Nicht nur an Weihnachten müssen wir schon denken, sondern auch an das neue Jahr.

Nutzen Sie dies doch einfach als Anlass sich bei besonderen Geschäftspartnern zu bedanken und organisieren einen Neujahrsempfang. Hier können Sie auch einen Ausblick auf das nächste Jahr geben, falls Sie z.B. gerade ein neues Produkt entwickeln. Eine Checkliste für die Vorbereitung einer solchen Veranstaltung finden Sie unterhalb des Videos zum Download.

Aber auch wenn Sie keinen Neujahrsempfang planen, sollten Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz gute Wünsche für das neue Jahr integrieren. Beispiele für Grußtexte habe ich Ihnen unterhalb des Videos bereitgestellt.

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Checkliste zur Vorbereitung eines Neujahrempfangs:

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Muster Einladung zum Neujahrsempfang:

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Muster Neujahrsbrief an Geschäftspartner mit Geschenk

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Muster Neujahrsbrief an Geschäftspartner

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Grußformeln und Zitate Neujahrskorrespondenz

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1 Jahr mein Youtube-Kanal

Seit 1 Jahr gibt es jetzt schon meinen Youtube-Kanal. #Danke an alle, die sich regelmäßig meine Tipps anschauen! https://www.youtube.com/user/123effizientdabei

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Mit Google Alert auf dem Laufenden bleiben

Im großen weiten Internet stehen Milliarden an Informationen zur Verfügung. Und einiges davon ist für Sie und Ihrem Arbeitsbereich interessant. Vielleicht suchen Sie auch gelegentlich gezielt nach für Sie wichtigen Informationen. Aber eigentlich müssten Sie dies regelmäßig tun, um auf dem Laufenden zu bleiben. Nur dafür fehlt Ihnen die Zeit.

 

Immer up-to-date

Nicht nur Selbständige müssen Ihre Mitbewerber im Blick behalten. Auch Führungskräfte und Sachbearbeiter sollten wissen, was gerade über die eigene Branche oder Produktgruppen im Internet veröffentlicht wird. Welche Entwicklungen zeichnen sich ab? Welche wichtigen Veröffentlichungen von Experten gibt es? Welche aktuellen Studien?

Natürlich können Sie sich eine Liste mit Suchbegriffen anlegen und sich jeden Tag die Zeit nehmen, diese über Google abzufragen. Aber das ist zeitaufwändig und lästig. Ich vermute, Sie halten das nicht lange durch.

 

Google hilft beim Suchen

Bei Google gibt es eine sinnvolle Funktion, die Ihnen diese Arbeit täglich abnimmt. Sie können eine Suchanfrage speichern und werden dann täglich per Mail über die Suchergebnisse informiert.

Vor einiger Zeit war diese Funktion, die sich „Google Alert“ nennt noch im Google-Menü zu finden. Zwar war sie auch da schon ziemlich versteckt, aber es war daran zu kommen. Nun scheint es sich eher um eine Insider-Information zu handeln, da man die URL der Funktion kennen muss, um sie nutzen zu können.

 

Wie Sie mit nur wenigen Klicks Google Alert für sich nutzen können, zeige ich in diesem Video:

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Oder auch ohne Ton als kurze Präsentation:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von de.slideshare.net zu laden.

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Die Anleitung gibt es auch als PDF:

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Täglich besser werden – KVP

Immer wieder wird gemeckert, was alles schlecht läuft, aber im Grunde finden die Mitarbeiter es doch ganz gut, wenn sich nicht ständig etwas ändert.

Beständigkeit und Routine geben Sicherheit.

Veränderungen verunsichern dagegen.

Wenn die Verunsicherung sogar in Angst übergeht, dann kann das sehr lähmend wirken.

Welche Frage Sie sich jeden Morgen stellen sollten, um täglich etwas besser zu werden, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Wie Sie Arbeitsanweisungen durchsetzen

Sowohl Anweisungen aus der Zentrale, als auch von den Mitarbeitern selbst entwickelte Vereinbarungen werden oft nicht umgesetzt.

Jeder arbeitet sehr individuell.

Ich selbst habe in meinem Berufsleben schon häufig Arbeitsanweisungen geändert oder neu erstellt und später manchmal festgestellt, dass sie nicht oder anders umgesetzt wurden.

Was tun?

In diesem Video gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie Arbeitsanweisungen besser in Ihrer Abteilung durchsetzen und dafür sorgen können, dass die Regelungen eingehalten werden.

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Inhalte einer Netiquette

Im letzten Beitrag habe ich Ihnen bereits erklärt, was sich hinter einer Netiquette verbirgt und Argumente geliefert, warum Sie eine Netiquette im Team einführen sollten.

Heute mache ich Ihnen Vorschläge, was mögliche Inhalte einer Netiquette sein könnten.

Ich unterscheide dabei Regelungen für die persönliche Arbeitsweise und Standards für die Zusammenarbeit im Team.

Zur persönlichen Arbeitsweise gehören u.a. eine einheitliche Signatur, Absprachen zur Betreffzeile oder auch die Nutzung von Verteilerlisten.

Die Standards im Team beinhalten z.B. der Umgang mit Mails während der Vertretung, die Verwaltung gemeinsamer Kontakte in Outlook oder der Einsatz von Lesebestätigungen.

Mehr dazu in diesem Video:

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