Bürokratie abbauen?

Stempel

Vor ein paar Tagen habe ich mich intensiver mit dem Thema Bürokratie und Routinetätigkeiten beschäftigt.

Beides hat einen schlechten Ruf. Alle schimpfen über die Bürokratie – auch in den Unternehmen – und Routinetätigkeiten sind langweilig.

Ich bin auch der Meinung, dass ein Mitarbeiter nicht den ganzen Tag ausschließlich Routinetätigkeiten verrichten sollte, aber das Gegenteil, wenn nichts geregelt ist und alles jeden Tag neu erarbeitet werden muss, überfordert auch viele. Gut ist m.E. eine Mischung von beidem. So werden Prozesse effizient bearbeitet und der Mitarbeiter wird andererseits aber auch gefordert und kann seine Kreativität einbringen.

Routinetätigkeiten haben Vorteile

Die Vorteile von Routinetätigkeiten im Unternehmen sind:

  • rational, da Aufgaben, Probleme und Fragestellungen immer nach dem selben Schema bearbeitet werden
  • effektiv, da auch der Einsatz der Mittel über die Zeit optimiert wurde
  • verlässlich, da auch der Kunde darauf vertrauen kann, dass sein „Vorgang“ entsprechend bearbeitet wird
  • wenig fehleranfällig, da die Mitarbeiter durch die häufige Wiederholung Übung haben im Bearbeiten der Aufgabe
  • bequem, da die Mitarbeiter nicht viel eigene Verantwortung tragen müssen

Bei Routinen in der öffentlichen Verwaltung spricht man dann eher von Bürokratie und dort kommen noch folgende Vorteile hinzu, die sich aber auch auf Unternehmen übertragen lassen:

  • gerecht, da sie vor der Willkür bei der Bearbeitung schützen
  • neutral, da in der Regel alle gleich behandelt werden

Bürokratie abschaffen?

Vor einigen Jahren wurde mal von einem Vorgesetzten an mich die Aufgabe herangetragen, im Unternehmen die Bürokratie abzuschaffen. Natürlich denkt man erst: „Ja, genau!“ Aber tatsächlich habe ich mich mit dieser Aufgabe sehr schwer getan, weil der Begriff „Bürokratie“ für mich schlecht zu fassen war. Außerdem gab es in diesem Unternehmen nur wenige Arbeitsanweisungen und Formulare.

Mit meiner heutigen Sichtweise würde ich, wenn so eine Aufgabe wieder mal auf mich zukommen würde, genau beim Vorstand hinterfragen, ob er wirklich will, dass im Unternehmen Routinetätigkeiten nicht mehr effektiv, effizient, verlässlich und gerecht erledigt werden, sondern jeder Fall einzeln geprüft und immer wieder anders bearbeitet werden soll.

Aber trotzdem lohnt es sich natürlich, die bestehenden Routinen in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und hinterfragen. Denn auch Routineabläufe müssen veränderten Gegebenheiten angepasst werden.

 


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Vertretungsregelung

Urlaub am Strand

Urlaubszeit ist Vertretungszeit.

Gibt es bei Ihnen eine entsprechende Vertretungsregelung? Diese sollte natürlich nicht nur bei Urlaub und Krankheit, sondern generell gelten. Ich empfehle Ihnen eine entsprechende Übersicht z.B. in Excel zu erstellen, damit jeder Kollege einfach erkennen kann, wer bei Abwesenheit des Hauptverantwortlichen für ein Thema zuständig ist.

  • In die 1. Spalte tragen Sie die Themengebiete ein.
  • In die 2. Spalte den Hauptverantwortlichen.
  • In die 3. Spalte den 1. Vertreter.
  • In die 4. Spalte den 2. Vertreter.
  • Ggf. tragen Sie in eine 5. Spalte Anmerkungen ein.

Denken Sie bitte daran, alle Themen- und Aufgabengebiete zu erfassen (also z.B. auch, wer den Geschirrspüler leert, wenn die Sekretärin Urlaub hat).

Ein Muster für die Übersicht zur Vertretungsregelung können Sie sich hier downloaden: Vertretungsregelung

 

Disziplinlosigkeit – wenn sich Mitarbeiter nicht an Anweisungen halten

Faust auf Tisch

Gestern habe ich mich mit einer Führungskraft unterhalten. Es ging um die Themen Arbeitsplatzorganisation und fehlende Struktur. Die Führungskraft bemerkte in Beisein einiger Mitarbeiter, dass in seiner Niederlassung eine gewisse Disziplinlosigkeit herrscht. Die Mitarbeiter haben dies nicht als Kritik, sondern als Tatsachenbeschreibung angenommen.

Sowohl Anweisungen aus der Zentrale, als auch von den Mitarbeitern selbst entwickelte Vereinbarungen werden oft nicht umgesetzt. Jeder arbeitet sehr individuell.

Beispiele:

  • Eigentlich hätte sich jeder Mitarbeiter schon längst die neue MSOffice-Version auf seinen Computer aufspielen sollen, aber es hat bisher kaum jemand getan.
  • Es gab Vereinbarungen zur Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk, aber die Dateien werden sehr unterschiedlich abgelegt, sodass inzwischen Chaos entstanden ist.
  • Auf den Schreibtischen stapeln sich die Papierberge und der Schreibtisch ist abends nicht leer.
  • Einige Prozesse und Fach-Anweisungen werden nicht umgesetzt.

Ich selbst habe in meinem Berufsleben schon häufig Arbeitsanweisungen geändert oder neu erstellt und später manchmal festgestellt, dass sie nicht oder anders umgesetzt wurden.

Was tun?

Das Wort Disziplinlosigkeit finde ich sehr hart. Ich würde erstmal versuchen, die Gründe herauszufinden, warum sich Mitarbeiter nicht an Anweisungen halten.

  • Haben überhaupt alle Mitarbeiter die Information erhalten, dass es eine neue Anweisung gibt? (war bei der neuen MSOffice-Version nicht der Fall)
  • Ist die Umsetzung zu schwierig oder zu zeitaufwändig? (die Mitarbeiter hatten Scheu davor, ein neues Software-Paket auf ihrem Computer alleine zu installieren, außerdem gab es keine Schulung, sodass sich jeder selbst mit den Neuerungen auseinandersetzen musste)
  • Lassen sich die Regelungen schlecht in das Tagesgeschäft integrieren? Sind sie zu umständlich? Oder passen sie nicht zu den Aufgabengebieten und Prozessen? (das traf auf die Fach-Anweisungen zu, da diese Niederlassung ein Nischen-Produkt anbietet, das nicht zu den Standard-Prozessen passt)
  • Haben die Mitarbeiter einen Vorteil davon, wenn sie die Anweisung umsetzen? (die Mitarbeiter sahen keinen Vorteil für sich, das Papier abends wegzuräumen und morgens wieder auszupacken)

Wenn man die Gründe für die Disziplinlosigkeit herausgefunden hat, kann man entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit der Umsetzungsgrad höher wird. Vielleicht muss aber auch mit dem Verfasser der Anweisung gesprochen werden, um eine Änderung zu bewirken.

Sollte es sich aber um gesetzliche Regelungen oder um Anweisungen handeln, die für die Sicherheit und den Fortbestand des Unternehmens wichtig sind, dann müssen diese natürlich eingehalten werden. Und dann sollte die Nicht-Einhaltung auch Konsequenzen für den Mitarbeiter haben.

 


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Neue Wege ausprobieren

Schild gewundene strasse

Sie haben doch sicherlich auch ein Navi im Auto? Seitdem wir eins haben, frage ich mich, ob sich das auf meinen Orientierungssinn negativ auswirken wird und ich mich zu sehr auf das Gerät verlassen werde. Außerdem frage ich mich, ob meine Kinder die Fähigkeit, Karten zu lesen und sich zu orientieren gar nicht mehr lernen werden. Oder werden sie diese Fähigkeit nicht mehr benötigen?

In den vergangenen Tagen habe ich zwei unterschiedliche Erfahrungen mit dem Navi gemacht.

An einem Tag habe ich mich zu sehr auf das Navi verlassen und mein Gehirn ausgestellt. Ich wollte vom Norden in den Süden Hannovers fahren. Man kann aber nicht am Kreuz Hannover-Ost von der A2 auf die A7 wechseln. Diese Baustelle gibt es schon seit mehreren Monaten und ich weiß das eigentlich auch. Trotzdem bin ich einfach losgefahren. Wenn ich kein Navi gehabt hätte, hätte ich mich auf meine Ortskenntnisse verlassen und wäre gleich einen anderen Weg gefahren. So hatte ich die Wahl zwischen einem langen Stau oder einem Umweg. Ich habe mich für den Umweg entschieden.

An einem anderen Tag hatte ich einen anderen Weg im Kopf, als der den das Navi angezeigt hat. Ich war überrascht, denn ich kenne die Strecke und die Gegend genau. Trotzdem bin ich dem Navi gefolgt, weil ich mir dachte, ich könnte ja mal einen anderen Weg, als den gewohnten ausprobieren. Und tatsächlich. Der Weg, den mir das Navi angezeigt hat, war der bessere, weil ich so ca. 6 Ampeln eingespart habe.

Warum erzähle ich Ihnen davon?

Ich bin überzeugt davon, dass es gut ist, im Leben immer mal wieder neue Wege auszuprobieren. Einfach die gewohnten Pfade zu verlassen. Vielleicht bekommt man einen guten Rat, vielleicht macht man einen Umweg, vielleicht steckt man auch mal fest und kommt nicht weiter. Aber vielleicht entdeckt man etwas Interessantes am Wegesrand oder findet einen neuen und besseren Weg. Dies läßt sich natürlich auch auf die Arbeitswelt übertragen.

  • Wann haben Sie sich das letzte Mal mit den Kollegen die Zeit genommen, zu analysieren, wie Sie arbeiten?
  • Wann haben Sie überprüft, ob die Routinetätigkeiten noch sinnvoll sind?
  • Passt Ihr Ablagesystem noch zu den Prozessen?
  • Wie verlaufen die Kommunikationswege?

 


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Checklisten für die Urlaubs- und Krankheitsvertretung

krank im Bett

In meinen Trainigs höre ich von den Teilnehmern oft, dass man vor dem Urlaub eine Übergabe der Aufgaben macht. Dabei werden die aktuellen Dinge durchgesprochen und geklärt, was der Vertreter in der Abwesenheit weiterverfolgen soll und was auch liegen bleiben kann.

Aber wie sieht es im Krankheitsfall aus?

Dann muss der Vertreter kurzfristig einspringen und nachvollziehen können, was gerade aktuell vom Kollegen bearbeitet wurde. Dies ist häufig sehr zeitaufwändig und ärgerlich.

Aber auch im Urlaub kann es passieren, dass plötzlich eine Aufgabe übernommen werden muss, die vorher nicht übergeben wurde. Daher empfehle ich Ihnen, sich die Mühe zu machen, Checklisten zu Ihren Aufgaben zu erstellen. Dabei geht es zum Einen um die täglichen Routinetätigkeiten, zum Anderen aber auch um wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben. Und das Gute daran: die Checklisten helfen nicht nur dem Vertreter, sich schneller einzuarbeiten, sondern dienen Ihnen selbst auch als Gedankenstütze.

Täglich etwas besser werden

gemeinsam zum Ziel

Mein Eindruck aus vielen Gesprächen mit Mitarbeitern verschiedener Unternehmen, Branchen und Hierarchien ist, dass immer wieder gemeckert wird, was alles schlecht läuft, aber im Grunde die Mitarbeiter es doch ganz gut finden, wenn sich nicht ständig etwas ändert. Beständigkeit und Routine gibt Sicherheit. Veränderungen verunsichern dagegen. Wenn die Verunsicherung sogar in Angst übergeht (z.B. Angst den Arbeitsplatz zu verlieren), dann kann das sehr lähmend wirken.

Kennen Sie auch den Spruch: „Wer sich nicht ändert, wird verändert.“?

Ein Unternehmen muss sich immer wieder den Marktgegebenheiten anpassen. Es müssen immer wieder neue Produkte entwickelt, neue Märkte und Kunden erschlossen, Trends beobachtet und der Wettbewerb analysiert werden. Wenn dies nicht passiert, dann verliert man immer mehr Kunden, verkauft immer weniger Produkte und muss immer wieder Mitarbeiter entlassen.

Für Sie selbst, aber auch für Ihr Unternehmen ist daher sehr wichtig, dass Sie immer besser werden – und zwar täglich! Dies ist auch unter dem Begriff „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) bekannt. Dahinter steckt eine detaillierte Vorgehensweise, die ich hier nicht näher erklären möchte. Es geht mir auch nicht darum, dass Sie aufwändige Projekte initiieren sollen (das können Sie aber natürlich trotzdem gerne tun) und Workshops zu diesem Thema einrichten (was aber trotzdem sinnvoll wäre). Ich möchte Ihnen heute einen Denkanstoß geben, um Sie dazu zumotivieren, in kleinen Schritten täglich etwas besser zu werden.

Stellen Sie sich doch einfach am Beginn des Arbeitstages folgende Frage:

Was machen Sie, um heute besser zu sein als gestern und was unternehmen Sie morgen, um dann besser zu sein, als heute?

 


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Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Hochseil balancieren

Heute möchte ich zwei Begriffe klären, die häufig verwechselt werden: Effektivität und Effizienz.

Einfach erklären kann man diese Begriffe wie folgt:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Wenn Sie effektiv arbeiten wollen, sollten Sie also Ihre Prioritäten überprüfen, damit Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Dies ist notwendig, um seinem Ziel (z.B. Projektziel) näher zu kommen.

Wenn Sie effizient arbeiten wollen, sollten Sie sich immer fragen, ob es nicht auch noch einfacher, schneller und kostengünstiger geht. Sie müssen also Prozesse verschlanken.

Wenn Sie also eine unwichtige Aufgabe sehr schnell erledigen, dann sind Sie effizient in der Bearbeitung der Aufgabe, aber nicht effektiv. Wenn Sie dagegen sich auf eine Aufgabe mit höchster Priorität beschäftigen, diese aber nur sehr umständlich und langsam erledigen, sind Sie effektiv aber nicht effizient.

Erst die Kombination von beiden Techniken macht Sie zu einem exellenten Office-Worker.

Wenn der Chef aus dem Urlaub zurück ist

Netzwerk

Wenn der Chef im Urlaub ist, können die Mitarbeiter viele Dinge selbst regeln. Aber es bleiben doch einige Dinge offen, bei denen man Rücksprache halten will. Am Besten gleich, wenn der Chef wieder aus dem Urlaub zurück ist. – So denken sicherlich alle Kollegen und jeder will der Erste sein.

Damit der Chef einen Überblick bekommt, welcher Mitarbeiter ihn zu welchem Thema sprechen will und somit Prioritäten setzen kann, empfehle ich Ihnen ein Formular in Papierform auszulegen bzw. als Datei auf dem Laufwerk zu speichern und elektronisch zu führen.

Folgende Spalten sollten Sie anlegen:

  • Datum (des Eintrags)
  • Thema/Projekt
  • Was zu klären ist
  • Mitarbeiter

Am ersten Arbeitstag des Chef sollte wie folgt vorgegangen werden:

  • Die Sekretärin, Assistentin oder der Vertreter legt die Liste vor.
  • Der Chef sollte festlegen, in welcher Reihenfolge er mit den Mitarbeitern sprechen will und dies dem Mitarbeitern auch mitteilen, sodass die sich darauf vorbereiten können.

Zahlen, Zahlen, Zahlen…

Excel-Berechnung

Erst heute habe ich es wieder in einem Coaching am Arbeitsplatz erlebt: einzelne Mitarbeiter erstellen bzw. pflegen umfangreiche Excel-Listen, um Übersichten und Auswertungen zu erstellen, die man nicht so einfach aus den bestehenden Systemen, wie z.B. SAP herausziehen kann. Dies kostet oft viel Zeit, da die Zahlen und andere Informationen manuell abgeschrieben werden müssen. Ich habe auch schon Fälle kennengelernt, wo Führungskräfte 30 Stunden pro Monat mit dem Erstellen von Zahlen-Übersichten verwenden.

Mein Tipp: hinterfragen Sie diese vielen Excel-Listen.

  • Wer ließt die Übersichten und Auswertungen eigentlich?
  • Was passiert dann weiter mit den Informationen (werden Maßnahmen daraus abgeleitet?)
  • Werden die Auswertungen immernoch benötigt? Oder wollten Sie nur für einen gewissen Zeitraum überwachen?
  • Müssen die Listen überhaupt tages-, wochen- oder monatsaktuell sein, oder würde ein seltener Rhythmus ausreichen?
  • Können die Informationen auch automatisch, z.B. über Berichte aus dem ERP-System, ausgewertet werden?
  • Können die Informationen auch aus dem ERP-System nach Excel exportiert werden?

Weniger ist oft mehr. Daher sollten Sie sich auf die wichtigsten Zahlen und Aussagen beschränken, statt viele Excel-Listen zu pflegen.

Posteingang: E-Mails in Unterordner verschieben oder nicht?

Eingangspostkorb

Manchmal wundere ich mich, wie selbstverständlich es geworden ist, 2000 E-Mails im Posteingang liegen zu haben. Wieso haben so viele Menschen nicht den Ehrgeiz, ihren E-Mail-Posteingang bis zum Abend zu leeren?

In Gesprächen hören ich immer wieder das Argument, dass man doch einfach nach einer Mail suchen kann, oder den Posteingang nach Absender sortieren. Da lohne sich doch die Mühe mit den Unterordnern nicht.

Aber wissen Sie wirklich immer, von wem die E-Mail mal verschickt wurde? Auch nach Monaten noch? Und stehen im Betreff auch immer die richtigen Begriffe, oder öffnen Sie dann nicht doch wieder jede Mail, bis Sie die Richtige gefunden haben?

Ich weiß, die E-Mails im Posteingang tun erstmal nicht weh. Bis dann irgendwann die Nachricht von der IT kommt, dass man Mails löschen soll, weil das Postfach zu voll ist. Aber vergleichen wir das mal mit dem Papier-Posteingang:

Würden Sie über Monate hinweg 2000 Blätter Papier in Ihrem Posteingangskörbchen lassen? Und erst wenn das Körbchen fast durchbricht die untersten 300 Blätter durchgehen, abheften oder wegwerfen?