Täglich etwas besser werden

gemeinsam zum Ziel

Mein Eindruck aus vielen Gesprächen mit Mitarbeitern verschiedener Unternehmen, Branchen und Hierarchien ist, dass immer wieder gemeckert wird, was alles schlecht läuft, aber im Grunde die Mitarbeiter es doch ganz gut finden, wenn sich nicht ständig etwas ändert. Beständigkeit und Routine gibt Sicherheit. Veränderungen verunsichern dagegen. Wenn die Verunsicherung sogar in Angst übergeht (z.B. Angst den Arbeitsplatz zu verlieren), dann kann das sehr lähmend wirken.

Kennen Sie auch den Spruch: „Wer sich nicht ändert, wird verändert.“?

Ein Unternehmen muss sich immer wieder den Marktgegebenheiten anpassen. Es müssen immer wieder neue Produkte entwickelt, neue Märkte und Kunden erschlossen, Trends beobachtet und der Wettbewerb analysiert werden. Wenn dies nicht passiert, dann verliert man immer mehr Kunden, verkauft immer weniger Produkte und muss immer wieder Mitarbeiter entlassen.

Für Sie selbst, aber auch für Ihr Unternehmen ist daher sehr wichtig, dass Sie immer besser werden – und zwar täglich! Dies ist auch unter dem Begriff „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) bekannt. Dahinter steckt eine detaillierte Vorgehensweise, die ich hier nicht näher erklären möchte. Es geht mir auch nicht darum, dass Sie aufwändige Projekte initiieren sollen (das können Sie aber natürlich trotzdem gerne tun) und Workshops zu diesem Thema einrichten (was aber trotzdem sinnvoll wäre). Ich möchte Ihnen heute einen Denkanstoß geben, um Sie dazu zumotivieren, in kleinen Schritten täglich etwas besser zu werden.

Stellen Sie sich doch einfach am Beginn des Arbeitstages folgende Frage:

Was machen Sie, um heute besser zu sein als gestern und was unternehmen Sie morgen, um dann besser zu sein, als heute?

 


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Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Hochseil balancieren

Heute möchte ich zwei Begriffe klären, die häufig verwechselt werden: Effektivität und Effizienz.

Einfach erklären kann man diese Begriffe wie folgt:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Wenn Sie effektiv arbeiten wollen, sollten Sie also Ihre Prioritäten überprüfen, damit Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Dies ist notwendig, um seinem Ziel (z.B. Projektziel) näher zu kommen.

Wenn Sie effizient arbeiten wollen, sollten Sie sich immer fragen, ob es nicht auch noch einfacher, schneller und kostengünstiger geht. Sie müssen also Prozesse verschlanken.

Wenn Sie also eine unwichtige Aufgabe sehr schnell erledigen, dann sind Sie effizient in der Bearbeitung der Aufgabe, aber nicht effektiv. Wenn Sie dagegen sich auf eine Aufgabe mit höchster Priorität beschäftigen, diese aber nur sehr umständlich und langsam erledigen, sind Sie effektiv aber nicht effizient.

Erst die Kombination von beiden Techniken macht Sie zu einem exellenten Office-Worker.

Wenn der Chef aus dem Urlaub zurück ist

Netzwerk

Wenn der Chef im Urlaub ist, können die Mitarbeiter viele Dinge selbst regeln. Aber es bleiben doch einige Dinge offen, bei denen man Rücksprache halten will. Am Besten gleich, wenn der Chef wieder aus dem Urlaub zurück ist. – So denken sicherlich alle Kollegen und jeder will der Erste sein.

Damit der Chef einen Überblick bekommt, welcher Mitarbeiter ihn zu welchem Thema sprechen will und somit Prioritäten setzen kann, empfehle ich Ihnen ein Formular in Papierform auszulegen bzw. als Datei auf dem Laufwerk zu speichern und elektronisch zu führen.

Folgende Spalten sollten Sie anlegen:

  • Datum (des Eintrags)
  • Thema/Projekt
  • Was zu klären ist
  • Mitarbeiter

Am ersten Arbeitstag des Chef sollte wie folgt vorgegangen werden:

  • Die Sekretärin, Assistentin oder der Vertreter legt die Liste vor.
  • Der Chef sollte festlegen, in welcher Reihenfolge er mit den Mitarbeitern sprechen will und dies dem Mitarbeitern auch mitteilen, sodass die sich darauf vorbereiten können.

Zahlen, Zahlen, Zahlen…

Excel-Berechnung

Erst heute habe ich es wieder in einem Coaching am Arbeitsplatz erlebt: einzelne Mitarbeiter erstellen bzw. pflegen umfangreiche Excel-Listen, um Übersichten und Auswertungen zu erstellen, die man nicht so einfach aus den bestehenden Systemen, wie z.B. SAP herausziehen kann. Dies kostet oft viel Zeit, da die Zahlen und andere Informationen manuell abgeschrieben werden müssen. Ich habe auch schon Fälle kennengelernt, wo Führungskräfte 30 Stunden pro Monat mit dem Erstellen von Zahlen-Übersichten verwenden.

Mein Tipp: hinterfragen Sie diese vielen Excel-Listen.

  • Wer ließt die Übersichten und Auswertungen eigentlich?
  • Was passiert dann weiter mit den Informationen (werden Maßnahmen daraus abgeleitet?)
  • Werden die Auswertungen immernoch benötigt? Oder wollten Sie nur für einen gewissen Zeitraum überwachen?
  • Müssen die Listen überhaupt tages-, wochen- oder monatsaktuell sein, oder würde ein seltener Rhythmus ausreichen?
  • Können die Informationen auch automatisch, z.B. über Berichte aus dem ERP-System, ausgewertet werden?
  • Können die Informationen auch aus dem ERP-System nach Excel exportiert werden?

Weniger ist oft mehr. Daher sollten Sie sich auf die wichtigsten Zahlen und Aussagen beschränken, statt viele Excel-Listen zu pflegen.

Posteingang: E-Mails in Unterordner verschieben oder nicht?

Eingangspostkorb

Manchmal wundere ich mich, wie selbstverständlich es geworden ist, 2000 E-Mails im Posteingang liegen zu haben. Wieso haben so viele Menschen nicht den Ehrgeiz, ihren E-Mail-Posteingang bis zum Abend zu leeren?

In Gesprächen hören ich immer wieder das Argument, dass man doch einfach nach einer Mail suchen kann, oder den Posteingang nach Absender sortieren. Da lohne sich doch die Mühe mit den Unterordnern nicht.

Aber wissen Sie wirklich immer, von wem die E-Mail mal verschickt wurde? Auch nach Monaten noch? Und stehen im Betreff auch immer die richtigen Begriffe, oder öffnen Sie dann nicht doch wieder jede Mail, bis Sie die Richtige gefunden haben?

Ich weiß, die E-Mails im Posteingang tun erstmal nicht weh. Bis dann irgendwann die Nachricht von der IT kommt, dass man Mails löschen soll, weil das Postfach zu voll ist. Aber vergleichen wir das mal mit dem Papier-Posteingang:

Würden Sie über Monate hinweg 2000 Blätter Papier in Ihrem Posteingangskörbchen lassen? Und erst wenn das Körbchen fast durchbricht die untersten 300 Blätter durchgehen, abheften oder wegwerfen?

Was ist eine Salutogene Geschäftsprozessanalyse?

Saluto

Die Salutogene Geschäftsprozessanalyse (SalutoGPA) ist ein Instrument zur Erhebung von Ressourcen und Belastungen zur motivations- und gesundheitsförderlichen Arbeitsgestaltung und wurde im Rahmen eines Projektes von Dr. Elisabeth Wienemann am Institut für interdisziplinäre Arbeitswissenschaft entwickelt.

Die SalutoGPA ist ein Ansatz zur

  • gesundheitsförderlichen Arbeitsgestaltung
  • beteiligungsorientierten Erhebung von
  • a) Ressourcen – und positiven Herausforderungen sowie
  • b) Problem- und Belastungsbereichen in der Arbeitssituation
  • Herausarbeitung von Entwicklungs- und Lösungsideen durch die Beschäftigten als Experten ihrer Arbeit

Ziele der SalutoGPA:

  • Verstärkung der vorhandenen gesundheitsförderlichen Ressourcen von Personen und Organisationen
  • Abbau von Gesundheit gefährdenden Belastungen
  • Gestaltung von Arbeit, die gesund erhält
  • Sicherung von Gesundheit und Motivation der Mitarbeiter über alle beruflichen Phasen bis zur Rente

Mich hat dieser Ansatz angesprochen, weil aus einem anderen Blickwinkel heraus Prozesse verbessert werden. Es geht nicht nur um die Frage, wie alle noch effizienter arbeiten können, sondern was von den Mitarbeitern als belastend und was als motivierend bewertet wird.


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