Einführung eines betrieblichen Vorschlagswesens

Sinn und Zweck eines betrieblichen Vorschlagswesens

Verbesserungsvorschläge tragen dazu bei, dass Mitarbeiter aktiv in die Gestaltung der Arbeitsprozesse und der Unternehmensentwicklung einbezogen werden. Das Unternehmen will damit das unternehmerische Denken aller Mitarbeiter fördern, die Kreativitätspotenziale der Mitarbeiter besser nutzen, ein innovationsfreudiges Klima schaffen und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen verstärken.

 

Was ist ein Verbesserungsvorschlag?

Ein Verbesserungsvorschlag ist eine Idee, die nutzbringend für die Firma umgesetzt werden kann. Dabei geht es vor allem um 3 Schwerpunkte:

  1. Serviceverbesserung
  2. Optimierung der Wirtschaftlichkeit/Kosten
  3. Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Verbesserung der Arbeitstechnik

Aus meiner Erfahrung ist es wichtig, dass Sie bei der Einführung eines betrieblichen Vorschlagswesens diese drei Schwerpunkte besonders herauszustellen. Es kann sonst passieren, dass die Mitarbeiter Ideen einreichen, die weit vom Sinn des Vorschlagswesens entfernt sind.

 

Wie kann der Verbesserungsvorschlag vom Mitarbeiter eingereicht werden?

Eine Verbesserungsidee sollte immer schriftlich eingereicht werden. Aber es ist Ihnen überlassen, ob Sie dafür ein Formular einsetzen, oder es formlos gestalten. Beides hat seine Vor- und Nachteile. Die formlose Möglichkeit hat den Vorteil, dass die Hürde sehr gering ist. Auch wenn die Verbesserungsidee vom Mitarbeiter noch nicht bis ins Detail ausgefeilt ist, kann sie bei Ihnen bereits eingereicht werden. Es wird aber dann im Anschluss wahrscheinlich notwendig sein, in einem Gespräch mit dem Mitarbeiter weitere Punkte zu erarbeiten. Mit Hilfe eines Formulars bringen Sie den Ideengeber dagegen dazu, bereits weitergehende Angaben zu machen, wie z.B. zur Höhe der erwarteten Kostenersparnis. Dies könnte aber auch wiederum ein Grund sein, dass die Mitarbeiter ihre Ideen gar nicht erst einreichen, da sie mit solchen Angaben überfordert sind.

Außerdem ist es aus meiner Erfahrung wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Ideen direkt in einen entsprechenden Briefkasten oder bei dem zuständigen Kollegen einreichen. Wenn die Mitarbeiter ihre Vorschläge dagegen über ihre Führungskraft einreichen müssen, dann besteht die Gefahr, dass diese Verbesserungsideen nie oder stark verändert bei Ihnen ankommen.

 

Prämien

Ein guter Verbesserungsvorschlag, mit dem tatsächlich der Service verbessert, die Kosten gesenkt oder Abläufe vereinfacht werden können, sollten prämiert werden. Dies erhöht den Anreiz, Ideen einzureichen. Solange sich der Effekt tatsächlich in Euro bemessen lässt ist dies recht einfach. Wie Sie allerdings Vorschläge prämieren, bei denen sich der Effekt nicht so einfach in Geld ausdrücken lässt, das müssen Sie genau durchdenken und mit dem Betriebsrat verhandeln.

Und damit sind wir schon beim nächsten Punkt:

 

Betriebsvereinbarung

Wenn Sie ein betriebliches Vorschlagswesen einführen möchten, dann müssen Sie darüber mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung abschließen. Ich stelle Ihnen hier einen Mustertext zur Verfügung, den Sie an Ihre Bedürfnisse und Regelungen anpassen können.

 

Den Mustertext erläutere ich in diesem Video:

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Um die Datei herunterzuladen einfach auf den folgenden Button klicken:

Die Cornell-Methode

Kennen Sie schon die Cornell-Methode?

Es ist eine einfache Möglichkeit, Notizen zu Besprechungen, Kundengesprächen oder Webinaren zu strukturieren.

Das Blatt Papier ist dabei in verschiedene Bereiche aufgeteilt:

  • In der Überschrift nennen Sie das Thema der Besprechung, das Datum und ggf. den Projektnamen.
  • Im Hauptteil haben Sie rechts einen großen Bereich für Ihre unstrukturierten Notizen und links die Möglichkeit Hauptgedanken und Fragen zu notieren. Orientieren Sie sich dabei einfach an den klassischen W-Fragen: Wer, wann, wie, wo, weshalb?
  • Im unteren Teil schreiben Sie dann eine kurze Zusammenfassung der Besprechung, bzw. Kundengespräch oder Webinar.

Die Methode erkläre ich in diesem Video:

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Die Vorlagen stelle ich Ihnen hier zum Download zur Verfügung:

Im DIN A4-Format:

Im DIN A5-Format:

Wie Sie E-Mails rechtssicher archivieren

Mail

In meinen Blog-Artikeln geht es immer mal wieder um den E-Mail-Posteingang. Ich empfehle immer, sich Gedanken zu machen, wie lange man Mails aufheben will und welche Mails gelöscht werden können, damit das Postfach übersichtlich bleibt.

Grundlage dafür ist allerdings, dass seitens der IT-Abteilung eine entsprechende elektronische Archivierung der E-Mails erfolgt. Denn aus meiner Sicht kann und darf das Unternehmen die Verantwortung dafür nicht den jeweiligen Sachbearbeitern und Abteilungsleitern überlassen, sondern sollte dieses Thema grundsätzlich in der IT-Abteilung klären.

Nun ist dieses Thema leider nicht ganz einfach und die Dinge ändern sich auch. Ich kann nun wirklich nicht behaupten, dass ich Spezialistin in diesem Bereich und immer auf dem aktuellen Stand bin.

Daher möchte ich in diesem Artikel auf Quellen verweisen, die dies besser können. Wobei ich ausdrücklich darauf hinweise, dass ich nicht für die Inhalte verantwortlich bin.

 

Bitkom -Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. hat auf seiner Webseite (https://www.bitkom.org/ ) einige Leitfäden und weitere Publikationen veröffentlicht. Folgende Dokumente finde ich interessant:

10 Merksätze zur E-Mail-Archivierung

10 Merksätze für elektronische Rechnungen

10 Merksätze zur elektronischen Archivierung

 

Natürlich gibt es auch Software-Anbieter für entsprechende Lösungen. Diese veröffentlichen auch auf Ihrer Webseite entsprechende Leitfäden. Geben Sie einfach z.B. bei Google in die Suchmaske „Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung“ ein und Sie werden eine große Auswahl erhalten.

 

 

Etikettendruck im Vergleich

etikett_bedruckbar_boegen

In diesem Jahr habe ich verschieden Online-Anwendungen von unterschiedlichen Etikett-Herstellern getestet. Heute möchte ich diese insgesamt vergleichen.

Folgende Anwendungen haben ich getestet:

Easy Print von Avery Zweckform: zu den Beiträgen hier klicken

Easy Print von Leitz: zu den Beiträgen hier klicken

Elba Print von Elba: zu den Beiträgen hier klicken

print@web von Sigel: zu den Beiträgen hier klicken

Es ging mir bei den Tests nicht nur um die Online-Anwendung und deren Benutzung, sondern auch um den Vergleich zu den Möglichkeiten von Word bzgl. des Etikettendrucks.

 

Etikettendruck mit Word

In Word habe ich die Möglichkeit, Etiketten nach meinen Vorstellungen zu gestalten, als Vorlage zu speichern und sie zu drucken. Im Menü stehen mir dafür eine Vielzahl an Etiketten der üblichen Hersteller zur Verfügung, sodass ich nicht selbst eine Tabelle mit den genauen Maßen erstellen muss, sondern ganz bequem das richtige Raster erstellen kann.

Sie kennen diese Funktion noch nicht? Dann schauen Sie sich dieses Video an: Wie Sie Adressetiketten drucken

Mein Hauptkritikpunkt an dieser Funktion ist, dass ich nicht einfach ein einzelnes Etikett auswählen kann, das ich drucken möchte. Ich muss in der Tabelle alle nicht benötigten Inhalte löschen, bis das Etikett auf der richtigen Position übrig bleibt. Es gibt zwar auch die Möglichkeit, ein einzelnes Etikett zu drucken. Dafür muss ich die Reihe und Spalte festlegen, aber in dieser Funktion kann ich auf meinem Etikett nur Text einfügen und nicht z.B. mein Firmenlogo. Außerdem steht keine Druckvorschau zur Verfügung.

 

Meine Erwartungen an Online-Anwendungen für den Etikettendruck

Wenn ich nun eine spezielle Anwendung zur Gestaltung meiner Etiketten nutzen möchte, dann erwarte ich zusätzliche Funktionen, die über die Möglichkeiten von Word hinausgehen.

Meine Erwartungen waren:

  • intuitive Benutzung der Online-Anwendung
  • einfache Gestaltung des Etiketts
  • verschiedene Schriftarten stehen zur Verfügung
  • verschiedene Formen können eingefügt werden
  • ich kann die Farben anpassen
  • ich kann die Elemente frei positionieren
  • es gibt verschiedene Vorlagen/fertige Designs, die für das Büro geeignet sind
  • das erstellte Etikett kann als Vorlage in meinem Dateiverzeichnis abgelegt werden
  • beim Drucken kann ich bestimmen, welches Etikett auf dem Bogen gedruckt werden soll

 

Der Sieger aus meinem Vergleich

Ich möchte ausdrücklich betonen, dass ich nichts daran verdiene, wenn ich jetzt hier einen Anbieter empfehle. Außerdem handelt es sich um meinen ganz persönlichen Eindruck, der von anderen Personen abweichen kann.

Mein Favorit ist ganz klar Easy Print von Avery Zweckform. Meine Erwartungen wurden hier erfüllt. Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • es ist die einzige Anwendung, bei der ich bestimmen kann, welche Etiketten auf dem Bogen bedruckt werden sollen
  • es gibt viele Design-Vorlagen, die für das Büro geeignet sind und sich farblich anpassen lassen
  • es werden Anwendungsbeispiele für einzelne Etiketten gezeigt, die mich erst auf die Idee gebracht haben, dass ich Etiketten nicht nur für Adressen und Ordnerbeschriftungen verwenden kann

Dennoch werde ich auch in Zukunft ganz normale Adressetiketten mit Word erstellen. Nur wenn ich ein besonderes Design einsetzen möchte, werde ich die Online-Anwendung von Avery Zweckform nutzen, da mir die Design-Vorlagen die Arbeit erleichtern.


Aber schauen Sie sich in Ruhe alle Anwendungen an und vergleichen selbst. Ihre Erfahrungen können Sie gerne als Kommentar zu diesem Artikel einfügen. Ich bin gespannt.

print@web von Sigel: Etikett drucken

etikett-mit-sigel

Wie man ein Etikett gestalten kann mit der Online-Anwendung von Sigel habe ich bereits gezeigt. Das Etikett dann als Vorlage zu speichern und wieder aufzurufen hat auch gut funktioniert.

Nun wollte ich das Etikett drucken. Aber leider hat meine Geduld nicht ausgereicht um zu warten, bis das PDF-Dokument erstellt wurde (ich hielt es nicht für angemessen, länger als 10 min. zu warten).

In dem folgenden Video gebe ich darüber hinaus noch ein Fazit zu der Anwendung print@web ab.

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Wenn Sie diese Anwendung erfolgreich nutzen und es Ihnen gelungen ist, ein PDF-Dokument zu erhalten, das Sie ausdrucken können, dann schreiben Sie dies bitte in einen Kommentar. Vielleicht mache ich ja auch etwas falsch? Ich bin für jeden Hinweis dankbar.

print@web von Sigel: Der Visitenkartenassistent

etikett-mit-sigel

Wie man ein Etikett mit der Online-Anwendung von Sigel gestalten kann, habe ich in einem vorhergehenden Beitrag gezeigt. Nun war ich auf den Visitenkartenassistenten neugierig.

Um das gleich vorweg zu nehmen: ich bin nicht zufrieden. Einerseits gefallen mir die Gestaltungsmöglichkeiten nicht (sind zu eingeschränkt) und andererseits ist es mir nicht gelungen eine Druckdatei zu erzeugen. Auf ein Blick in die Hilfe bzw. dem entsprechenden Handbuch zur Anwendung konnte nicht weiterhelfen.

Aber sehen Sie selbst:

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Wer weiß, was ich falsch gemacht habe und wie es richtig geht, der schreibt bitte einen Kommentar zu diesem Artikel. Danke.

print@web von Sigel: Etikettenvorlage speichern

etikett-mit-sigel

Im vorhergehenden Video-Beitrag habe ich gezeigt, wie man ein Etikett nach seinen eigenen Vorstellungen gestalten kann. In diesem Video zeige ich, wie Sie diese Etikett-Vorlage speichern und später wieder aufrufen können.

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print@web von Sigel: Etikett gestalten

etikett-mit-sigel

Mit der Online-Anwendung von Sigel „print@Web“ können Etiketten gestaltet werden. Dafür benötigt man natürlich wieder die Produktnummer, die z.B. auf dem Karton der Etiketten steht.

Dann kann es auch schon losgehen. Man kann Text einfügen (die Auswahl an Schriftarten ist allerdings auf 4 begrenzt), mit Rechtecken, Kreisen und Strichen selbst ein Muster gestalten oder auch Cliparts und eigene Fotos einfügen. Die Auswahl der Cliparts halte ich allerdings nicht fürs Büro geeignet, sondern eher für den privaten Bereich.

Sie können auch Seriendruckelemente einfügen.

In dem folgenden Video führe ich Ihnen vor, wie ich ein Etikett gestalte.

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Mit Wordvorlagen von Sigel Etiketten bedrucken

sigel-wordvorlagen

Ich habe ja bereits Online-Möglichkeiten für den Etikettendruck von verschiedenen anderen Herstellern vorgestellt. Heute geht es um Sigel. Im Menüpunkt „Software & Downloads“ werden Wordvorlagen zum Bedrucken von Sigel-Etiketten zur Verfügung gestellt.

Zum Service hier klicken: Wordvorlagen

Die Vorlage funktioniert wie erwartet. Mehr dazu in diesem Video:

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Im Video gebe ich den Hinweis, dass man die Vorlagen nicht unbedingt benötigt, sondern das Raster auch in Word erstellen kann. Wie das geht erkläre ich in diesem älteren Beitrag: Adressetiketten mit Word drucken

Es gibt aber auch von Sigel eine Online-Anwendung für die Gestaltung von Etiketten. Diese stelle ich in den nächsten Blog-Artikeln vor.

Adventskalender – jeden Tag einen Tipp für mehr Effizienz im Büro

adventskalender-2016

Das hat es so bei mir noch nicht gegeben!

Dieses Jahr schenke ich Ihnen einen Adventskalender.

Hinter jedem Türchen verbirgt sich ein Tipp, mit dem Sie sich und Ihren Arbeitsplatz besser organisieren können. Diese Tipps sind praxisnah und sofort umsetzbar.

Deine Chance

Vielleicht lesen Sie schon seit einiger Zeit meine Blog-Artikel oder sehen sich meine Videos auf dem YouTube-Kanal an.

Wie viel haben Sie davon bereits umgesetzt?

Ist Ihr Schreibtisch aufgeräumt? Der Mail-Posteingang leer?

Haben Sie Ihre aktuellen Aufgaben im Blick und geplant?

Fühlen Sie sich dabei ertappt, dass Sie sich schon oft vorgenommen haben, meine Tipps umzusetzen, aber es dann doch immer wieder vor sich her geschoben haben?

Dann ist dieser Adventskalender genau richtig für Sie!

Nehmen Sie ihn als Anlass und Motivationshilfe, jeden Tag ein bisschen besser zu werden.

Ich zeige Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten

  • Mehr Ordnung
  • Mehr Zeit
  • Mehr Zufriedenheit

erreichen.

Außerdem schenke ich Ihnen am 06. und 24. jeweils einen Gutschein, mit dem Sie beim Kauf zwei meiner digitalen Produkte Geld sparen.

Melden Sie sich bitte hier mit Ihrer Mail-Adresse an. Dann erhalten Sie von mir kostenlos vom 01. bis zum 24.12.2016 jeden Tag einen Organisationstipp per Mail direkt in Ihr Postfach.

Da heute der 1. Dezember ist, kann man sich nicht mehr für den diesjährigen Adventskalender anmelden. Aber ich werde sicherlich nächstes Jahr wieder einen einrichten.