Zeit zum Aufräumen: Zeitschriften

zeitschriftenstapel

Wir haben gerade Urlaubszeit. Die Sonne scheint und vielleicht ist dies die Zeit des Jahres, zu der es bei Ihnen am Arbeitsplatz etwas ruhiger ist. Jetzt haben Sie Zeit für die Aufgaben, die Sie schon immer mal machen wollten. Vielleicht gehört ja auch das Aufräumen des Büros dazu.

Beginnen Sie doch einfach bei den Zeitschriften.

  • Nehmen Sie sich den Stapel der Zeitschriften vor, die Sie noch lesen wollen.
  • Überfliegen Sie das Inhaltsverzeichnis und entscheiden Sie schnell, was für Sie interessant sein könnte.
  • Markieren Sie sich die entsprechenden Seiten, um sie dann später zu scannen bzw. zu kopieren.
  • Schauen Sie dann in Ihre Schränke und Sideboards.
  • Wenn Sie dort auch Zeitschriften gestapelt haben, dann gehen Sie diese Exemplare auch noch durch. Ich denke viele davon sind nicht mehr aktuell, sodass Sie sie einfach entsorgen können.
  • Falls es ein Zeitschriftenarchiv in Ihrer Abteilung gibt, legen Sie dort die nicht mehr benötigten Zeitschriften ab, ansonsten geben Sie die Zeitschriften ggf. an die Kollegen weiter.
  • Fragen Sie sich aber auch, ob Sie die Zeitschrift überhaupt benötigen. Falls nein: diskutieren Sie in der nächsten Abteilungsrunde, ob die Zeitschrift weiter abonniert werden soll, oder abbestellt werden kann.

Viel Spaß dabei!

Urlaubsvertretung vorbereiten

Urlaub am Strand

Die Sommerferien stehen vor der Tür. Vielleicht auch Ihr Sommerurlaub? Oft wird es in den letzten Tagen vor dem Urlaubsbeginn etwas stressig: Sie wollen noch die letzten Aufgaben erledigen und alles auf dem Weg bringen, sodass Sie mit einem guten Gewissen wegfahren können. Beginnen Sie ruhig ein paar Tage früher.

  • Schalten Sie Ihren Vertreter für Ihren elektronischen Posteingang frei (so muss der Absender einer E-Mail diese nicht mehrmals versenden).
  • Leeren Sie Ihren Posteingang, sodass Ihr Vertreter einfacher erkennen kann, welches die neu eingegangenen Mails sind.
  • Erklären Sie Ihrem Vertreter, wie Sie die Unterordner in Ihrem Posteingang organisiert haben.
  • Legen Sie gemeinsam fest, welche Mails in Ihrer Abwesenheit bearbeitet werden sollen und welche liegen bleiben können, bis Sie wieder zurück sind.
  • Erläutern Sie Ihre Papierablage (Ordner, Hängemappen, Körbe etc.).
  • Schauen Sie auch gemeinsam auf die Dateiablage, sodass Ihr Vertreter im Bedarfsfall schnell Informationen finden kann.
  • Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Themen und machen Sie Notizen, wie der Stand der Dinge dazu aktuell ist und was Ihr Vertreter in Ihrer Abwesenheit dazu erwarten kann.
  • Aktivieren Sie am letzten Tag den Abwesenheitsassistenten und schalten Ihr Telefon auf den Vertreter um.
  • Blocken Sie den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub in Ihrem Kalender und vereinbaren Sie mit Ihrem Vertreter, wann Sie sich an diesem Tag für die Übergabe zusammen setzen.

Letzter Tipp: erholen Sie sich gut im Urlaub 🙂

 

Unbeliebt, aber wichtig: Telefonstandards

Telefonschnur

Wenn ich im Rahmen meiner Trainings die Teilnehmer am Arbeitsplatz besuche, achte ich auch auf das Telefonverhalten. Für mich ist es z.B. selbstverständlich, dass nach dem 3. Klingeln jemand ans Telefon geht. Leider erlebe ich auch als Anrufer in den verschiedenen Unternehmen etwas anderes. Es klingelt und klingelt und klingelt…

Wenn ich dieses Thema anspreche, dann höre ich häufig, dass man doch im Anrufspeicher des Telefons erkennen kann, wer angerufen hat und derjenige wird dann auch zurückgerufen. Somit muss man doch nicht das Telefon umstellen.

Ich bin da ganz anderer Meinung. Als Anrufer finde ich es einfach angenehm, mit einer Person sprechen zu können. So kann ich nützliche Informationen bekommen, wie z.B. wann die Person, die ich erreichen wollte, wieder am Platz ist. Oder ich kann vielleicht eine Nachricht hinterlassen.

Aus meiner Sicht sollten Sie folgende Standards z.B. in ein Office-Handbuch aufnehmen:

  • das Telefon darf nur max. 3 x klingeln
  • wenn jemand den Arbeitsplatz verlässt muss immer das Telefon auf einen Kollegen oder das Sekretariat umgestellt werden (auch wenn man nur mal kurz zum Kopierer geht)
  • bei externen Anrufern meldet man sich mit dem Unternehmensnamen und dem eigenen Namen
  • bei internen Anrufern meldet man sich mit dem Abteilungsnamen und dem eigenen Namen.

Abwesenheitsnotiz

Globus

Vielleicht machen Sie zu Ostern ein paar Tage Urlaub oder der Sommerurlaub steht bald an. Wie immer aktivieren Sie wahrscheinlich den Abwesenheitsassistenten. Aber was schreibt man in den Text?

Wenn es dazu eine Unternehmens- oder Abteilungsvorgabe gibt, dann verwenden Sie natürlich diese.

Ansonsten habe ich mal ein paar Beispiele zusammengetragen, die ich hier auch kommentiere:

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau xxxx (Durchwahl -xxx) oder Herrn xxxx (Durchwahl -xxx). Eine automatische Weiterleitung Ihrer Nachricht erfolgt nicht.

Der Text ist insgesamt gut gelungen, mir fehlt aber noch ein Hinweis darauf, in welchen Fällen ich welchen Kollegen anrufen soll.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012.

Der Text ist zu kurz, da keinen Hinweis auf einen Vertreter gibt und es ist auch nicht klar, was mit den Mails passiert.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. Ich werde Ihre Nachricht schnellstmöglich nach meiner Rückkehr beantworten. Sollten Sie kurzfristig Informationen benötigen, so sprechen Sie bitte Frau xxxx unter xxxx/xxx-xx an oder schicken Sie Ihre Anfrage an xxx@musterfirma.de In dringenden Fällen rufen Sie mich gerne unter xxx(Handy-Nr.) an. Herzlichen Dank!

Mir gefällt, dass ich die Vertreterin sowohl telefonisch, als auch per Mail erreichen kann. Aber will derjeniger wirklich im Urlaub auf dem Handy angerufen werden?

Hallo! Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin zur Zeit nicht erreichbar. Ihre Mails werden nicht weitergeleitet. Ich werde sie nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten.  In dringenden Fällen wenden Sie sich an das xxxbüro: xxx/xxxx-xx.

Hier fehlt der Hinweis, wann die Person wieder im Büro ist.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin im Urlaub und kehre am xx.xx. an meinen Arbeitsplatz zurück. Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen bin ich Mobil erreichbar. Mit freundlichen Gruß

Da die Angabe der Handy-Nr. fehlt, ist der Hinweis nur für „Insider“.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012.  
Bitte wenden Sie sich an den Verteiler xyz. Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten.

Da ein unternehmensinterner Verteiler genannt wurde, kann man sich als Externer an niemanden in dringenden Fällen wenden.

Guten Tag, ich bin z. Zt. nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder am Dienstag, xx.xx.2012. Bitte beachten Sie, dass ich keinen Zugriff auf meine E-Mails habe und Ihre Nachricht nicht automatisch weiter geleitet wird. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau xxx Tel.: xxx/xxx-xx oder xxx@musterfirma.de. Vielen Dank. Mit freundlichem Gruß

Guter Text, alles drin. Gutes Beispiel.

Ich werde ab  xx.xx.2012 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am xx.xx.2012. Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Mitarbeiterin Frau xxxx  Sie hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen Frau xxx unter nachstehender E-Mail-Adresse: xxx@musterfirma.de  Mit freundlichen Grüßen

Guter Text, sehr freundlich geschrieben. Mir fehlt aber noch die Telefon-Nr. der Vertreterin.

Sehr geehrte/r Absender/in, Sie erreichen mich wieder ab dem xx.xx.2012. Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meine Kolleginnen aus der Musterabteilung. Danke und Gruß

Leider fehlen hier die Kontaktdaten der Kolleginnen. Also nur unternehmensintern hilfreich.

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am xx.xx.12 wieder im Hause. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an mein Team.

Auch hier fehlen die Kontaktdaten der Kollegen. Also auch nur unternehmensintern hilfreich.

Sehr geehrte Damen und Herren, ich befinde mich voraussichtlich vom xx.xx.2012 bis einschließlich xx.xx.2012 nicht im Hause. Bitte beachten Sie, dass alle eingehenden E-Mails an Herr xxxx weiter geleitet werden. In dringenden Fällen senden Sie ihr Anliegen bitte an xxx@musterfirma.de. Telefonisch erreichen Sie Herrn xxx unter xxxx/xxx-xxx. Mit freundlichen Grüßen

Hier finde ich gut, dass ich als Absender darüber informiert werde, an wen die Mails weitergeleitet werden. Warum ich in dringenden Fällen dem Vertreter trotzdem nochmal meine Mail schicken soll, ist mir aber nicht klar.

Telefon-Notiz: alles klar?

Telefon

Wenn man seinen Arbeitsplatz verlässt, um z.B. in eine Besprechung zu gehen, sollte man sein Telefon auf einen Kollegen oder die Sekretärin umstellen. Wenn man dann an seinen Arbeitsplatz zurück kommt, findet man in der Regel ein paar Telefon-Notizen (entweder auf Papier oder als E-Mail im Posteingang).

Aber wie gut können Sie nun entscheiden, wen Sie zurückrufen? Ist bei der Telefon-Notiz immer alles klar?

Wenn man das Telefon für einen Kollegen übernimmt, sollte man einige Dinge nachfragen:

  • Name (lassen Sie sich den Namen ruhig buchstabieren, wenn Sie ihn nicht gleich verstehen)
  • Firma oder Abteilung
  • Telefon-Nr.
  • Grund des Anrufs (wichtig!!!)
  • wie dringend soll zurück gerufen werden? Wann ist die Person erreichbar?
  • oder meldet sich der Anrufer noch ein mal? Wenn ja: wann?

Leider beobachte ich immer wieder, dass der Grund des Anrufs nicht nachgefragt wird. Das ist aber eine wichtige Information, da man sich dann besser auf das Telefonat vorbereiten und einfacher über Prioritäten entscheiden kann.

 

Eine Abteilungsbibliothek aufbauen

Buch lesen

Wenn ich mir bei meinen Trainingsteilnehmern die Schränke und Sideboards ansehen, finde ich auch häufig eine Reihe an Fachbüchern und Prospekten. Ich frage dann immer, ob die Bücher nur für diese Person zugänglich sein muss, oder ob auch die Kollegen darauf Zugriff haben sollten. Oft sind die Bücher und Prospekte für alle interessant. Daher empfehle ich Ihnen eine Abteilungsbibliothek aufzubauen.

  • Sammeln Sie alle Bücher und falls relevant auch Prospekte von den einzelnen Arbeitsplätzen ein.
  • Entscheiden Sie, welche Bücher noch aktuell sind und ob evtl. neuere Auflagen bestellt werden sollten.
  • Schaffen Sie in einem zentralen Schrank ausreichend Platz für die Bücher (z.B. im Sekretariat oder auf dem Flur).
  • Hängen Sie an der Innenseite der Schranktür eine Ausleihliste aus, in der sich alle entsprechend eintragen (Ausleihliste Abteilungsbibliothek).
  • Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Abteilungsbibliothek.
  • Dieser Verantwortliche sollte sich eine Erinnerung in sein E-Mail-Programm eintragen, um z.B. alle 3 Monate zu überprüfen, ob die Bücher in einem angemessenen Zeitraum wieder zurückgebracht wurden.

Informationssicherheit: Paßwörter

Schlüssel

Auf der diesjährigen CeBIT geht es u.a. um das Thema Informationssicherheit. Dieses Thema umfasst viele Aspekte, auf die ich hier nicht im Einzelnen eingehen will. Ich nehme mir heute nur ein kleines Thema heraus: Paßwörter.

In meinen Trainings stelle ich oft die Frage, was geregelt wurde, falls jemand plötzlich krank wird. Wer kümmert sich dann um die E-Mails im Posteingang? Schließlich kann man in einem solchen Fall nicht mehr den Abwesenheitsagenten aktivieren. Gut, wenn die Person nur 1 oder 2 Tage krank ist, wird evtl. noch nicht viel passieren, aber was ist, wenn die Person länger krank ist? Oft höre ich dann, dass das Paßwort an den Vertreter weitergegeben wird. Davon kann ich nur abraten!

Es gibt eine andere gute Möglichkeit: schalten Sie Ihren Posteingang grundsätzlich für Ihren Vertreter frei. So kann Ihr Vertreter auch bei Krankheit auf Ihren Posteingang zugreifen und wichtige E-Mails bearbeiten.

Also: bitte nicht Paßwörter weitergeben oder unter die PC-Tastatur kleben!

Stellvertretung regeln

gespräch

Wenn ich mit meinen Trainingsteilnehmern über das Thema Stellvertretung spreche, dann höre ich häufig, dass ja alles geregelt ist, da man vor dem Urlaub eine Übergabe macht und während des Urlaubs der Abwesenheitsagent aktiviert wird, wo der Vertreter genannt wird. Das ist grundsätzlich eine gute Regelung, aber was passiert bei plötzlicher Krankheit? Wer kümmert sich dann um den elektronischen Posteingang? Findet der Vertreter sich dann auch noch ohne Übergabe in den Unterlagen zurecht? Das Thema Stellvertretung ist für mich so wichtig, dass man es meiner Meinung nach eindeutig regeln sollte. Dazu gehört, dass Sie folgende Punkte schriftlich festhalten:

  • Wer vertritt wen?
  • Durchführung einer Übergabe vor und nach dem Urlaub
  • Was wird von dem Vertreter erwartet (er kann ja nicht den anderen Arbeitsplatz vollständig übernehmen)?
  • Wie lautet der Text der Abwesenheitsmitteilung?
  • Freischaltung des Posteingangs und Kalenders für den Vertreter
  • Wie macht der Vertreter kenntlich, welche E-Mails während der Abwesenheit bearbeitet wurden?

Außerdem sollte natürlich die Papier- und Dateiablage leicht verständlich sein.

Diese Regelungen sollte auch Teil des Office-Handbuchs sein.

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Informationsfluss: geregelt oder spontan?

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Heutzutage wird man in der Regel mit Informationen überschwemmt. Man erhält viele E-Mails und muss zwischen wichtig und unwichtig entscheiden. Man sitzt einerseits in vielen Besprechungen und bekommt manche Informationen nur „zwischen Tür und Angel“ oder über den Flurfunk mit.  Oft sagen mir Führungskräfte, dass eine regelmäßige Teambesprechung nicht notwendig ist, weil man doch so eng beieinander sitzt und viel miteinander redet und außerdem die Bürotür ja immer offen ist und die Mitarbeiter jederzeit reinkommen können, wenn sie Fragen haben.
Aber bekommen auf diesem Weg wirklich alle Mitarbeiter immer die wichtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt? Ich vermute: Nein.
Besser ist es, wenn Sie regelmäßig eine Teambesprechung durchführen. Themen könnten dabei sein:
• Neues vom Vorstand/Geschäftsführung
• Stand der Zielerreichung (falls Sie bestimmte Kennzahlen regelmäßig  monitoren)
• Jeder berichtet kurz über seine aktuellen Projekte und Aufgaben
• Ausblick auf die nächsten 2 Wochen: welche wichtigen Termine bzw. Aufgaben stehen an?

Wie häufig sollte eine Teambesprechung durchgeführt werden?

Es gibt mehrere mögliche Varianten. So könnten Sie sich z.B. alle 2 Wochen für ca. 1 Stunde treffen.  Oder es gibt 1x im Monat eine ausführliche Runde und wöchentlich eine kurze Besprechung im Stehen über ca. 20 min. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, sich jeden Morgen ca. 10-15 min. im Stehen zu treffen, um die wichtigsten Dinge für den Tag zu klären. Oder wenn die Abteilung etwas größer ist (z.B. 40 Mitarbeiter) und diese in 4 Teams aufgeteilt ist, dann könnte es 1x im Monat ein Treffen mit allen 40 Mitarbeitern geben, wo die Abteilungsleitung Neues vom Vorstand berichtet und den Stand der Zielerreichung vorstellt und alle 2 Wochen die Mitarbeiter über ihre aktuellen Projekte in den kleineren Teambesprechungen berichten und außerdem alle 2 Wochen die Abteilungsleitung sich mit den Teamleitern trifft.

Wie sollten diese Teambesprechungen organisiert sein?

Legen Sie den Besprechungsrhythmus fest und laden alle zu einem Serientermin für das ganze Jahr ein. Sie können eine Datei auf dem Teamlaufwerk als Themenspeicher hinterlegen, sodass jeder Mitarbeiter die Themen notieren kann, die aus seiner Sicht beim nächsten Treffen besprochen werden sollten. Wenn in der Teambesprechung Aufgaben an einzelne Mitarbeiter delegiert werden, dann führen Sie diese in einem Handlungsplan (z.B. eine Excel-Tabelle für das ganze Jahr). Und überlegen Sie sich, wie Sie sicherstellen wollen, dass auch die Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, die wichtigsten Informationen erhalten.


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