Neue Ablagestruktur auch beim "Tatort" ein Thema

Vielleicht haben Sie auch am Sonntag (29.01.12) den Tatort „Schmuggler“ in der ARD gesehen.

Dort hat eine neue Sekretärin die Papierablage neu sortiert. Vorher lagen alle Zeugenaussagen zu einem Fall direkt beim Fall. Sie hat die Ablagestruktur verändert, sodass die einzelnen Zeugenaussagen unter den Namen der Zeugen zu finden sind. Die Kommissare finden dieses neue System aber unpraktisch, da sie nun mehrere Ordner aus dem Regal ziehen müssen, um sich einen Überblick über den Fall zu verschaffen. Die Sekretärin hat durch ihr neues System zwar die Anzahl der Ordner verringern können, aber die Kommissare müssen mehr Zeit beim Suchen verwenden.

Was lernen wir daraus?

  1. Eine Sekretärin sollte nicht ohne Absprache mit den Kollegen die Ablagestruktur verändern (das gilt auch für Führungskräfte oder andere Kollegen – auch wenn es nur gut gemeint ist).
  2. Wichtig für den Aufbau einer sinnvollen Ablagestruktur ist die Frage, wie später nach den Informationen gesucht wird. (im Tatort: man wird sich wahrscheinlich in ein paar Jahren noch an den Fall, aber nicht an die Namen der einzelnen Zeugen erinnern, daher ist es besser, alle Zeugenaussagen zum Fall abzuheften)
  3. Manchmal ist es besser mehr Zeit für das Ablegen von Informationen zu verwenden, wenn später diese Informationen schneller gefunden werden können.

Was kann man tun, wenn eine Datei/Information in verschiedene Ordner passt?

  • in Papier: ein Blatt Papier in den anderen Ordner abheften mit dem Hinweis, wo das Original liegt (man muss nicht alles kopieren, sondern kann auch Schmierpapier dafür verwenden)
  • in Dateien: die Datei in einem Ordner ablegen und eine Verknüpfung zu dieser Datei in den anderen Ordner schieben.

 


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Suchen Sie noch, oder finden Sie schon?

Ordnerstruktur

Heute geht es um die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk. Wie sieht es da bei Ihnen aus? Müssen Sie immer wieder Dateien suchen, auch wenn Sie sie erst vor kurzem abgelegt haben? Oder gucken Sie schon gar nicht mehr auf das Teamlaufwerk, sondern speichern Ihre Dateien auf dem persönlichen Laufwerk, da Sie sie dort schneller finden?

Oft sehe ich auf dem Teamlaufwerken eine wilde Mischung aus verschiedenen Ordnern:

  • Ordner von Mitarbeitern, die schon seit 5 Jahren ausgeschieden sind
  • thematische Ordner
  • „Schriftverkehr“
  • „Sonstiges“
  • „Präsentationen“
  • „Word“
  • etc.

Oft ist die Ordnerstruktur organisch über die Jahre gewachsen. Meißtens findet man auch doppelte Ordner, oder Ordner mit gleichem Inhalt aber unterschiedlichem Namen. Letztendlich entsteht das, weil irgendwann jemand nicht wußte, wo er seine Datei ablegen soll und deshalb einfach einen neuen Ordner angelegt hat.

Es lohnt sich, die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk zu verbessern, denn dann können Sie eine echte Wissensbasis aufbauen, wo alle Mitarbeiter notwendige Informationen finden.

Mein Tipp: setzen Sie sich mit allen Mitarbeitern aus der Abteilung/dem Team zusammen und entwickeln gemeinsam eine neue Ablagestruktur. Nur so kann sich jeder einbringen und weiß hinterher auch, wo was abgelegt werden soll.

Oft erlebe ich, dass dabei herauskommt, dass die Mitarbeiter alle unterschiedlich arbeiten und jeder irgendwelche Vorlagen selbst erstellt hat, die die Kollegen gar nicht kennen, aber gut gebrauchen können. D.h. über das Thema  Ordnerstruktur ergeben sich auch häufig Diskussionen darüber, wie man arbeitet. Das kann sehr spannend werden…

Weitere Tipps zum Aufbau der Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk werde ich demnächst hier in meinem Blog einstellen.


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Buch

 

In meinem heutigen Beitrag geht es um Regelungen zur Arbeitsweise im Team.

Wann haben Sie sich das letzte Mal zurückgelehnt und sich Gedanken dazu gemacht, wie die Mitarbeiter im Team arbeiten? Noch nie? Das erlebe ich bei meinen Kunden häufig. Das Tagesgeschäft und die Projektarbeit gehen natürlich vor. Vielleicht haben Sie sich auch schon mal vorgenommen, die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk neu zu strukturieren und das Chaos aufzuräumen. Oder es ist Ihnen aufgefallen, dass der Text in der Abwesenheitsmitteilung bei jedem Mitarbeiter anders lautet. Liegen diese Themen bei Ihnen auf dem Stapel „das müsste ich mal angehen“ oder „das mache ich, wenn ich mal Zeit habe“?

Packen Sie’s an und erstellen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein Office-Handbuch!

Legen Sie Standards zur Arbeitsweise fest. Auch die vielen kleinen Dinge, die selbstverständlich scheinen. Hören Sie dabei auch auf die Meinung von neuen Mitarbeitern, denn für die ist es noch nicht so lange her, dass sie sich ins Team eingefügt haben.

Welche Themen so ein Office-Handbuch beinhalten sollte, erfahren Sie im weiteren Verlauf dieses Blogs.