Zeit sparen mit Textbausteinen

Keine Lust, immer alles selbst zu tippen? Keine Zeit, um einen Text zu formulieren?

„Ich habe das doch schon einmal geschrieben, aber wo ist die Datei?“

Kennen Sie das? Bei Briefen, Angeboten, Anschreiben oder Bestätigungen verwenden Sie eigentlich immer wieder den gleichen Text. Oder zumindest einige Varianten davon.

Statt immer wieder die Texte neu zu formulieren und zu tippen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie auf alte Texte zurückgreifen. Und wo finden Sie diese?

Machen Sie es so, wie viele meiner Trainingsteilnehmer und durchsuchen die Dateiablage nach passenden Texten? Das kostet viel Zeit und Nerven.

Viel schneller geht es mit Textbausteinen bzw. Schnellbausteinen, die Sie einmal abspeichern und dann immer wieder verwenden können. Wie Sie diese Texte hinterlegen und einfügen, erkläre ich in diesem Video:

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Schnelltabelle: Mit nur einem Klick eine fertige Tabelle in Word einfügen

Wenn Sie in Word eine Tabelle einfügen, ist sie erstmal sehr schlicht – Sie erhalten lediglich ein Tabellenraster.

Das Layout zu verändern, also die Überschriftenzeile in einer anderen Farbe zu hinterlegen und die Schrift in „Fett“ zu haben, können Sie entweder selbst manuell tun, oder eine der Formatvorlagen dafür nutzen.

Noch schneller, also mit einem Klick geht es mit der sogenannten Schnelltabelle. Der Vorteil hier: Sie legen nicht nur das gewünschte Layout fest, sondern können bereits fertige Inhalte einfügen, die dann nur noch von Ihnen angepasst werden müssen. Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Briefvorlagen: Loch- und Falzmarkierungen einfügen

Früher, auf dem gedruckten Briefpapier gab es sie immer: kleine Striche an der linken Seite. Durch diese Loch- und Falzmarkierungen war es einfach, den Brief an der richtigen Stelle zu lochen bzw. die Seite so zu falten, dass sie gut in einen Umschlag passt.

In vielen Unternehmen gibt es schon lange kein bedrucktes Briefpapier mehr, sondern das Unternehmenslogo und die Angaben zum Unternehmenssitz, Geschäftsführung und Bankverbindung wird in der Briefvorlage in Word hinterlegt.

Ich habe bisher allerdings nur wenige Briefvorlagen mit den Loch- und Falzmarkierungen gesehen. Das liegt wahrscheinlich daran, dass man einen kleinen Trick anwenden muss, um diese drei kleinen Striche richtig zu positionieren.

Wie es geht, erkläre ich in diesem Video Schritt für Schritt:

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Nun zu den benötigten Maßen. Ich empfehle die Strichfarbe zu ändern und einen Grauton zu wählen.

Lochmarkierung

Der Strich ist 0,6 cm lang. Die Werte für die Positionierung der Lochmarkierung können Sie diesem Screenshot entnehmen:

Falzmarkierungen

Die Falzmarkierungen sind jeweils 0,3 cm lang. Die Werte für die obere Falzmarkierung sehen Sie hier:

Die Werte für die untere Falzmarkierung sind:

Wie Sie Dokumenteigenschaften geschickt nutzen

Im letzten Beitrag habe ich begonnen, Tipps für die Gestaltung von Briefvorlagen in Word weiterzugeben. Im nächsten Schritt möchte ich nun auf der zweiten Seite in der Kopfzeile Informationen aus der ersten Seite des Briefes wiederholen.

Konkret geht es darum, auf der zweiten Seite oben z.B. „Angebot vom 10.05.2019“ stehen zu haben. Dabei werden einfach der Betreff und das Datum von der ersten Seite hier wiederholt.

Dafür nutzen Sie am Besten die Dokumenteigenschaften, die Sie als Feld auf der ersten und zweiten Seite einfügen. Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:

Dokumenteigenschaften in Word

Sie können auch ein Feld anders nutzen, als der Name es vorgibt. Wenn Sie z.B. die Rechnungsnummer als Feld einfügen möchten, dann könnten Sie „Titel“ dafür nutzen. Im Hinweistext zum Feld gibt es die Möglichkeit, dem Anwender der Dokumentenvorlage einen entsprechenden Hinweis zu geben.

Wie Sie dabei genau vorgehen erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie in einem Word-Dokument unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen gestalten

Von meinen Kunden werde ich immer wieder gefragt, ob ich noch Ideen habe, um die Briefvorlagen besser zu gestalten.

Mir fällt dazu z.B. die Gestaltung der Kopf- und Fußzeilen ein. Ich erinnere mich noch, wie wir früher fertig bedrucktes Briefpapier verwendet haben. Heute, mit Farbdruckern, die eine gute Druckqualität besitzen, wird in der Regel darauf verzichtet. Damals gab es zwei verschiedene Varianten des bedruckten Briefpapiers: Einmal mit größerem Unternehmenslogo oben rechts und der Bankverbindung in der Fußzeile, einmal nur mit einem kleineren Unternehmenslogo und leerer Fußzeile.

Dies können Sie auch in Word realisieren. Dafür müssen Sie einen Abschnittswechsel einfügen und die Verknüpfung der Kopf- und Fußzeile mit den Inhalten der ersten Seite deaktivieren. Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video Schritt-für-Schritt:

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Office-Quiz: Wie gut sind Ihre Kenntnisse in den MS-Office-Programmen?

Wie gut sind Sie in Word, Excel, PowerPoint und Outlook?

In meinen Seminaren und Coachings frage ich die Teilnehmer gerne, ob sie irgendwann einmal an einem Kurs in den MS-Office-Programmen teilgenommen haben. Die häufigste Antwort: Nein. Die zweit häufigste Antwort: Ist lange her.

Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten eine Vielzahl an Funktionen. Einige sind sehr nützlich und sollte von jedem Büro-Mitarbeiter beherrscht werden, andere sind sehr speziell und werden nur von einer kleinen Anzahl der Anwender genutzt.

Im Büroalltag bleibt in der Regel nicht die Zeit, sich selbst mit allen sinnvollen Funktionen und Menüpunkten vertraut zu machen. Wer keine Schulung erhält, der bleibt letztendlich weit unter den Möglichkeiten, die die Programme bieten und verschwendet dadurch Zeit.

Denn

  • Word ist keine Schreibmaschine, sondern ein TextVERARBEITUNGSprogramm
  • Excel ist kein kariertes Blatt Papier, sondern ein DATENVERARBEITUNGSprogramm
  • mit PowerPoint lassen sich Informationen wirklich SCHÖN und ANSPRECHEND darstellen
  • mit Outlook kann man nicht nur Mails empfangen und senden, sondern sich SELBST ORGANISIEREN

Aber wie gut sind Sie? Beherrschen Sie die Grundlagen? Um das herauszufinden empfehle ich Ihnen das Office-Quiz von HERDT, einem Verlag für entsprechende Schulungsbücher. Testen Sie jetzt Ihr Wissen in Office 2013 und klicken auf die jeweiligen Schaltflächen. Sie werden dann zum Quiz weitergeleitet:

Sie möchten sich mit Outlook besser organisieren? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Erklärvideos an.

Sie möchten Word zeitsparend nutzen? Dann klicken Sie hier und sehen sich meine Videos an.

Tipps & Tricks zu Excel finden Sie hier.

Tolle Animationen und andere nützliche Funktionen in PowerPoint erkläre ich hier.

Mein Outlook-Handbuch und umfangreiche Videokurse zu PowerPoint finden Sie in meinen Online-Produkten.

Makro zum Einfügen einer Tabelle in einem bestimmten Layout

In ein Word-Dokument eine Tabelle einzufügen ist ja ganz einfach. Aber es kostet Zeit, bis das Tabellenlayout den eigenen Vorstellungen entspricht. Schneller geht’s mit einem Makro, wodurch Sie immer wieder Ihr eigenes Tabellenlayout nutzen können.


Eine Tabelle dem Corporate Design anzupassen kostet Zeit

Ich bin mir sicher, auch in Ihrem Unternehmen gibt es festgelegte Standards zum Layout einer Tabelle. Schriftart, Schriftgröße, Farben, Linienart usw.

Eine Tabelle in ein Word-Dokument einzufügen ist leicht gemacht. Aber sie den genannten Vorgaben anzupassen, kostet Zeit. Vielleicht sollen die Spaltenüberschriften mit einer dunklen Farbe hinterlegt sein, dann müssen Sie im Anschluss auch noch für die Schriftfarbe „weiß“ wählen, damit man die Buchstaben gut lesen kann. Oder die Zeilen sollen abwechselnd heller und dunkler schattiert sein.

Statt alles Schritt für Schritt selbst einzustellen, können Sie auch die Tabellenformatvorlagen nutzen.

Aber passen die Vorlagen zufällig? Wahrscheinlich nicht.

Mit einem Makro Zeit sparen

Deutlich einfacher und schneller können Sie zukünftig Tabellen in Ihr Word-Dokument einfügen, wenn Sie dafür ein entsprechendes Makro aufnehmen.

So erreichen Sie auch, dass ungeübte Word-Anwender mit einem Klick die perfekte Tabelle erstellen.

Ein weiterer Effekt: Sie können sich ganz auf die Inhalte konzentrieren und müssen sich nicht mehr mit dem Layout herumschlagen.

Wie Sie ein entsprechendes Makro selbst aufnehmen können (ganz ohne Programmierkenntnisse), erkläre ich in diesem Video:

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So erstellen Sie ein Makro für das Einfügen einer Querseite

So fügen Sie in Ihren Text eine Querseite ein

Wenn Sie in Word ein Dokument erstellen, ist standardmäßig das Hochformat für die Seite eingestellt. Das ist auch gut so, weil dies das übliche Format für Texte, Briefe usw. ist.

Dennoch könnte es sein, dass Sie etwas weiter im Text mehr Platz benötigen, z.B. weil Sie eine umfangreichere Tabelle einfügen möchten. Im Hochformat ist bei einer Tabelle in der Regel nur Platz für wenige Spalten. Wenn Ihre Tabelle breiter ist bzw. über mehr Spalten verfügt, dann wäre das Querformat richtig für Sie.

Sie können ganz einfach im Dokument von Hoch- auf Querformat wechseln und danach auch wieder zum Hochformat zurückkehren.

Und so geht’s:

  1. Klicken Sie in Ihrem Text an die Stelle, wo danach die Querseite eingefügt werden soll.
  2. Wechseln Sie dann zum Reiter „Seitenlayout“ und klicken dort auf die Schaltfläche „Umbrüche“.
  3. Im Untermenü wählen Sie dann bei den Abschnittsumbrüchen „Nächste Seite“.
  4. In der neu eingefügten Seite ändern Sie das Seitenlayout, indem Sie auf die Schaltfläche „Ausrichtung“ klicken und dort „Querformat“ wählen.
  5. Ich füge dann noch eine Leerzeile ein.
  6. Nun wiederholen Sie die Schritte 2-4, wobei Sie das Hochformat wählen.

Als Ergebnis haben Sie nun erst Ihren Text im Hochformat, dann eine leere Seite im Querformat und danach wieder eine Seite im Hochformat.

Makro für das Einfügen einer Querseite

Auch wenn das oben beschriebene Vorgehen nicht schwer ist, muss man wissen, wie es geht. Da Sie aber wahrscheinlich eher selten eine Querseite einfügen möchten, müssten Sie sich die einzelnen Schritte notieren und gut ablegen.

Noch einfacher und schneller ist es, wenn Sie ein entsprechendes Makro dafür aufnehmen. So sind auch die Kollegen in der Lage eine Querseite einzufügen, die im Umgang mit Word nicht so geübt sind.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Sie sind auf den Geschmack gekommen und möchte gerne eigene Ideen in Makros umsetzen? Viele Dinge können Sie allerdings nicht so einfach selbst über das Aufzeichnen eines Makros realisieren, sondern müssen einen Auftrag an einen Programmierer erteilen. Falls Sie keinen passenden Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen finden, können Sie sich gerne mit mir in Verbindung setzen. Ich arbeite beim Thema Makroprogrammierung mit einem Kooperationspartner zusammen.

Makro für Drucken mit und ohne Dateipfad in der Fußzeile

So fügen Sie den Dateipfad in die Fußzeile ein

In vielen Unternehmen besteht die Anforderung, dass auf ausgedruckten und abgehefteten Dokumenten der Dateipfad mit Dateiname in der Fußzeile steht. Dies soll dabei helfen, diesen Ausdruck schneller in der Dateiablage zu finden.

Grundsätzlich finde ich diese Anforderung und die Idee dahinter gut. Solange es sich um ein internes Papier handelt, können Sie den Dateipfad einfach in die Fußzeile Ihres Word-Dokumentes einfügen.

So gehen Sie vor:

  • Sie wechseln zum Reiter „Einfügen
  • dort klicken Sie auf die Schaltfläche Fußzeile und auf „Fußzeile bearbeiten„.
  • Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentinfo und im Untermenü auf „Feld„.
  • Das Feld heißt „FileName“ und bei den Feldoptionen setzen Sie einen Haken vor „Pfad vor dem Dateinamen hinzufügen„.
  • Ihre Eingabe bestätigen Sie mit ok.
  • Wenn Sie Ihr Word-Dokument speichern, aktualisiert sich dieses Feld.

 

Kundenanschreiben ohne Dateipfad

Umständlich wird es aber, wenn es sich nicht um ein internes Papier handelt, sondern um einen Brief an einen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Dann möchten Sie sicherlich nicht den Dateipfad auf das Dokument drucken, dass verschickt werden soll.

Sie könnten in diesem Fall erst den Brief ohne Dateipfad drucken und danach wie oben beschrieben den Dateipfad einfügen und dann noch einmal drucken. Sollten Sie aber, wenn Sie den Ausdruck vor sich sehen, eine Änderung im Kundenbrief vornehmen wollen, müssen Sie daran denken, den Dateipfad wieder zu löschen.

Ziemlich zeitaufwändig und fehleranfällig – oder?

 

So erstellen Sie ein Makro

Mein Vorschlag: Erstellen Sie ein Makro, mit dem Sie einmal das Dokument mit und einmal ohne Dateipfad in der Fußzeile ausdrucken. So sind Sie auf der sicheren Seite und sparen Zeit.

Sie haben keine Ahnung von Makroprogrammierung? Kein Problem. Nehmen Sie einfach die einzelnen Schritte auf.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie einen Briefkopf per Makro einfügen

Wofür können Sie Makros in Word nutzen?

Es gibt natürlich viele Einsatzmöglichkeiten für Makros in Word. Bei einem früheren Arbeitgeber von mir gab es eine Briefvorlage mit Verknüpfung zur Kundendatenbank, sodass die Mitarbeiter das Adressfeld nicht selbst ausfüllen mussten, sondern einfach die Kundennummer in eine Eingabemaske getippt haben und schon war alles richtig eingefügt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehler. Ebenso hat ein Makro erkannt, welcher Benutzer am Computer angemeldet ist und hat dann den Namen des Mitarbeiters, seine Telefon-Nummer und auch die E-Mail-Adresse an die richtigen Stellen eingefügt.

Sie sehen, bei Briefvorlagen ist vieles möglich. Dies können Sie allerdings nicht so einfach selbst über das Aufzeichnen eines Makros realisieren, sondern müssen einen Auftrag an einen Programmierer erteilen. Falls Sie keinen passenden Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen finden, können Sie sich gerne mit mir in Verbindung setzen. Ich arbeite beim Thema Makroprogrammierung mit einem Kooperationspartner zusammen.

Praxisbeispiel: Briefkopf

In diesem Artikel und dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie einen von Ihnen gestalteten Briefkopf per Makro in Ihr Word-Dokument einfügen. Dies könnte sinnvoll sein, wenn Sie verschiedene Briefköpfe nutzen und nicht für jeden Brief eine eigene Briefvorlage abspeichern möchten.

Sie können also erst Ihren Brief gestalten und dann im nächsten Schritt den richtigen Briefkopf auswählen und einfügen.

Wichtig bei der Aufzeichnung des Makros ist, dass Sie sich mit Tastenkombinationen in Word (eine Liste habe ich hier zusammengestellt) vertraut machen. Denn bei der Aufzeichnung wird nicht jede Mausbewegung registriert. Insbesondere gilt dies für das Markieren von Wörtern, um die Formatierung zu ändern.

Wie Sie das Register „Entwicklertools“ in Word sichtbar machen, habe ich in dem vorhergehenden Beitrag erklärt (klick).

Ebenso, wie Sie das Makro aufnehmen und eine Schaltfläche dafür gestalten und in die Schnell-Leiste einfügen.

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Weitere Praxisbeispiele folgen in den nächsten Artikeln.