Wie Sie ganz einfach ein Makro in Word erstellen und dadurch Zeit sparen

Dokumentenvorlagen, Formatvorlagen und Makros

Bevor ich Ihnen zeige, wie Sie in wenigen Schritten in Word ein Makro erstellen können, um zukünftig Zeit zu sparen, möchte ich kurz die Unterschiede zwischen Dokumentenvorlagen, Formatvorlagen und Makros erklären.

Wenn Sie Word starten, erhalten Sie ein leeren Dokument. Aber es ist nicht ganz blank, sondern es gibt bereits einige Voreinstellungen zu der Schriftart, Schriftgröße, Seitenränder, Farben usw. Dies alles ist in einer Dokumentenvorlage festgelegt, die Normal.dot heißt.

Um nicht bei jedem Dokument, das Sie mit Word erstellen, wieder Ihre Unternehmens-Schriftart, -größe, -farben usw. einstellen zu müssen, empfehle ich Ihnen eine eigene Dokumentenvorlage mit diesen Vorgaben zu erstellen und abzuspeichern. Das spart viel Zeit und Nerven.

Wenn Sie dann Ihren Text schreiben, gibt es verschiedene Vorlagen für Überschriften. Dies sind Formatvorlagen, die Sie nutzen können. Auch diese Formatvorlagen können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Das Unternehmen hat ein großes Interesse daran, dass die Mitarbeiter immer die im Corporate Design festgelegten Vorgaben zu diesen Formatierungen einhalten. Dokumenten- und Formatvorlagen können aber immer auch vom Mitarbeiter geändert werden. Wenn Sie also sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter keine Änderungen nachträglich vornehmen, dann sollten Sie sich mit der Makroprogrammierung auseinander setzen.

Makros haben auch noch den weiteren Vorteil, dass man mehrere einzelne Arbeitsschritte automatisch auf Knopfdruck ablaufen lassen kann. Dies spart viel Zeit und ermöglicht auch Word-Anfängern sehr professionelle Ergebnisse zu erzielen.

In 3 Schritten zum eigenen Makro

Das Wort „Makroprogrammierung“ macht vielen Anwendern Angst. Ich gebe zu, dass ich mich auch lange nicht an dieses Thema herangetraut habe. Dabei ist es sogar sehr einfach, wenn man nicht so sehr komplexe Dinge erreichen möchte. Folgende 3 Schritte sind notwendig:

  1. Das Entwicklertool dem Menü hinzufügen.
  2. Ein Makro aufzeichnen.
  3. Eine Schaltfläche für das Makro einbinden.

Im folgenden Video zeige ich Ihnen diese 3 Schritte:

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Schritt 1: Das Entwicklertool dem Menü hinzufügen.

Um ein Makro aufnehmen zu können, benötigen Sie einen zusätzlichen Reiter in Ihrem Word-Menü: Das Entwicklertool.

Wo gibt es diesen Reiter?

Klicken Sie in Word einfach auf Datei und dann Menüband anpassen. In der rechten Liste gibt es bereits den Punkt Entwicklertools. Davor einfach den Haken setzen und speichern. Schon ist der Reiter im Menü hinzugefügt.

Schritt 2: Ein Makro aufzeichnen.

Sie benötigen keine Programmierkenntnisse, um ein einfaches Makro zu erstellen. Sie können einfach die Schritte, die Sie tun aufzeichnen. Word wandelt dies in die Programmiersprache VBA um.

Aber Achtung: Es werden nicht alle Mausbewegungen aufgezeichnet. Wenn Sie z.B. ein Wort markieren, um es anschließend zu formatieren, dann müssen Sie die Cursor-Tasten oder eine Tastenkombination dafür nutzen.

Tipp: Machen Sie sich vorab mit den Tastenkombinationen vertraut. Eine Liste habe ich Ihnen in diesem Blog-Artikel zusammengestellt: Tastenkombinationen in Word

Im Reiter Entwicklertools finden Sie die Schaltfläche Makro aufzeichnen.

Wenn Sie darauf klicken, beginnt die Aufzeichnung.

Tipp: Üben Sie vorab die Schritte, die Sie aufzeichnen wollen. Denn wenn Sie sich verklickt haben, wird dies auch in das Makro übernommen.

3. Eine Schaltfläche für das Makro einbinden.

Um das Makro später schneller nutzen zu können, sollten Sie eine Schaltfläche dafür einbinden. Sie können Sie entweder im Start-Menü hinterlegen, oder oben in der Schnell-Leiste. Beide Varianten zeige ich Ihnen in dem Video.

 

In den nächsten Blog-Artikeln werde ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele für Makros in Word zeigen.


Sie haben Ideen bekommen, wofür Sie in Ihrem Unternehmen Makros für effizienteres Arbeiten nutzen könnten, aber Sie möchten das lieber von Profis erledigen lassen? Dann nehmen Sie mit mir ganz einfach per Mail Kontakt auf. Ich arbeite mit einer entsprechenden Beratungs- und Softwarefirma zusammen.


 

Mit diesem Trick erstellen Sie ganz einfach in Word ein Buch

Prospekt, Broschüre, Menü-Karte, Buch…

… und immer das selbe Problem. Wenn Sie zum Beispiel eine Broschüre selbst erstellen und drucken möchten, dann ist es nicht ganz leicht, den Text richtig auf die einzelnen Seiten zu verteilen. Es gibt eine Vorder- und Rückseite und wenn die Broschüre aus zwei oder mehreren DIN-A4-Blättern besteht, dann wird es kompliziert. Wo ist die 1. Seite, wo die 2., die 3. usw.?

Wenn Sie einfach nur in Ihrer Word-Datei das Querformat und zwei Spalten einrichten, dann müssen Sie genau darauf achten, in welche Spalte welcher Text kommt. Letztendlich können Sie nicht einfach den Text immer weiter schreiben, sondern müssen ihn genau platzieren.

So geht’s ganz einfach

Damit Sie nicht unnötig ins Schwitzen kommen und wertvolle Zeit verschwenden, zeige ich Ihnen heute einen kleinen Trick. Genau gesagt, ist es kein Trick, sondern einfach nur eine Standard-Funktion in Word, die aber recht unbekannt ist.

Sie brauchen nur im Seitenlayout eine Einstellung vornehmen und dann können Sie ganz einfach Ihren Text fortlaufend schreiben. Word verteilt ihn richtig auf die einzelnen Seiten.

Sie müssen also nur wissen, wie es geht und dann geht’s ganz einfach. Im Video zeige ich Ihnen die Einstellung und auch, was Sie beim Drucken beachten sollten.

An diesem Beispiel sieht man mal wieder, dass Word mehr als nur eine Schreibmaschine ist, sondern wirklich ein Textverarbeitungsprogramm.

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So erstellen Sie mit Word ein Faltblatt

Haben Sie auch schon einmal den Auftrag bekommen, ein Faltblatt zu erstellen? Oder haben Sie sich vielleicht dies selbst überlegt z.B. um ihr Projekt bei den Kollegen bekannt zu machen?

Vielseitige Einsatzbereiche

Faltblätter können vielseitig eingesetzt werden. Produktvorstellungen, Dienstleistungsangebote, Sonderaktion zu einer Messe, Veranstaltungsübersicht, Projektmarketing usw. Ich selbst habe vor 20 Jahren ein Bewerbungs-Faltblatt erstellt, weil ich mich bei vielen Unternehmen initiativ bewerben wollte. Damals ging es noch nicht online und mit dem Faltblatt hatte ich eine kostengünstige und besondere Form gefunden. Die Rückmeldungen waren durchweg positiv. Ich habe dann auch auf der „Hannover Messe“, eine Industriemesse, verschiedene Stände aufgesucht und dort meine Bewerbung abgegeben. Ein klassische dicke Bewerbungsmappe hätte das Standpersonal nicht entgegen genommen, aber so ein Flyer kam gut an.

So geht’s

Wenn Sie also ein Faltblatt erstellen möchten, empfehle ich Ihnen, dafür Word zu nutzen. Die notwenigen Einstellungen zu Seitenrändern, Spalten und Seitenformat sind mit wenigen Klicks gemacht. Steht das „Gerüst“, können Sie sich ganz auf den Inhalt und die Darstellungsweise konzentrieren.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, welche Einstellungen Sie vornehmen sollten und was zu beachten ist:

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Wie Sie Namensschilder für Seminare drucken

In den letzten Blog-Artikeln habe ich Ihnen verschiedene Materialien für Workshops, Seminare und Präsentationen vorgestellt. Heute geht es dagegen um die Vorbereitung solcher Veranstaltungen.

Word-Tipp: Namensschilder drucken

Bei der Vorbereitung Ihres Seminars oder Workshops sollen Sie nicht vergessen, Namensschilder für die Teilnehmer auszudrucken. Selbst falls alle Teilnehmer im selben Unternehmen arbeiten, kann man nicht immer davon ausgehen, dass jeder jeden kennt. Außerdem möchten Sie als Trainer ja die Teilnehmer mit dem Namen ansprechen.

In dem folgenden Video stelle ich Ihnen zwei verschiedene Varianten für Namensschilder vor, die auf den Tisch gestellt werden. Bei der ersten Variante (auf dem Foto oben) wird das Schild im Querformat ausgedruckt. Das hat den Vorteil, dass Sie mehr Platz für den Namen haben und dadurch eine größere Schriftgröße wählen können. Diese Variante sollten Sie auf stärkerem Papier bzw. dünner Pappe ausdrucken, da es sonst nicht stehen bleibt. Falls Sie es aus Kostengründen doch auf normalen Papier drucken, zeige ich Ihnen im Video einen kleinen Trick mit dem die Schilder auch dann noch standfest sind.

Die Word-Vorlage für dieses Namensschild können Sie hier downloaden:

Bei der zweiten Variante (auf dem Foto unten) wird das Schild im Hochformat ausgedruckt. Dieses Schild steht besser, auch wenn es nur auf normalem Papier gedruckt wird. Aber der Nachteil ist, dass nun weniger Platz für den Namen zur Verfügung steht. Dadurch wird auch die Schrift kleiner. Da dieses Format zunächst ungewohnt ist für die Teilnehmer, sollten Sie die Faltung zu Beginn des Seminars erklären.

Die Word-Vorlage für dieses Namensschild können Sie hier downloaden:

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Wie Sie Trennstreifen bedrucken

Mit Trennstreifen kann man sehr einfach einen Ordner thematisch unterteilen und so für mehr Ordnung in den Unterlagen sorgen. Natürlich ist es vollkommen in Ordnung, wenn Sie die Trennstreifen an der Seite handschriftlich beschriften. Das geht schnell und einfach. Achten Sie dabei darauf, dass Sie gut leserlich schreiben.

Trennstreifen bedrucken

Sollten Sie aber lieber Ihre Trennstreifen bedrucken wollen, z.B. weil Sie eine Seminarunterlage für die Teilnehmer zusammenstellen möchten, oder ein Handbuch für neue Mitarbeiter, dann benötigen Sie eine entsprechende Vorlage in Word. Hierbei ist es wichtig, dass die Seitenränder entsprechend eingestellt sind, da Sie ganz an den Rand drucken müssen und dass die Textrichtung stimmt.

Eine Vorlage stelle ich Ihnen in diesem Beitrag zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den folgenden Button:

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Etikettendruck im Vergleich

etikett_bedruckbar_boegen

In diesem Jahr habe ich verschieden Online-Anwendungen von unterschiedlichen Etikett-Herstellern getestet. Heute möchte ich diese insgesamt vergleichen.

Folgende Anwendungen haben ich getestet:

Easy Print von Avery Zweckform: zu den Beiträgen hier klicken

Easy Print von Leitz: zu den Beiträgen hier klicken

Elba Print von Elba: zu den Beiträgen hier klicken

print@web von Sigel: zu den Beiträgen hier klicken

Es ging mir bei den Tests nicht nur um die Online-Anwendung und deren Benutzung, sondern auch um den Vergleich zu den Möglichkeiten von Word bzgl. des Etikettendrucks.

 

Etikettendruck mit Word

In Word habe ich die Möglichkeit, Etiketten nach meinen Vorstellungen zu gestalten, als Vorlage zu speichern und sie zu drucken. Im Menü stehen mir dafür eine Vielzahl an Etiketten der üblichen Hersteller zur Verfügung, sodass ich nicht selbst eine Tabelle mit den genauen Maßen erstellen muss, sondern ganz bequem das richtige Raster erstellen kann.

Sie kennen diese Funktion noch nicht? Dann schauen Sie sich dieses Video an: Wie Sie Adressetiketten drucken

Mein Hauptkritikpunkt an dieser Funktion ist, dass ich nicht einfach ein einzelnes Etikett auswählen kann, das ich drucken möchte. Ich muss in der Tabelle alle nicht benötigten Inhalte löschen, bis das Etikett auf der richtigen Position übrig bleibt. Es gibt zwar auch die Möglichkeit, ein einzelnes Etikett zu drucken. Dafür muss ich die Reihe und Spalte festlegen, aber in dieser Funktion kann ich auf meinem Etikett nur Text einfügen und nicht z.B. mein Firmenlogo. Außerdem steht keine Druckvorschau zur Verfügung.

 

Meine Erwartungen an Online-Anwendungen für den Etikettendruck

Wenn ich nun eine spezielle Anwendung zur Gestaltung meiner Etiketten nutzen möchte, dann erwarte ich zusätzliche Funktionen, die über die Möglichkeiten von Word hinausgehen.

Meine Erwartungen waren:

  • intuitive Benutzung der Online-Anwendung
  • einfache Gestaltung des Etiketts
  • verschiedene Schriftarten stehen zur Verfügung
  • verschiedene Formen können eingefügt werden
  • ich kann die Farben anpassen
  • ich kann die Elemente frei positionieren
  • es gibt verschiedene Vorlagen/fertige Designs, die für das Büro geeignet sind
  • das erstellte Etikett kann als Vorlage in meinem Dateiverzeichnis abgelegt werden
  • beim Drucken kann ich bestimmen, welches Etikett auf dem Bogen gedruckt werden soll

 

Der Sieger aus meinem Vergleich

Ich möchte ausdrücklich betonen, dass ich nichts daran verdiene, wenn ich jetzt hier einen Anbieter empfehle. Außerdem handelt es sich um meinen ganz persönlichen Eindruck, der von anderen Personen abweichen kann.

Mein Favorit ist ganz klar Easy Print von Avery Zweckform. Meine Erwartungen wurden hier erfüllt. Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • es ist die einzige Anwendung, bei der ich bestimmen kann, welche Etiketten auf dem Bogen bedruckt werden sollen
  • es gibt viele Design-Vorlagen, die für das Büro geeignet sind und sich farblich anpassen lassen
  • es werden Anwendungsbeispiele für einzelne Etiketten gezeigt, die mich erst auf die Idee gebracht haben, dass ich Etiketten nicht nur für Adressen und Ordnerbeschriftungen verwenden kann

Dennoch werde ich auch in Zukunft ganz normale Adressetiketten mit Word erstellen. Nur wenn ich ein besonderes Design einsetzen möchte, werde ich die Online-Anwendung von Avery Zweckform nutzen, da mir die Design-Vorlagen die Arbeit erleichtern.


Aber schauen Sie sich in Ruhe alle Anwendungen an und vergleichen selbst. Ihre Erfahrungen können Sie gerne als Kommentar zu diesem Artikel einfügen. Ich bin gespannt.

Mit Wordvorlagen von Sigel Etiketten bedrucken

sigel-wordvorlagen

Ich habe ja bereits Online-Möglichkeiten für den Etikettendruck von verschiedenen anderen Herstellern vorgestellt. Heute geht es um Sigel. Im Menüpunkt „Software & Downloads“ werden Wordvorlagen zum Bedrucken von Sigel-Etiketten zur Verfügung gestellt.

Zum Service hier klicken: Wordvorlagen

Die Vorlage funktioniert wie erwartet. Mehr dazu in diesem Video:

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Im Video gebe ich den Hinweis, dass man die Vorlagen nicht unbedingt benötigt, sondern das Raster auch in Word erstellen kann. Wie das geht erkläre ich in diesem älteren Beitrag: Adressetiketten mit Word drucken

Es gibt aber auch von Sigel eine Online-Anwendung für die Gestaltung von Etiketten. Diese stelle ich in den nächsten Blog-Artikeln vor.

Wie Sie in einer Word-Tabelle mit Tabulatoren arbeiten

word-mit-tab

Kennen Sie das? Sie haben in Word eine Tabelle eingefügt. Aber innerhalb einer Spalte möchten Sie nun einen Tabulator setzen. Den Tab können Sie einfügen, aber wie kommen Sie dort hin?

Wenn Sie einfach nur die Tab-Taste drücken, dann landet der Cursor in der nächsten Zelle.

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht verzweifeln. Es geht ganz einfach.

In meinem Beispiel habe ich eine Tabelle angelegt, in der ich pro Abteilung die Namen der Mitarbeiter und dann ihre Durchwahlnummern eintragen möchte.

Ich setze mit der Maus den Tab an die richtige Stelle.

Dann trage ich den Mitarbeiternamen ein.

Und dann verwende ich folgende Tastenkombination: Strg + Tab

Nun landet der Cursor wie gewünscht an die Stelle, an der ich den Tab in der Zelle gesetzt habe und ich kann nun die Durchwahlnummer eintragen.

Ich erkläre dies auch in folgendem Video:

 

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Mit Symbolen Texte und Präsentationen aufpeppen

Symbole

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte

Oft lassen sich Dinge durch ein Bild oder Symbol viel einfacher darstellen. Und auch in Präsentationen, z.B. mit PowerPoint kommt es darauf an, die Aussage möglichst klar und leicht verständlich zu transportieren.

Aber es ist nicht immer einfach ein passendes Bild oder Symbol zu finden.

In Word und PowerPoint kann man sehr einfach ein Symbol einfügen, allerdings muss man es erstmal suchen. Die meisten Symbole sind in den Schriftarten Webdings und Windings „versteckt“. Auch „Segoe UI Symbol“ ist geeignet.

Damit Sie zukünftig gezielt das passenden Symbol finden können, habe ich Ihnen eine Liste erstellt mit über 800 verschiedenen Symbolen, die Sie am Ende dieses Artikels herunterladen können.

Wie Sie ein Symbol in Ihren Text einfügen können, erkläre ich in diesem Video:

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Zum Download der Liste einfach auf den folgenden Button klicken:

pdf_download

Möchten Sie noch viel mehr zu PowerPoint lernen? Dann empfehle ich Ihnen mein Power-Training mit 230 Videos und 32 Stunden Laufzeit. Einfach auf das folgende Bild klicken und anmelden:

Wie Sie Adressetiketten drucken

Adressetiketten

Gründe gibt es viele…

Der neuste Katalog, ein kleines Geschenk, Weihnachtspräsente – es gibt immer wieder Gründe, seine Kunden anzuschreiben. Aber nicht immer kann man einfach einen Umschlag mit Fenster verwenden, sodass die Adresse im Anschreiben steht.

Es gibt immer wieder Situationen, in denen Sie Adress-Etiketten drucken müssen.

 

Outlook und Word arbeiten zusammen

Wenn Sie Ihre Kundendaten bereits in den Outlook-Kontakten erfasst haben, können Sie mit Word Etikett-Bögen drucken, bei denen auf jedem Etikett eine neue Adresse steht.

Grundlage dafür ist die Serienbrief-Funktion. Meine Erfahrung ist, dass bei vielen Mitarbeitern und auch bei Sekretärinnen eine große Unsicherheit im Umgang mit dieser Funktion besteht. Daher erkläre ich sie in diesem Video:

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