Mit dem Besteckkasten-Prinzip zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Ein weiteres Fallbeispiel aus meinen Coachings:

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Sachbearbeiter in einem mittelständischen Betrieb. An Ihrem Schreibtisch sieht es chaotisch aus, was bereits zu einem gewissen Ruf geführt hat.

Ihre Kollegen belächeln Sie – und noch schlimmer – Ihr Chef hat Ihnen in letzter Zeit nicht mehr die interessanten Aufgaben übergeben, weil Sie Ihre Arbeit einfach nicht mehr schaffen.

Dabei haben Sie doch eigentlich alles im Griff. Sie wissen genau welche Unterlagen und Vorgänge in den einzelnen Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Zugegeben, in letzter Zeit fühlen Sie sich häufiger überlastet. Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die unbearbeiteten Vorgänge, die Ablagekästen auf dem Sideboard quellen über, Ordner stehen auf dem Boden.

Geradezu peinlich wird es, wenn Sie sich mit einem Kollegen kurz beraten möchten und erstmal die Papierstapel von Ihrem Besprechungstisch wegräumen müssen.

So ging es Peter S. , als er mit seinem Chef vereinbart hat, dass er Hilfe beim Aufräumen und für ein besseres Zeitmanagement bekommen sollte und sie vereinbarten, mich zu beauftragen.

Ich erkläre Ihm, dass Ordnung am Arbeitsplatz dem einfachen Besteckkasten-Prinzip folgt: Alles bekommt einen festen Platz, so wie zuhause in seiner Besteck-Schublade.

Was Ihnen zu Hause locker gelingt, brauchen Sie jetzt nur noch ins Büro übertragen. Aber HALT! Es gibt natürlich einen entscheidenden Unterschied. Wenn wir alles einfach nur in Ordner abgelegt hätten, wären die Vorgänge „aus den Augen, aus dem Sinn“ gewesen.

Die Lösung: Wir legen die Papierunterlagen nicht nur in geeignete Ordner ab, sondern planen die jeweiligen Aufgaben in einem Wiedervorlagesystem ein. Dies könnte z.B. in Outlook eingerichtet werden, sodass Sie daran erinnert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und die entsprechenden Unterlagen finden Sie im beschrifteten Ordner.

Nach 4 Stunden waren wir mit dem Schreibtisch fertig. Der Schreibtisch ist jetzt leer. Und nicht nur das. Viele Vorgänge haben sich inzwischen erledigt, oder es gibt aktuellere Versionen der Unterlagen. Zu seinem eigenen Erstaunen hatte sich vieles bereits erledigt, sodass der Arbeitsberg größer aussah, als er eigentlich ist. Jetzt ist er zuversichtlich, weil er merkt, dass er wieder Herr der Lage ist.

Die Wiedervorlage gibt ihm die Sicherheit, nichts zu vergessen und die Aufgaben rechtzeitig anzugehen.

Nach 3 Wochen kam ich wieder vorbei. Sein Schreibtisch war immer noch aufgeräumt. Aber nicht nur das. Eine schöne Blume stand da und er begrüßte mich mit einem Lächeln.

Er fokussierte sich nun mehr auf die aktuelle Aufgabe und ließ sich nicht mehr durch die anderen unerledigten Aufgaben ablenken. Dadurch wurde er schneller fertig und hielt die Deadlines Das hatte ihm bereits Lob und Anerkennung vom Chef eingebracht. Er schaffte mehr in kürzerer Zeit und war auch noch deutlich entspannter dabei.

In der letzten Phase gingen wir nun noch die Schränke an. Einige Ordner konnten ins Archiv gebracht werden. Andere Unterlagen, wie z.B. Kataloge und Flyer sind veraltet und wurden von uns weggeschmissen. 

Als wir uns die vielen Ordner genauer ansahen, stellt sich heraus, dass 70% der Unterlagen weggeschmissen werden konnten. Und das ist übrigens keine Seltenheit.

Am Ende hat sich sein Büro komplett verändert. Es ist viel mehr Platz, ein ganzer Schrank kann sogar abgebaut werden. Er fühlt sich von all dem Ballast befreit und wirkt locker und entspannt. Voller Elan geht er neue Aufgaben an.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Geht es Ihnen auch so wie Peter S.? Dann nehmen Sie einfach per Mail Kontakt zu mir auf. In einem kostenlosen und unverbindlichen Strategiegespräch klären wir am Telefon, wie ich Sie dabei unterstützen kann, mit mehr Ordnung und geeigneten Strukturen wieder Herr der Lage zu werden.

Zeitmanagement-Methoden spielend erlernen

Zeitmanagement-Methoden spielend erlernen mit CHRONOS

CHRONOS ist ein Gesellschaftsspiel von Ravensburger. Es wurde mit Prof. Dr. Seiwert zusammen entwickelt.

Ich dachte mir, das es doch einmal eine gute Idee wäre, die ganzen Techniken und Methoden auf eine andere Art und Weise zu erlernen und habe mir das Spiel gekauft.

Es besteht aus einem Spielfeld, mehreren Chips, Erfolgstafeln, Wegeteilen und Chronoskarten. Es gibt neben der Spielanleitung noch ein Buch, in dem die Zeitmanagement-Methoden erklärt werden.

Das Gute ist: Man kann es auch alleine spielen. Gedacht ist es für bis zu 6 Spielern.

Aus dem Klappentext:

Wenn nicht jetzt, wann dann?

Laufen Sie immer nur der Zeit hinterher? Dann sind Unzufriedenheit und Stress Ihre täglichen Begleiter. Lernen Sie mit CHRONOS, Ihre Zeit zu managen, damit Sie in Zukunft mit Ihrer Leistung zufriedener sind. Ganzheitliches Zeitmanagement hilft Ihnen, Ihre Zeit besser zu nutzen und Ihre Leben in Balance zu halten. Setzen Sie sich mit den Checklisten, Methoden und Anregungen aus dem Trainingsbuch auseinander, und entwickeln Sie auf dieser Basis Ihre persönliches Zeit- und Lebensmanagment.

Meine persönliche Meinung zu dem Spiel

Das Spiel selbst hat mir nicht so gut gefallen, weil man eigentlich immer alles schon richtig macht. Dies wird jedenfalls unterstellt. Ich kann also keine Fehler machen und daraus lernen. Der Lerneffekt ist bei mir dadurch ausgeblieben.

Hilfreich war dagegen das Begleitbuch. Hier wurden die Methoden kurz und anschaulich erklärt. Außerdem gibt es verschiedene Selbsttests mit Auswertungen und Tipps.

Das Spiel ist schon älter, daher kommt das Thema E-Mails meiner Meinung nach zu kurz.

Das Spiel stelle ich in dem folgenden Video vor:

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Das Spiel wird nur noch als Restposten bzw. gebraucht angeboten und kann bei Amazon erworben werden:

Welchen Planer für 2019?

Neues Jahr, neuer Planer

Das Jahr 2019 steht quasi vor der Tür, da wird es Zeit, sich über einen neuen Planer Gedanken zu machen.

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen verschiedene Papier-Planer vor. Bei der Suche nach einem geeigneten Modell ging es mir nicht nur um praktische Aspekte (1 Woche auf 2 Seiten, Stundenskala, Aufgabenliste, Prioritäten für die Woche, Notizen), sondern auch um Gestaltungselemente.

Oder anders gesagt: Der Planer sollte dieses Mal nicht einfach schlicht und praktisch sein, sondern auch ansprechend aussehen.

Warum Sie schriftlich planen sollten

Letztendlich ist es egal, ob Sie eine handschriftliche To-Do-Liste auf einem Blatt Papier führen, in Excel eine Tabelle anlegen, eine App auf Ihrem Smartphone nutzen oder einen der vorgestellten Planer haben, Hauptsache Sie planen nicht nur im Kopf. Pläne, die wir im Kopf machen, schmeißen wir viel schneller über den Haufen.

Und ganz ehrlich: Wenn Sie, wie ich, zwei Kinder haben, dann ist es unmöglich alle Termine im Kopf zu behalten.

Im folgenden Video stelle ich Ihnen verschiedene Planer vor. Vielleicht ist ja auch der Richtige für Sie dabei. Übrigens auch gut als Weihnachtsgeschenk geeignet.

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Dies sind die Links zu den verschiedenen Produkten/Anbietern:


Make it happen von Idee

My Planner von Rayher

Persönlicherkalender.de

TimeSystem

Welchen Kalender/Planer werden Sie im nächsten Jahr benutzen? Bitte hinterlassen Sie einen Kommentar.

 

 

 

Wie Sie ganz einfach ein Makro in Word erstellen und dadurch Zeit sparen

Dokumentenvorlagen, Formatvorlagen und Makros

Bevor ich Ihnen zeige, wie Sie in wenigen Schritten in Word ein Makro erstellen können, um zukünftig Zeit zu sparen, möchte ich kurz die Unterschiede zwischen Dokumentenvorlagen, Formatvorlagen und Makros erklären.

Wenn Sie Word starten, erhalten Sie ein leeren Dokument. Aber es ist nicht ganz blank, sondern es gibt bereits einige Voreinstellungen zu der Schriftart, Schriftgröße, Seitenränder, Farben usw. Dies alles ist in einer Dokumentenvorlage festgelegt, die Normal.dot heißt.

Um nicht bei jedem Dokument, das Sie mit Word erstellen, wieder Ihre Unternehmens-Schriftart, -größe, -farben usw. einstellen zu müssen, empfehle ich Ihnen eine eigene Dokumentenvorlage mit diesen Vorgaben zu erstellen und abzuspeichern. Das spart viel Zeit und Nerven.

Wenn Sie dann Ihren Text schreiben, gibt es verschiedene Vorlagen für Überschriften. Dies sind Formatvorlagen, die Sie nutzen können. Auch diese Formatvorlagen können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Das Unternehmen hat ein großes Interesse daran, dass die Mitarbeiter immer die im Corporate Design festgelegten Vorgaben zu diesen Formatierungen einhalten. Dokumenten- und Formatvorlagen können aber immer auch vom Mitarbeiter geändert werden. Wenn Sie also sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter keine Änderungen nachträglich vornehmen, dann sollten Sie sich mit der Makroprogrammierung auseinander setzen.

Makros haben auch noch den weiteren Vorteil, dass man mehrere einzelne Arbeitsschritte automatisch auf Knopfdruck ablaufen lassen kann. Dies spart viel Zeit und ermöglicht auch Word-Anfängern sehr professionelle Ergebnisse zu erzielen.

In 3 Schritten zum eigenen Makro

Das Wort „Makroprogrammierung“ macht vielen Anwendern Angst. Ich gebe zu, dass ich mich auch lange nicht an dieses Thema herangetraut habe. Dabei ist es sogar sehr einfach, wenn man nicht so sehr komplexe Dinge erreichen möchte. Folgende 3 Schritte sind notwendig:

  1. Das Entwicklertool dem Menü hinzufügen.
  2. Ein Makro aufzeichnen.
  3. Eine Schaltfläche für das Makro einbinden.

Im folgenden Video zeige ich Ihnen diese 3 Schritte:

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Schritt 1: Das Entwicklertool dem Menü hinzufügen.

Um ein Makro aufnehmen zu können, benötigen Sie einen zusätzlichen Reiter in Ihrem Word-Menü: Das Entwicklertool.

Wo gibt es diesen Reiter?

Klicken Sie in Word einfach auf Datei und dann Menüband anpassen. In der rechten Liste gibt es bereits den Punkt Entwicklertools. Davor einfach den Haken setzen und speichern. Schon ist der Reiter im Menü hinzugefügt.

Schritt 2: Ein Makro aufzeichnen.

Sie benötigen keine Programmierkenntnisse, um ein einfaches Makro zu erstellen. Sie können einfach die Schritte, die Sie tun aufzeichnen. Word wandelt dies in die Programmiersprache VBA um.

Aber Achtung: Es werden nicht alle Mausbewegungen aufgezeichnet. Wenn Sie z.B. ein Wort markieren, um es anschließend zu formatieren, dann müssen Sie die Cursor-Tasten oder eine Tastenkombination dafür nutzen.

Tipp: Machen Sie sich vorab mit den Tastenkombinationen vertraut. Eine Liste habe ich Ihnen in diesem Blog-Artikel zusammengestellt: Tastenkombinationen in Word

Im Reiter Entwicklertools finden Sie die Schaltfläche Makro aufzeichnen.

Wenn Sie darauf klicken, beginnt die Aufzeichnung.

Tipp: Üben Sie vorab die Schritte, die Sie aufzeichnen wollen. Denn wenn Sie sich verklickt haben, wird dies auch in das Makro übernommen.

3. Eine Schaltfläche für das Makro einbinden.

Um das Makro später schneller nutzen zu können, sollten Sie eine Schaltfläche dafür einbinden. Sie können Sie entweder im Start-Menü hinterlegen, oder oben in der Schnell-Leiste. Beide Varianten zeige ich Ihnen in dem Video.

 

In den nächsten Blog-Artikeln werde ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele für Makros in Word zeigen.


Sie haben Ideen bekommen, wofür Sie in Ihrem Unternehmen Makros für effizienteres Arbeiten nutzen könnten, aber Sie möchten das lieber von Profis erledigen lassen? Dann nehmen Sie mit mir ganz einfach per Mail Kontakt auf. Ich arbeite mit einer entsprechenden Beratungs- und Softwarefirma zusammen.


 

Monster des Alltags – Die Trödelei

Ich stelle Ihnen ein weiteres „Monster des Alltags“ von Christian Moser vor: Die Trödelei.

Die Trödelei

Ich möchte näher auf den Punkt „scheinbar so dringliche Dinge einfach mal liegen lassen“ eingehen. Das ist ja auch eine Empfehlung aus dem Zeitmanagement. Die Grundlage dafür ist das Eisenhower-Prinzip (klick). Wenn Sie immer nur die dringenden Aufgaben erledigen, werden Sie durch den Tag getrieben. Aber für die wichtigen Aufgaben hatten Sie dann keine Zeit mehr. Natürlich gibt es auch Aufgaben, die sowohl dringend, als auch wichtig sind. Aber bei diesem Monster liegt die Betonung auf „scheinbar“.

Wer kennt das nicht? Es gibt immer wieder Kollegen, die machen jede Aufgabe dringend. Wenn man aber einmal nachfragt, stellt sich häufig heraus, dass das gar nicht noch heute erledigt werden muss, sondern noch ein paar Tage Zeit hat.

Die hohe Kunst besteht darin, zu erkennen, was tatsächlich dringend ist und was nur scheinbar dringlich gemacht wird. Daher ist die Trödelei ein wichtiges Monster des Alltags.

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Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

Wichtige Fragen bei der Zielüberprüfung

Nachdem ich Ihnen in den letzten Blog-Artikeln die Zielhierarchie und den Zielerreichungskreis vorgestellt habe, möchte ich heute detaillierter auf das Zielcontrolling eingehen.

Folgende Fragen können Sie sich stellen, wenn Sie überprüfen, wie weit Sie Ihre beruflichen Jahresziele bereits erfüllt haben. Ich empfehle Ihnen, sich diese Fragen monatlich oder vierteljährlich auf Wiedervorlage legen, um laufend zu checken, wo Sie gerade stehen.

Im nächsten Schritt sollten Sie dann ggf. notwendige Maßnahmen einleiten, um „auf Kurs“ zu bleiben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Erreichen Ihrer Ziele.

Die 4-Stunden-Woche Fragen & Aktionen

Das Buch

Nur noch 4 Stunden in der Woche arbeiten und ansonsten in der Sonne liegen – funktioniert das?

Vielleicht.

Timothy Ferriss verspricht so einiges in seinem Buch „Die 4-Stunden Woche“. Er berichtet darüber, wie er es geschafft hat aus dem täglichen Hamsterrad auszubrechen und sich nach und nach ein Online-Business aufzubauen. Nun arbeitet er nur noch 4 Stunden pro Woche, weil er viele Aufgaben automatisiert hat und auf Dienstleister zurück greift. Seine Zeit verbringt er stattdessen mit Reisen. Das Buch ist amüsant geschrieben und liest sich leicht.

Als ich es vor ein paar Jahren das erste Mal in der Hand hatte, dachte ich „typisch amerikanisch“. Außerdem war ich gar nicht angetan von der Idee ein Online-Business aufzubauen.

Aber jeder von uns kann trotzdem einiges aus dem Buch lernen.

Effizienz am Arbeitsplatz

Als ich das Buch vor kurzer Zeit wieder in die Hand nahm, habe ich mir die Fragen & Aktionen genauer angesehen. Denn es gibt nicht nur einen netten Text zu lesen, sondern der Autor gibt auch Aufgaben auf und stellt Fragen, die dabei helfen sollen, effizienter zu arbeiten.

Einige der Fragen & Aktionen beziehen sich direkt auf den Aufbau eines Online-Business. Die habe ich beiseite getan.

Herausgekommen sind ein paar ausgewählte Fragen & Aktionen, um den Arbeitsalltag zu verändern und effizienter zu gestalten. Dabei geht es um

  • Aufschieberitis reduzieren
  • Sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren
  • Die Informationsflut beherrschen
  • Unterbrechungen reduzieren
  • Einführung von Telearbeit
  • Besprechungseffizienz
  • Zeit sparen durch Aufgabenbündelung

Die Fragen & Aktionen stelle ich in diesem Video vor:

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Wer das Buch noch nicht hat und neugierig geworden ist, kann es hier bestellen:

Mit diesen 2 Fragen vermeiden Sie Überstunden und Frust

In diesem 7. und damit letzten Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ zeige ich Ihnen mit welchen zwei einfachen Fragen Sie Überstunden und Frust sowohl beim Chef, als auch bei Ihnen selbst und den Kollegen vermeiden können.


Stellen Sie kurz ein paar Infos und Daten zusammen…

Diesen Satz hören Sie als Sekretärin bzw. Assistentin von Ihrem Chef wahrscheinlich täglich. Auch die Mitarbeiter erhalten immer wieder den Auftrag, zu einem bestimmten Thema Zahlen, Daten, Fakten zusammenzustellen oder sich dazu Gedanken zu machen.

Aber ist wirklich klar, was Sie tun sollen?

Welches Ziel verfolg Ihr Chef damit? Wofür benötigt er diese Zusammenstellung? Bis wann soll es fertig sein?

Ich erlebe es immer wieder, dass diese Fragen zu selten gestellt werden. Es ist doch alles klar.

Was dann passiert…

Sie, bzw. Ihre Kollegen machen sich an die Arbeit. Sie sammeln die Informationen, werten Excel-Listen aus, tragen Daten aus anderen Abteilungen zusammen und bereiten dies anschaulich in einer PowerPoint-Präsentation auf. Schließlich ist das Thema hoch komplex und muss von allen Seiten ausführlich beleuchtet werden. Sie benennen Risiken und erarbeiten auch gleich Lösungsansätze.

Die PowerPoint-Datei wird immer umfangreicher, aber nur so werden Sie diesem Thema gerecht.

Da diese Zusatzaufgabe viel Zeit bindet, machen Sie ein paar Überstunden.

Nach ein paar Tagen schicken Sie Ihre Ausarbeitung an den Chef.

Der wiederum ist erschlagen vom Umfang und hat eigentlich keine Zeit, um alles zu lesen. Daher pickt er sich nur einige Stichworte heraus.

Das bekommen Sie mit und sind frustriert. Sie haben sich so viel Mühe gegeben und Zeit investiert und dann wird das alles gar nicht gelesen.

Womöglich hätte eine einfache Mail mit einem 2-Zeiler vollkommen ausgereicht.

Zwei einfache Fragen

Mein Tipp, um Überstunden und Frust zu vermeiden: Klären Sie zu Beginn, wenn Sie die Aufgabe delegiert bekommen, wie ausführlich Ihre Antwort/Ausarbeitung sein soll und ob Ihr Chef die Infos lieber schriftlich oder mündlich haben möchte.

Denn Sie denken, dass doch alles klar ist, aber das ist es nicht. Sprechen Sie darüber, statt sofort in Aktionismus zu verfallen.

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Ich habe noch ein kleines, amüsantes Beispiel für Sie:

Eine Geschäftsführerin eines mittelständischen Unternehmens berichtet mir, dass Sie einen jungen Mitarbeiter per Mail nach dem Stand der Dinge in einem bestimmten Projekt gefragt hat.

Testen Sie sich: Was ist Ihr erster Impuls? Projektstandsbericht. PowerPoint-Präsentation. Budgetauslastung, Zielerreichungsgrad, Ressourcenverbrauch.

Die Antwort des Mitarbeiters war eine Ein-Wort-Mail: Er schrieb „läuft“.

Sie grinsen? Oder sind Sie empört?

Aber ist es im Kern nicht genau das, was die Geschäftsführerin wissen wollte? Läuft’s oder läuft’s nicht?

Wie Sie ihren Chef durch seine Meetings navigieren

In diesem 3. Teil zum Thema „Wie führe ich meinen Chef“ gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie die Besprechungstermine Ihres Chefs besser koordinieren.

Ein Besprechungstermin jagt den nächsten…

Natürlich hat Ihr Chef viele Meetings. Ich kenne Führungskräfte, die von 8:00 bis 18:00 Uhr in Besprechungen sitzen. Da wäre mein erster Tipp, dass Sie Ihren Chef dazu bringen, diese vielen Termine zu hinterfragen. Muss er wirklich zu jeder Besprechung? Könnte auch sein Stellvertreter oder ein anderer Mitarbeiter, der besser im Thema ist, diesen Termin wahrnehmen? Aber das ist eigentlich ein anderes Thema…

Die Herausforderung für Sie an Sekretärin bzw. Assistentin ist, die Termine zu koordinieren. Dazu gehört auch, dass Sie im Namen Ihres Chefs zu Besprechungen einladen und es dann nicht immer einfach ist, mit allen Teilnehmern einen gemeinsamen Termin zu finden. Und wenn Sie den endlich gefunden haben, dann fehlt „nur“ noch ein Raum…

Besonders ärgerlich ist es, wenn dann die Termine länger dauern, als geplant und sich die nachfolgenden Termine verschieben. Dann wissen Sie schon, das Sie den Rest des Tages eigentlich nichts anderes mehr machen können, als alle darüber zu informieren und zu vertrösten.

Kollegen stehen in Ihrem Sekretariat bereits Schlange, weil jeder den Chef „nur kurz“ sprechen möchte. Und am Ende des Tages gehen Sie unzufrieden in den Feierabend.

Technische Voraussetzungen für eine bessere Kalenderverwaltung

Um Termine zu- und absagen und verschieben zu können benötigen Sie als Sekretärin/Assistentin die Freischaltung für den Kalender Ihres Chefs. Und zwar nicht nur lesenden Zugriff, sondern die Möglichkeit, die Termine zu bearbeiten. So können Sie im Namen Ihres Chefs handeln.

Damit Sie besser wissen, welche Termine im Zweifel verschoben werden dürfen und welche absolut fest sind, könnten Sie entweder darüber in Ihrer morgendlichen Runde darüber sprechen (mehr dazu hier) oder ein Farbkonzept entwickeln. Dann färbt Ihr Chef über die Kategorien die Termine anders ein, die fest sind und nicht von Ihnen verschoben werden dürfen.

Mehr Zeit zwischendurch

Damit Sie nicht in Hektik geraten, wenn ein Termin 10 min. länger dauert, empfehle ich Ihnen Pufferzeiten zwischen den Terminen einzuplanen. Die Besprechungen sollten also nicht „back-to-back“ liegen. Grober Richtwert: Zwischen zwei Terminen sollten 30 min. Puffer sein.

So hat auch Ihr Chef die Möglichkeit, sich gedanklich auf den nächsten Termin einzustellen oder zwischendurch Mails zu lesen.

Außerdem sollten Sie ganz bewusst Zeiten für Büroarbeit für Ihren Chef reservieren. So hat er die Möglichkeit auch tagsüber Aufgaben zu bearbeiten und muss nicht erst nach 18:00 Uhr damit beginnen. Diese Bürozeiten können Sie als Serientermin für jeden Wochentag eingeben (z.B. morgens und mittags jeweils eine Stunde; gerne auch am Nachmittag noch einmal).

Auch Zeiten für Mitarbeitergespräche sollten Sie einplanen. Das hat für alle Seiten Vorteile: Ihr Chef nimmt sich regelmäßig Zeit für seine Mitarbeiter und delegiert Aufgaben nicht nur „zwischen Tür und Angel“. Die Mitarbeiter müssen dem Chef nicht auflauern und nicht ihn auf dem Weg zwischen zwei Terminen abfangen, sondern können Themen sammeln und dann in der Zeit, die für sie reserviert ist, diese in Ruhe klären. Und das Sekretariat ist nicht so voll mit wartenden Kollegen, die Sie dann, weil sie nicht unhöflich sein wollen, in ein Gespräch verwickeln (und damit Sie von Ihrer Arbeit abhalten). Außerdem müssen Sie nicht mehr mehrmals am Tag die Frage beantworten, ob der Chef mal kurz Zeit hat und wann er denn wieder im Büro ist.

Wenn ein Meeting dann doch mal länger dauert…

… sollten Sie als Sekretärin/Assistentin der „Zeitwächter“ sein. Das bedeutet, dass Sie bei einem Gespräch, dass im Büro des Chefs stattfindet, 5 min. vor Schluss kurz stören und darauf hinweisen, dass alle langsam zum Schluss kommen sollten. Und dann, wenn die Zeit für den Termin abgelaufen ist, gehen Sie wieder in das Büro hinein und beenden freundlich, aber bestimmt die Besprechung. So verhindern Sie, dass sich die nachfolgenden Termine verschieben. Natürlich benötigen Sie von Ihrem Chef die Erlaubnis für dieses Vorgehen. Aber ich denke, die Vorteile sollten überzeugen.

Diese Tipps können Sie sich auch noch einmal in dem folgenden Video ansehen:

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Die effiziente Alternative zur Regelbesprechung

Teamsitzung, Abteilungsrunde, Projekt-Meeting –  und immer das Gleiche: Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz, was er gerade tut. Aber alle sind gelangweilt. In diesem Artikel stelle ich Ihnen eine effiziente Alternative vor.


Jede Woche wieder

Wenn ich in meinen Einzelcoachings einen Blick in den Kalender meines Teilnehmers werfe, dann sehe ich dort eine ganze Reihe an Regelbesprechungen. Einmal pro Monat die Abteilungsrunde, alle zwei Wochen eine Teambesprechung, jede Woche ein Projekt-Meeting usw. Wenn Sie in verschiedenen Projekten mitarbeiten und auch noch in Ausschüssen tätig sind, dann ist Ihr Kalender nur alleine damit schon recht voll.

Langeweile macht sich breit

Wie laufen in der Regel diese Besprechungen ab? Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz über seine aktuellen Aufgaben. Der Stand der Dinge. Der Vorgesetzte berichtet dann noch aus diversen anderen Gremien und gibt Informationen weiter. Ein Kollege muss dann am Ende ein Protokoll schreiben, das ehrlich gesagt, niemand liest. Auch die einzelnen Beiträge interessieren niemanden so wirklich. Einige beginnen unter dem Tisch am Smartphone E-Mails zu lesen. Andere kritzeln auf dem Block herum.

Unter der Hand verraten alle, das die Besprechung reine Zeitverschwendung ist. Aber niemand ändert etwas. Man führt nun einmal solche Besprechungen durch, um sich zu informieren. Das war schon immer so.

Was ist das Ziel der Regelbesprechung?

Als Ziel dieser Regelbesprechungen wird häufig der Informationsaustausch genannt. Die Mitarbeiter sollen wissen, woran jeder Kollege arbeitet. Ein weiteres Ziel ist, Überschneidungen herauszufinden. Also wenn zwei Mitarbeiter an unterschiedlichen Themen arbeiten will man herausfinden ob sich die Themen in einzelnen Details überschneiden und dadurch aufeinander auswirken.

Aber werden diese Ziele erreicht?

Oft leider nicht. Der Abteilungsleiter / Teamleiter / Projektleiter kennt den Stand der Dinge (hoffentlich). Wenn jeder Kollege in der Abteilung andere Themenschwerpunkte bearbeitet, dann interessiert es auch nicht wirklich, was die anderen tun. Außerdem ist es ja auch nur eine punktuelle Bestandsaufnahme. Ein Projekt, das heute noch gut läuft, kann bereits morgen viele Probleme bringen. Überschneidungen werden in der Regel auch nicht aufgespürt, weil gar nicht so detailliert berichtet wird. Und das Protokoll liest auch niemand.

Die effiziente Alternative: Das Kanban-Board

Wenn etwas nicht gut läuft, dann sollte man nicht einfach so weiter machen, sondern etwas ändern. Ich weiß, dass es ziemlich revolutionär ist, an den Regelbesprechungen etwas zu ändern, dennoch möchte ich Sie dazu ermutigen.

Wenn Sie regelmäßig und kurz Informationen zum Stand der Dinge in Ihren Themen austauschen wollen, dann empfehle ich Ihnen ein Kanban-Board zu errichten.

Dieses Board sollte für jeden zugänglich in der Abteilung aufgehängt werden. Jeder Mitarbeiter beschriftet Haftnotizzettel mit seinen Themen.

Jeden Morgen treffen sich alle vor diesem Board und jeder berichtet, was er gestern erreicht hat. Die Redebeiträge sollten kurz sein, sodass die gesamte Besprechung nur ca. 10 min. dauert. So sind alle ständig auf dem Laufenden. Wer bei seinem Thema bzw. Projekt ins Stocken geraten ist, kann die Kollegen nach Lösungsideen fragen. Im Laufe des Tages können sich dann Kleingruppen dazu zusammenfinden. Ein Protokoll wird nicht geschrieben, denn die Dokumentation ist am Board zu sehen.

Das Kanban-Board stelle ich in diesem Video vor:

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Materialien zum Kanban-Board können Sie hier bestellen:

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