Wie gut sind Sie organisiert?

Frau am Schreibtisch verzweifelt
Es ist nicht leicht, messbar zu machen, wie gut man organisiert ist. Ein Indiz könnte ein voller E-Mail- bzw. Papierposteingang sein, ein anderer die Höhe der Papierstapel auf dem Schreibtisch oder die Anzahl der Überstunden. Aber es gibt noch viele andere Faktoren, die Aufschluss dazu geben können, wie effizient und effektiv Sie arbeiten. Dazu hat das PEP-Institut den Office Excellence Index (OPX) entwickelt.
Wie gehen Sie vor?
Sie ermitteln anhand eines Fragebogens den Status Ihrer persönlichen Office Excellence zwischen 0% und 100% auf der Basis der PEP-Benchmarks. Sie basieren auf dem 20-jährigen Know-how des PEP-Instituts. In Ihrer Auswertung sehen Sie auf einen Blick, an welchen Punkten Sie persönlich beginnen können, die zeitraubenden Anteile Ihrer Arbeit zu reduzieren und mehr Kapazität und Zeit für Ihre wirklich wichtigen Aufgaben zu gewinnen.
Füllen Sie bitte den OPX-Fragebogen als allgemeine Orientierungshilfe ohne jegliche Verpflichtung aus (http://www.pep-coaching.com/OPX/anonym.php5) . Unmittelbar danach erhalten Sie eine grafische Auswertung Ihrer Office-Performance.
Sie können sich auch für die kostenpflichtige Variante entscheiden, über die Sie eine individuelle Auswertung mit konkreten Handlungsempfehlungen erhalten (Kostenpunkt: 65,- Euro zzgl. MwSt.)

Wie der elektronische Posteingang nach dem Urlaub schnell wieder leer wird

Hilfe

Vielleicht hatten Sie über Ostern auch ein paar Tage frei. Nun kommen Sie an Ihren Arbeitsplatz zurück und finden wieder zahlreiche E-Mails im Posteingang. Damit Sie schnell wieder einen Überblick über den Posteingang bekommen und ihn leeren können, empfehle ich Ihnen das Eisenhower-Prinzip anzuwenden.

Dabei wird zwischen „wichtig“ und „dringend“ unterschieden. Ob eine Sache dringend ist, ist schnell festgestellt. Aber ob etwas wichtig ist, fällt meißtens etwas schwerer. Mein Tipp: überlegen Sie sich hier, welche Konsequenzen es für Sie oder das Unternehmen haben könnte, wenn Sie die Mail nicht heute bearbeiten.

Danach entscheiden Sie: E-Mails, die

  • wichtig und dringend sind bearbeiten Sie sofort, insbesondere wenn Sie nur kurze Zeit dafür benötigen.
  • wichtig, aber nicht dringend sind planen Sie über die Aufgaben konkret ein, d.h. Sie legen fest, an welchem Tag Sie die E-Mail bearbeiten wollen.
  • dringend, aber nicht wichtig sind können Sie delegieren oder auch hinterfragen (denn manchmal sind die Dinge dann doch nicht ganz so dringend, wie erst dargestellt).
  • weder dringend noch wichtig sind verschieben Sie in einen Unterordner „später bearbeiten“ und legen sich eine Erinnerung in einer Woche in den Kalender.

Posteingang: E-Mails in Unterordner verschieben oder nicht?

Eingangspostkorb

Manchmal wundere ich mich, wie selbstverständlich es geworden ist, 2000 E-Mails im Posteingang liegen zu haben. Wieso haben so viele Menschen nicht den Ehrgeiz, ihren E-Mail-Posteingang bis zum Abend zu leeren?

In Gesprächen hören ich immer wieder das Argument, dass man doch einfach nach einer Mail suchen kann, oder den Posteingang nach Absender sortieren. Da lohne sich doch die Mühe mit den Unterordnern nicht.

Aber wissen Sie wirklich immer, von wem die E-Mail mal verschickt wurde? Auch nach Monaten noch? Und stehen im Betreff auch immer die richtigen Begriffe, oder öffnen Sie dann nicht doch wieder jede Mail, bis Sie die Richtige gefunden haben?

Ich weiß, die E-Mails im Posteingang tun erstmal nicht weh. Bis dann irgendwann die Nachricht von der IT kommt, dass man Mails löschen soll, weil das Postfach zu voll ist. Aber vergleichen wir das mal mit dem Papier-Posteingang:

Würden Sie über Monate hinweg 2000 Blätter Papier in Ihrem Posteingangskörbchen lassen? Und erst wenn das Körbchen fast durchbricht die untersten 300 Blätter durchgehen, abheften oder wegwerfen?

Mache ich, wenn ich mal Zeit habe

Aktenstapel 3

Haben Sie auch so einen Stapel auf dem Schreibtisch? Eine Sammlung von Dingen, die nicht dringend und auch nicht so sehr wichtig sind. Dinge, die mal gemacht werden müssten, aber noch Zeit haben? Ich finde bei meinen Trainingsteilnehmern häufig so einen Stapel.

Aber mal Hand aufs Herz: wann sitzen Sie am Schreibtisch, haben alles erledigt und denken sich „ich weiß gar nicht, was ich jetzt tun soll“? Vermutlich nie. Und daher werden Sie – realistisch betrachtet – diesen Stapel nie angehen.

Besser ist es, wenn Sie entscheiden, was Sie davon tatsächlich tun wollen und was nicht. Die Aufgaben, die Sie nicht erledigen wollen, schmeißen Sie weg. Die Aufgaben, die Sie tun wollen, planen Sie bitte konkret ein. Das Erledigungsdatum kann auch ruhig ein paar Wochen in der Zukunft liegen. Aber dann taucht diese Aufgabe irgendwann in der Wiedervorlage auf und Sie können dann nochmal entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für die Erledigung ist.

Und dann erledigen Sie diese Aufgabe.

Dann ist der Stapel weg und Sie werden nicht immer wieder (unbewußt) daran erinnert, dass es da noch ein paar Aufgaben gibt, die Sie erledigen müssen. So können Sie sich besser auf die aktuellen Aufgaben konzentrieren.

Gut organisiert im HomeOffice

Laptop mit Kaffee

Bietet Ihr Unternehmen an, dass Sie einen Teil der Arbeitzeit in einem HomeOffice bzw. in Telearbeit verbringen können? Oder nutzen Sie dieses Angebot bereits?

Hier ein paar gute Gründe für ein HomeOffice:

  • keine Anfahrtzeiten zum Büro
  • ruhigeres Arbeiten, da nicht die Kollegen mal eben durch die Tür schauen
  • erfahrungsgemäß wird im HomeOffice mehr geschafft
  • bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Aber wer einen Teil seiner Arbeitszeit zu Hause verbringt, muss gut organisiert sein. Hier ein paar Tipps für Sie:

  • legen Sie sich eine Info-Mappe an, in der Sie alle wichtigen Telefon-Nr., Organigramme, IT-Tipps und andere wichtige und häufig genutzte Informationen sammeln. So können Sie auch von zu Hause darauf zugreifen.
  • planen Sie Ihre Woche: welche Aufgaben lassen sich gut zu Hause erledigen, für welche müssen Sie im Büro sein?
  • nehmen Sie alle benötigten Unterlagen für das HomeOffice mit; legen Sie sich ggf. eine Checkliste an.
  • schließen Sie zu Hause die Tür zur Küche und zum Raum in dem die Bügelwäsche wartet. Lassen Sie sich nicht verleiten Hausarbeiten, wie z.B. Abwasch und Bügel während der Arbeitszeit zu erledigen.
  • achten Sie darauf auch zu Hause geregelte Arbeitszeiten einzuhalten; stellen Sie sich ggf. einen Wecker für den Feierabend.
  • kleiden Sie sich auch im HomeOffice normal, denn wenn Sie zu Hause im Schlafanzug, Bademantel oder Jogginganzug arbeiten fällt die Trennung zwischen Freizeit und Arbeit schwerer.
  • sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitbewohner (insbesondere Kinder und Haustiere) verstehen, dass Sie war zu Hause sind, aber keine Zeit zum Spielen haben.

Der geschenkte Tag

Sonnenuhr

Heute ist der 29.02., das heißt dieses Jahr ist ein Schaltjahr und hat einen Tag mehr, als die anderen Jahre. Ihnen wurde also ein ganzer Tag Zeit geschenkt!

Und was machen Sie damit?

Nutzen Sie den heutigen Tag doch mal dafür Ihr Zeit- und Selbstmanagement zu überprüfen:

  • Passt ihr Work-Life-Balance noch?
  • Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit?
  • Haben Sie in letzter Zeit immer mal wieder in den gleichen Situationen „Ja“ gesagt, aber „Nein“ gemeint?
  • Setzen Sie die Prioritäten noch richtig? Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge?
  • Überprüfen Sie Ihre Arbeitsroutinen.

Schalten Sie heute doch mal einen Gang runter. Räumen Ihren Schreibtisch auf. Machen Sie heute mal etwas früher Feierabend und nutzen die Zeit für einen Spaziergang im Wald. Oder rufen Freunde an, bei denen Sie sich schon lange nicht mehr gemeldet haben. Oder besuchen Sie Ihre Oma im Altersheim. Oder lesen Sie ein Buch. Oder machen Sie mal wieder Sport.

Viel Spaß dabei!

Endlich Freitag!

to-do-liste

Heute ist mal wieder Freitag. Die Woche ist (fast) vorbei. Ab Mittag wird es wahrscheinlich etwas ruhiger. Das Telefon klingelt nur noch selten und die Kollegen verabschieden sich nach und nach ins Wochenende.

Aber halt! Bevor Sie Feierabend machen, sollten Sie sich noch Zeit für Ihr Selbstmanagement nehmen. Folgende Dinge können Sie am Freitagnachmittag gut erledigen:

  • gehen Sie die vergangene Woche nochmal gedanklich durch: was lief gut? Wo kann ich noch besser werden? Was will ich in der nächsten Woche anders machen?
  • schauen Sie sich die gesendeten E-Mails an (falls Sie das nicht sowieso schon jeden Abend machen): was kann gelöscht werden, was muss abgelegt werden, wo müssen Sie nochmal nachhaken?
  • erledigen Sie Ihre Papierablage von der Woche.
  • verschaffen Sie sich einen Überblick über die nächste Woche: welche Termine stehen an? Was muss noch vorbereitet werden? Welche Aufgaben haben Sie für die nächste Woche geplant? Müssen Prioritäten anders gesetzt werden? Was sollten Sie heute noch an Kollegen delegieren?

Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen

Meike Kranz


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