Chaos im Ablage-Dschungel?
Wie Sie durch eine optimierte Dateiablage wertvolle Arbeitszeit sparen und die Produktivität in Ihrem Team nachhaltig steigern.
Ist Ihre Dateiablage ein täglicher Zeitfresser?
Haben Sie es satt, kostbare Minuten (oder sogar Stunden!) damit zu verbringen, nach Dokumenten zu suchen, die irgendwo in Ihrer digitalen Ablage vergraben sind? Ist Ihre Dateiablage über die Jahre hinweg so chaotisch geworden, dass niemand außer Ihnen weiß, wo was liegt? Oder haben Sie das Gefühl, dass eine klare Struktur fehlt und Sie immer wieder auf die gleichen Probleme stoßen?
Sie sind nicht allein! Viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU), kämpfen mit ineffizienten Dateiablagen, die im Laufe der Zeit unübersichtlich und schwer handhabbar geworden sind. Doch das muss nicht sein!
Es lohnt sich, Zeit in eine optimierte Dateiablagestruktur zu investieren, damit die Suche nach Informationen nicht weiter ein Zeitfresser für alle Mitarbeiter ist.
Die 3 größten Fehler bei der Optimierung der Dateiablage
Fehlende Einbindung der Mitarbeiter
Abteilungsleiter entscheiden oft allein über die Struktur der Dateiablage, ohne das Feedbackder Mitarbeiter einzuholen, die täglich damit arbeiten.
Sie gehen davon aus, dass eine zentrale, von oben bestimmte Struktur effizienter ist und vergessen wird, dass eine gute Struktur für alle möglichst nachvollziehbar und intuitiv sein muss.
Dadurch haben Mitarbeiter Schwierigkeiten, sich in der neuen Struktur zurechtzufinden, was zu Zeitverlust und Frustration führt.
Unklare und inkonsistente Benennung von Dateien
Sachbearbeiter benötigen Dateien oder Ordner oft uneinheitlich und ohne eine klare Logik oderStandardisierung.
Sie denken kurzfristig und halten es für ausreichend, wenn sie selbst ihre Ablage verstehen, anstatt an die langfristige Auffindbarkeit und den Austausch mit Kollegen zu denken.
Dies führt zu Redundanzen , doppelten Dateien und einer erschwerten Suche nach Dokumenten, insbesondere wenn mehrere Personen auf die Daten zugreifen müssen.
Überkomplizierte Ordnerstrukturen
Sekretärinnen stellen Sie manchmal zu viele Unterordner, um die Ablage „ordentlicher“ zu gestalten.
Sie glauben, dass eine sehr detaillierte Struktur die Suche vereinfacht, aber ignoriert, dass tiefe Hierarchien die Navigation und Auffindbarkeit von Dokumenten erschweren können.
Die Kollegen müssen viele Ordner durchsuchen, um ein Dokument zu finden, was Zeit kostet und die Effizienz beeinträchtigt.
In meinem 2-stündigen Live-Online-Training erfahren Sie, wie Sie mit einfachen Schritten und praxiserprobten Methoden Ihre digitale Ablagestruktur revolutionieren können. Sie lernen, die häufigsten Fehler zu erkennen und zu beheben – und das Beste daran: Sie können die Tipps direkt in Ihrem Unternehmen anwenden!
Termin: 29. April 2025 um 18:00-20:00 Uhr
Die Abbuchung des Kurspreises erfolgt über Digistore24.
Was erwartet Sie im Webinar?
In diesem Webinar erhalten Sie nicht nur theoretische Anleitungen, sondern praxisnahe und sofort umsetzbare Tipps. Gemeinsam schauen wir uns die größten Fallstricke an, die viele Abteilungen bei der Dateiablage machen, und wir entwickeln Lösungen, die direkt zu mehr Ordnung und Effizienz führen.
Auswertung der aktuellen Situation: Wo steht Ihre Dateiablage wirklich? Gemeinsam analysieren wir typische Herausforderungen und finden heraus, welche Fehler die Produktivität in Ihrem Team bremsen.
Von Push zu Pull: Lernen Sie, wie Sie Ihre Dateiablage so gestalten, dass Informationen zu Ihnen kommen, anstatt dass Sie ewig danach suchen müssen. Dieser Wechsel von „Suchen“ zu „Finden“ spart Ihnen täglich wertvolle Zeit.
Die 10 goldenen Regeln der Dateiablage: Ich zeige Ihnen bewährte Best Practices, die Ihnen helfen, eine Ordnung zu schaffen, die langfristig funktioniert und einfach zu pflegen ist.
Tipps für eine neue Dateiablagestruktur: Egal, ob Ihre aktuelle Struktur veraltet ist oder völlig chaotisch – mit diesen Tipps schaffen Sie eine völlig neue Ablage, die Ihren Anforderungen gerecht wird.
5 Ordner, die jeder braucht: Ein klarer und einfacher Leitfaden, welche Ordnerstrukturen in jeder Abteilung nützlich sind – und warum sie unverzichtbar sind.
Praxisbeispiele aus der Personal-, Einkaufs- und Vertriebsabteilung: Erhalten Sie konkrete Einblicke in funktionierende Ablagesysteme aus verschiedenen Abteilungen, die Sie sofort auf Ihre eigene Struktur anwenden können.
Individuelle Beratung: In einem speziellen Abschnitt des Webinars berate ich Sie zu Ihrer aktuellen Ablagestruktur und gebe Ihnen direktes Feedback, das Ihnen hilft, gezielt Verbesserungen vorzunehmen.
Von Alt nach Neu: So gelingt Ihnen der Übergang von einem chaotischen zu einem effizienten Ablagesystem – ohne dabei wichtige Informationen zu verlieren.
Dieses Webinar ist so aufgebaut, dass Sie Schritt für Schritt die nötigen Werkzeuge erhalten, um Ihre Dateiablage endlich in den Griff zu bekommen. Egal, in welcher Abteilung Sie tätig sind – Sie werden sehen, dass sich bereits durch kleine Veränderungen große Fortschritte erzielen lassen!
Nach diesem Webinar werden Sie...
Ideen
Sie werden erste Ideen haben, wie Sie Ihren Dateiordner benennen können und wie eine eindeutige Struktur aussieht..
Beteiligung
Sie werden wissen, wie Sie idealerweise eine neue Struktur entwickeln und dabei alle Kollegen beteiligen, um einen Konsens zu finden.
Transformation
Sie werden wissen, wie Sie einfach und Schritt für Schritt von der alten zur neuen Struktur wechseln.
Über Meike Kranz
Als Expertin für Büroorganisation hilft Meike Kranz Menschen dabei, ihren Arbeitsplatz so effektiv zu organisieren, dass sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben. Sie haben einfach umsetzbare Strategien für eine bessere Organisation entwickelt, mit denen die Trainingsteilnehmer ihre Produktivität steigern.
Wichtig ist ihr dabei, die Veränderungsprozesse Schritt für Schritt zu begleiten und schnell sichtbare Erfolge zu erzielen. Sie hat nicht nur den einzelnen Arbeitsplatz, sondern auch das Team und die Prozesse im Blick.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Sie lernen, wie Sie aus meiner Erfahrung am Besten vorgehen, um gemeinsam mit Ihren Kollegen eine neue Dateiablagestruktur zu entwickeln und bekommen erste Ideen dazu.
Ja, es gibt ein paar allgemeingültige Regeln, die Sie bei der Entwicklung einer neuen Dateiablagestruktur beachten sollten. Außerdem stelle ich Ihnen 5 Ordner vor, die wirklich jede Abteilung anlegen sollte.
Damit wir das Webinar aufzeichnen können, müssen alle Teilnehmer dem zustimmen. Sollte das der Fall sein, werden Sie eine Aufzeichnung erhalten.
Ich komme gerne zu Ihnen und unterstütze Sie dabei, die Dateiablage zu optimieren. Nehmen Sie dafür bitte per Mail Kontakt zu mir auf, dann klären wir die nächsten Schritte.