Hilfe, die Schrift stimmt nicht!

Ob internationaler Konzern oder kleiner Betrieb, es gibt in jedem Unternehmen ein festgelegtes Design für Briefe, Prospekte und auch PowerPoint-Präsentationen. Im Corporate Design ist festgelegt, welche Schriftart und -größe von den Mitarbeitern verwendet werden soll, welche Farben zum Unternehmenslogo passen und wie in PowerPoint Formen gestaltet werden.

Aber manchmal passiert es dann doch. Aus Versehen hat ein Mitarbeiter die falsche Schrift auf einer Folie benutzt oder im Diagramm stimmt eine Füllfarbe nicht. Oft fällt dies erst bei der Präsentation vor dem Kunden auf und das ist ärgerlich.

Also werden alle Mitarbeiter (nochmals) informiert, dass unbedingt das vorgegebene Corporate Design verwendet werden soll und jeder jede Folie prüfen muss, bevor die Präsentation vorgeführt wird.

Zeitfresser Foliengestaltung

Hier haben wir einmal wieder einen echten Zeitfresser gefunden. Ich bin der Meinung, dass es eigentlich ganz schnell geht, Inhalte in eine Präsentation einzufügen. Aber bis die Folien wirklich gut aussehen, vergehen Stunden.

Klar, die Schriftart, Schriftgröße und Farben müssen stimmen. Aber es passiert leider auch schnell aus Versehen oder auf Grund von Unwissenheit über die Vorgaben, dass etwas nicht richtig ist.

Und auch wenn man die richtige Vorlage verwendet hat und wirklich auf diese Punkte geachtet hat, kurz vor der Fertigstellung muss man ja dann doch wieder alles kontrollieren.

CD-Check mit einem Klick

Viel einfacher ist es mit dem Add-In von FastChange und dem dort integrierten CD-Check. Dort haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Dinge prüfen zu lassen. Ich würde immer alle Haken setzen (so ist auch schon die Voreinstellung). Dann einfach nur auf den Button klicken und schon werden die Fehler aufgelistet. Man erkennt genau auf welcher Folie was nicht stimmt. Dann einfach auf „Anpassen“ klicken und schon entspricht die Folie wieder den Vorgaben. Falls Sie im Ausnahmefall ganz bewusst an einer Stelle eine andere Schriftart eingesetzt haben, klicken Sie auf „Ignorieren“. Sie sind also in wenigen Minuten fertig!

Das ist besonders wichtig, wenn kurz vor einem Meeting noch schnell einige Änderungen an der Präsentation vorgenommen werden mussten.

Wie der CD-Check funktioniert stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.