Projektleiter in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) stehen oft vor besonderen Herausforderungen. Während sie in großen Unternehmen häufig eine klare Rolle mit etablierten Prozessen und Strukturen haben, sieht es in KMU oft anders aus: Sie werden ohne gezielte Vorbereitung in ihre Position geworfen, erhalten wenig formale Befugnisse und werden nicht immer als vollwertige Führungskräfte wahrgenommen. Dabei sind sie entscheidend für den Erfolg von Projekten. Um diese Verantwortung souverän zu meistern, brauchen sie nicht nur Fachwissen, sondern vor allem das richtige Mindset.

1. Ein Projekt ist ein Unternehmen auf Zeit

Ein Projektleiter sollte sein Projekt nicht als bloßes “To-Do” oder eine temporäre Aufgabe betrachten, sondern sich wie ein CEO eines kleinen Unternehmens verstehen. Jedes Projekt hat begrenzte Ressourcen, ein Ziel und verschiedene Stakeholder – genau wie ein Unternehmen. Das bedeutet:

• Strategisch denken: Ein Projektleiter sollte nicht nur kurzfristige Meilensteine und Deadlines im Blick haben, sondern das Projekt als Ganzes steuern. Das heißt, Risiken frühzeitig erkennen, Chancen nutzen und sicherstellen, dass das Projekt langfristig einen Mehrwert für das Unternehmen bietet.
• Unternehmerisch handeln: Wie ein CEO muss ein Projektleiter Ressourcen effizient verwalten, das Budget im Blick behalten und dafür sorgen, dass das Team optimal arbeitet. Oft bedeutet das auch, kreative Wege zu finden, um mit begrenzten Mitteln das Beste herauszuholen.
• Langfristige Ziele verfolgen: Auch wenn ein Projekt ein definiertes Enddatum hat, sollte der Projektleiter über den Tellerrand hinausblicken. Welche Auswirkungen hat das Projekt auf das Unternehmen? Welche Prozesse können verbessert werden? Welche Erkenntnisse können für zukünftige Projekte genutzt werden?

2. Herausforderungen in KMU meistern

Projektleiter in KMU haben oft mit spezifischen Schwierigkeiten zu kämpfen, die sie in großen Unternehmen weniger häufig antreffen:

• Fehlende Strukturen und Prozesse: Während große Unternehmen auf etablierte Projektmanagement-Methoden zurückgreifen können, gibt es in KMU oft keine klaren Prozesse. Vieles wird improvisiert, was zu Ineffizienz und Unsicherheiten führt.
• Wenig Vorbereitung auf die Rolle: Viele Projektleiter in KMU werden sprichwörtlich ins kalte Wasser geworfen. Es gibt oft keine formale Schulung oder Einführung, sodass sie sich ihre Rolle selbst erarbeiten müssen.
• Akzeptanzprobleme: Projektleiter in KMU haben selten disziplinarische Macht. Das kann dazu führen, dass sie nicht als echte Führungskräfte wahrgenommen werden und ihre Autorität erst durch Kompetenz und gute Kommunikation etablieren müssen.

Hier hilft das richtige Mindset: Ein Projektleiter muss sich bewusst machen, dass er nicht darauf warten kann, dass ihm jemand den Weg ebnet. Stattdessen sollte er proaktiv handeln, sich Wissen aneignen und durch klare Strukturen und Kommunikation Akzeptanz schaffen.

3. Verantwortung übernehmen und Entscheidungen treffen

Ein guter Projektleiter ist nicht nur ein Vermittler zwischen verschiedenen Abteilungen oder ein Koordinator von Aufgaben, sondern eine Führungskraft, die aktiv Verantwortung übernimmt. Das bedeutet:

• Mut zur Entscheidung: Projekte sind von Natur aus dynamisch. Oft gibt es keine perfekte Lösung, sondern nur die bestmögliche unter den gegebenen Umständen. Ein Projektleiter darf nicht in Zögern verfallen, sondern muss mutig Entscheidungen treffen, selbst wenn sie unangenehm sind.
• Verantwortung übernehmen: Fehler passieren in jedem Projekt. Statt nach Schuldigen zu suchen, sollte der Projektleiter sich darauf konzentrieren, Lösungen zu finden und aus Fehlern zu lernen. Nur so kann das Team effektiv arbeiten und Vertrauen aufbauen.
• Konflikte nicht scheuen: Projektleiter müssen oft zwischen verschiedenen Interessen vermitteln. Das kann zu Spannungen führen. Wer diese Konflikte ignoriert, riskiert, dass sie eskalieren. Eine offene und ehrliche Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und das Team auf Kurs zu halten.

4. Führen ohne disziplinarische Macht

Projektleiter in KMU sind selten Vorgesetzte im klassischen Sinne. Trotzdem müssen sie Teams anleiten, motivieren und koordinieren. Das erfordert andere Führungsansätze:

• Kommunikation als Führungsinstrument: Klare Erwartungen und transparente Kommunikation sind essenziell. Regelmäßige Abstimmungen, konstruktives Feedback und offene Gespräche helfen, das Team auf gemeinsame Ziele einzuschwören.
• Stakeholder als Partner betrachten: Anstatt Anforderungen nur weiterzugeben, sollte der Projektleiter aktiv mit Stakeholdern zusammenarbeiten, um die bestmöglichen Lösungen zu finden.
• Abteilungen als Geschäftspartner sehen: In vielen Unternehmen werden Teams, die Zuarbeit liefern, eher als “Lieferanten” betrachtet. Ein besserer Ansatz ist es, sie als Partner zu sehen, mit denen man gemeinsam an einer Lösung arbeitet. So entstehen weniger Reibungsverluste und mehr Zusammenarbeit.

5. Projektmanagement-Prozesse etablieren

Ein häufiges Problem in KMU ist das Fehlen professioneller Projektmanagement-Prozesse. Auch wenn das Unternehmen selbst keine Standards vorgibt, kann der Projektleiter für Klarheit sorgen:

• Einfache, pragmatische Prozesse einführen: Das bedeutet nicht, starre Regeln aufzubauen, sondern sinnvolle Abläufe zu schaffen, die dem Team helfen, effizient zu arbeiten. Tipps, Checklisten und Vorlagen stelle ich Ihnen kostenlos in meinem E-Mail-Kurs zur Verfügung. Einfach anmelden (klick).
• Geeignete Tools nutzen: Digitale Werkzeuge wie Trello, Asana oder Microsoft Project helfen, den Überblick zu behalten und Aufgaben transparent zu managen. Sie können auch Ihre gesamtes Projekt in OneNote dokumentieren und managen. Wie das geht, erkläre ich Ihnen in meinem Video-Kurs: Projektmanagement mit OneNote
• Lernen und optimieren: Nach jedem Projekt sollte analysiert werden, was gut lief und was verbessert werden kann. Nur so entwickelt sich das Projektmanagement im Unternehmen weiter.

6. Sich selbst auf die Rolle vorbereiten

Auch ohne offizielle Schulung kann sich ein Projektleiter gezielt auf seine Rolle vorbereiten:

• Fachliteratur lesen: Es gibt zahlreiche Bücher und Artikel zum Thema Projektmanagement, die praxisnahe Tipps und Methoden vermitteln.
• Online-Kurse und Webinare nutzen: Plattformen wie Udemy oder LinkedIn Learning bieten erschwingliche Schulungen an.
• Mentoren suchen: Der Austausch mit erfahrenen Projektleitern kann wertvolle Einblicke und Ratschläge liefern.
• Eigenes Wissen kontinuierlich erweitern: Regelmäßige Reflexion und Feedback aus abgeschlossenen Projekten helfen, sich stetig zu verbessern.

Fazit: Mit dem richtigen Mindset zum Erfolg

Projektleiter in KMU stehen vor großen Herausforderungen, aber auch großen Chancen. Wer sein Projekt als “Unternehmen auf Zeit” versteht, Verantwortung übernimmt und partnerschaftlich führt, kann auch ohne disziplinarische Macht große Erfolge erzielen. Strukturierte Prozesse und strategisches Denken machen den Unterschied – und helfen, aus jedem Projekt zu lernen und kontinuierlich besser zu werden.