Nun ist es mal wieder passiert. Die Ordnerstruktur auf unserem Teamlaufwerk war klar und übersichtlich strukturiert. Die Ordner waren gut aufgeräumt. Es gab nur relevante Dateien. Informationen konnten wir alle schnell finden. Alles war nach Themen sortiert.
Nun hat aber ein Kollege auf der obersten Ebene unserer Dateiablage den Ordner „Aktuelles“ angelegt! Dort liegt nun eine Datei mit Informationen, die wir in dieser Woche benötigen. War das eine gute Entscheidung? Nein!
Warum ist es nicht sinnvoll einen Ordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk anzulegen? Weil die Informationen/Dateien nur für ein paar Tage aktuell sind. Danach gehören sie in die themenbezogene Ablage. Wenn man einen Ordner „Aktuelles“ hat, muss jemand 1x pro Woche die Dateien durchsehen und wegsortieren. Da das aber in der Regel niemand macht, liegen in dem Ordner irgendwann aktuelle und veraltete Dateien durcheinander. Und zwar durcheinander nicht nur bezogen auf ihre Aktualität, sondern auch bezogen auf die Themen. Man findet also relevante Informationen nicht mehr.
Deshalb warne ich davor, einen solchen Ordner anzulegen. Außerdem empfehle ich Ihnen, einen Verantwortlichen für die Ordnerstruktur zu benennen, der in solchen Fällen, so wie ich jetzt, die falsch einsortierten Dateien verschiebt und mit den Kollegen darüber spricht, warum der Ordner wieder gelöscht wurde.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
