Wie ist der Stand der Dinge?

Dies ist eine Frage, die Projektleiter immer interessiert. Aber auch Führungskräfte möchten gerne wissen, wie ihre Mitarbeiter vorankommen.

Im agilen Projektmanagement gibt es dafür das Daily Standup. Hier treffen sich alle Projektmitglieder jeden Morgen, um sich kurz zu besprechen und den Fortschritt jedes Einzelnen zu klären.

Aber aus meiner Sicht ist diese Methode auch in anderen Teams bzw. in Abteilungen geeignet, um sich schnell auszutauschen. Denn nur so können Probleme schnell geklärt werden und man muss nicht bis zum nächsten monatlichen Teammeeting warten.

Aber wie können Sie dies einfach und effizient digital lösen? Gerade in diesen Zeiten, wo nicht mehr alle Kollegen jeden Tag im Büro sind.

Entweder, Sie schicken jedem Mitarbeiter eine E-Mail, oder Sie nutzen eine Software dafür.

Eine E-Mail an alle zu schicken hat aus meiner Sicht mehrere Nachteile: Zum Einen erhalten Sie im Zweifel lange Texte, weil sich die Mitarbeiter aufgefordert fühlen, ausführlich zu berichten. Das kostet für beide Seiten viel Zeit. Außerdem haben Sie nicht einfach einen Überblick, wer schon geantwortet hat und wen Sie nochmal an Ihre Mail erinnern müssen. Das kostet Sie auch wieder Zeit. Und drittens müssen Sie jeden Tag daran denken, die Mail zu verschicken.

Ich fürchte, dass diese Gründe dazu führen, dass Sie das nur 1 Woche durchhalten werden…

Anders läuft es mit einer entsprechenden Software. Und da habe ich eine gefunden, die Sie sowohl in Microsoft Teams als App, aber auch unabhängig davon, nutzen können: Jell.

Jell ist im Prinzip ein Umfrage-Tool. Sie legen dort ein Team an, erfassen Ihre Fragen und wählen aus, ob die Fragen täglich, oder an bestimmten Tagen verschickt werden sollen. Außerdem erhalten Sie eine Übersicht über die Rückmeldungen und eine Zusammenfassung. Sie brauchen Ihre Daily Standup also nur einmal anlegen und dann läuft es automatisch.

Wie das geht und welche Fragen sinnvoll sind, zeige ich Ihnen in diesem Video:

Nutzen Sie bereits Jell? Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Tool? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.