Projektmanagement ist wie eine sinfonische Komposition, bei der der Projektleiter der Dirigent ist, der das Orchester aus Aufgaben, Ressourcen und Zeitlinien harmonisch zum Erfolg führt. Doch wie behält der Projektleiter den Überblick über jede einzelne Note dieses komplexen Arrangements?

Eines der zentralen Instrumente in diesem Prozess ist der Projektstatusbericht, der die Gesundheit und den Fortschritt des Projekts aufzeigt. Ein Werkzeug, das dem Projektleiter hilft, den Puls des Projekts zu fühlen und gleichzeitig einen klaren Einblick in die zukünftigen Herausforderungen zu gewinnen.

Das Gantt-Chart als Herzstück des Statusberichts

Ein Gantt-Chart ist die visuelle Repräsentation des Projektplans, ein Diagramm, das Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten zeigt. Es ist die Leinwand, auf der der Projektleiter die Fortschritte und Verzögerungen des Projekts verfolgt.

Um einen aussagekräftigen Statusbericht zu erstellen, müssen diese Gantt-Charts in verständliche und prägnante Informationen umgewandelt werden. Hier kommt die KI ins Spiel.

ChatGPT: Die virtuelle Assistentin des Projektleiters

ChatGPT, eine KI-gestützte Plattform, ist wie die virtuelle Assistentin des Projektleiters. Durch die Analyse der Daten aus dem Gantt-Chart und unter Berücksichtigung von Kontext und Fortschritt kann ChatGPT helfen, einen umfassenden Statusbericht zu generieren.

Durch die Interaktion mit ChatGPT kann der Projektleiter:

• Aktualisierte Fortschrittsberichte erhalten: ChatGPT kann auf Basis der aktuellen Daten des Gantt-Charts einen detaillierten Fortschrittsbericht erstellen, der Meilensteine, Verzögerungen und den Status einzelner Aufgaben umfasst.
• Prognosen und Risikobewertungen erhalten: Basierend auf historischen Daten und aktuellen Trends kann ChatGPT dem Projektleiter potenzielle Risiken und Chancen aufzeigen, um proaktiv auf mögliche Probleme reagieren zu können.
• Klare Kommunikation sicherstellen: ChatGPT kann helfen, komplexe Informationen in leicht verständliche Berichte umzuwandeln, die für Teammitglieder, Stakeholder und andere interessierte Parteien zugänglich sind.

Obwohl ChatGPT eine wertvolle Unterstützung bietet, ist menschliches Urteilsvermögen und Fachwissen unersetzlich. Die Interpretation der generierten Informationen, das Hinzufügen von Kontext und persönlicher Einschätzung sowie die Kommunikation mit dem Team erfordern menschliche Fähigkeiten, die KI allein nicht bieten kann.

Mein Beispiel

Eine Bekannte von mir, die Geschäftsführerin in einem kleinen Unternehmen ist, hat mir berichtet, dass sie einen jungen Mitarbeiter gefragt hat, wie der Status bei seinem Projekt ist. Sie hat eine Ein-Wort-Antwort erhalten: “Läuft.”

Das war ihr natürlich viel zu wenig aussagekräftig. Wenn Sie als Projektleiter gefragt werden, wie der Projektstatus ist, dann sind Sie sicherlich bemüht, einen aussagekräftigen Bericht zu erstellen. Aber das kostet Zeit. Und solche Anfragen kommen erfahrungsgemäß immer sehr kurzfristig und genau dann, wenn es sowieso schon stressig ist.

Sie können gelassen bleiben und diese Anfrage sehr schnell beantworten, wenn Sie die KI, wie z.B. ChatGPT, diese Aufgabe erledigen lassen. Dies habe ich selbst an einem fiktiven Projekt und einem Gantt-Chart getestet. Lassen Sie sich selbst vom Ergebnis der KI beeindrucken:

Besonders gut gefällt mir an der Antwort von ChatGPT, dass ich nicht nur ein paar nüchterne Zahlen erhalte, sondern gut formulierte Texte, die man einfach in eine Mail an den Chef einfügen kann. – Gut, ein paar Anpassungen würde ich noch machen, aber es ist immer einfacher, mit einem fertigen Text zu beginnen, als vor einem leeren Blatt zu sitzen.

Fazit: Die Fusion von Mensch und KI im Projektmanagement

Die Aufgabe eines Projektleiters, einen Statusbericht auf Grundlage eines Gantt-Charts zu erstellen, ist eine facettenreiche Herausforderung. Die Unterstützung durch KI wie ChatGPT kann dabei eine wertvolle Ergänzung sein. Die Fähigkeit, Daten zu analysieren, Prognosen zu erstellen und klare Berichte zu generieren, ergänzt die menschliche Expertise und ermöglicht eine effektivere Projektsteuerung.

Der Projektleiter bleibt der Dirigent dieses orchestrierten Projekts, wobei ChatGPT als ein hilfreicher Partner agiert, der dabei hilft, die Melodie des Erfolgs harmonisch zu gestalten.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.