Monats-Umfrage August

Nun haben wir bereits Mitte August und das heißt, dass nur noch 4 Monate bleiben, um die geplanten Projekte in diesem Jahr zu Ende zu bringen. Und wir ahnen es schon – die Zeit wird wie im Flug vergehen…

Daher habe ich jetzt im August in einer Umfrage Sie gefragt, wie Sie Ihre offenen Projekte zu einem erfolgreichen Ende bringen.

Hier die Rangliste der Antworten:

1. Ich habe meine Aufgabe in Outlook eingetragen und geplant.
2. Ich habe für jedes Projekt eine Excel-Liste, die ich jeden Tag durchgehe.
3. Ich habe ein Board in Trello oder einem vergleichbaren Tool angelegt.
4. Ich schreibe To-Do-Listen in mein Büchlein.
5. Ich habe für jedes Projekt ein Notizbuch in OneNote angelegt und weise die Aufgaben darüber den Kollegen zu.

Den Spitzenplatz, und damit das bevorzugte Tool, ist Outlook. Dies ist für KMU und kleinere Projekte aus meiner Sicht vollkommen in Ordnung. Gut ist immer, wenn Sie alle Aufgaben, unabhängig vom Projekt, zusammen an einem Ort digital planen. Und da bietet sich Outlook natürlich an. Wobei die Funktion, Aufgaben über Outlook zu delegieren noch nicht so sehr verbreitet ist (s.u.).

Excel-Listen stehen auf Platz 2. Diese Listen sehe ich ganz häufig bei meinen Kunden. Sie haben den Vorteil, dass der Projektleiter, aber auch alle Projektmitglieder, immer sehen können, was noch zu tun ist und welche Aufgaben bereits überfällig sind. Das funktioniert für das einzelne Projekt gut. Allerdings fehlt dann die Verbindung zur eigenen Aufgaben- und Tagesplanung. Und die Übersicht geht verloren, wenn man in mehreren Projekte mitarbeitet.

Trello und vergleichbare Tools sind in den letzten Jahren immer mehr verbreitet. Der Vorteil liegt in den Möglichkeiten, an Dokumenten und Aufgaben zu diskutieren. Außerdem kann das Tool in MS-Teams eingebunden werden. Aber auch hier fehlt wieder die Verbindung zur eigenen Aufgaben- und Tagesplanung und der Überblick über mehrere Projekte.

OneNote bietet hier wiederum genau diese Möglichkeiten: An Informationen, Ideen und Dokumenten diskutieren und gleichzeitig Aufgaben über Outlook delegieren. Sie kennen OneNote noch nicht? Dann sehen Sie sich doch einfach meine Videos auf meinem YouTube-Kanal an.

Dass handschriftliche To-Do-Listen hier auch als Antwort angeklickt wurden verwundert mich nicht. In der Regel nimmt man seinen Block oder Notizbüchlein mit in die Besprechung und macht sich dort Notizen. Dazu gehören natürlich auch die eigenen Aufgaben. Wichtig wäre allerdings, diese Aufgaben dann in Outlook zu übertragen, damit es wieder einen Ort gibt, an dem alle Aufgaben digital geplant werden.

Interessant ist aber auch, welche Antworten gar nicht angeklickt wurden:

• Ich habe Aufgaben über Outlook delegiert.
• Ich verteile die Aufgaben per Mail an die Kollegen und lege diese in Unterordner ab.
• Alle Projekte sind mit MS-Project geplant
• Ich habe keine Ahnung, wie ich meine Projekte planen soll.

Ich finde es erstaunlich, dass professionelle Projektmanagement-Tools so wenig im Einsatz sind. Vermutlich wird MS-Project nur in großen Unternehmen eingesetzt. Kleine und mittelständische Unternehmen greifen dann doch eher zu den bekannten Möglichkeiten Outlook, Excel, OneNote und Trello zurück. Dies ist sicherlich auch eine Kostenfrage.

Erfreulich ist, dass die Aufgaben nicht per Mail verteilt werden. Dies ist tatsächlich Vorgehen, das viel Mühe macht, wenn man herausfinden möchte, was bereits erledigt ist und wer welche Aufgabe noch tun muss, bzw. was überfällig ist. Dennoch sehe ich diese Mails ganz häufig in meinen Arbeitsplatzcoachings.

Die Umfrage zeigt aber auch, dass die Outlook-Funktion „Aufgaben delegieren“ noch nicht sehr verbreitet ist. Vielleicht liegt es daran, dass diese Möglichkeit wenig bekannt ist, vielleicht aber auch, weil man sich nicht traut, sie zu benutzen. Wer diese Funktion kennenlernen möchte, der kann sich mein Video dazu ansehen.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.