Beim Desk-Sharing bzw. Non-Territorialen Büro wird die starre Zuordnung von Arbeitnehmer und Arbeitsplatz aufgelöst. Alle Mitarbeiter können alle Arbeitsplätze nutzen. Üblicherweise ist die Anzahl der Arbeitsplätze geringer, als die Anzahl der Mitarbeiter.

Durch Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Dienstreisen sind nicht immer alle Mitarbeiter gleichzeitig in der Firma anwesend. Daher kann man Kosten einsparen, wenn die Arbeitsplätze genutzt werden, statt leer zu stehen. Dies ist aber erst ab einer gewissen Unternehmensgröße sinnvoll möglich. Bei z.B. 10 Mitarbeitern könnte man eventuell 1 Arbeitsplatz einsparen, je nach dem, wie viele Mitarbeiter wie viele Tage im Homeoffice sind. Oder auch bei einer Vertriebsabteilung, da die Mitarbeiter viel unterwegs sind und vielleicht nur an einem Tag in der Woche ins Büro kommen. Bei 100 Mitarbeitern dagegen wäre vielleicht eine Reduzierung auf 80 Schreibtische möglich. Dies muss aber vorab genau untersucht werden.

Desk-Sharing kann gut mit einem Kombi-Büro oder Open Space kombiniert werden. So können die Mitarbeiter je nach Bedarf einen Arbeitsplatz wählen. Mal das Einzelbüro für konzentriertes Arbeiten, mal ein Gruppenbüro für Projekt- und Teamarbeit, mal die Sofaecke, weil diese Umgebung die Kreativität fördert.

Wichtig ist dabei, einen organisatorischen Rahmen zu schaffen, damit es nicht morgens einen Run auf die besten Arbeitsplätze gibt. Das würde zu viel Stress verursachen.

Gleichzeitig sollte eine Clean-Desk-Policy etabliert werden, damit man nicht erstmal morgens die Reste des Vorgängers (z.B. leere Kaffeetassen) beseitigen muss.

Als sehr hilfreich hat sich herausgestellt, eine gewisse Grundausstattung mit Büromaterial an den Schreibtischen vorzuhalten. Dazu gehören z.B. Locher, Tacker und Schere.

Fazit

Ich habe selbst mehrere Jahre in einem Desk-Sharing-Konzept gearbeitet und war begeistert von der Möglichkeit, mir einen Schreibtisch entsprechend meiner Bedürfnisse auswählen zu können. Wir hatten in unserer Abteilung ein Buchungssystem geschaffen, sodass jeder auch dann seinen Wunsch-Arbeitsplatz bekommen konnte, wenn er mal etwas später ins Büro kommt.

Da ich immer wieder mit anderen Kollegen in einem Büro saß, wurde die Kommunikation untereinander deutlich besser.

Als ich durch einen Arbeitgeberwechsel wieder meinen festen Schreibtisch hatte, hat mir das große Probleme bereitet. Es hat mehrere Monate gedauert, bis ich mich mit diesem starren System abgefunden habe. Die Gewöhnung an das Desk-Sharing hatte dagegen nur ein paar Tage gedauert.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.