Sie arbeiten regelmäßig mit langen Listen in Excel – z. B. Adresslisten, Teilnehmerdaten oder Produktübersichten? Dann kennen Sie das Problem: doppelte Einträge schleichen sich schnell ein. Sie verfälschen Auswertungen, sorgen für Irritationen und kosten im schlimmsten Fall Zeit und Geld.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen zwei einfache Methoden, mit denen Sie doppelte Werte in Excel schnell finden und sicher entfernen – ideal für den Büroalltag in kleinen und mittleren Unternehmen.

Methode 1: Doppelte Werte markieren – mit bedingter Formatierung

Diese Methode ist perfekt, wenn Sie erst einmal sichtbar machen möchten, wo doppelte Einträge vorkommen, bevor Sie sie löschen.

So geht’s:

1. Markieren Sie den Bereich, den Sie prüfen möchten (z. B. eine Spalte mit Namen oder E-Mail-Adressen).
2. Klicken Sie im Reiter Start auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“.
3. Wählen Sie „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ und dann „Doppelte Werte…“
4. Bestimmen Sie das Format, z. B. hellrote Füllung.
5. Excel hebt alle Zellen hervor, die mehrfach vorkommen.

💡 Tipp: Diese Methode verändert keine Daten – Sie können erst prüfen, dann entscheiden.

Methode 2: Doppelte Werte löschen – mit „Duplikate entfernen“

Wenn Sie sicher sind, dass doppelte Einträge komplett gelöscht werden sollen, nutzen Sie diese Funktion.

So geht’s:

1. Markieren Sie den Bereich (idealerweise inklusive Überschriften).
2. Wechseln Sie zum Reiter „Daten“ und klicken auf die Schaltfläche „Duplikate entfernen“
3. Wählen Sie die Spalten aus, für die Sie Duplikate prüfen möchten (z. B. nur die Spalte „E-Mail“ oder die ganze Zeile).
4. Excel entfernt die doppelten Einträge und zeigt Ihnen an, wie viele gelöscht wurden.

⚠️ Wichtig: Erstellen Sie vorher eine Kopie der Daten oder speichern die Datei unter einem neuen Namen – zum Schutz vor unbeabsichtigtem Datenverlust.

Sehen Sie sich diese beiden Methoden auch gerne in meinem Erklär-Video an:

Fazit

Mit Excel können Sie doppelte Einträge ganz einfach sichtbar machen und bei Bedarf automatisch löschen. Gerade im Büroalltag ist das eine enorme Hilfe, um Daten konsistent und zuverlässig zu halten.

🔍 Mein Tipp: Nutzen Sie zuerst die bedingte Formatierung zur Kontrolle und entfernen Duplikate erst nach einer kurzen Sichtprüfung – so vermeiden Sie Fehler.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.