Stress, Überstunden, zu wenig Zeit für alle Aufgaben. Ein besseres Zeitmanagement soll helfen. Aber es gibt kein allgemein gültiges Erfolgsrezept, sondern viele Zeitmanagement-Methoden und jeder muss die für sich passenden finden. Einen Überblick der 12 wichtigsten Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements gebe ich Ihnen in diesem Artikel.

Do: Zeitprotokoll führen

Wissen Sie eigentlich, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen? Sie denken jetzt „Mit Arbeit natürlich!“?

Ja, auch. Aber nicht nur.

Stattdessen gibt es viele Unterbrechungen und Störungen, die Sie davon abhalten, Ihre Arbeit effizient zu erledigen. Daher empfehle ich Ihnen, regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Hier schreiben Sie auf, wie lange Sie für eine Tätigkeit benötigt haben und welche Störungen es wann gab. Wenn Sie Ihre Zeitfresser kennen, können Sie im nächsten Schritt Maßnahmen einleiten, um diese zu reduzieren.

Do: Ziele setzen

Welche Ziele verfolgen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? Sind diese Ziele für Sie erstrebenswert und auch erreichbar? Unerreichbare Zielen hinterher zu laufen ist Zeitverschwendung. Bleiben Sie besser realistisch. Das ist auch positiv für Ihre Motivation. Ziele gut zu formulieren ist aber manchmal nicht so einfach. Dabei hilft Ihnen die SMART-Regel.

Do: Priorisieren

„Frau Kranz, ich habe so viel zu tun, ich weiß gar nicht mehr, wie ich das alles schaffen soll!“ Diesen Satz höre ich in meinen Arbeitsplatzcoachings immer wieder. Ich antworte dann mit einer Gegenfrage: „Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben?“

Häufig ist liegt die Ursache des Problems darin, dass sich der Mitarbeiter auf die dringenden Aufgaben stürzt, die aber gar nicht wichtig sind. Um Ihre Aufgaben besser priorisieren zu können, sollten Sie das Eisenhower-Prinzip kennen.

Do: Pufferzeiten einplanen

Ich habe schon oft gedacht „Ach, das hast du schnell erledigt.“ Aber dann ist es doch anders gekommen. Es gab Probleme, die ich vorher nicht gesehen habe, etwas ist komplizierter, als gedacht oder ich habe mich tatsächlich einfach verschätzt.

Damit ich nicht mehr unter Zeitdruck gerate, plane ich immer Pufferzeiten ein. Ich stopfe also meinen Arbeitstag nicht voll mit Terminen und Aufgaben, sondern lasse bewusst Zeit dazwischen frei. – Es passiert ja immer etwas Unvorhergesehenes.

Pufferzeiten sind auch ein wichtiges Element der ALPEN-Methode, die ich in einem Video erkläre.

Do: Weniger perfekt sein

Wenn ich Ihnen die Frage stelle, was besser ist: Ein Arbeitsergebnis perfekt, aber unpünktlich oder pünktlich, aber nur gut abzuliefern. Für welche Variante würden Sie sich entscheiden?

Wir sind alle bemüht, unsere Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen. Aber es kostet sehr viel Zeit, diese Perfektion zu erreichen. Diese Erkenntnis kommt aus dem Pareto-Prinzip.

Was Sie tun können, zeige ich Ihnen in der kleinen Artikel-Serie „Perfektionismus vermeiden„, die mit „Gut statt perfekt“ beginnt.

Do: Bearbeitungszeit festlegen

Die Dinge brauchen so lange, wie sie brauchen.

Stimmt nicht. Vielleicht kennen Sie das auch? Wenn man eine Aufgabe auf den letzten Drücker erledigt, dann geht es ganz schnell. Wenn man genügend Zeit gehabt hätte, dann hätte es viel länger gedauert.

Mein Tipp: Um sich selbst davor zu schützen, dass die Bearbeitung von Aufgaben ausufert, Sie aber trotzdem nicht alles auf den letzten Drücker erledigen, legen Sie vorab die Bearbeitungszeit fest.

Vielleicht hilft Ihnen dabei die Pomodoro-Technik.

Don’t: Morgens als erstes Mails lesen

Was machen Sie, wenn Sie morgens ins Büro kommen? PC anschalten, Kaffee holen und erstmal die neuen Mails lesen? Ich wette, wenn Sie dann das nächste Mal auf die Uhr schauen, ist es bereits Mittagszeit und Sie ärgern sich, weil Sie noch nichts geschafft haben.

Warum Sie weniger schaffen, wenn Sie morgens als erstes Ihre Mails lesen und was Sie stattdessen tun sollten, erkläre ich in diesem Artikel: Machen Sie doch mal etwas anders

Don’t: An unwichtigen Besprechungen teilnehmen

Insbesondere in großen Unternehmen gibt es dieses Phänomen: Es finden Besprechungen statt, nur damit sich die Führungskräfte einmal mehr über verschiedene Themen ausgetauscht haben. Der Hauptgrund daran teilzunehmen, ist das „eigene Gesicht zu zeigen“, damit man als wichtig wahrgenommen wird. Ein wirkliches Ziel und Ergebnisse werden dabei nicht erreicht. Es läuft eher nach dem Motto: „Es wurde schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem.“

Besprechungen, zu denen vorab keine Agenda verschickt wird, es keinen roten Faden gibt und keine Ergebnisse erzielt werden, können Sie sich sparen. Dafür ist Ihre Zeit zu kostbar.

In solchen Fällen reicht es vollkommen aus, hinterher das Protokoll zu lesen.

Don’t: Aufgaben vor sich her schieben

Unangenehme Aufgaben schiebt man gerne vor sich her. Mir passiert das auch manchmal. Und was passiert dann? Ich beschäftige mich tagelang gedanklich mit dem Thema und es raubt mir Energie. Wer bereits viele Dinge angesammelt hat, dem empfehle ich einen Aufschieberitis-Tag einzulegen. Möglichkeiten, Aufschieberitis anzupacken finden Sie in diesem Video: Aufschieberitis

Don’t: Zu allem „Ja“ sagen

Stress entsteht, wenn Sie „Ja“ sagen, obwohl Sie eigentlich wissen, dass Sie „Nein“ sagen müssten.

Es hört sich vielleicht komisch an, aber vielen Menschen fällt es schwer, am Arbeitsplatz „Nein“ zu sagen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Man will freundlich sein, höflich, hilft gerne, möchte beliebt sein, oder hat Angst vor negativen Konsequenzen.

Besser wäre es, auf sich selbst zu achten und Grenzen zu setzen, um Überforderung vorzubeugen. Eine einfache Methode stelle ich Ihnen hier (klick) vor.

Don’t: Multitasking

Unterliegen Sie auch noch dem Irrglauben, dass Sie mehr schaffen, wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun? Multitasking hat aus meiner Sicht mehr mit hektischen Aktionismus zu tun, als mit effizientem Arbeiten. Mehr dazu hier: Single-Tasking

Don’t: Alles nur per Mail klären

5.000 oder 10.000 E-Mails im Posteingang, das sehe ich bei meinen Seminarteilnehmern immer wieder. 50 bis 100 neue Mails pro Tag ist auch keine Seltenheit mehr. Woher kommt das? Es wird alles nur noch per Mail geklärt.

Das hat auf dem ersten Blick Vorteile: Ich kann mein Anliegen loswerden, unabhängig davon, ob der Andere gerade Zeit hat. Außerdem kenne ich einige Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter das Gefühl haben, immer alles dokumentieren und nachweisen zu müssen.

Aber meine Beobachtung ist: In E-Mails kommt es schnell zu Missverständnissen, da die Zwischentöne fehlen oder Texte unterschiedlich interpretiert werden. Besser wäre es, miteinander zu sprechen. So können Missverständnisse einfacher vermieden werden.

Ein weiterer Aspekt: Wer viel schreibt, bekommt auch viele Antworten. Überlegen Sie sich also bitte genau, welche Empfänger Sie ins An-Feld und in Kopie setzen und reduzieren Sie die Verteiler auf ein notwendiges Minimum.

Gehen Sie auch bitte nicht davon aus, dass jeder Kollege Ihren Text sofort liest. Oft fehlt dafür die Zeit. Um Kleinigkeiten schnell im Team zu besprechen oder Informationen weiterzugeben, empfehle ich Ihnen Stehungen.