In meinem letzten Artikel habe ich davon berichtet, wie in einem Café für jede Bestellung jemand die einzelnen Zutaten jedes Mal holen musste. Wahrscheinlich haben viele von Ihnen gedacht, dass das doch sehr ineffizient und unwirtschaftlich ist.
Und doch gehen wir bei unserer Arbeit oft ähnlich unwirtschaftlich vor.
Jedes Mal, wenn wir unsere E-Mails abrufen, während wir versuchen, einen Bericht zu lesen oder eine Präsentation zu erstellen, richten wir unsere Aufmerksamkeit von einer Aufgabe auf eine andere. Darunter leidet unsere Konzentration. Und wenn wir uns dann wieder unserer ursprünglichen Aufgabe zuwenden, müssen wir wertvolle geistige Ressourcen darauf verwenden, uns neu zu orientieren. Diese kleinen Verluste an Arbeitsenergie summieren sich mit der Zeit.
Ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm – zumindest zeitweise. Wie Forscher schon 2005 an der University of London in einem Experiment herausgefunden haben, senkt ständige Ablenkung von konzentriertem Arbeiten den IQ für eine kurze Zeitspanne. Wer gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussiert, der legt immer wieder geistig eine Vollbremsung hin, einfach, weil er kurz in sein Postfach schaut.
Es fällt uns Menschen einfach schwer, uns sofort auf etwas Neues voll zu konzentrieren. Etwa 20 Minuten braucht man, um sich wieder in die ursprüngliche Aufgabe hineinzufuchsen.
Das bedeutet: Über den Tag verteilt fährt unsere Konzentration Achterbahn. So erledigen wir unsere Arbeit teilweise einfach schlecht und unkonzentriert. Letztlich leidet darunter sogar das gesamte Unternehmen, wenn man die verlorenen Stunden aller Mitarbeiter aufrechnet.
Daher meine Empfehlung: Öffnen Sie Ihren Posteingang nur 3x pro Tag, lesen und bearbeiten Sie Ihre Mails dann hintereinander und schließen Sie danach wieder Ihr E-Mail-Programm. So vermeiden Sie, doch mal zwischendurch schnell nach den E-Mails zu sehen.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.