Projektmanagement ist ein komplexer Prozess, der von zahlreichen Variablen und unvorhergesehenen Herausforderungen geprägt ist. Die Fähigkeit, Probleme schnell zu erkennen, zu dokumentieren und effizient zu lösen, ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Eine bewährte Methode zur Verfolgung und Lösung von Problemen ist die Verwendung einer Excel-Liste, die nicht nur das Problem erfasst, sondern auch die Identität des Entdeckers, den Lösungsweg und das Datum der Behebung dokumentiert.

Tracker für Probleme

Ich habe eine fertige Excel-Vorlage mit der man als Projektleiter nachverfolgen kann, welche Probleme, die im Projekt aufgetreten sind, von welchem Projektmitarbeiter bearbeitet und gelöst wurde. Man kann natürlich auch sehen, was noch nicht gelöst (geschlossen) wurde.

So sieht die Tabelle aus:

Eine solche Excel-Tabelle bietet einen strukturierten Ansatz zur Problemlösung. Sie ermöglicht es, jedes Problem systematisch zu erfassen, den Verlauf seiner Lösung zu verfolgen und gleichzeitig einen Überblick über den gesamten Projektstatus zu behalten. Ein innovativer Ansatz zur Optimierung dieser Methode besteht darin, künstliche Intelligenz und Chatbots wie ChatGPT einzusetzen, um die Analyse und den Prozess der Problemlösung zu beschleunigen.

Datenanalyse mit Hilfe von ChatGPT

Der Einsatz von ChatGPT in Verbindung mit dem Problem-Tracker in Excel eröffnet neue Möglichkeiten. Die KI kann in Echtzeit auf Daten in der Tabelle zugreifen und relevante Analysen durchführen. Zum Beispiel kann sie gefragt werden, welche Probleme am selben Tag geschlossen wurden, an dem sie gemeldet wurden. Diese Funktionalität ermöglicht eine sofortige Rückmeldung und beschleunigt den Entscheidungsprozess erheblich.

Die Integration von ChatGPT in den Excel-Tracker bietet folgende Vorteile:

1. Schnellere Reaktionszeiten: Durch die direkte Abfrage von ChatGPT können Teams sofortige Einblicke in den Status und die Lösungsfortschritte von Problemen erhalten.
2. Effiziente Zusammenarbeit: Teammitglieder können über die Plattform miteinander interagieren, um Informationen auszutauschen, Lösungen zu diskutieren und gemeinsam an der Problembehebung zu arbeiten.
3. Datenbasierte Entscheidungsfindung: Die Kombination aus Daten aus der Excel-Tabelle und der intelligenten Analyse von ChatGPT ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung.
4. Verbesserung der Prozessabläufe: Durch die Analyse von häufig auftretenden Problemen kann ChatGPT dabei helfen, Muster zu identifizieren und Empfehlungen für Prozessverbesserungen zu geben.

Die erfolgreiche Nutzung dieser integrierten Lösung erfordert jedoch auch eine klare Strukturierung der Excel-Tabelle. Jedes Problem sollte eindeutig benannt, beschrieben und mit relevanten Informationen wie Entdecker, Lösungsdatum und Lösungsweg versehen werden. Nur so kann die KI effektiv darauf zugreifen und aussagekräftige Analysen liefern.

Die Ergebnisse

Ich habe die oben gezeigte Excel-Tabelle mit ChatGPT analysieren lassen. Im folgenden Video sehen Sie die Ergebnisse, die die KI generiert hat:

Fazit

Abschließend kann festgehalten werden, dass der Einsatz eines Excel-Trackers in Kombination mit KI-Analyse einen bemerkenswerten Schritt in Richtung effizientes Projektmanagement darstellt. Die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung solcher Werkzeuge können dazu beitragen, die Komplexität von Projekten zu bewältigen und eine reibungslosere Durchführung zu gewährleisten.

Gleichzeitig sollten die Ergebnisse immer auch von einem erfahrenen Projektleiter geprüft und der KI nicht blind vertraut werden.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.