Excel ist weit mehr als nur eine Tabelle mit Zahlen. Es ist ein vielseitiges Werkzeug, mit dem Sie Daten strukturieren, analysieren, präsentieren und automatisieren können. Doch viele Funktionen bleiben im Alltag ungenutzt – einfach, weil sie unbekannt sind oder kompliziert wirken.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Excel-Funktionen, die Sie bei der täglichen Arbeit in kleinen und mittleren Unternehmen unterstützen können. Ganz gleich, ob Sie Projekte planen, Berichte erstellen, Budgets auswerten oder Listen pflegen – hier finden Sie praxisnahe Tipps für mehr Effizienz.

Effizient Daten bearbeiten & strukturieren

Wer mit Listen arbeitet, weiß: Je besser die Daten aufbereitet sind, desto einfacher ist die Weiterverarbeitung. Diese Funktionen helfen Ihnen dabei, Ihre Tabellen zu bereinigen und logisch aufzubauen.

Daten mit einer Eingabemaske erfassen

Sie finden das Erfassen von Daten in Ihrer Tabelle zu umständlich und hätten gerne lieber eine Eingabemaske? Kein Problem! Verwenden Sie einfach die entsprechende Funktion (garantiert keine Programmierkenntnisse erforderlich). Wo Sie diese praktische Funktion finden und wie Sie sie nutzen, erkläre ich in diesem Beitrag: Eingabemaske für Daten

Eine Tabelle aus einem PDF in Excel übertragen

Kennen Sie das? Sie erhalten eine Tabelle mit Zahlen als PDF-Datei und müssen diese in Excel übertragen, damit Sie dort die Zahlen anders aufbereiten, wie ihr Chef es sich wünscht. Statt die Tabelle einfach zu markieren und einzufügen sollten Sie einen besseren Weg wählen: In 3 Schritten eine Tabelle übertragen

Daten filtern

Sie führen in Ihrem Projekt eine umfangreiche Aufgabenliste? Nun möchten Sie schnell herausfinden, welche Aufgaben Ihnen zugeordnet sind und noch offen sind? Das geht ganz einfach mit dem Datenfilter (klick).

Doppelte Einträge finden & entfernen

Doppelte Werte führen oft zu fehlerhaften Auswertungen. Mit der Funktion „Duplikate entfernen“ bereinigen Sie Ihre Daten zuverlässig. Vorher können Sie mit der bedingten Formatierung prüfen, welche Einträge doppelt vorkommen. Wie das geht, erkläre ich in diesem Artikel: Doppelte Einträge finden & entfernen

Zellen fixieren (Fenster fixieren)

Damit Überschriften immer sichtbar bleiben, nutzen Sie „Fenster fixieren“. So behalten Sie auch bei langen Tabellen jederzeit den Überblick.

Wechseln Sie dafür zum Reiter Ansicht und klicken auf die Schaltfläche Fenster fixieren. Wählen Sie dann eine der drei Möglichkeiten aus.

Mehrere Zellen gleichzeitig bearbeiten

Markieren Sie mehrere Zellen und ändern Sie Inhalte in einem Schritt – ideal, um Daten zu löschen, einheitlich zu formatieren oder Werte per Tastenkombination zu ergänzen.

Zellen verketten

Mit der Funktion =VERKETTEN() oder =A2&" "&B2 lassen sich z. B. Vor- und Nachname zu einem vollständigen Namen zusammenfügen – perfekt für Serienbriefe oder Listen.

Suchen & Ersetzen clever einsetzen

Mit „Suchen und Ersetzen“ (Strg + H) standardisieren Sie Inhalte schnell – etwa bei der Umbenennung von Produktgruppen oder Korrekturen von Schreibweisen.

Zellen transponieren (Zeilen zu Spalten)

Mit „Inhalte einfügen > Transponieren“ drehen Sie Daten in wenigen Klicks – ideal, wenn Spalten zu Zeilen werden sollen (z. B. bei Umfragen oder Projektplänen).

Diese Funktion erkläre ich in diesem Beitrag: Daten neben- statt untereinander

Analyse & Auswertung

Sie möchten aus Ihren Daten mehr machen als nur Zahlenreihen? Excel bietet viele Werkzeuge zur schnellen und aussagekräftigen Analyse – auch ohne tiefes Statistik-Wissen.

Pivot-Tabellen einfach erklärt

Die Pivot-Tabelle ist ein mächtiges Werkzeug, um große Datenmengen ohne Formeln auszuwerten. Per Drag & Drop erstellen Sie in Sekunden Auswertungen nach Produkt, Zeitraum oder Abteilung. Wie das geht, erfahren Sie hier: Mehr Überblick in Excel

Diagramme mit Sekundärachse erstellen

Wenn Sie unterschiedliche Werte (z. B. Stückzahlen und Umsatz) in einem Diagramm darstellen möchten, hilft die Sekundärachse, um beide Skalen sichtbar zu machen. Im Beitrag „Ein Diagramm – zwei Maßstäbe“ (klick) zeige ich Ihnen, wie Sie die richtigen Einstellungen vornehmen.

Ampel-Visualisierung mit bedingter Formatierung

Statt trockener Zahlen sehen Sie auf einen Blick, wo Werte im grünen Bereich liegen und wo Handlungsbedarf besteht – z. B. bei Budgetabweichungen. Welche Einstellungen hier möglich sind (nicht nur Farben, sondern auch Pfeile, Fähnchen, Haken bzw. Kreuze) erkläre ich hier: Bedingte Formatierung

Teilergebnisse in Listen anzeigen

Mit Teilergebnissen fügen Sie automatisch Zwischensummen in sortierten Listen ein – z. B. Ausgaben je Abteilung.

Wechseln Sie dafür zum Reiter Daten und klicken auf die Schaltfläche Gliederung. Wählen Sie dann Teilergebnis.

Im sich dann öffnenden Fenster legen Sie fest, welche Ergebnisse Sie ermitteln wollen:

In Ihrer Tabelle werden nun die Daten gegliedert und ein Zwischenergebnis eingefügt. Dies passiert auf verschiedenen Ebenen, sodass Sie sich z.B. nur alle Teilergebnisse anzeigen lassen können:

Große Datenmengen mit einem Datenschnitt schnell analysieren

Ein Datenschnitt in Excel ist ein interaktives Tool, mit dem Sie Ihre Daten auf verschiedene Arten analysieren können, indem Sie Filter hinzufügen und entfernen. Insbesondere bei großen Datenmengen hilft der Datenschnitt, schnell einen Überblick zu bekommen und sich auf die Informationen zu konzentrieren, die für Ihre Analyse am relevantesten sind. So verwenden Sie den Datenschnitt: Anleitungsvideo ansehen

Unterschiedliche Summen-Formeln verwenden

Wenn Sie Ihre Daten analysieren und auswerten, benutzen Sie wahrscheinlich häufig die Summen-Formel. Falls Sie nicht nur einfach Zahlen addieren wollen, sondern dies von Bedingungen abhängig machen möchten, dann sollten Sie die Formeln Summewenn oder Summenwenns verwenden. Beide erkläre ich in diesem Artikel: Unterschiede zwischen den verschiedenen Summen-Formeln

Automatisieren & vereinfachen

Manche Aufgaben wiederholen sich ständig. Excel bietet Möglichkeiten, sie zu vereinfachen oder ganz zu automatisieren.

Makros aufzeichnen

Sie führen regelmäßig dieselben Schritte aus? Mit einem Makro nehmen Sie den Ablauf einmal auf – danach reicht ein Klick zur Ausführung. Keine Sorge – Programmierkenntnisse benötigen Sie dafür nicht.

Beispiele dafür:

Makro für die Funktion Text in Spalten

Makro für die Einstellung von Seitenrändern

Benutzerdefinierte Zahlenformate

Sie möchten Zahlen automatisch mit Währung, Prozentzeichen oder benutzerdefiniertem Text anzeigen? Mit benutzerdefinierten Formaten sparen Sie Nachbearbeitung. Wie Sie z.B. das Euro-Zeichen vor die Zahlen stellen, erkläre ich in diesem Artikel: Benutzerdefinierte Zahlenformate

Zellen abhängig voneinander sperren

Sie möchten, dass ein Feld nur bearbeitet werden kann, wenn ein anderes bereits ausgefüllt ist? Mit Datenüberprüfung steuern Sie Eingaben gezielt. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Beitrag: Zellen abhängig voneinander sperren

Drucken & Präsentieren

Oft werden Excel-Dokumente weitergegeben, gedruckt oder als PDF exportiert. Mit den richtigen Einstellungen sorgen Sie für einen professionellen Auftritt.

Druckbereich festlegen

Bestimmen Sie, welche Teile Ihrer Tabelle beim Druck berücksichtigt werden – und sparen Sie sich überflüssige Seiten.

Markieren Sie dafür die Zellen, die Sie drucken möchten. Wechseln Sie dann zum Reiter Seitenlayout und klicken auf die Schaltfläche Druckbereich.

Seitenumbruch-Vorschau nutzen

Erkennen Sie schon vor dem Druck, wie Ihre Tabelle auf die Seiten aufgeteilt wird – ideal für große Listen.

Wechseln Sie dazu zum Reiter Ansicht und klicken auf die Schaltfläche Umbruchvorschau.

Große Tabellen übersichtlich drucken

Mit Wiederholungszeilen sorgen Sie dafür, dass Überschriften auf jeder Seite erscheinen. So bleibt alles verständlich und Sie müssen nicht Ihre Tabelle mehrfach auf dem Tabellenblatt einfügen. Ein Anleitung finden Sie hier: Überschrift wiederholen

Excel als PDF exportieren

Mit wenigen Klicks erstellen Sie ein druckreifes PDF – perfekt für Berichte, Angebote oder Kundenunterlagen.

Wechseln Sie dazu zum Reiter Datei und wählen den Punkt Drucken. Als Drucker wählen Sie Microsoft Print to PDF.

Kopf- und Fußzeilen gestalten

Bevor Sie Ihre Tabelle drucken oder als PDF exportieren sollten Sie wichtige Informationen, wie z.B. Ihr Unternehmenslogo in die Kopfzeile und die Seitenzahl in die Fußzeile einfügen. So passt Excel alles automatisch an. Eine Anleitung finden Sie hier: Kopf- und Fußzeile

Eine Tabelle formatieren

Ihre Tabelle soll nicht nur die Informationen auflisten, sondern auch noch schön gestaltet sein? Das geht mit wenigen Klicks ganz einfach. Wie, erkläre ich in diesem Beitrag: So machen Sie mit nur 3 Klicks eine einfache Tabelle schön

Diagramme geschickt nutzen

Um Ihre Zahlen verständlich zu präsentieren sind Diagramme nützlich. Über Diagramme könne ich wirklich viel schreiben. Hier möchte ich mich auf einige wenige Tricks beschränken und Ihnen zwei meiner Blog-Artikel empfehlen:

• So bringen Sie Balkendiagramme in die richtige Reihenfolge
• Diagramme mit Fotos aufpeppen

Sicherheit & Zusammenarbeit

In vielen Teams wird Excel gemeinsam genutzt. Diese Funktionen helfen, Daten zu schützen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Blatt schützen mit Bearbeitungsausnahmen

Sperren Sie alle Zellen außer jenen, die ausgefüllt werden dürfen – z. B. in Formularen oder Vorlagen. Dies stellen Sie über die Schaltfläche Blatt schützen ein, die Sie im Reiter Überprüfen finden.

Änderungen nachverfolgen

Nutzen Sie Kommentare, Notizen oder die Änderungsverfolgung, um Bearbeitungsschritte transparent zu machen.

Wie Sie Kommentare einfügen (klick) und ausdrucken (klick) erkläre ich in den jeweiligen Videos.

Kommentare vs. Notizen – sinnvoll einsetzen

• Kommentare: für Rückfragen an Kolleg:innen
• Notizen: als interne Hinweise oder Zusatzinfos

Excel-Datei freigeben und gemeinsam bearbeiten

Mit OneDrive oder SharePoint können mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten – ideal für Projekte, Reportings oder Listenpflege. Dafür einfach oben rechts auf den grün hinterlegten Button klicken.

Datum & Zeit clever nutzen

Zeitangaben sind in Excel mehr als nur Datumswerte – mit den richtigen Funktionen planen und steuern Sie Projekte oder Arbeitszeiten effizient.

Arbeitstage berechnen

Mit der Funktion NETTOARBEITSTAGE berechnen Sie Zeiträume ohne Wochenenden und Feiertage – z. B. für Urlaubsanträge oder Projektlaufzeiten.

Projektzeitleisten oder Gantt-Diagramme erstellen

Visualisieren Sie Aufgaben im Zeitverlauf – mit Balkendiagrammen, bedingter Formatierung oder Vorlagen.

Datum in verschiedenen Formaten anzeigen

Zeigen Sie ein Datum z. B. als „Montag, 22. April 2025“ an – für bessere Lesbarkeit in Berichten oder Auswertungen.

Fazit: Excel effizient nutzen – jeden Tag

Excel bietet eine Fülle an Möglichkeiten – und viele davon sind einfach umzusetzen, wenn man sie kennt.
Mit diesem Beitrag haben Sie einen praktischen Überblick, wie Sie Ihre tägliche Arbeit strukturierter, schneller und sicherer gestalten können.

🔖 Tipp: Speichern Sie diesen Artikel als Lesezeichen – oder teilen Sie ihn mit Kolleg:innen, die ebenfalls produktiver mit Excel arbeiten möchten.