PowerPoint ist ein mächtiges Werkzeug für die Erstellung von Präsentationen, das sowohl in der Geschäftswelt als auch im Bildungsbereich weit verbreitet ist. Um jedoch das volle Potenzial von PowerPoint zu nutzen, ist es wichtig, sowohl die Funktionen der Software als auch die Methoden für eine überzeugende Präsentation zu kennen.

Warum die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen so zeitaufwändig ist

Sie sind zu einer Besprechung eingeladen und soll kurz Ihr Thema bzw. Projekt präsentieren. Also erstellen Sie mal eben zwischendurch eine PowerPoint-Präsentation. Plötzlich stellen Sie fest: Das dauert Stunden, wenn nicht sogar Tage! Aber warum ist das so zeitaufwändig?

• Inhaltliche Vorbereitung: Bevor eine Präsentation erstellt werden kann, muss der Inhalt sorgfältig recherchiert, strukturiert und organisiert werden. Dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn es sich um komplexe Themen handelt.
• Design & Layout: Das Design und Layout einer PowerPoint-Präsentation spielt eine wichtige Rolle bei der Veranschaulichung des Inhalts und der Aufrechterhaltung des Interesses der Zuhörer. Die Auswahl von Farben, Schriftarten, Grafiken und Animationen erfordert Zeit und kann je nach Anforderungen des Themas viel Ausprobieren erfordern.
• Erstellung von Grafiken und Visualisierungen: Grafiken, Diagramme, Bilder und andere visuelle Elemente können eine Präsentation ansprechender und verständlicher machen. Die Erstellung oder Auswahl geeigneter Grafiken und Visualisierungen erfordert jedoch Zeit und Sorgfalt.
• Texterstellung: Das Formulieren und Überarbeiten des Textes für jede Folie kann zeitaufwändig sein. Es ist wichtig, dass der Text klar, prägnant und ansprechend ist, um die Botschaft effektiv zu vermitteln.
• Anpassung an das Zielpublikum: Eine Präsentation sollte an das spezifische Publikum und den Zweck angepasst werden. Dies erfordert oft zusätzliche Recherche und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die Präsentation relevant und ansprechend ist.
• Technische Herausforderungen: Die Verwendung von PowerPoint-Software und das Beherrschen ihrer Funktionen kann für einige Benutzer eine Herausforderung darstellen. Das Erlernen neuer Funktionen oder das Beheben technischer Probleme kann zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen.

Insgesamt erfordert die Erstellung einer hochwertigen PowerPoint-Präsentation Zeit, Planung und Kreativität, um sicherzustellen, dass der Inhalt gut präsentiert wird und das Publikum überzeugt.

Funktionen mit denen Sie Zeit sparen

Vorlagen nutzen

Beginnen Sie Ihre Präsentationen nicht von Grund auf neu. Nutzen Sie stattdessen Vorlagen, um Zeit zu sparen und ein konsistentes Erscheinungsbild zu gewährleisten. Selbst wenn die Vorlagen nicht perfekt zu Ihren Anforderungen oder Unternehmensfarben passen, so können Sie diese mit wenigen Klicks einfach anpassen. Dies geht immer noch schneller, als selbst ein grafisches Design zu entwerfen und zu gestalten.

Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel: Wie Sie fertige Designs verwenden

Verwendung von Masterfolien

Ändern Sie Ihr Design oder Layout in wenigen Klicks, indem Sie Masterfolien verwenden. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Slide einzeln anpassen.

Wie z.B. Ihr Unternehmenslogo oder andere Gestaltungselemente im Folienmaster einfügen, sodass dies Design für alle Folienlayouts übernommen wird, erkläre ich in diesem Video: Masterfolien

Aber Sie können auch eigene Folienlayouts erstellen. So haben Sie z.B. die Möglichkeit 3 Inhaltsplatzhalter auf der Folie auf verschiedene Art und Weisen anzuordnen. Oder 2 Elemente untereinander, statt nebeneinander. Die auf dem Bild gezeigten Layouts gibt es bei LibreOffice, der kostenlosen Alternative zu MS-Office.

Wie Sie so ein Folienlayout im Folienmaster erstellen und somit für Ihre zukünftigen Präsentationen dies zeitsparend nutzen können, erkläre ich in diesem Blog-Artikel: Eigene Folienlayouts erstellen

Tastenkombinationen beherrschen

Lernen Sie die wichtigsten Tastenkombinationen für PowerPoint, um Ihre Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen.

Die bekanntesten Tastenkombinationen sind: Strg + C für Kopieren und Strg + V für Einfügen. Aber es gibt noch sehr viel mehr Shortcuts in PowerPoint. Nicht alle müssen Sie sich merken.

Eine Liste der wichtigsten Tastenkombinationen finden Sie hier: Tastenkombinationen in PowerPoint

Konsistente Schriftarten und Farben

Wählen Sie eine Schriftart und Farbpalette und halten Sie sich daran. Konsistenz trägt zur Professionalität Ihrer Präsentation bei. PowerPoint bringt bereits fertige aufeinander abgestimmte Farbpaletten mit, aber Sie können auch Ihre eigenen Unternehmensfarben festlegen, so wie es dem Corporate Design entspricht.

Wie Sie Ihr Corporate Design nur 1x einstellen müssen und dann überall nutzen können, erkläre ich in diesem Beitrag: Schriften und Farben einstellen

Methoden für eine überzeugende Präsentation

Minimalismus ist der Schlüssel

Weniger ist oft mehr. Vermeiden Sie überladene Folien und konzentrieren Sie sich auf klare und prägnante Informationen.

Daher sollten Sie weniger Text und mehr Grafiken und Piktogramme nutzen, um Ihre Botschaft besser zu transportieren.

Die Kombination von einem schlichten, grauen Hintergrund und einer farbstarken Grafik wirkt modern. Diese besonderen Folien bringt PowerPoint nicht standardmäßig mit. Sie müssen sie selbst mit Hilfe von verschiedenen Formen, Pfeilen und Einstellungen selbst erstellen. Das ist beim ersten Mal etwas zeitaufwändiger, aber es lohnt sich. Einmal erstellt, können Sie die Grafiken später immer wieder benutzen, da Sie dann nur noch die Texte und ggf. Piktogramme austauschen müssen.

Hier sehen Sie eine Auswahl der Möglichkeiten:

Klicken Sie einfach auf eines der Bilder und Sie gelangen zu der Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie diese Grafiken selbst erstellen können.

Grafiken und Diagramme verwenden

Visualisieren Sie Ihre Daten, um komplexe Informationen verständlicher zu machen. Verwenden Sie Diagramme und Grafiken, um Ihre Botschaft zu veranschaulichen.

Die einfachste Möglichkeit, Grafiken zu verwenden sind die SmartArt-Grafiken, die PowerPoint Ihnen zur Verfügung stellt. Sie können eine geeignete Grafik einfach aus der Liste auswählen, fügen Ihre Texte ein, nehmen ggf. noch einige Einstellungen mit Hilfe der Formatvorlagen vor und schon sind Sie fertig. Sie haben ein ansprechendes Design und sind mit wenigen Klicks erstellt. Außerdem können SmartArt-Grafiken auch animiert werden.

Wie Sie SmartArt-Grafiken auf einer PowerPoint-Folie einfügen und einige Praxisbeispiele finden Sie in diesem Artikel: SmartArt-Grafiken

Piktogramme sind eine weitere Möglichkeit, mit der Sie Ihre Aussage mit einfachen Mitteln unterstreichen können. Diese Symbole sind schlicht gestaltet und können daher leicht verstanden werden. So stehen zum Beispiel eine Sanduhr ⌛und ein Wecker ⏰für “Zeit”, eine Glühbirne 💡 für “Idee”, Zahnräder ⚙️für “Prozesse” oder “Einstellungen” und eine Sprechblase 💬 für “Kommunikation” oder “Besprechung”. Mein Tipp: Legen Sie sich eine Auswahl an Piktogrammen an, die Sie häufig benötigen. So müssen Sie nicht jedes Mal danach suchen.

Wie Sie die Piktogramme mit einfachen Mitteln zusätzlich besser ins Licht setzen, erkläre ich in diesem Video: Piktogramme

Diagramme werden zur Visualisierung von Zahlen eingesetzt. Beliebt sind Tortendiagramme, Balken- und Säulendiagramme und wenn Sie mehrere Zahlen in einem Diagramm darstellen möchten (z.B. Umsatzentwicklung der letzten 6 Monate in verschiedenen Standorten Ihres Unternehmens), dann bieten sich Linien-Diagramme an. Auch Diagramme lassen sich mit wenigen Klicks animieren, was ich immer empfehle, damit Ihrer Zuschauer die Daten besser verstehen können.

Oft ist die Datengrundlage eine Excel-Liste. Wie Sie dafür sorgen, dass sich das Diagramm auf Ihrer PowerPoint-Folie automatisch aktualisiert, wenn Sie in der Excel-Datei Zahlen ändern, zeige ich Ihnen in diesem Artikel: Automatische Aktualisierung

Effektive Nutzung von Animationen

Animationen können Ihre Präsentation lebendiger machen, aber übertreiben Sie es nicht. Verwenden Sie sie sparsam und sinnvoll.

Texte, Diagramme und SmartArt-Grafiken lassen sich ganz einfach mit wenigen Klicks animieren.

Für Tabellen gilt das leider nicht. Hier ist ein Workaround notwendig, das oft zeitaufwändig ist und wenig Freude bringt. Diese 4 Möglichkeiten haben Sie:

1. Sie fügen die Tabelle ein und heben nur einzelne Zahlen durch Formen, wie z.B. ein grüner Haken oder eine Umrandung der Zelle hervor.
2. Sie fügen eine leere Tabelle ein. Die Zahlen werden in einzelnen Textfeldern platziert und können dadurch animiert werden.
3. Sie erstellen die Tabelle, schneiden sie aus und fügen sie als erweiterte Metadatei wieder ein. Nun können Sie die Gruppierung aufheben und die Zeilen oder Spalten neu gruppieren.
4. Sie bauen sich eine Tabelle aus einzelnen Rechtecken selbst zusammen. Diese Variante ist natürlich sehr aufwändig, aber sie haben die Möglichkeit, die Tabelle dadurch ansprechender zu gestalten, da die Zellen nun mit Formeffekten versehen werden können.

Auch Folienübergänge sollten Sie nur sparsam verwenden, dies wäre z.B. der Fall, wenn Sie einen Zeitstrahl haben, der über 2 Folien geht.

Sie können Ihre Präsentation aber auch effektvoll starten (klick) oder mit einem Countdown (klick) beginnen. Insbesondere, wenn Sie vor einem größeren Publikum präsentieren, wie z.B. einem Fachkongress oder einer Führungskräftetagung, ist eine Schlussfolie als Abspann (klick) sehr wirkungsvoll.

Storytelling

Erzählen Sie eine Geschichte mit Ihren Folien. Verwenden Sie eine klare Struktur, um Ihre Zuschauer zu führen und zu fesseln. Leider fehlt bei vielen Präsentationen der “rote Faden”.

Wie Sie eine Präsentation aufbauen sollten und gute Argumentationsketten aufbauen, erkläre ich in diesem Beitrag: Aufbau einer Präsentation

Welche weiteren Punkte Sie unbedingt bei der Gestaltung Ihrer Folien beachten sollten (z.B. max. Anzahl an Textzeilen, optimale Satzlänge, Mindestschriftgröße) habe ich in diesem Artikel aufgelistet: Eine gute Präsentation erstellen

Wer schon seit ein paar Jahren mit PowerPoint seine Präsentationen erstellt, der hat sich ein paar Dinge angewöhnt und gestaltet seine Folien wie immer. Dabei können aber auch die gleichen Fehler seit Jahren wiederholt werden. Wie Sie die größten Fehler bei einer Präsentation vermeiden, erfahren Sie hier: Die größten Fehler

Feedback einholen

Bitten Sie um Feedback von Kollegen oder Freunden, um Ihre Präsentationen zu verbessern. Externes Feedback kann wertvolle Einblicke bieten.

Falls Ihre PowerPoint-Präsentation sehr umfangreich ist, sollten Sie sie nicht per Mail an Ihre Kollegen versenden. Wie Sie stattdessen Ihre Datei freigeben, erfahren Sie hier: Datei freigeben

Früher habe ich meine PowerPoint-Präsentation immer ausgedruckt, um sie meinem Chef vorzulegen. Der hat dann handschriftliche Notizen mit den gewünschten Änderungen hinzugefügt, die ich dann in meine Datei eingearbeitet habe. 🫣 Heute mache ich das natürlich nicht mehr so, sondern arbeite digital und nutze die Kommentarfunktion. Falls Sie diese Funktion noch nicht nutzen, sollten Sie sich dieses Video ansehen: Wie Sie Kommentare in PowerPoint einfügen

Fazit

Durch die Kombination dieser nützlichen Funktionen und Methoden können Sie Ihre PowerPoint-Präsentationen auf ein neues Level heben und Ihr Publikum beeindrucken. Denken Sie daran, dass eine gut durchdachte Präsentation nicht nur Informationen übermittelt, sondern auch die Zuhörer inspiriert und motiviert.