In einem hektischen Arbeitsalltag kann es schnell passieren, dass wichtige Aufgaben untergehen oder Prioritäten verschwimmen. Ein gut strukturierter Tagesplaner kann hier Abhilfe schaffen: Er hilft nicht nur dabei, den Überblick über Termine, Aufgaben und Prioritäten zu behalten, sondern unterstützt auch eine bewusste und zielgerichtete Tagesplanung. Indem Sie Ihre To-dos schriftlich festhalten, vermeiden Sie Stress und fördern Ihre Produktivität.

Ein weiterer Vorteil eines Tagesplaners ist die Möglichkeit, den Tag am Ende zu reflektieren. So können Sie nicht nur Ihre Erfolge würdigen, sondern auch gezielt Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie ganz einfach in Microsoft Word Ihren eigenen Tagesplaner erstellen können. Die fertige Vorlage steht zum Download bereit, um Ihnen jeden Tag Struktur und Klarheit zu schenken.

Die Zeitmanagement-Methoden hinter Ihrem Tagesplaner

Ein gut gestalteter Tagesplaner basiert auf bewährten Zeitmanagement-Methoden, die dabei helfen, effizienter zu arbeiten und den Tag sinnvoll zu strukturieren. Hier sind einige der wichtigsten Ansätze, die Sie in Ihrem Alltag unterstützen können:

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist eine der bekanntesten Methoden zur Priorisierung von Aufgaben. Es unterteilt Ihre To-dos in vier Kategorien: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, und weder dringend noch wichtig. Diese Kategorisierung hilft Ihnen, Ihre Energie auf das Wesentliche zu konzentrieren und weniger wichtige Aufgaben zu delegieren oder zu streichen. Ihr Tagesplaner kann Sie dabei unterstützen, Aufgaben direkt in diese Kategorien einzuordnen.

Die 40:60-Regel

Die 40:60-Regel ist eine einfache, aber effektive Faustregel für die Tagesplanung. Sie empfiehlt, nur etwa 60 % Ihrer Zeit konkret zu verplanen und 40 % als Puffer für unerwartete Ereignisse oder spontane Aufgaben freizuhalten. Auf diese Weise vermeiden Sie Überlastung und können flexibel auf Veränderungen reagieren. Ihr Tagesplaner bietet dafür Platz, um geplante Aufgaben und Pufferzeiten nebeneinander darzustellen.

Schriftliche Planung

Studien zeigen, dass das schriftliche Festhalten von Aufgaben und Zielen die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass diese tatsächlich umgesetzt werden. Ein Tagesplaner unterstützt Sie dabei, Ihre Prioritäten sichtbar zu machen und Ihre Fortschritte im Laufe des Tages zu verfolgen. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, am Ende des Tages eine Bewertung vorzunehmen und Ihre Tagesstruktur zu reflektieren.

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein weiteres bewährtes Werkzeug im Zeitmanagement, das Ihnen hilft, Ihren Tag strukturiert und realistisch zu planen. Der Name leitet sich von den fünf Schritten ab, die diese Methode umfasst:

1. Aufgaben notieren: Schreiben Sie alle anstehenden Aufgaben und Termine des Tages auf. Dadurch schaffen Sie eine Übersicht und vermeiden, etwas zu vergessen.
2. Länge schätzen: Schätzen Sie realistisch ein, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen. So vermeiden Sie, Ihren Tag zu überladen.
3. Pufferzeiten einplanen: Planen Sie mindestens 40 % Ihrer Zeit als Puffer ein, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.
4. Entscheidungen treffen: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben, beispielsweise mit dem Eisenhower-Prinzip, und entscheiden Sie, welche Aufgaben sofort erledigt, delegiert oder verschoben werden.
5. Nachkontrolle: Reflektieren Sie am Ende des Tages, welche Aufgaben erledigt wurden und was auf den nächsten Tag verschoben werden muss.

Die ALPEN-Methode ist besonders nützlich, um realistische Tagesziele zu setzen und Überlastung zu vermeiden. Sie lässt sich hervorragend in einen Tagesplaner integrieren, da dieser alle wichtigen Elemente – von der Aufgabenliste bis hin zur Nachkontrolle – abbilden kann. So wird Ihr Planer zu einem effektiven Werkzeug für mehr Produktivität und Klarheit im Alltag.

Die Word-Funktionen

Gestaltungselement: Schriftarten

Um einen Tagesplaner ansprechend zu gestalten gibt es eine einfache Methode: Verwenden Sie verschiedene Schriftarten. Arial, Calibri und Times New Roman sind in den meisten Unternehmen der Standard für Briefe etc. Aber bei so einem Tagesplaner sollten Sie davon abweichen, damit die Seite nicht so sachlich-nüchtern wirkt. Wie wäre es mit Arial Rounded oder Britannic Bold?

Bereiche optisch abgrenzen

Um die einzelnen Bereiche (Zeitplan, Aufgaben, Prioritäten und Notizen) optisch von einander abzugrenzen, habe ich einen etwas dickeren grauen Strich unter die Überschrift gesetzt. Sie können aber auch einfach die Überschrift mit “unterstreichen” formatieren. Dies sieht allerdings nüchterner aus und der Strich geht nicht über die gesamte Spaltenbreite.

Zwei Spalten

Es gibt auf YouTube natürlich auch andere Videos, in denen erklärt wird, wie man so einen Tagesplaner erstellt. In einem wird gezeigt, wie die Seite mit PowerPoint gestaltet wurde. Dabei wurden alle Elemente einzeln platziert. Das ist aus meiner Sicht viel zu aufwändig.

In Word haben Sie dagegen die Möglichkeit, die Seite in zwei Spalten aufzuteilen (Reiter Layout, Schaltfläche Spalten, zwei). Das hat den Vorteil, dass Sie Ihren Text bzw. die einzelnen Elemente viel einfacher eingeben können.

Tabelle statt Linien

Für die Prioritäten und Notizen habe ich jeweils eine Tabelle mit nur einer Spalte, aber 5 Zeilen eingefügt. Diese habe ich so formatiert, dass nur die horizontalen Rahmenlinien innen erscheinen. Sie können auch die Linienstärke verändern und den Linienstil (gestrichelte Linie). Das ist viel einfacher, als jede Linie einzeln zu malen und die Abstände zwischen den Linien hinzubekommen. In der Tabelle können Sie dagegen sehr einfach die Zeilenhöhe festlegen (hier: 0,7 cm)

Aufzählungszeichen statt Kreise

Bei der Aufgabenliste werden in anderen Videos häufig Linien gezeichnet und davor Kreise eingefügt. Dies alles im gleichen Abstand hinzubekommen ist sehr zeitaufwändig. Sehr viel einfacher geht dies in Word mit den Aufzählungszeichen. Diese können Sie individuell anpassen und einfach einen Kreis als Bullet-Point wählen. Für die Linien fügen Sie Unterstriche ein (Word macht daraus automatisch Rahmenlinien, dies können Sie aber mit einem Klick rückgängig machen). Die Abstände der Linien legen Sie in der Absatzformatierung über den Zeilenabstand fest.

5-Sterne für Ihren Tag

Wie war der Tag? Dafür eignet sich eine 5-Sterne-Bewertung. Auf Ihrer Vorlage fügen Sie dafür Sterne ein, die Sie dann später mit dem Stift ausmalen. Die Sterne finden Sie bei den Formen. Passen Sie die Größe so an, dass die Sterne gut nebeneinander in die Spalte passen.

Über den Reiter Formformat können Sie festlegen, dass der Stern keine Füllung erhält. Außerdem wählen Sie ein dunkles grau für die Formkontur und stellen die Linienstärke ein. Wenn Sie mögen, können Sie über die Schaltfläche Formeffekte einen Schatten hinzufügen.

Wenn Sie den ersten Stern gestaltet haben, können Sie diesen kopieren und einfügen. Verwenden Sie dafür die Tastenkombination Strg + D (duplizieren). Um die Sterne anzuordnen, markieren Sie alle und wählen im Reiter Formformat die Schaltfläche Objekte ausrichten. Wählen Sie zuerst Oben ausrichten, damit alle auf der gleichen Höhe sind und danach Horizontal verteilen, damit der Abstand zwischen den Sternen gleich ist.

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Viel Spaß und Erfolg beim Erstellen Ihres individuellen Tagesplaners!

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