Meetings sind ein integraler Bestandteil des beruflichen Lebens, doch allzu oft werden sie von ineffizienten Diskussionen und langwierigen Entscheidungsprozessen geprägt. In diesem Kontext hat sich die Lean-Coffee-Methode als eine effektive Möglichkeit erwiesen, Meetings produktiver und fokussierter zu gestalten. In diesem Blog-Artikel werden wir einen genaueren Blick auf die Lean-Coffee-Methode werfen, ihre Prinzipien verstehen und wie sie Teams dabei unterstützt, ihre Meetings zu optimieren.

Was ist Lean Coffee?

Die Lean-Coffee-Methode wurde ursprünglich von Jim Benson und Jeremy Lightsmith entwickelt und ist eine strukturierte, aber flexible Herangehensweise an Meetings. Inspiriert von den Prinzipien des Lean-Managements und der Agilität, zielt die Methode darauf ab, Zeitverschwendung zu minimieren und die Effizienz von Besprechungen zu maximieren.

Die Grundprinzipien:

Selbstorganisation: Die Teilnehmer eines Lean-Coffee-Meetings organisieren sich selbst. Es gibt keinen formellen Leiter oder Moderator. Stattdessen übernimmt die Gruppe gemeinsam die Verantwortung für den Ablauf des Meetings.

Themenzentrierung: Die Agenda eines Lean-Coffee-Meetings wird von den Teilnehmern erstellt. Jeder kann Themen vorschlagen, die für die Gruppe relevant sind. Diese Themen werden dann in einer gemeinsamen Abstimmung priorisiert.

Fokussierte Diskussionen: Jedes Thema hat eine begrenzte Zeit für die Diskussion. Eine typische Zeitbegrenzung liegt bei fünf Minuten pro Thema. Diese Begrenzung fördert kurze, konzentrierte Gespräche und verhindert ausufernde Diskussionen.

Visualisierung: Die Diskussion und die Agenda werden oft auf einem sichtbaren Medium, wie beispielsweise einem Whiteboard, visualisiert. Dies hilft den Teilnehmern, den Überblick zu behalten und die Fortschritte zu verfolgen.

Wie funktioniert Lean Coffee in der Praxis?

1. Themen sammeln: Die Teilnehmer notieren ihre Themenideen auf Post-it-Notizen oder einem digitalen Medium.
2. Priorisierung: Die Gruppe stimmt darüber ab, welche Themen priorisiert werden sollen. Die am höchsten bewerteten Themen werden in der Reihenfolge ihrer Priorität diskutiert.
3. Diskussion: Jedes Thema wird für die vorher festgelegte Zeit diskutiert. Es gibt keine festen Regeln für die Diskussion, aber der Fokus liegt darauf, Ideen zu teilen und Lösungen zu finden.
4. Aktionsplan: Am Ende jeder Diskussion wird ein Aktionsplan erstellt. Dies könnte eine Liste von Aufgaben oder Verantwortlichkeiten sein, die aus der Diskussion hervorgehen.

Fazit

Die Lean-Coffee-Methode bietet eine klare Struktur für effiziente Meetings. Durch Selbstorganisation, Themenzentrierung, fokussierte Diskussionen und Visualisierung schafft sie eine Umgebung, in der Teams produktiver und zielgerichteter zusammenarbeiten können. Wenn Sie nach einem Weg suchen, Ihre Meetings zu optimieren und die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern, könnte die Lean-Coffee-Methode die Antwort sein. Probieren Sie es aus und erleben Sie, wie sich Ihre Besprechungen in effektive und ergebnisorientierte Arbeitszeiten verwandeln können.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.