In einer zunehmend digitalen Welt gewinnen papierlose Büros immer mehr an Bedeutung, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Die Umstellung von physischen Dokumenten auf digitale Prozesse ist nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anforderungen moderner Geschäftspraktiken gerecht zu werden. Der Übergang zu einem papierlosen Büro bietet zahlreiche Vorteile wie Kosteneinsparungen, höhere Effizienz und einen positiven Beitrag zum Umweltschutz. Gleichzeitig bringt er jedoch auch Herausforderungen mit sich, die es zu meistern gilt. In diesem Blog-Artikel beleuchte ich die Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros für KMU und gebe wertvolle Tipps, wie Sie den Übergang erfolgreich gestalten können. Entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen von der Digitalisierung profitieren kann und welche Schritte notwendig sind, um den Papierverbrauch auf ein Minimum zu reduzieren.

Papierloses Büro – geht das?

Vom “Papierlosen Büro” haben meine Kollegen und ich schon vor 25 Jahren gesprochen und Maßnahmen entwickelt, um digitale Kundenakten und ein entsprechendes Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen. Seit dem hat sich viel getan. Aber wie sieht es inzwischen insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland aus?

Durch die Corona-Krise haben viele Betriebe gemerkt, dass papierhafte Vorgänge das Arbeiten im Home Office behindern und die Zusammenarbeit erschweren. Wer vorher schon viele Vorgänge digitalisiert hatte, war klar im Vorteil. Daher hat diese Zeit als Beschleuniger gewirkt.

Adobe hat bei Statista eine Studie zu diesem Thema in Auftrag gegeben. Die Ergebnisse können Sie in einem Whitepaper (klick) nachlesen.

Obwohl fast 90% der befragten Unternehmen angaben, dass das papierreduzierte Arbeiten einen großen bzw. sehr großen Stellenwert hat, haben erst ein Viertel entsprechende Maßnahmen umgesetzt. Woran liegt das? Viele Unternehmen gaben an, dass sie die Anschaffungskosten für digitale Lösungen scheuen. Aber auch das Thema “Gewohnheit” spielt eine große Rolle.

Auch wenn man immer vom “papierlosen Büro” spricht: Ganz papierlos geht es oft dann doch nicht. Aber papierarm.

Und hier gibt es nach meiner Beobachtung bei meinen Kunden noch viel Potenzial an den Arbeitsplätzen. Es werden Mails ausgedruckt und abgeheftet, Urlaubsanträge in Papierform eingereicht oder auch viele Haftnotizzettel an die Monitore geklebt für wichtige Dinge. Dabei gibt es durchaus digitale Möglichkeiten mit den bereits vorhandenen Programmen.

Vorteile eines papierarmen Büros für KMU

Kosteneinsparungen: Reduzierte Ausgaben für Papier, Druckertinte, Druckerwartung und Lagerung von Papierdokumenten. Und weniger Kosten für physische Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten.

Platzersparnis: Wegfall von Aktenschränken und anderen Aufbewahrungslösungen schafft mehr Raum im Büro, der für andere Zwecke genutzt werden kann.

Umweltschutz: Verringerung des Papierverbrauchs trägt zur Schonung der natürlichen Ressourcen bei und reduziert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.

Verbesserte Effizienz und Produktivität: Schnellere Suche und Zugriff auf digitale Dokumente im Vergleich zu physischen Akten. Und erleichterte Zusammenarbeit durch den einfachen Austausch und die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten.

Sicherheit: Digitale Dokumente können durch Verschlüsselung und Zugriffsrechte besser geschützt werden. Backups und Cloud-Speicherlösungen bieten zusätzlichen Schutz vor Datenverlust durch physische Schäden oder Diebstahl.

Besseres Dokumentenmanagement: Automatisierte Workflows und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) erleichtern die Organisation, Nachverfolgung und Verwaltung von Dokumenten.

Nachteile eines papierarmen Büros für KMU

Initiale Implementierungskosten: Investitionen in neue Software, Hardware (wie Scanner) und eventuell Schulungen für Mitarbeiter können anfangs kostspielig sein.

Technologische Abhängigkeit: Abhängigkeit von technischen Lösungen und IT-Infrastruktur, was bei technischen Problemen oder Ausfällen zu Unterbrechungen führen kann.

Datensicherheit und Datenschutz: Höhere Anforderungen an die IT-Sicherheit und den Datenschutz, um sensible Informationen zu schützen.

Akzeptanz und Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen möglicherweise umgeschult werden, um mit den neuen digitalen Tools effektiv arbeiten zu können.

Widerstand oder Skepsis gegenüber dem Wechsel zu einem papierlosen Büro kann auftreten.

Langfristige Archivierung: Sicherstellung der langfristigen Verfügbarkeit und Lesbarkeit digitaler Dokumente kann eine Herausforderung darstellen. Notwendigkeit regelmäßiger Backups und Migrationsstrategien, um Datenverluste zu vermeiden.

Der Weg zum papierarmen Büro

Sie möchten an Ihrem Arbeitsplatz, in Ihrem Team oder im ganzen Betrieb digitaler arbeiten? Dann sollten Sie zu erst eine Bestandsaufnahme machen.

Schauen Sie sich an, was in den Akten in den Schränken bisher abgeheftet wird. Ist der Inhalt wirklich aufbewahrungspflichtig? Meine Erfahrung ist, dass viel mehr abgeheftet wird, als notwendig. Einfach aus Gewohnheit, oder weil es ein Sicherheitsbedürfnis gibt.

Danach prüfen Sie, was mit den vorhandenen Programmen (z.B. Outlook) digital erledigt werden kann. Dazu gehören z.B. die Terminplanung (wer braucht noch einen Wand- und/oder Tischkalender?), Aufgabenplanung oder auch digitale Notizen. In Word können Sie ausfüllbare Formulare erstellen und dadurch Abläufe vereinfachen.

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Nachdem Sie einige leicht umsetzbare Maßnahmen ergriffen haben, sollten Sie sich dem großen Thema “Dokumentenmanagement-System” nähern. Ein erster Schritt kann eine optimierte Dateiablagestruktur sein. Hier können zwar die Dokumente nicht revisionssicher abgelegt werden, aber Sie sollten dabei auch bedenken, für welche Dokumente dies überhaupt notwendig ist. Für Rechnungen bietet DATEV bereits eine gute Lösung an. Für die Auswahl und Einführung eines DMS empfehle ich Berater hinzuzuziehen, damit Sie ein System auswählen, dass in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann.

Fazit

Die Umstellung auf ein papierloses Büro bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, erhöhte Effizienz, Platzersparnis und einen positiven Einfluss auf die Umwelt. Digitale Dokumentenverwaltungssysteme erleichtern den Zugriff auf Informationen und fördern die Zusammenarbeit, während gleichzeitig Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien den Schutz sensibler Daten gewährleisten.

Trotz der anfänglichen Investitionskosten und der Notwendigkeit, Mitarbeiter zu schulen und technische Lösungen zu implementieren, überwiegen die langfristigen Vorteile eines papierlosen Büros. Indem KMU die Herausforderungen proaktiv angehen, wie etwa die Sicherstellung der Datensicherheit und die Akzeptanz neuer Technologien durch die Belegschaft, können sie den Übergang reibungslos gestalten und nachhaltig von den Vorzügen profitieren.

Ein papierloses Büro ist nicht nur ein Schritt in Richtung einer effizienteren und kostengünstigeren Arbeitsweise, sondern auch ein Beitrag zur Schonung unserer Umwelt. Es lohnt sich für KMU, die Möglichkeiten der Digitalisierung voll auszuschöpfen und den Wandel zu einem papierlosen Büro aktiv voranzutreiben. So sichern sie sich einen Wettbewerbsvorteil und positionieren sich zukunftsorientiert im digitalen Zeitalter.