Menschen halten Zahnräder

Die Herausforderungen der Zusammenarbeit in Unternehmen

In vielen Unternehmen sind Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen organisiert, mit Abteilungsleitern und möglicherweise Bereichsleitern als Führungskräften. Diese Struktur sorgt für klare Zuständigkeiten im Tagesgeschäft. Doch wenn es darum geht, konkrete Themen zu bearbeiten oder Probleme zu lösen, reicht die abteilungsinterne Zusammenarbeit oft nicht aus.

Besonders bei größeren Herausforderungen gibt es standardisierte Prozesse: Projekte werden aufgesetzt, Projektleiter koordiniert die Zusammenarbeit, und es gibt klare Strukturen. Doch bei kleineren, spontanen Themen fehlt diese übergreifende Organisation. Mitarbeiter müssen sich dann oft selbstständig abstimmen, was zu ineffizienten Abläufen, Missverständnissen und Reibungsverlusten führen kann. Ohne klare Verantwortlichkeiten oder etablierte Prozesse kommt es zu Verzögerungen und suboptimalen Ergebnissen.

Diese Problematik zeigt, wie wichtig es ist, auch für kleinere Themen effiziente Formen der Zusammenarbeit zu schaffen. Doch welche Ansätze gibt es dafür?

Ansätze für eine effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Damit die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg effizient funktioniert, braucht es klare Strukturen, definierte Verantwortlichkeiten und geeignete Werkzeuge. Ohne diese Grundlagen kann es schnell zu Missverständnissen, Verzögerungen oder ineffizienten Abstimmungsprozessen kommen. Die folgenden Ansätze helfen dabei, die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen produktiver zu gestalten:

1. Ziele festlegen – eine gemeinsame Richtung definieren

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine effiziente Zusammenarbeit ist eine klare Zielsetzung. Wenn nicht eindeutig definiert ist, was erreicht werden soll, können unterschiedliche Erwartungen und Prioritäten zu Missverständnissen führen. Deshalb ist es wichtig, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über die Ziele haben.

Unternehmen sollten darauf achten, die Ziele so zu formulieren, dass sie verständlich, messbar und realistisch sind. Hierbei kann die SMART-Methode helfen. Wenn alle Teammitglieder wissen, worauf sie hinarbeiten, fällt es ihnen leichter, die richtigen Prioritäten zu setzen und effizient zusammenzuarbeiten.

2. Inhaltserstellung, Kommunikation und Koordination an einem Ort bündeln

Ein häufiges Problem in Unternehmen ist, dass wichtige Informationen über verschiedene Kanäle verstreut sind – E-Mails, Meetings, Chat-Nachrichten oder Dokumente in unterschiedlichen Tools. Das führt dazu, dass Teammitglieder viel Zeit mit der Suche nach relevanten Inhalten verbringen und es oft zu Missverständnissen kommt.

Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit nutzen. Digitale Tools wie Microsoft Teams, Slack, Confluence oder OneNote ermöglichen es, Informationen an einem Ort zu bündeln. So können alle Teammitglieder auf relevante Inhalte zugreifen, sich austauschen und den aktuellen Status von Aufgaben einsehen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeit.

3. Prozesse und Standards festlegen – klare Abläufe schaffen

Effiziente Zusammenarbeit erfordert standardisierte Prozesse. Ohne einheitliche Vorgehensweisen kann es passieren, dass Aufgaben unterschiedlich erledigt werden, Missverständnisse entstehen oder Arbeit doppelt gemacht wird.

Deshalb sollten Unternehmen für wiederkehrende Aufgaben klare Prozesse definieren. Beispielsweise kann ein festgelegter Workflow für die Bearbeitung von Anfragen sicherstellen, dass diese immer nach dem gleichen Muster abgewickelt werden. Standardisierte Checklisten, Vorlagen oder Richtlinien helfen dabei, die Qualität der Arbeit zu sichern und Abläufe zu beschleunigen.

Wichtig ist jedoch, dass Prozesse flexibel genug sind, um sich an veränderte Anforderungen anpassen zu lassen. Starre Regeln können Innovation und Agilität bremsen. Deshalb sollten Unternehmen regelmäßig überprüfen, ob bestehende Prozesse noch sinnvoll sind oder optimiert werden müssen.

4. Klare Verantwortlichkeiten definieren – Verwirrung vermeiden

Ein weiteres Hindernis in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit ist unklare Zuständigkeit. Wenn nicht eindeutig geregelt ist, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, kommt es oft zu Verzögerungen oder ineffizientem Arbeiten. Mitarbeiter sind sich unsicher, wen sie bei Fragen ansprechen sollen, oder Aufgaben bleiben liegen, weil sich niemand zuständig fühlt.

Um dies zu vermeiden, sollten Verantwortlichkeiten klar definiert werden. Dies kann durch Rollenbeschreibungen, Verantwortlichkeits-Matrizen (z. B. RACI-Matrix) oder eindeutige Zuweisungen in Projektmanagement-Tools erfolgen. Wenn alle Beteiligten wissen, wer welche Aufgabe übernimmt, können Abstimmungsprozesse beschleunigt und Missverständnisse reduziert werden.

5. Tools und Technologien gezielt nutzen – digitale Unterstützung für bessere Zusammenarbeit

Digitale Lösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Zusammenarbeit. Die richtige Auswahl und Nutzung von Tools kann Prozesse erheblich erleichtern, Transparenz schaffen und Teams helfen, effizienter zu arbeiten.

Es gibt verschiedene Arten von Software, die je nach Bedarf eingesetzt werden können:

  • Projektmanagement-Tools helfen dabei, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu verfolgen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.
  • Kommunikationsplattformen ermöglichen einen schnellen und gezielten Austausch zwischen Teammitgliedern, ohne dass lange E-Mail-Ketten entstehen.
  • Dokumenten- und Wissensmanagement-Tools stellen sicher, dass alle Teammitglieder auf die gleichen, aktuellen Informationen zugreifen können.

Doch so hilfreich digitale Tools auch sind – sie sollten gezielt eingesetzt werden. Zu viele verschiedene Anwendungen können den gegenteiligen Effekt haben und die Zusammenarbeit erschweren, wenn Informationen an zu vielen Orten verteilt sind. Unternehmen sollten daher darauf achten, eine durchdachte Tool-Landschaft zu schaffen, die den Arbeitsalltag erleichtert, statt ihn zu verkomplizieren.

Wie gut funktioniert bei Ihnen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?

Diese frage habe ich meinen Newsletterempfängern gestellt. Vielen Dank an alle, die teilgenommen haben. Hier sehen Sie die Ergebnisse und Auswertung:

Frage 1: Wie bewerten Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen?

Sehr effizient funktioniert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeiten in keinem der teilgenommenen Unternehmen. Dies überrascht mich nicht, da der Aufwand, um Perfektion zu erreichen, sehr hoch wäre und sich in der Regel nicht lohnt (denken Sie an das Pareto-Prinzip).

Interessant ist aber, dass die anderen 3 Möglichkeiten der Bewertung gleich verteilt sind.

Dies zeigt, dass ein Drittel der Befragten die Zusammenarbeit als „häufig ineffizient und problematisch“ (D) einstuft, somit gibt es ernsthafte strukturelle Probleme. Außerdem empfindet ein weiteres Drittel die Zusammenarbeit als „durchwachsen“ (C), was ebenfalls nicht optimal ist. Insgesamt haben also 66 % der Teilnehmer eine negative oder neutrale Bewertung abgegeben. Es besteht also Handlungsbedarf.

Frage 2: Welche Faktoren stellen in Ihrem Team die größte Herausforderung für eine effiziente Zusammenarbeit dar?

Die beiden Hauptherausforderungen stellen die unklare Kommunikation und fehlende klare Verantwortlichkeiten dar.

Kommunikation ist der Schlüssel zur effizienten Zusammenarbeit. Dass 30 % der Befragten dies als größte Herausforderung sehen, zeigt, dass es oft Missverständnisse, Informationslücken oder unklare Absprachen gibt.

Ein weiteres großes Problem ist mangelnde Klarheit über Zuständigkeiten. Wenn nicht eindeutig festgelegt ist, wer für was verantwortlich ist, führt das zu ineffizienten Abläufen, Verzögerungen und Frustration im Team.

Die anderen Punkte spielen eine untergeordnete Rolle, sollten aber nicht außer Acht gelassen werden. Auch hier kann man den Handlungsbedarf erkennen.

Man kann vermuten, dass entweder zu viele verschiedene Softwarelösungen genutzt werden oder diese nicht gut aufeinander abgestimmt sind, was zu unnötiger Komplexität führt.

Außerdem verlangsamen Bürokratie oder lange Abstimmungswege die Zusammenarbeit und behindern schnelle Reaktionen auf Herausforderungen.

Des Weiteren muss vieles ohne einheitliche Strukturen ad hoc geklärt werden, was Effizienzprobleme mit sich bringt.

Frage 3: Welche Maßnahmen würden aus Ihrer Sicht die Zusammenarbeit am meisten verbessern?

Hier wurden von den Befragungsteilnehmern folgende Ansätze genannt:

  • Bessere Kommunikation in Verbindung mit klaren Vorgaben und Schulung von zu nutzenden Tools.
  • Mitnahme der Mitarbeiter*innen zur Umsetzung von Zielen.
  • Installieren von standardisierten Abläufen.
  • Klare Kommunikation.
  • Weniger, aber passende Tools.

Die vorgeschlagenen Maßnahmen sind sehr praxisnah und spiegeln die größten Herausforderungen wider. Der Fokus liegt auf klarer Kommunikation, strukturierten Prozessen und sinnvoll eingesetzten Tools. Unternehmen, die diese Punkte aktiv angehen, können die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erheblich verbessern.

Fazit: Zusammenarbeit bewusst gestalten

Eine effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erfordert klare Strukturen, einheitliche Prozesse und die richtige Nutzung digitaler Tools. Unternehmen, die gezielt an der Optimierung dieser Bereiche arbeiten, können nicht nur Reibungsverluste reduzieren, sondern auch die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern. Letztendlich profitieren alle Beteiligten von einer Arbeitsweise, die auf Transparenz, Klarheit und guter Kommunikation basiert.

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