In der Welt des Projektmanagements ist das rechtzeitige Erkennen und Lösen von Problemen von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Projekts. Ein effektiver Weg, um Probleme zu verfolgen und zu lösen, ist die Verwendung von Excel-Listen, die es ermöglichen, Probleme zu dokumentieren und ihre Lösungen festzuhalten. Diese Listen können jedoch noch leistungsfähiger sein, wenn sie mit intelligenten Tools wie ChatGPT kombiniert werden.

Ein solcher Tracker in Excel kann Informationen darüber enthalten, wer das Problem gemeldet hat, wann es aufgetreten ist und wer es schließlich gelöst hat. Dieser Ansatz bietet eine klare Übersicht über den Problemlösungsprozess. Doch wie kann ChatGPT hierbei helfen?

Analyse der Problemlösungen

ChatGPT kann dem Projektleiter dabei helfen, die Daten aus diesem Tracker zu analysieren, insbesondere um festzustellen, welche Probleme von anderen Mitarbeitern gelöst wurden, als diejenigen, die das Problem gemeldet haben. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ChatGPT diesen Prozess optimieren kann:

1. Mustererkennung und Zuordnung

Durch das Analysieren der Daten kann ChatGPT Muster identifizieren, in denen bestimmte Mitarbeiter häufiger Probleme lösen, die von anderen gemeldet wurden. Es kann dabei helfen, die Mitarbeiter zu identifizieren, die über Fachwissen oder Fähigkeiten verfügen, um eine Vielzahl von Problemen zu bewältigen.

2. Empfehlungen und Ressourcenbereitstellung

Basierend auf den erkannten Mustern kann ChatGPT dem Projektleiter Empfehlungen geben, welche Mitarbeiter in bestimmten Bereichen besonders erfahren sind. Darüber hinaus kann es Ressourcen wie interne Wissensdatenbanken oder Schulungen vorschlagen, um die Fähigkeiten anderer Mitarbeiter zu verbessern und die Problemlösungskompetenz im Team zu stärken.

3. Automatisierung von Routinetätigkeiten

ChatGPT kann auch dabei helfen, den Prozess der Zuweisung von Problemen an die richtigen Mitarbeiter zu automatisieren. Basierend auf den erfassten Daten kann es Vorschläge machen, wer am besten geeignet ist, ein bestimmtes Problem zu lösen, und so den Workflow beschleunigen.

4. Proaktive Problemlösung

Durch die Analyse vergangener Daten kann ChatGPT Trends erkennen und frühzeitig potenzielle Probleme identifizieren. Auf diese Weise kann das Team proaktiv handeln, um potenzielle Schwierigkeiten zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Mein Beispiel

Ich habe die folgende Excel-Tabelle erstellt und mit Hilfe von ChatGPT analysiert.

Es ist ein Tracker, mit dem dokumentiert wird, welcher Mitarbeiter wann welches Problem gemeldet hat und welcher Mitarbeiter wann welchen Problem gelöst (geschlossen) hat.

Wenn man mit solchen Tabellen arbeitet, dann gibt es einen bestimmten Ansatz zur Analyse: “Welche Frage habe ich an die Daten?”.

Man kann diese Tabellen unterschiedlich auswerten. Dabei kann man verschiedene Schwerpunkte setzen, die sich aus der Frage an die Daten ergeben.

Hier wollte ich wissen, welche Probleme von anderen Mitarbeitern gelöst wurden, als die, die die Probleme gemeldet haben. Wenn ich diese Analyse selbst gemacht hätte, hätte ich dafür die Filter genutzt. Die Ergebnisse meiner Analyse hätte ich selbst aufwändig notieren müssen.

Sehen Sie selbst, wie schnell ChatGPT mir bei dieser Aufgabe geholfen hat:

Fazit

Die Kombination aus einem strukturierten Problemlösungstracker in Excel und der künstlichen Intelligenz von ChatGPT bietet somit einen erheblichen Mehrwert für das Projektmanagement. Sie ermöglicht nicht nur eine effizientere Problemlösung, sondern trägt auch dazu bei, die Stärken und Entwicklungsbereiche der Teammitglieder besser zu verstehen und zu nutzen.

Insgesamt zeigt sich, dass moderne Werkzeuge wie ChatGPT das Projektmanagement nicht nur optimieren, sondern auch die Arbeitsweise von Teams revolutionieren können, indem sie Daten nutzbar machen und die Entscheidungsfindung auf eine fundierte Grundlage stellen.