Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen, besonders für Führungskräfte, die ihren Tag oft zwischen Meetings, Reisen und strategischen Entscheidungen jonglieren. Doch wie behält man den Überblick? Mit der richtigen Technik können Sie Ihre Outlook-Termine systematisch auswerten und genau erkennen, wo Ihre Zeit hingeht.

In diesem Blog-Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit einfachen Schritten Ihre Kalendereinträge aus Outlook in Excel exportieren und auswerten können. Anhand eines konkreten Praxisbeispiels erfahren Sie, wie eine Assistenzkraft für ihre Vorgesetzten eine übersichtliche Analyse erstellt: Wie viel Zeit wurde in bestimmte Meetings investiert? Wie groß war der Anteil an Fahrzeiten? Welche Themenbereiche haben die meiste Aufmerksamkeit gefordert? Um dann im nächsten Schritt Entscheidungen für ein besseres Zeit- und Terminmanagement für das aktuelle Jahr treffen zu können.

Die Vorbereitung

Um den Kalender Ihres Vorgesetzten auswerten zu können, sollten Sie einige Dinge im Vorfeld tun, damit die Datenanalyse später leichter fällt.

Schritt 1: Welche Fragen haben Sie an Ihre Termine?

Klären Sie als Sekretärin oder Assistentin mit Ihrem Vorgesetzten, was ausgewertet werden soll. Ist es die Zeit, die er in JourFixes verbringt, oder aufgeschlüsselt nach JourFixes je nach Tochtergesellschaft oder Abteilung oder Thema? Möchte er auch wissen, wie viel Zeit er für Fahrten zu Terminen in anderen Standorten verbringt? wie viel Zeit für Personal- und Finanzthemen? Oder auch seine eigenen Büro-Fokus-Zeiten, in denen er Informationen liest, Mails bearbeitet und Besprechungen vor- und nachbereitet?

Schritt 2: Kategorien in Outlook anlegen und Termine kategorisieren

Für jedes Thema, das Sie auswerten möchten, legen Sie in Outlook eine Kategorie an und versehen die Termine mit der entsprechenden Kategorie. Da viele Besprechungen regelmäßig stattfinden, können Sie den Serientermin einfach kategorisieren und dann gilt diese Kennzeichnung für alle einzelnen Termine.

In meinem Beispiel habe ich folgende Kategorien angelegt:

Zu jeder Kategorie habe ich auch eine Tastenkombination hinterlegt. Falls Sie also gerne mit Tastenkombinationen arbeiten, können Sie damit die Kategorisierung schneller vornehmen. Dies ist optional.

Der Datenexport

In Outlook selbst können Sie Ihren Kalender nicht auswerten. Sie können zwar nach Terminen suchen oder auch sich alle Termine in einer Liste anzeigen lassen, aber es ist keine Summierung der Zeiten möglich. Daher müssen die Termine exportiert werden.

Schritt 3: Termine exportieren

• Wechseln Sie zum Reiter Datei.
• Klicken Sie auf Öffnen und Exportieren
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren
• Im sich dann öffnenden Fenster wählen Sie In eine Datei exportieren
• Klicken Sie auf Weiter
• Wählen Sie Durch Trennzeichen getrennte Werte
• Klicken Sie auf Weiter
• Wählen Sie den Kalender Ihres Vorgesetzten aus.
• Klicken Sie auf Weiter
• Geben Sie den Speicherort an und vergeben einen Dateinamen.
• Klicken Sie auf Weiter
• Klicken Sie auf Fertigstellen
• Nun öffnet sich ein Fenster, in das Sie den Zeitraum angeben, aus dem Sie die Termine exportieren möchten (im Video: 01.01.2024 bis 31.12.2024; Sie können diese Auswertung aber auch laufend jeden Monat oder jedes Quartal machen)
• Klicken Sie auf OK

Warten Sie einen Moment, bis die Daten exportiert werden. Nun benötigen Sie für die nächsten Schritt Outlook nicht mehr, sondern es geht in Excel weiter.

Auswertung in Excel

Nun geht es in Excel weiter, wo Sie die CSV-Datei öffnen. Aber Achtung: öffnen Sie nicht einfach die Datei mit Excel. Die Daten die Sie dann erhalten bringen einige Probleme mit sich, die die Auswertung erschweren. Zum einen ist ein normaler Termin auf zwei Zeilen verteilt und zum anderen werden auch die Texte, die im Textfeld des Outlook-Termins stehen in mehreren Zeilen eingefügt. Die Aufbereitung der Daten, sodass alle Informationen zu einem Termin in einer Zeile stehen, würde Sie tagelang beschäftigen. Daher wählen Sie bitte den folgenden Weg:

Schritt 4: Die CSV-Datei importieren

• Öffnen Sie eine leere Excel-Arbeitsmappe
• Wechseln Sie zum Reiter Daten
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten abrufen
• Wählen Sie Aus Datei
• Und dann Aus Text/CSV
• Wählen Sie die entsprechende Datei aus Ihrem Laufwerk aus und klicken auf Importieren
• Klicken Sie nun auf Laden

Nun wird jeder Termin in einer Zeile angezeigt und die unterschiedlichen Inhalte sind auf die Spalten verteilt.

Schritt 5: Nicht benötigte Informationen löschen

Im nächsten Schritt bereinigen Sie die Daten etwas, indem Sie Feiertage, Geburtstage und z.B. Termineinträge wie “Mittagessen” löschen.

Außerdem löschen Sie Spalten, die nicht relevant sind, wie Ganztägiges Ereignis, Beschreibung und Privat.

Schritt 6: Dauer eines Termins berechnen

Fügen Sie in einer leeren Spalte neben der Tabelle die Formel ein, in der Sie Endet um von Beginnt um abziehen.

Nachdem Sie auf die Enter-Taste gedrückt haben, wird die Formel automatisch in alle Zeilen kopiert. Benennen Sie nun die Spaltenüberschrift um.

Schritt 7: Aufsummierung der Zeiten je nach Kategorie

Dafür können Sie entweder eine Pivot-Tabelle nutzen, oder die Formel Summewenn.

Formatieren Sie nun die Ergebniszelle als Zeit.

Hinweis: Dies ist noch nicht die richtige Anzahl an Stunden. Im Video erkläre ich später, wie Sie es erreichen, dass die Summe richtig gebildet wird.

Fügen Sie nun auch bei den anderen Kategorien die entsprechende Formel ein.

Bei der Kategorie “Sonstige” handelt es sich um alle Termine, die in Outlook keine Kategorie erhalten haben. Daher steht in der Formel zwischen den Anführungsstrichen nichts.

Schritt 8: Summe, wenn es mehr als 24 Stunden sind

Die bisher angezeigten Summe haben noch einen Fehler. Das liegt daran, dass es mehr als 24 Stunden sind. Erstaunlicherweise kann Excel nicht selbst die Zahlen richtig anzeigen, sondern Sie müssen noch eine Einstellung vornehmen.

• Markieren Sie alle Ergebniszahlen.
• Klicken Sie bei den Formaten auf den kleinen Pfeil und wählen Weitere Zahlenformate
• Klicken Sie auf Benutzerdefiniert
• Geben Sie in das Feld folgendes ein: [h]:mm
• Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK

Werte in einem Diagramm darstellen

Die reinen Zahlen sind teilweise schon sehr beeindruckend. Aber übersichtlicher wird Ihre Auswertung, wenn Sie die Ergebnisse in einem Diagramm darstellen. In diesem Fall bietet sich eine Tortengrafik (Kreisdiagramm) an.

Beachten Sie dabei, dass Sie die Zeilen und Spalten im Diagrammentwurf tauschen müssen.

Sie können die Werte neben den Tortenstücken anzeigen lassen, aber besser wären die Prozentwerte.

Auch die Beschriftung pro Tortenstück mit dem Kategorienamen ist besser, da die Legende zu unübersichtlich ist.

Im Video zeige ich, wie ich das Diagramm erstellt habe.

Fazit

Mit der richtigen Kombination aus Outlook und Excel können Sie wertvolle Erkenntnisse über Ihre Zeitnutzung gewinnen und datenbasierte Entscheidungen für eine effektivere Planung treffen. Ob für Führungskräfte, die ihre Prioritäten besser steuern möchten, oder für Assistenzkräfte, die effiziente Unterstützung leisten wollen – diese Methode bringt Struktur und Klarheit in den oft hektischen Arbeitsalltag.

Probieren Sie es aus und entdecken Sie, wie Sie mehr Kontrolle über Ihre Zeit gewinnen können. Denn wer seine Zeit im Griff hat, hat auch seinen Erfolg im Blick!