Es geht auf das Ende des Jahres zu. Jeder will noch das zu Ende bringen, was in diesem Jahr begonnen wurde. Wie ist der Stand der Dinge in Ihren Projekten? Im Jour Fixe möchten Sie für alle Projektmitglieder gut verständlich zeigen, dass noch mal Gas gegeben werden muss, um die Projektziele für dieses Jahr zu erreichen.

Aber STOPP: bevor Sie nun eine normale Tabelle in Ihre PowerPoint-Folie einfügen mit einer Aufgabenliste und der Wichtigkeit, Dringlichkeit und Status, empfehle ich Ihnen Ihre Aussagen mit Symbolen darzustellen. Das ist leichter verständlich und eindrucksvoller. Ihre Botschaft kommt besser bei den Kollegen an.

Wie Sie eine normale Tabelle umwandeln erkläre ich Ihnen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung und im Video:

Sie können eine bisherige Tabelle neu formatieren, oder mit einer neuen Tabelle anfangen. Im Video habe ich eine bestehende Tabelle genutzt.

Das Tabellenformat gestalten

• Wechseln Sie zum Reiter Tabellenentwurf und wählen die Tabellenformatvorlage Keine Formatvorlage.
• Wählen Sie bei der Stiftfarbe ein mittleres grau und klicken auf die Schaltfläche, um die horizontalen Rahmenlinien innen auszuwählen.
• Fügen Sie unter der letzten ausgefüllten Zeile eine weitere Zeile ein.
• Verringern Sie für diese Zeile die Zeilenhöhe auf z.B. 1 cm.
• Über den Reiter Tabellenentwurf wählen Sie bei Fülleffekt eine dunkle Farbe aus (im Video Dunkelrot). Orientieren Sie sich dabei an Ihrem Corporate Design Ihres Unternehmens.
• Formatieren Sie die Zeile mit den Spaltenüberschriften mit der selben Füllfarbe.
• Wenn es eine dunkle Farbe ist, müssen Sie die Schriftfarbe auf weiß ändern. Ist es eine hellere Füllfarbe, kann die Schriftfarbe schwarz bleiben.
• Zentrieren Sie die Überschriften.
• Wählen Sie für die Überschriften eine andere Schriftart. Orientieren Sie sich auch dabei an den Vorgaben in Ihrem Unternehmen. Ich habe Oswald medium gewählt, da die Buchstaben sehr eng stehen und ich somit auch eine breitere Überschrift gut in der Spalte darstellen kann, außerdem ist diese gleich fett formatiert.
• Wechseln Sie zum Reiter Tabellenlayout, um die Überschrift vertikal zu zentrieren.
• Formatieren Sie bei Bedarf den Text der ersten Spalte (hier: die Aufgaben) und ändern die Schriftgröße, zentrieren den Text und formatieren ihn fett.
• Die anderen Zellen der Tabelle formatieren Sie mit der Füllfarbe weiß.

Verschiedene Symbole einfügen

Die hier gezeigten Symbole stellen ein Beispiel dar, wie Sie die Aussagen darstellen können. In Ihrem Fall können andere Symbole sinnvoll sein. Wie z.B. für die Erreichung der Projektziele oder wie stark das Budget ausgeschöpft ist, kann man gut mit Harvey-Balls darstellen. Auch grüne Haken passen gut oder Fortschrittsbalken oder auch Sterne. Seien Sie kreativ!

Verantwortliche Personen

• Wechseln Sie zum Reiter Einfügen.
• Kicken Sie auf die Schaltfläche Piktogramme.
• Nun können Sie durchscrollen oder nach Mann, Frau oder Person suchen.
• Fügen Sie die entsprechenden Symbole ein. Platzieren Sie sie in die entsprechende Zeile. Die Größe ändern Sie z.B. auf 1,7 cm.
• Alternativ können Sie Symbole einfügen (Beschreibung siehe “Tür”).
• Markieren Sie alle Piktogramme und richten Sie sie über den Zusatzreiter Grafikformat z.B. linksbündig aus.

Dringlichkeit deutlich machen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Formen und wählen die Ellipse aus, dadurch fügen Sie einen Kreis ein.
• Über die Schaltflächen formatieren Sie den Fülleffekt und die Formkontur schwarz.
• Stellen Sie die Größe auf 1×1 cm ein.
• Duplizieren Sie den schwarzen Punkt mit der Tastenkombination Strg + D und fügen noch 2 weitere ein.
• Platzieren Sie die 3 Punkte nebeneinander.
• Markieren Sie die 3 Punkte und duplizieren Sie sie. Platzieren Sie die Punkte in jede Zeile.
• Ändern Sie entsprechend der Werte bei einem oder zwei Punkten die Füllfarbe auf grau oder weiß.

Wichtigkeit erkennbar machen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Formen und wählen das Rechteck mit abgerundeten Ecken.
• Ändern Sie über die Schaltflächen den Fülleffekt z.B. auf rot, wählen Sie keine Formkontur (dann müssen Sie die Farbe der Formkontur später nicht immer an die Füllfarbe anpassen).
• Duplizieren Sie das Rechteck und platzieren Sie sie in jede Zeile.
• Ändern Sie entsprechend der Werte die Füllfarbe auf gelb oder grün.

Status darstellen

• Fügen Sie über die Schaltfläche Formen ein Textfeld ein.
• Wechseln Sie zum Reiter Einfügen und klicken auf die Schaltfläche Symbole.
• Bei der Schriftart Segoe UI Symbol finden Sie eine große Auswahl an Symbolen. Scrollen Sie, bis Sie eine geöffnete Tür finden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen.
• Ändern Sie die Größe des Symbols über die Schriftgröße (im Video: 40).
• Duplizieren Sie das Symbol und platzieren Sie es entsprechend der Werte in die Zeilen.
• Da es keine geschlossene Tür bei den Symbolen gibt (wenn Sie doch eine gefunden haben, hinterlassen Sie bitte einen Kommentar), müssen wir eine Tür selbst gestalten.
• Fügen Sie über die Schaltfläche Formen ein Rechteck ein.
• Ändern Sie den Fülleffekt und die Formkontur auf schwarz.
• Passen Sie die Größe an, sodass die Tür ungefähr so groß ist, wie die offene Tür.
• Fügen Sie über die Schaltfläche Formen eine Ellipse ein.
• Ändern Sie die Größe, sodass dies einem Türdrücker entsprechen würde (im Video: Breite = 0,3 cm, Höhe = 0,1 cm).
• Ändern Sie den Fülleffekt auf weiß.
• Platzieren Sie den Türdrücker entsprechend auf der Tür.
• Markieren Sie beide Formen und gruppieren Sie sie über den Reiter Formformat.
• Duplizieren Sie die geschlossene Tür und fügen Sie sie entsprechend der Werte in die Zeilen ein.
• Markieren Sie alle Türen richten Sie sie rechtsbündig aus.

Den Hintergrund gestalten

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund und wählen im Kontextmenü Hintergrund formatieren.
• Wählen Sie Farbverlauf.
• Stellen Sie verschiedene Grautöne ein.
• Wählen Sie als Typ Pfad.
• Der Hintergrund sieht aus, wie ein Raum.
• Passen Sie die Größe der Tabelle so an, dass es zu den Kanten des Raumes passt.

Speichern Sie sich am Besten diese Folie in Ihre Vorlagensammlung ab. So brauchen Sie später nur noch die Füllfarben der Symbole ändern, bzw. die Symbole austauschen und natürlich die Aufgabenliste anpassen.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.