Bei einem Kunden gebe ich ein Seminar in Word, bei dem es darum geht, dass die Teilnehmer ein paar Monate später eine Abschlussarbeit für ihre Meisterprüfung abgeben müssen. Es gibt verschiedene Vorgaben zur Formatierung dieser Abschlussarbeit, die eingehalten werden müssen. Vielen bereitet es Probleme, diese Formatierungen richtig in Word einzustellen und darüber hinaus auch entsprechende Funktionen des Programms zeitsparend zu nutzen. In diesem Artikel stelle ich Ihnen die einzelnen Schritte und Funktionen in Word vor.

Die 5 häufigsten Formatierungsfehler

Ich habe mich als Vorbereitung mit den Prüfern unterhalten und einige fertige Abschlussarbeiten analysiert. Dabei sind mir ein paar Fehler immer wieder aufgefallen.

• Überschriften manuell formatieren: Wer die Überschriften einfach nur fett formatiert und eine größere Schriftgröße wählt, der muss immer darauf achten, dass diese Formatierung im gesamten Dokument einheitlich ist. Dies ist zeitaufwändig und es passieren schnell Fehler. Effizienter ist es, für die Überschriften Formatvorlagen zu verwenden. Dann sorgt Word automatisch dafür, dass alles einheitlich ist.
• Keine Abschnitte einrichten: Beim Deckblatt, den Verzeichnissen, dem Textteil und dem Anhang sollten die Kopf- und Fußzeilen unterschiedlich gestaltet werden. So werden z.B. verschiedene Formate für die Seitenzahlen verwendet. Um dies in den Griff zu bekommen, müssen Sie Ihr Dokument in 4 Abschnitte einteilen.
• Inhalts- und Abbildungsverzeichnis selbst schreiben: Solche Verzeichnisse selbst zu erstellen ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Wenn Sie für die Überschriften die Formatvorlagen nutzen (siehe Punkt 1), erstellt Ihnen Word diese Verzeichnisse automatisch.
• Seitenzahlen an die falsche Stelle einfügen: Es ist nicht egal, wo die Seitennummerierung auf der Seite eingefügt wird. Wenn Sie die Seitenzahl z.B. unten links einfügen, dann kann man sie bei einer umfangreicheren Abschlussarbeit, die gebunden wird, beim Blätter nicht mehr erkennen.
• Überschriften manuell nummerieren: Wer die Nummerierung in den Überschriften selbst schreibt, der verschwendet unnötig Zeit damit und macht auch schnell Fehler. Insbesondere, wenn Textteile später noch einmal innerhalb des Dokumentes verschoben werden, muss die Nummerierung aufwändig geändert werden. Word übernimmt dies für Sie automatisch, wenn Sie die richtige Funktion dafür wählen.

18 Schritte für die richtige Formatierung

Wenn Sie die Einstellungen in Word für Ihre Abschlussarbeit vornehmen, sollten Sie eine bestimmte Reihenfolge einhalten. Die einzelnen Schritte finden Sie in dieser Checkliste:

Diese Checkliste können Sie sich hier kostenlos herunterladen:

Seitenränder einstellen

Wechseln Sie zum Reiter Layout und klicken dort auf die Schaltfläche Seitenränder.

Wählen Sie benutzerdefinierte Seitenränder.

Nehmen Sie die Anpassungen gemäß der Vorgaben vor.

Bundsteg einstellen

In diesem Fenster können Sie auch den Bundsteg einstellen. Diesen benötigen Sie, wenn Sie Ihre Abschlussarbeit binden lassen. Der Bundsteg bewirkt, dass der linke Seitenrand verbreitert wird, sodass man die Texte beim Blättern weiterhin alle lesen kann.

Üblicherweise nimmt man für den Bundsteg 1cm links.

4 Abschnitte einrichten

Für Ihre Abschlussarbeit sollten Sie 4 Abschnitte einrichten für das Deckblatt, die Verzeichnisse, den Textteil und die Anhänge. Nur, wenn Sie Ihr Dokument in Abschnitte aufgeteilt haben, können Sie später die Kopf- und Fußzeilen unterschiedlich gestalten.

Um Abschnitte einzufügen wechseln Sie zum Reiter Layout. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Umbrüche und wählen Abschnittsumbrüche > nächste Seite.

Dummy-Text einfügen

Die hier genannten Einstellungen nehmen Sie am besten vor, bevor Sie Ihre Abschlussarbeit schreiben. Um jetzt für die nächsten Schritte nicht nur leere Seiten zu haben, können Sie einen Dummy-Text einfügen.

Dafür geben Sie beispielsweise =lorem(9,5) ein und drücken die Enter-Taste. So erhalten Sie 9 Textblöcke mit jeweils 5 Sätzen.

Formatvorlagen für Überschriften und Standardtext ändern

Die Nutzung von Formatvorlagen für die Überschriften ist notwendig, damit das Inhaltsverzeichnis und die Wiederholung der Kapitelüberschriften in der Kopfzeile, die Nummerierung und die Navigation funktionieren.

Sie können die Formatvorlagen für die Überschriften 1 etc. ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage klicken und „Ändern“ wählen.

Über die Schaltfläche „Format“ wechseln Sie zu Absatz und legen dort den Zeilenabstand fest.

Nummerierung der Überschriften einstellen

Klicken Sie in eine Überschrift in Ihrem Dokument. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen und wählen den Listentyp aus, der sich auf die Formatvorlagen Überschrift1 etc. bezieht.

Inhaltsverzeichnis einfügen

Setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle im Dokument, wechseln Sie nun zum Reiter „Referenz“ und klicken dort auf die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis“.

Wählen Sie eines der ersten beiden automatischen Verzeichnisse aus. Diese basieren auf den Formatvorlagen Überschrift 1 etc.

Kopf- und Fußzeilen entkoppeln

Damit Sie die Kopf- und Fußzeilen in den einzelnen Abschnitten unterschiedlich gestalten können, müssen Sie sie entkoppeln.

In den Kopf- und Fußzeilen steht rechts in einem grauen Feld “Wie vorherige”. Dies darf dort nicht stehen.

Klicken Sie in die Kopfzeile und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Mit vorheriger verknüpfen. Dadurch wird diese Funktion deaktiviert.

Kopfzeile gestalten

Fügen Sie in die Kopfzeile den Titel Ihrer Abschlussarbeit und ggf. ein Logo (z.B. Ihrer Hochschule) ein.

Meine Empfehlung: Das Bild positionieren Sie rechts.

Wählen Sie dafür bei dem Bild die Layoutoptionen > Mit Textumbruch > Quadrat.

Kapitelname in Kopfzeile einfügen

Insbesondere bei umfangreichen Abschlussarbeiten kann der Leser schnell die Orientierung verlieren, in welchem Kapitel er sich gerade befindet.

Ich empfehle Ihnen in die Kopfzeile die Kapitelüberschrift einzufügen. Dies geht über ein Feld.

Setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle in der Kopfzeile. Wählen Sie im zusätzlichen Register „Kopf- und Fußzeilentools“ die Schaltfläche „Schnellbausteine“ und dort „Feld“.

Wählen Sie nun in der Liste das Feld „StyleRef“ aus.

Beim Formatvorlagenname wählen Sie „Überschrift 1“.

Schließen Sie das Fenster mit OK.

Seitenzahl in Fußzeile einfügen

Klicken Sie in die Fußzeile und dann auf die Schaltfläche Seitenzahl.

Wählen Sie Seitenende und dann z.B. Einfache Zahl 3.

Seitenzahlen unterschiedlich formatieren

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Seitenzahl und wählen Seitenzahlen formatieren.

Wählen Sie das gewünschte Zahlenformat aus und dann Beginnen bei “1”. Die Vorgaben für die Zahlenformate finden Sie oben in meiner Checkliste aufgeführt.

Abbildungen beschriften

Klicken Sie auf das Bild, dem Sie eine Beschriftung hinzufügen möchten.

Wechseln Sie zum Reiter Referenzen und klicken auf die Schaltfläche Beschriftung einfügen.

Geben Sie dann die Beschriftung ein.

Dies wiederholen Sie auch für Tabellen und Grafiken.

Abbildungsverzeichnis einfügen

Klicken Sie in Ihrem Dokument an die Stelle, an der das Abbildungsverzeichnis eingefügt werden soll.

Wechseln Sie zum Reiter Referenzen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen.

Wählen Sie bei der Beschriftung das entsprechende Feld aus, für das Sie das Verzeichnis einfügen möchten.

Zitate einfügen

Platzieren Sie den Cursor an das Ende des Textes, den Sie zitieren möchten.

Wechseln Sie zum Reiter Referenzen und klicken dort auf die Schaltfläche Zitat einfügen.

Wählen Sie Neue Quelle hinzufügen aus.

Wählen Sie im sich dann öffnenden Fenster aus, um welchen Quellentyp es sich handelt (z.B. Buch, Zeitschrift, Vortrag…). Achtung: wenn Sie eine Webseite als Quelle angeben, müssen Sie den genauen Tag ausfüllen, an dem Sie auf der Webseite die Information gefunden haben.

Füllen Sie alle weiteren Felder aus. Nachdem Sie die Quelle zu Ihrer Liste hinzugefügt haben, können Sie diese erneut zitieren.

Literaturverzeichnis einfügen

Platzieren Sie den Cursor an die Stelle, an der das Literaturverzeichnis eingefügt werden soll.

Wechseln Sie zum Reiter Referenzen und klicken auf die Schaltfläche Literaturverzeichnis. Wählen Sie aus dem Kontextmenü ein Format aus.

Deckblatt gestalten

Sehen Sie nach, welche Vorgaben es gibt für die Gestaltung des Deckblattes. In der Regel fügen Sie den Titel Ihrer Abschlussarbeit, die Hochschule, Ihren Namen und das Abgabedatum ein.

Hier können Sie die Schriftgröße größer einstellen oder auch einen Teil des Textes fett formatieren. Der Text wird üblicherweise zentriert.

Navigationsbereich einblenden

Tipp: Schalten Sie den Navigationsbereich ein. So können Sie im Text hin- und herspringen, ohne lange scrollen zu müssen. Es werden die Überschriften angezeigt.

Wechseln Sie dafür zum Reiter Ansicht.

Setzen Sie dann den Haken vor Navigationsbereich.

Kommentare einfügen

Wenn Sie am Text später noch Änderungen vornehmen möchten, können Sie sich eine Notiz dazu machen. Dafür fügen Sie einfach einen Kommentar an die Stelle im Dokument ein.

Markieren Sie das Wort, an das Sie einen Kommentar hinterlassen möchten und klicken dann mit der rechten Maustaste darauf.

Im sich dann öffnenden Kontextmenü wählen Sie Neuer Kommentar.

Der Text wird nun etwas kleiner dargestellt und am rechten Bildschirmrand erscheint zusätzlicher Platz für die Kommentare.

Es wird automatisch Ihr Benutzername im Kommentar angezeigt und der Zeitpunkt, wann dieser Kommentar eingefügt wurde.

Nun können Sie Ihre Anmerkung / Kommentar in das Feld einfügen.

Um den Kommentar zu löschen klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf und wählen im Kontextmenü Kommentar löschen.

Text überarbeiten

Wenn Ihre Abschlussarbeit fast fertig ist, ist es immer gut, wenn ein Freund / Freundin ihn nochmal durchliest und ggf. Änderungen vorschlägt.

Dafür müssen Sie im ersten Schritt die Nachverfolgung von Änderungen für die Datei aktivieren.

Wechseln Sie zum Reiter Überprüfen und klicken dort auf die Schaltfläche Nachverfolgung und wählen Änderungen nachverfolgen.

Hinweis: Sie sehen erstmal keine Veränderung in Ihrer Datei.

Wenn nun jemand ein Wort löscht, erscheint am rechten Bildschirmrand der Hinweis dazu.

Wenn jemand ein Wort hinzufügt, wird dies in roter Schriftfarbe und unterstrichen angezeigt.

Die Änderungen können Sie annehmen oder ablehnen, wenn Sie zum Reiter Überprüfen wechseln und dort auf die Schaltfläche Annehmen oder ablehnen klicken.

Fazit

Alle Einstellungen für Ihre Abschlussarbeit vorzunehmen kostet etwas Zeit (das Video dauert 1 Stunde), aber es lohnt sich. Denn beim Schreiben sollen Sie sich auf die Inhalte konzentrieren können und nicht kurz vor dem Abgabetermin noch an Nummerierungen, Verzeichnissen und Seitenzahlen verzweifeln. Die hier genannten Funktionen sparen am Ende wertvolle Zeit.

Viel Erfolg bei Ihrer Abschlussarbeit!