Vor Kurzem war ich bei einem Kunden und habe einen Klassiker gesehen, der in vielen Unternehmen immer noch gang und gäbe ist: In der Excel-Tabelle war ganz oben das Unternehmenslogo eingefügt – allerdings nicht etwa in der Kopfzeile, sondern als Bild in den ersten Zeilen des Tabellenblatts. Die eigentlichen Inhalte begannen dadurch erst ab Zeile 5. Unten auf der Seite fand sich dann in einer Zelle der manuell eingetragene Text „Seite 1“. Eine kreative Lösung? Vielleicht. Eine professionelle? Leider nicht.

Excel bietet längst eingebaute Funktionen, um genau solche Anforderungen elegant zu lösen – mit benutzerdefinierten Kopf- und Fußzeilen. Wie das geht, zeige ich Schritt für Schritt in diesem Blogartikel und gebe Ihnen Tipps, wie Sie mit wenigen Klicks zu einem professionellen Excel-Layout kommen.

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Warum Sie „Seite 1“ nicht in eine Zelle schreiben sollten

Viele Excel-Nutzer behelfen sich mit optisch wirkungsvollen, aber unpraktischen Tricks: Bilder im Tabellenraster platzieren, Textfelder nutzen oder Seitenzahlen von Hand eintippen. Diese Methoden funktionieren zwar oberflächlich, bringen aber eine Reihe von Nachteilen mit sich:

• Verschiebungen beim Drucken oder Konvertieren in PDF
• Probleme bei der Skalierung oder beim Export
• Kein automatischer Seitenumbruch
• Keine konsistente Darstellung über mehrere Seiten

Die bessere Lösung: Nutzen Sie die dafür vorgesehenen Funktionen in Excel – die Kopf- und Fußzeilen.

So fügen Sie ein Logo professionell in die Kopfzeile ein

1. Wechseln Sie in die Seitenlayout-Ansicht
   Klicken Sie unten rechts in Excel auf das Symbol „Seitenlayout“ oder nutzen Sie das Menü: Ansicht > Seitenlayout. Nun sehen Sie den Seitenkopfbereich.
2. Klicken Sie in die Kopfzeile
   Der Bereich oben auf der Seite teilt sich in drei Zonen (links, zentriert, rechts). Wählen Sie die passende Position für Ihr Logo – meist ist die linke Kopfzeile sinnvoll.
3. Bild einfügen
   Wählen Sie im Menüband unter Kopf- und Fußzeilentools > Entwurf die Option Grafik einfügen. Sie können ein Bild vom Computer, aus OneDrive oder aus einer URL wählen.
4. Größe anpassen
   Nach dem Einfügen sehen Sie den Platzhalter &[Bild]. Klicken Sie erneut in das Feld, dann auf „Bild formatieren“. Dort können Sie Höhe und Breite manuell einstellen, damit das Logo auf dem Ausdruck sauber wirkt.

Automatische Seitenzahlen mit Text in die Fußzeile integrieren

Auch Seitenzahlen lassen sich bequem über die Fußzeile einfügen – und das sogar mit eigenem Text, z. B. „Seite 1“:

1. Klicken Sie auf die Fußzeile
   Auch hier haben Sie drei Bereiche zur Auswahl. Die rechte Fußzeile ist oft ein guter Ort für Seitenzahlen.
2. Seitenzahl mit Text kombinieren
   Tippen Sie einfach: Seite &[Seite]
   Excel ersetzt [Seite] automatisch mit der aktuellen Seitenzahl beim Drucken oder in der Vorschau.
3. Optional: Gesamtseitenzahl anzeigen
   Für die Angabe „Seite 1 von 3“ nutzen Sie: Seite &[Seite] von &[Seiten]

Wenn Sie die Schritte lieber visuell nachvollziehen möchten, schauen Sie sich mein kurzes YouTube-Video dazu an:

Kopf- und Fußzeilen: Diese Inhalte sind möglich

Neben Logos und Seitenzahlen können Sie in Excel viele weitere nützliche Informationen in die Kopf- und Fußzeilen integrieren – ganz ohne manuelle Eingaben. Über das Menü Kopf- und Fußzeilentools > Entwurf stehen Ihnen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung. Hier eine Übersicht der wichtigsten Elemente, die Sie bequem einfügen können:

📄 Dokumentbezogene Angaben

• Dateiname (&[Dateiname])
• Pfad und Dateiname (&[Pfad]&[Dateiname])
• Blattname (&[Tab])
• Arbeitsmappentitel (falls vergeben)

📅 Zeit- und Datumsangaben

• Aktuelles Datum (&[Datum])
• Aktuelle Uhrzeit (&[Uhrzeit])

🔢 Seiteninformationen

• Seitenzahl (&[Seite])
• Gesamtseitenzahl (&[Seiten])
• „Seite x von y“ (Seite &[Seite] von &[Seiten])

🖼️ Grafiken

• Bild einfügen, z. B. ein Logo oder ein Signet (&[Bild])

✍️ Benutzerdefinierter Text

• Frei formatierbarer Text, z. B. Abteilung, Projektname oder Empfängerhinweis

Diese Elemente lassen sich beliebig kombinieren, z. B.:

Projekt: Vertriebsbericht 2025 | &[Datum] | Seite &[Seite] von &[Seiten]

Mit diesen Möglichkeiten verleihen Sie Ihren Excel-Dokumenten nicht nur ein professionelleres Erscheinungsbild, sondern sorgen auch dafür, dass wichtige Informationen bei jedem Ausdruck oder PDF-Export automatisch aktualisiert werden – ganz ohne Nachbearbeitung.

Fazit: Kleine Details, große Wirkung

Ein professionell gestaltetes Excel-Dokument zeigt sich oft in den Details. Kopf- und Fußzeilen werden häufig übersehen – dabei bieten sie genau die Möglichkeiten, um wichtige Informationen wie Logos, Dokumenttitel, Datum oder Seitenzahlen übersichtlich und konsistent darzustellen. Nutzen Sie diese Funktionen – Ihre Auswertungen, Berichte oder Angebote wirken dadurch sofort aufgeräumter und durchdachter.