Diese Fragen werden mir immer wieder zum Projektmanagement gestellt. Gerne antworte ich darauf.

Warum ist die Definition von Projektzielen und Projektstandards für das Projekt so wichtig?

Ein Projekt ohne Ziele abzuwickeln ist gefährlich. Von den Zielen leitet sich der übergeordnete Zweck für das Projekt ab. Wozu machen wir überhaupt das Projekt? Wenn diese Frage nicht klar beantwortet werden kann, dann fehlt die Motivation im Team, und das Projekt zieht sich wie ein Kaugummi. Oft werden keine wirklichen Ziele definiert, sondern nur Ergebnisse. Das fertige IT-Tool ist kein Ziel sondern ein Ergebnis. Die Frage ist doch, wozu das IT-Tool überhaupt dient. Welche übergeordneten Probleme sollen damit gelöst werden? Meine Erfahrung ist: wenn man vorab nicht analysiert, welches dringende Problem eine neue Software lösen soll, dann hat man hinterher eine Software installiert, die niemand nutzt.

Warum ist die Definition von Projektstandards so wichtig?

Projektstandards schaffen einen Rahmen. Ohne Rahmen wickelt jeder Projektleiter sein Projekt unterschiedlich ab. Jeder Projektleiter muss sich bei jedem neuen Projekt wieder Gedanken zur grundsätzlichen Vorgehensweise machen und Vorlagen neu entwickeln. Dadurch wird unnötig Zeit verschwendet.

Warum muss ich mein Projekt in Arbeitspakete unterteilen?

Ein Arbeitspaket beschreibt eine geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projektes. Ein Arbeitspaket ist ein Grundbaustein. Das Paket muss klar definiert sein. Es wird von einem Teammitglied erledigt. Zeitaufwand, Ergebnis und Kosten sind festgelegt. Innerhalb eines Arbeitspaketes ergeben sich Abläufe, die der Projektleiter nicht im Einzelnen verfolgen müssen, da jedes Paket eine verantwortliche Person hat.
Arbeitspakete ermöglichen ein effizientes Projekt-Controlling. Mit der Unterteilung des Arbeitspaketes in überschaubare Abschnitte, ist es ermöglichen, die Arbeit besser zu planen und zu steuern.

Ich möchte den Aufwand für das Projektreporting so gering wie möglich halten. Was muss als Minimum berichtet werden?

Das Hauptaugenmerk des Projektreportings liegt auf dem inhaltlichen Projektfortschritt, also auf der regelmäßigen Momentaufnahme, wie viel Leistung im Projekt bereits erbracht wurde. Hier gilt der Grundsatz: Keep it small and simple. Lange Berichte werden weder gerne verfasst noch gerne gelesen. Der Bericht sollte einfach und klar gestaltet sein. Minimum-Inhalte des Statusberichtes sind:

• Welche Aktivitäten gab es seit dem letzten Bericht
• Wie gut liegen wir im Plan? Halten wir die Termine?
• Wo sind Probleme aufgetaucht und Entscheidungen nötig

Grafiken helfen oft, das Geschriebene zu verdeutlichen. Ampelsysteme sind sehr beliebt, um schnell Auskunft über den Stand des Projektes zu geben:

• GRÜN: alles ist gut; es liegen keine (bekannten) Probleme vor
• GELB: wir haben ein Problem, können es aber lösen und sind auch schon dabei dies zu tun
• ROT: wir haben eine massive Kursabweichung vom Plan und es braucht eine rasche Intervention, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Grundsätzlich muss über alles, was geplant wird, auch regelmäßig berichtet werden. Also Ressourcen, Kosten, Budget, Meilensteine, Risiken, etc. Die Berichtstiefe und das Intervall sind je nach Projekt zu definieren.

Was sind die häufigsten Fehler in einem Projekt?

• Unsystematische Planung (auch im Sinne von unmethodisch)
• Unterschätzung der Bedeutung von Kommunikation im Team (man glaubt, Probleme mal eben bei einem Bierchen klären zu können)
• Unverbindlichkeit bei Absprachen
• Unklare Strukturen, z.B. unklare Schnittstellen, zwischen Linien- und Projektorganisation
• Unklare Rollendefinition z.B. des Projektleiters

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Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.