Über die Jahre sammeln sich viele E-Mails an. Es könnte ja noch einmal wichtig werden, oder ich benötige die Mail irgendwann als Beweis. So denken viele Menschen. Zeit für den Frühjahrsputz im Mail-Postfach!

Warum wir gerne E-Mails sammeln

Ich höre in meinen Trainings immer wieder Geschichten, die ungefähr so verlaufen:

„Der Nachbar vom Schwager vom alten Schulfreund hat einmal eine E-Mail benötigt, weil diese als Beweis vor Gericht galt und dadurch hat sein Unternehmen 1.000.000 Euro eingespart, weil sie keinen Schadensersatz zahlen mussten.“

Und je häufiger diese Geschichte erzählt wird, desto größer die Summe, die das Unternehmen eingespart hat.

Diese oder ähnliche Geschichten werden als Argument genutzt, warum der Mitarbeiter niemals Mails löscht, sondern alles aufhebt. Teilweise sehe ich Postfächer, in denen 30.000 Mails liegen, weil der Mitarbeiter in den vergangenen 10 Jahren noch nie eine Mail gelöscht hat.

Aber auch diejenigen, die viele Mails löschen und wegsortieren, sammeln über die Jahre viel Ballast und nicht mehr benötigte Informationen an. Es geht ziemlich schnell, eine Mail abzulegen (also einfach in einen Unterordner verschieben) und dort sieht man auch nicht mehr, wie viel es inzwischen geworden ist. Wenn die gleiche Menge ausgedruckt wäre, würden sich die vielen Ordner überall im Büro stapeln. Aber bei den E-Mails ist das anders.

Und es könnte doch tatsächlich einmal sein, dass man eine alte Mail noch benötigt – oder? Nein!

Ich beobachte, dass dieses Thema natürlich viel von der Unternehmenskultur abhängt. Wer das Gefühl hat, sich immer für alles rechtfertigen zu müssen, der hebt lieber ein paar Mails auf, um später seine Unschuld beweisen zu können. Aber in unserer doch sehr schnelllebigen Welt, ist häufig das, was letzten Monat noch wichtig war, heute völlig uninteressant.

Das sollten Sie vorab klären

Angenommen, Sie würden jetzt nicht Ihre E-Mails, sondern die Papierablage aufräumen, dann gäbe es eine Aufbewahrungsrichtline, in der steht, welche Dokumente abgeheftet und wie lange aufgehoben werden müssen.

Aber gibt es in Ihrem Unternehmen eine Anweisung dazu, wie lange Mails aufgehoben werden sollen? Ich vermute: Nein.

Damit Sie diese Entscheidung nicht ganz alleine treffen und die Verantwortung dafür tragen müssen, empfehle ich Ihnen, vorab mit Ihrem Vorgesetzten zu klären, welche Mails wie lange aufgehoben werden sollen.

Dies kann von verschiedenen Faktoren abhängen. Beispielsweise könnte es gut sein, Mails, die ein bereits abgeschlossenes Projekt betreffen, noch 1 Jahr nach Abschluss aufgehoben werden, da es später Rückfragen zu bestimmten Entscheidungen geben könnte. Dagegen könnten Mails, die zu einer Vertragsverhandlung gehören, gelöscht werden, sobald der Vertrag abgeschlossen wird. Denn dann gilt das, was im Vertrag steht. Oder Sie einigen sich darauf, dass Mailverkehr mit Kunden grundsätzlich 3 Monate aufbewahrt werden, außer bei einem speziellen Kunden, mit dem es immer Ärger gibt.

In wenigen Schritten zu einem aufgeräumten E-Mail-Postfach

Löschen Sie alles, was alt ist.

Wenn klar ist, welche Mails Sie wie lange aufbewahren müssen, dann löschen Sie einfach alle alten Mails. Scrollen Sie dazu in Ihrem Posteingang bis zu dem Datum, ab wann gelöscht werden darf, markieren alle Mails, die älter sind und löschen diese.

Forsten Sie so auch alle Unterordner durch. Alternativ können Sie auch die Suchfunktion nutzen.

Verschieben Sie Mails in Unterordner

Überprüfen Sie Ihre Unterordnerstruktur, die Sie unter Ihrem Posteingang angelegt haben, kritisch. Themen, die nicht mehr relevant sind, können Sie getrost löschen.

Sie können bestimmte Mails automatisch in Unterordner verschieben lassen. Dies empfiehlt sich für Newsletter, Terminbestätigungen, Lesebestätigungen und Systemmeldungen. Outlook zum Beispiel sucht nach dem Anlegen einer neuen Regel die Mails aus dem Posteingang heraus, die der Regel entsprechen und verschiebt diese sofort.

Vielleicht erhalten Sie von einer bestimmten Person nur Mails, die zu einem Thema gehören. Dann können Sie im Posteingang nach Mails von diesem Absender suchen und diese Mails gesammelt in den entsprechenden Unterordner verschieben.

Räumen Sie auch Ihre gesendeten Mails auf

Viele Menschen machen sich viele Gedanken, wie sie die empfangenen Mails ablegen, kümmern sich aber überhaupt nicht um die gesendeten. Dabei ist Ihre gesendete Mail häufig die höherwertige, da sie ja Ihre Antwort enthält.

Löschen Sie also bitte auch dort die alten Mails und verschieben die anderen in Unterordner. Beachten Sie dabei, dass Sie Mails, in denen Sie sich nur für die schnelle Antwort bedankt haben, nicht aufheben müssen.

So bleibt der Posteingang dauerhaft aufgeräumt

Melden Sie sich von Newslettern ab, die nicht mehr interessant sind

Falls Sie mehrere Newsletter abonniert haben, schauen Sie bitte auch dort kritisch nach, ob die Informationen und Themen überhaupt noch interessant sind für Sie.

Reduzieren Sie Verteilerlisten

Vielleicht erhalten Sie E-Mails, weil Sie auf einer bestimmten Verteilerliste stehen. Überlegen Sie bitte auch hier genau, ob diese Informationen immer noch für Sie wichtig sind. Wenn nicht, dann lassen Sie sich von dieser Verteilerliste streichen.

Fordern Sie keine Lesebestätigungen an

Lesebestätigungen sind ja eigentlich so etwas wie „Einschreiben mit Rückschein“. Nur funktioniert es nicht genau so. Wenn Sie z.B. eine Lesebestätigung anfordern, hat der Empfänger die Möglichkeit zu entscheiden, ob er Ihnen überhaupt eine Bestätigung senden möchte. D.h. es könnte sein, dass er die Mail liest, aber Sie erhalten keine Benachrichtigung. Da die Lesebestätigungen so einfach zu umgehen sind, sollte Sie grundsätzlich keine Lesebestätigungen anfordern.

Aufgaben planen

Viele meiner Trainingsteilnehmer berichten mir, dass sie bereits gelesene E-Mails im Posteingang stehen lassen, damit sie daran erinnert werden, dass Sie sie noch bearbeiten müssen. Teilweise werden diese Mails auch wieder als „ungelesen“ markiert.

Viel besser wäre es aber, diese Mails sofort einzuplanen. So blockieren sie nicht unnötig den Posteingang und Sie verpassen keine Fristen. Diese Methode erkläre ich im folgenden Video: Die E-Mail-Flut im Griff

Los geht’s!

Um das Mailpostfach aufzuräumen, benötigen Sie etwas Zeit. Planen Sie also bitte ca. 2 Stunden ein, je nach dem, wie viele Mails Sie gehortet haben. Sorgen Sie in dieser Zeit dafür, dass Sie möglichst nicht gestört werden, indem Sie Ihr Telefon umstellen und, falls möglich, die Bürotür schließen.

Wenn Sie es geschafft haben, dann belohnen Sie sich ruhig. Sie haben es sich verdient!

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