In meiner April-Umfrage habe ich meine Newsletter-Abonnenten und Follower auf den Social-Media-Kanälen gefragt, welche Herausforderungen im Büroalltag sie regelmäßig meistern müssen.

Als Antworten standen zur Auswahl (Mehrfachauswahl möglich):

• Zeitmangel ⌛
• Unklare Kommunikation im Team 📢
• Schwierigkeiten bei der Priorisierung von Aufgaben 1️⃣2️⃣3️⃣
• Technologische Herausforderungen (z.B. Softwareprobleme) 💻
• Mangelnde Effizienz in Besprechungen 💬🗨️
• Probleme bei der Zusammenarbeit im Team ⚙️
• Andere (bitte spezifizieren)

Vielen Dank an alle, die teilgenommen haben. Hier sehen Sie nun die Ergbnisse:

Es steht nicht ausreichend Zeit zur Verfügung

Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer geben an, unter Zeitmangel zu leiden. Das hohe Arbeitspensum kann einfach nicht mehr geschafft werden. Der allgemeine Fachkräftemangel und daraus resultierend unbesetzte Stellen führen zu einer höheren Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Diese Überlastung hat häufig eine höhere Krankenquote zur Folge und so entsteht eine Negativ-Spirale.

Das können Sie tun, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern

Sind wir mal ehrlich: Ihnen steht nur eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden zur Verfügung. Daran ändern auch Zeitmanagement-Methoden nichts. Aber es kommt darauf an, wie Sie die knappe Zeit gut nutzen.

Vielleicht treffen einige der folgenden Punkte auf Sie zu:

• Sie möchten immer alles perfekt erledigen. Dabei besteht die Gefahr, dass Sie sich verzetteln. Time-Boxing könnte eine gute Methode sein, mit der Sie sich selbst disziplinieren. Ein anderer Weg könnte sein, die Aufgaben zukünftig nur noch zu 80% zu erledigen, denn das geht relativ schnell und somit sparen Sie Zeit. Dies Phänomen beschreibt das Pareto-Prinzip.
• Sie springen zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her. Dann wäre es besser, Sie würde Ihre Aufgaben bündeln. So können Sie sich auf bestimmte Aufgaben fokussieren und dadurch produktiver werden.
• Sie werden ständig unterbrochen. Wenn Sie nicht konzentriert arbeiten können, weil Sie ständig durch das klingelnde Telefon, neue E-Mails oder Kollegen unterbrochen werden, brauchen Sie für die Bearbeitung Ihrer Aufgaben mehr Zeit, als eigentlich notwendig (Stichwort: Sägeblatt-Effekt). Mein Tipp: Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser und reduzieren Sie die Störungen.

Noch mehr Tipps für eine bessere Selbstorganisation finden Sie in diesem ausführlichen Beitrag: Selbstorganisation als Schlüssel zum Erfolg

Kommunikation & Zusammenarbeit im Team läuft nicht rund

Fast die Hälfte der Befragten bemängeln die unklare Kommunikation im Team. Wenn man dann noch hinzufügt, dass fast ein Viertel angibt, dass es Probleme bei der Zusammenarbeit im Team gibt, wird klar: es läuft nicht rund. Dieser Punkt ist nicht zu vernachlässigen, weil die Effizienz und Produktivität eines ganzen Teams leidet. Hier sehe ich die Führungskraft in der Verantwortung Änderungen anzugehen.

Tipps für eine bessere Zusammenarbeit im Team

1. Klare Kommunikationskanäle etablieren: Definieren Sie klare Wege, wie Informationen im Team ausgetauscht werden, sei es per E-Mail, Chat, regelmäßige Meetings oder Projektmanagement-Tools.
2. Offene Kommunikation fördern: Schaffen Sie eine Atmosphäre, in der Teammitglieder sich frei fühlen, Ideen, Bedenken und Feedback auszutauschen. Ein offener Dialog stärkt das Vertrauen und die Zusammenarbeit im Team.
3. Klare Ziele und Rollenverteilung festlegen: Jedes Teammitglied sollte verstehen, welche Ziele das Team verfolgt und welche Rolle sie dabei spielen. Dadurch wird die Zusammenarbeit effektiver und Missverständnisse werden vermieden.
4. Regelmäßige Meetings abhalten: Planen Sie regelmäßige Besprechungen, um den Fortschritt zu überprüfen, Herausforderungen anzugehen und Entscheidungen zu treffen. Halten Sie diese Meetings effizient und fokussiert.
5. Teambuilding-Aktivitäten durchführen: Organisieren Sie gelegentlich Teambuilding-Aktivitäten, um das gegenseitige Verständnis und die Beziehungen im Team zu stärken. Dies kann die Zusammenarbeit verbessern und das Team enger zusammenbringen.
6. Klare und verbindliche Kommunikation: Stelle sicher, dass alle Mitteilungen klar und präzise sind, um Missverständnisse zu minimieren. Klare Erwartungen und Verantwortlichkeiten helfen dabei, den Workflow reibungsloser zu gestalten.
7. Konfliktlösung fördern: Konflikte sind in jedem Team normal. Es ist wichtig, einen konstruktiven Ansatz zur Konfliktlösung zu fördern, bei dem beide Seiten gehört werden und nach Lösungen gesucht wird, die für alle akzeptabel sind.
8. Technologische Tools nutzen: Nutze Tools und Technologien, die die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team unterstützen, wie z.B. Projektmanagement-Software, Online-Kollaborationstools und Videokonferenzsysteme.
9. Feedback geben und empfangen: Regelmäßiges Feedback ist entscheidend für die persönliche und berufliche Entwicklung der Teammitglieder. Ermutigen Sie dazu, konstruktives Feedback zu geben und anzunehmen, um kontinuierlich zu lernen und zu wachsen.
10. Kultur der Wertschätzung schaffen: Anerkennung und Wertschätzung für die Beiträge jedes Teammitglieds sind wichtig. Eine positive Teamkultur, die Erfolge feiert und Anstrengungen anerkennt, trägt wesentlich zur Motivation und Zusammenarbeit bei.

Die Priorisierung der Aufgaben fällt schwer

44% der Umfrageteilnehmer fällt es schwer ihre Aufgaben zu priorisieren. Gründe dafür tauchen auch auf, als einige von Ihnen Herausforderungen selbst benannt haben:

• Einfach zu viel Arbeit und zu wenig Personal
• Zu viele außerplanmäßige dringliche Aufgaben (z.B. “vermeintliche” Fehlermeldungen von Kunden)
• Zu hohe und zu viele Anforderungen gleichzeitig, welche mal eben schnell noch dazu gemacht werden sollen

Unterscheiden Sie: dringend ist nicht wichtig

Ich weiß, es ist nicht immer einfach zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden. Viele Mitarbeiter denken, wenn etwas dringend ist, dann ist es auch wichtig. Häufig stellt sich aber auch heraus, dass die Aufgabe gar nicht so wichtig ist. Darum besteht die Kunst darin, dies durch Nachfragen herauszufinden und sich so auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Bei der Einordnung hilft das Eisenhower-Prinzip.

Wenn Sie zu viele Anforderungen gleichzeitig erhalten, sollten Sie lernen, sich besser abzugrenzen. Nein zu sagen, fällt aus verschiedenen Gründen vielen Mitarbeitern schwer. Eine leicht umsetzbare Methode, die sich in der Praxis bewährt hat ist Schallplatte-mit-Sprung.

Weitere Herausforderungen im Büroalltag

Weitere Herausforderungen, die im Freitextfeld eingegeben wurden sind:

• Nicht klar definierte Verantwortlichkeiten, nicht klar definierte Entscheidungsbefugnis: Dies sollten Sie im Team mit Ihrem Vorgesetzten klären. Vielleicht wäre das ein Punkt für Ihre nächste Teamsitzung? Denn am Ende profitieren alle von mehr Klarheit.
• Konzentration / Lärm wg. Großraumbüro: In einem Großraumbüro, wo 120 Mitarbeiter auf einer Etage ohne Wände zusammensitzen, arbeiten zu müssen ist wirklich nicht einfach. Das habe ich selbst vor 30 Jahren erlebt. In modernen Bürokonzepten wird aus den Fehlern der Vergangenheit gelernt und kleinere Büroeinheiten geschaffen (mit bis zu 20 Arbeitsplätzen). Auch Rückzugsmöglichkeiten, wo ungestört gearbeitet werden kann, werden mit eingeplant. Wenn dies bei Ihnen im Büro nicht möglich ist, wäre das HomeOffice eine gute Alternative.
• Schwierige Terminabsprachen mit dem Chef, weil er selten da ist: Ein Kunde von mir hat gute Erfahrungen mit einem Daily-Standup gemacht, das nicht immer persönlich im Büro stattfinden muss, sondern insbesondere zwischen Chef und Sekretärin, auch am Telefon erfolgen kann.
• Fehlende Digitalisierung: Meiner Erfahrung nach hat die Coronazeit dazu geführt, dass viele Unternehmen sehr schnell sehr viel digitaler arbeiten mussten und auch danach dabei geblieben sind. Dennoch sind offensichtlich immer noch einige Prozesse nicht digitalisiert. Dies ist ein Thema, das nur mittelfristig gelöst werden kann. Sie sollten Ihren Chef und die IT-Abteilung regelmäßig darauf hinweisen, dass es einige Baustellen gibt, damit nach entsprechenden Lösungen gesucht werden kann. Eine Bestandsaufnahme können Sie u.a. mit dem Check “Gute Büroarbeit” machen.

Fazit

Die Herausforderungen im Büroalltag sind vielfältig. Es lohnt sich, Zeit zu investieren, um Lösungen zu finden und die Produktivität zu steigern. Einige Punkte kann jeder Mitarbeiter selbst angehen, andere müssen im Team geklärt werden. Wer denkt “Dafür habe ich keine Zeit”, begeht einen großen Fehler, wie die Geschichte des Holzfällers zeigt. Alle im Team sollten täglich darauf schauen, wie Dinge vereinfacht und verbessert werden können.