Ihr Notfallplan bei Virus-Alarm

Keine Panik bei Viren-Alarm

Grippe-Viren, Magen-Darm-Viren, Corona-Virus. Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Viren von einem Mensch zum anderen übertragen werden. Das eine Jahr sind weniger Personen betroffen, das andere mehr. Die Verläufe sind unterschiedlich. Wer gut auf diese Fälle vorbereitet ist, der kann dem Ganzen gelassen entgegensehen.

Vorab: Ich gebe in diesem Artikel keine Gesundheits- und Hygienetipps und möchte auch gar nicht auf den aktuellen Corona-Virus eingehen. Mir geht es ums Büro, um den Betrieb. Da ist der Virus nur ein Anlass, darüber zu schreiben, aber nicht der eigentliche Grund.

Gründe, warum es im Betrieb eng werden könnte

Wenn man sich die aktuellen Maßnahmen ansieht, mit denen versucht wird das Virus einzudämmen, dann kann man erkennen, dass es 4 Gründe geben könnte, warum Ihr Unternehmen nicht mehr so läuft, wie bisher. Allerdings gibt es große Unterschiede. Aber schauen wir uns doch einmal die Gründe genauer an:

Kitas und Schulen werden für 2 Wochen geschlossen

Angenommen, in Ihrem Betrieb arbeiten mehrere Mütter. Wenn dann in Ihrem Ort alle Kitas und Schulen geschlossen werden, bleiben in der Regel die Mütter zu Hause, um die Kinder zu betreuen. Vielleicht können einige Familien noch auf die Großeltern zurückgreifen, aber das funktioniert sicherlich nicht für 14 Tage. Und einfach Urlaub zu nehmen, ist für viele sicherlich keine einfache Alternative.

Diese Situation ist für Sie als Unternehmer noch recht komfortabel. Denn Ihre Mitarbeiterinnen sind arbeitsfähig. Nur nicht immer und nicht zu den gewohnten Zeiten. Und natürlich nicht bei Ihnen im Büro.

Gut wäre es, wenn Sie auf diesen Fall vorbereitet sind und den Mitarbeiterinnen es ermöglichen könnten, von zu Hause zu arbeiten. Dafür sind einige Voraussetzungen bei den Mitarbeiterinnen notwendig, aber auch in Ihrem Betrieb.

Zur Unterstützung habe ich eine Checkliste für Sie zusammengestellt, die Sie hier kostenlos herunterladen können:

Mehrere Mitarbeiter sind krank

Ganz anders sieht die Situation natürlich aus, wenn sich mehrere Mitarbeiter angesteckt haben und nun krank sind. Diese Gefahr besteht natürlich nicht nur bei dem aktuellen Corona-Virus, sondern es gab sie schon immer bei einer Grippewelle oder bei einem Magen-Darm-Virus.

Solange nur 1 bis 2 Mitarbeiter ausfallen, wird der Betrieb wahrscheinlich ganz gut weiter laufen, denn diese Situation kennen Sie auch schon aus der Urlaubszeit.

Was aber, wenn die Hälfte oder sogar 2/3 der Mitarbeiter fehlt?

Dann benötigen Sie einen Notfallplan, in dem aufgelistet ist, welche Prozesse bzw. Aufgaben unbedingt weiterhin erledigt werden müssen. Die verbliebenen Mitarbeiter benötigen dann vielleicht noch zusätzliche Freigabekompetenzen (z.B. um Rechnungen bezahlen zu können). Außerdem sind Checklisten und Prozessbeschreibungen eine gute Hilfe, weil die Kollegen wahrscheinlich einige Aufgaben noch nie vorher übernommen haben. Das Wissen dazu sollte also dokumentiert sein. Auch Anleitungen zu speziellen Softwareprogrammen gehören dazu.

Einige Aufgaben können Sie vielleicht an Dienstleister auslagern. So könnte die Telefonzentrale von einem Anbieter für Telefonservices übernommen werden. Die Buchhaltung kann vielleicht Ihr Steuerberater abwickeln oder ein geeigneter Büroservice. Sie sollten also rechtzeitig mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt treten, damit die Suche nach einem geeigneten Partner nicht erst im Fall der Fälle beginnt.

Viele Mitarbeiter wohnen in einem Sperrgebiet

Eine Maßnahme, die in einzelnen Fällen nun beim Corona-Virus getroffen wird, ist die Absperrung ganzer Ortschaften oder Regionen mit der damit verbundenen Quarantäne.

Wenn nun viele Ihrer Mitarbeiter in diesem Sperrgebiet wohnen, dürfen sie also nicht mehr zur Arbeit kommen, sind aber arbeitsfähig. Diese Mitarbeiter könnten also auch im Homeoffice arbeiten.

Welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden sollten, erkennen Sie in meiner Checkliste, die Sie kostenlos herunterladen können.

Ihr Unternehmen liegt in einem Sperrgebiet

Es könnte auch sein, dass Ihre Mitarbeiter zwar arbeiten können, aber Ihr Betrieb im Sperrgebiet liegt und somit die Büros nicht erreichbar sind.

Auch in diesem Fall wäre es gut, wenn Sie vorab bereits mit verschiedenen Dienstleistern in Kontakt getreten wären. So könnte z.B. ein Business Center eine gute Alternative sein. Hier können Sie tageweise fertig eingerichtete Büros anmieten und auch den Telefonservice gleich dazu buchen. Dann müssen Sie „nur“ noch für die technische Ausstattung Ihrer Mitarbeiter sorgen.

Sie merken, auch in diesem Fall ist es wichtig, rechtzeitig einen Notfallplan zu erstellen, in dem alles geregelt ist.


Weitere Informationen, z.B. zu der Frage, ob der Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice anordnen darf und wie das Thema Lohnfortzahlung in Deutschland gesetzlich geregelt ist, finden Sie hier (externer Link – führt zum ZDF). Bedenken Sie auch, wenn vorhanden, den Betriebsrat einzubinden.


Lassen Sie uns reden!

Sie haben noch keinen Notfallplan?

Ihre Prozesse sind nicht dokumentiert?

Einzelne Arbeitsschritte sind nicht in Checklisten festgehalten?

… Und Sie wissen gerade gar nicht, wie Sie dieses Thema angehen sollen? Dann biete ich Ihnen ein kostenloses Strategie-Gespräch an, in dem wir gemeinsam überlegen können, was die nächsten Schritte wären und wie ich Sie dabei unterstützen kann.

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