PDF in Excel umwandeln

In der Welt der Tabellenkalkulation ist Microsoft Excel ein unverzichtbares Werkzeug. Mit seinen vielseitigen Funktionen unterstützt es Millionen von Menschen weltweit bei der Datenanalyse, Berichterstattung und Entscheidungsfindung. Eine dieser Funktionen, die oft übersehen wird, aber enorm leistungsfähig ist, ist „Daten aus Datei abrufen“. Diese Funktion ermöglicht es Anwendern, Daten aus verschiedenen externen Quellen in ihre Excel-Arbeitsmappen zu importieren. Ob es sich um einfache CSV-Dateien, umfangreiche Datenbanken oder Webquellen handelt – mit „Daten aus Datei abrufen“ kann Excel nahtlos und effizient Informationen integrieren und verarbeiten.

In diesem Artikel werfe ich einen genaueren Blick darauf, wie diese Funktion genutzt wird und welche Vorteile sie für Ihren Arbeitsalltag bieten kann. Ich zeige Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Daten aus einem PDF-Dokument importieren, transformieren und für Ihre Zwecke aufbereiten können. Egal, ob Sie Anfänger oder erfahrener Excel-Nutzer sind – nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein, Ihre Datenverarbeitung in Excel auf das nächste Level zu heben.

In einem meiner Seminare hat mir eine Sekretärin genau dieses Problem beschrieben: Sie erhält eine Tabelle mit Zahlen als PDF-Datei und muss diese in Excel übertragen, damit sie dort die Zahlen anders aufbereitet, wie ihr Chef es sich wünscht.

Diesen Fehler sollten Sie nicht tun

Wie war sie bisher vorgegangen? Sie hat die Tabelle im PDF-Dokument markiert, das kopiert und in ein Excel-Tabellenblatt eingefügt. Dabei sind alle Zahlen in einer Zelle hintereinander weg eingefügt worden. Im nächsten Schritt hat sie dann die Zahlen aus dieser Zelle rauskopiert und so eingefügt, dass es wieder so aussah, wie in dem PDF-Dokument. Erst danach konnte sie die Daten weiterverarbeiten. Da das aber ziemlich aufwändig ist, ist sie inzwischen dazu übergegangen, beide Dateien auf jeweils einem Bildschirm anzeigen zu lassen und die Zahlen selbst in Excel einzutippen. Das geht zwar auch nicht viel schneller, ist aber weniger nervig.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, bitte ich Sie sofort damit aufzuhören. Zum einen kostet diese Vorgehensweise einfach viel zu viel Zeit und zum anderen passieren schnell Fehler beim Übertragen der Zahlen.

Die einfachste Lösung ist: Fragen Sie nach, ob Sie die Tabelle als Excel-Datei statt PDF-Dokument erhalten können. Denn der Autor der Tabelle hat die Übersicht ja auch nicht mit der Schreibmaschine geschrieben.

Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie zukünftig in Excel die Daten einlesen und für die Weiterverarbeitung aufbereiten. Dafür sind folgende 3 Schritte notwendig:

1. Daten aus Datei abrufen

  • Öffnen Sie eine leere Excel-Tabelle.
  • Wechseln Sie zum Reiter „Daten„.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten abrufen„.
  • Wählen Sie im Kontextmenü „Aus Datei“ und dann „Aus PDF„.
  • Navigieren Sie zum Ablageort der PDF-Datei, klicken die Datei an und klicken auf die Schaltfläche „Importieren„.
  • Nach kurzer Zeit öffnet sich ein Fenster. Hier klicken Sie auf „Table 001“ und auf die Schaltfläche „Laden„.

Alle Zahlen wurden nun in Excel übertragen. Ggf. fügen Sie noch eine Überschrift und Ihr Firmenlogo hinzu.

Die Zahlen, die Sie jetzt sehen, sind allerdings nur Texte, d.h. es sind keine Formeln hinterlegt und bevor Sie mit Ihrer Tabelle weiter arbeiten können, müssen Sie noch folgende 2 Schritte tun:

2. Abfrage in einen Bereich konvertieren

Klicken Sie beim Reiter „Daten“ auf die Schaltfläche „In Bereich konvertieren„.

Bestätigen Sie den Hinweis.

Warum ist dieser Schritt notwendig? Vorher bestand weiterhin die Verbindung zur PDF-Datei und die Daten wurden im Prinzip nur in Excel angezeigt. Damit Sie Ihre Tabelle in Excel formatieren, Zeilen löschen und hinzufügen können, müssen die Daten erstmal in Excel tatsächlich ankommen.

3. Text in Zahlen umwandeln

Bei jeder Zahl befindet sich in der Zelle oben links ein kleines grünes Dreieck. Wenn Sie die Zelle anklicken, erscheint ein kleines Warnschild mit dem Hinweis, dass die Zahl als Text formatiert ist. Um dies zu ändern, klicken Sie darauf und wählen im Kontextmenü „In eine Zahl umwandeln“. Da Sie aber wahrscheinlich eine umfangreiche Tabelle importiert haben, ist dies ein sehr zeitaufwändiger und nerviger Weg.

Aber es geht auch einfacher und schneller:

  • Tragen Sie in einer Zelle außerhalb Ihrer Tabelle eine Null ein (Hinweis: im Video hört es sich so an, das wäre es egal, welche Zahl Sie eintragen. Tatsächlich ist die Null am Besten dafür geeignet).
  • Kopieren Sie diese Zelle mit Strg + C.
  • Markieren Sie nun alle Zahlen Ihrer Tabelle.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diesen Bereich und wählen „Inhalte einfügen„.
  • Im sich dann öffnenden Fenster klicken Sie „Werte“ und „Addieren“ an. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

In meinem Beispiel musste ich dann im Anschluss noch alle Zahlen mit dem Währungssymbol formatieren.

Fazit

Manchmal funktionieren bei den allgemeinen Bürotätigkeiten einige Dinge nicht so einfach, wie wir es erwarten würden. Aber statt zu resignieren (was meiner Beobachtung nach häufig bei Excel passiert) und dann die Schritte manuell mit hohen Zeitaufwand zu erledigen, lohnt es sich mit nützlichen Excel-Funktionen vertraut zu machen, um Zeit und Nerven zu sparen und Sie wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.


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