Die tägliche E-Mail-Flut im Griff Inbox-Zero-Challenge

So leeren Sie Ihr E-Mail-Postfach und behalten den Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Termine.

Wenn Markus L. morgens ins Büro kommt startet er mit einem mulmigen Gefühl sein Outlook. Wie viele neue Mails hat er seit gestern erhalten? Welche Nachrichten sind dringend? Wie lange wird er brauchen, um alle Mails zu bearbeiten? - Es sind 23. Er denkt sich: "Ok, das schaffe ich." Obwohl er weiß, dass heute noch mindestens 50 weitere Mails im Laufe des Tages eingehen werden.

Während er die ersten Mails liest und bearbeitet kommen immer weiter Mails in seinem Postfach an. Man merkt, dass jetzt auch die anderen Kollegen zur Arbeit gekommen sind und ihre Posteingänge durcharbeiten.

Bis zur ersten Besprechung um 10:00 Uhr hat er zumindest alle Mails gelesen. Die, die er später noch bearbeiten wird, markiert er wieder als "ungelesen".

Als er vom Meeting zurückkehrt, sieht er, dass er wieder 15 neue Mails bekommen hat. Eigentlich wollte er heute einmal etwas früher Feierabend machen, aber daraus wird wohl nichts. Da sind ja auch noch die anderen rund 200 Mails, die eigentlich dringend bearbeitet werden müssen. Letzte Nacht ist er sogar aufgeschreckt, weil ihm einfiel, welche Frist er versäumt hat. Diese Mail wollte er eigentlich heute Morgen gleich bearbeiten. Aber er kommt einfach nicht dazu.

Und sein Postfach wollte er auch noch vor dem Urlaub aufräumen. Endlich mal alle Mails wegsortieren. Aber es haben sich mittlerweile mehr als 12000 angesammelt. Wie soll er das nur schaffen?

Er kommt sich vor, wie im Hamsterrad. Irgendwie hat er bereits resigniert und glaubt nicht mehr daran, seine tägliche E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen. Aber er ärgert sich über sich selbst. Denn eigentlich ist er gar nicht so unordentlich. Es ist nur einfach zu viel geworden. Manchmal bekommt er das Gefühl von Panik, wenn er merkt, dass er etwas Wichtiges vergessen hat. Aber er versucht das nicht so sehr an sich dran zu lassen.

Geht es Ihnen wie Markus L.? Erkennen Sie viele Dinge wieder?

Gleich zu Beginn des Videokurses gebe ich Ihnen praxisnahe Tipps, wie Sie eine gute Unterordnerstruktur in Ihrem Posteingang anlegen. Ziel ist es dabei, dass Sie Mails einfach und schnell ablegen und natürlich auch wiederfinden. Sie erfahren, welcher Ordner jeder braucht und wie Sie am Besten mit den unzähligen "Sonstigen" Mails umgehen.

Außerdem zeige ich Ihnen, wie Outlook Sie dabei unterstützt, Mails abzulegen und wiederzufinden.

Wenn Sie 80 oder mehr Mails pro Tag erhalten, fällt es oft nicht leicht, wichtige von unwichtigen Mails zu unterscheiden. Welche Mails sollten Sie sofort bearbeiten? Welche können noch 1 oder 2 Tage warten? Welche Mails lesen Sie jetzt, welche später?

Auch bei dieser Entscheidung kann Outlook Sie unterstützen. E-Mails vom Chef könnten zum Beispiel in einer anderen Farbe im Postfach stehen. Oder auch Mails, in denen Sie nur in CC stehen. Newsletter und unwichtige Systemmeldungen könnten beispielsweise automatisch in einen Unterordner verschoben werden. Und auch die Urlaubsvertretung können Sie intelligenter organisieren, sodass Sie die Prioritäten sofort erkennen, wenn Sie an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Es gibt in Outlook viele nützliche, aber auch versteckte Funktionen. Wie viel Prozent des Programms nutzen Sie bereits?

Dieser Videokurs geht über 5 Tage. Jeden Tag wird Ihnen eine neue Lektion freigeschaltet. So bleibt Ihnen genug Zeit, Ihre Arbeit zu erledigen und die neuen Funktionen und Methoden dabei auszuprobieren. Die einzelnen Videos sind bewusst kurz gehalten, damit Sie den Tipp sofort umsetzen können. 

Nach den 5 Tagen haben Sie weiterhin Zugriff auf die Videos und können diese bei Bedarf mehrfach ansehen.