In meiner Umfrage im Mai ging es um Outlook. Genauer gesagt um die Frage, wie Sie eigentlich die Funktionen erlernt und Ihr Wissen zu Outlook erlangt haben. Hier nun die Ergebnisse.

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Outlook ist das Mailprogramm, das in fast allen Unternehmen genutzt wird. Es bietet viele Möglichkeiten und Funktionen. Natürlich kann jeder Mails empfangen und senden, aber wie gut kennen Sie das Programm wirklich?

Haben Sie einmal an einer Schulung teilgenommen? Wie lange ist das her? Wie lernen Sie die Funktionen der neueren Programm-Versionen kennen? Fragen Sie Kollegen? Schauen Sie sich Videos auf YouTube an?

Als Antworten standen zur Auswahl:

• Ich habe an einer Outlook-Schulung teilgenommen.
• Ich habe ein Buch zu Outlook gelesen.
• Ich gucke mir alles von meinen Kollegen ab bzw. frage diese.
• Ich schaue mir Videos auf YouTube an.
• Ich frage die Kollegen aus der IT-Abteilung.
• Ich klicke selbst durchs Menü, probiere ein bisschen aus und entdecke dabei die Funktionen.

Es waren mehrere Antworten möglich.

Man versucht selbst etwas herauszufinden

Ich hatte damit gerechnet, dass jeder selbst ein bisschen ausprobiert und dabei Funktionen des Programms kennenlernt, aber dass das Ergebnis so eindeutig ist, überrascht mich doch. Und dass YouTube-Videos so beliebt sind hatte ich vermutet, aber interessant, dass diese Methode so stark genutzt wird.

Immerhin ein Drittel der Umfrageteilnehmer hat an einer Schulung teilgenommen. Wenn ich in meinen Seminaren danach frage ist das bei 90% leider nicht der Fall.

Wer nicht weiß, was möglich ist, der kann auch nicht danach fragen

Es gibt ein paar Funktionen, die kennen Sie eigentlich, aber weil Sie sie so selten nutzen, vergessen Sie, wie es geht. Ein typisches Beispiel ist der Abwesenheitsassistent, den Sie aktivieren, bevor Sie in den Urlaub gehen. Für solche Fälle sind YouTube-Videos ideal, weil Sie genau wissen, welche Stichwörter Sie eingeben müssen. Auf meinem Kanal finden Sie auch ein paar Tipps zu Outlook: Effizient mit Outlook arbeiten – Tipps & Tricks.

Interessanterweise gibt es auch ein paar Funktionen, die es in den neueren Versionen von Outlook leider nicht mehr gibt. So war es zum Beispiel früher möglich, bei jedem einzelnen Kontakt einen Personenbereich angezeigt zu bekommen, wo alle Termine, die man mit dieser Person im Kalender stehen hat und alle Mails aufgelistet wurden. Wenn Sie nach solchen Funktionen suchen („Früher ging das doch…“), werden Sie leider viel Zeit damit verbringen, an sich selbst zweifeln und irgendwann feststellen, dass es nicht an Ihnen liegt, dass Sie diese Anzeige nicht mehr erhalten.

Damit Sie überhaupt Informationen zum Programm im Internet finden können, müssen Sie erstmal wissen, wie die Funktion heißt. Beispiel: Serienbriefe. Früher hieß der Menüpunkt „Serienbriefe“, zwischendurch „Mergen“ und nun „Sendungen“. Oder „Textbausteine“ heißen jetzt „Schnellbausteine“.

Selbst ein bisschen durch das Menü zu klicken, könnte durchaus erfolgreich sein, aber kostet auch viel Zeit.

Und es gibt ein paar Funktionen, von denen ahnen Sie gar nicht, dass es sie gibt und daher können Sie auch nicht danach fragen. Beispiel: Wenn Sie mehrere Kollegen zu einer Besprechung einladen möchten, kann Ihnen Outlook automatisch den nächsten Termin heraussuchen, an dem alle Teilnehmer Zeit haben.

Darüber hinaus gibt es Möglichkeiten, die Sie nicht im Menü finden. Wussten Sie, dass Sie ganz einfach den Betreff einer empfangenen Mail nachträglich ändern können? Z.B. wenn Sie eine Mail erhalten, bei der im Betreff „Aktuelles Protokoll“ steht. Dann möchten Sie wahrscheinlich ergänzen, um welche Besprechung es sich gehandelt hat, damit Sie diese Mail später einfacher wiederfinden.

Nicht nur Technik, sondern auch Praxisbeispiele

Meiner Erfahrung nach ist bei vielen Büchern zu Outlook, aber auch oft bei Schulungen, das Problem, dass man sich auf die Technik beschränkt. Es werden also die einzelnen Funktionen erläutert, aber nicht, wofür man das brauchen könnte. Es fehlen die Anwendungsbeispiele aus der Praxis.

Daher habe ich in meinem Outlook-Handbuch insgesamt 76 Praxisbeispiele hinzugefügt, die im Anhang aufgelistet sind, sodass Sie sich gezielt die Lösung ansehen können.

Auch in meinen Online- und Offline-Schulungen lege ich viel Wert darauf, Ihnen Beispiele aus der Praxis zu geben und Ihnen „geheime“ Funktionen zu zeigen. Aktuelle Seminartermine finden Sie hier: Live-Online-Trainings.

Fazit

Wie gut sich jemand mit Outlook auskennt, hängt davon ab, wie viel Zeit die Person damit verbringt, selbst nach Funktionen zu suchen. Viele Möglichkeiten bleiben dabei aber unentdeckt, wenn man gar nicht weiß, was das Programm eigentlich kann.

So wird das Potenzial, dass dieses Programm bietet, nicht genutzt und es wird weiterhin unnötig Zeit verschwendet.