Etwa 330 Milliarden E-Mails werden pro Tag weltweit verschickt. Ungefähr die Hälfte davon sind SPAM-Mails. Umfragen haben ergeben, dass in Deutschland ein Mitarbeiter im Durchschnitt ca. 25-30 Mails pro Tag erhält.

Diese Zahlen zeigen, dass in unserer zunehmend digitalen Arbeitswelt effiziente Kommunikationswerkzeuge unverzichtbar sind. Eine dieser praktischen Funktionen ist die Diktierfunktion in Microsoft Outlook, die es ermöglicht, E-Mails per Spracheingabe zu verfassen. Diese innovative Technologie transkribiert das gesprochene Wort in Echtzeit in geschriebenen Text, was vor allem dann nützlich ist, wenn die Hände gerade beschäftigt sind oder man einfach schneller sprechen als tippen kann.

In diesem Blog-Artikel zeige ich, wie diese Funktion in der Web-Version von Outlook genutzt werden kann. Es ist erstaunlich, wie präzise die Diktierfunktion arbeitet, obwohl eine Nachbearbeitung oft notwendig ist, um sicherzustellen, dass der Text den eigenen Erwartungen entspricht.

So diktieren Sie Ihren Mail-Text

Um die Diktierfunktion in Outlook zu nutzen, öffnen Sie einfach die Web-Version von Outlook und beginnen Sie eine neue E-Mail. Klicken Sie auf das Mikrofon-Symbol, das sich oben in der Symbolleiste befindet. Sobald Sie dieses Symbol aktiviert haben, können Sie mit dem Diktieren beginnen. Ihre Worte werden in Echtzeit transkribiert und direkt in das E-Mail-Feld eingefügt. Achten Sie darauf, klar und deutlich zu sprechen, um die Genauigkeit der Transkription zu maximieren. Nachdem Sie fertig gesprochen haben, können Sie den Text wie gewohnt formatieren und Korrekturen vornehmen.

Eventuell müssen Sie in den Einstellungen der Funktion die Sprache ändern, damit der Text in Deutsch geschrieben wird.

Sie können mit der Funktion auch auf empfangene Mails antworten.

Vorteile der Diktierfunktion:

1. Zeitersparnis: Die Diktierfunktion kann das Verfassen von E-Mails deutlich beschleunigen, besonders wenn man viel tippen muss oder unter Zeitdruck steht.
2. Barrierefreiheit: Für Menschen mit motorischen Einschränkungen oder diejenigen, die Schwierigkeiten beim Tippen haben, ist diese Funktion ein großes Hilfsmittel.
3. Multitasking: Die Möglichkeit, E-Mails zu diktieren, erlaubt es, gleichzeitig andere Aufgaben zu erledigen, ohne sich voll auf das Tippen konzentrieren zu müssen.

Nachteile der Diktierfunktion:

1. Genauigkeit: Obwohl die Diktierfunktion beeindruckend präzise ist, gibt es immer noch Fehler, die manuell korrigiert werden müssen, besonders bei Fachbegriffen oder komplexen Sätzen.
2. Umgebungseinflüsse: Hintergrundgeräusche oder eine undeutliche Aussprache können die Transkription beeinflussen und zu Fehlern im Text führen.
3. Datenschutzbedenken: Bei der Nutzung von Spracheingabe sollten immer die Datenschutzrichtlinien beachtet werden, da die gesprochene Sprache möglicherweise zur Verbesserung der Spracherkennungstechnologie genutzt wird.

Diese Funktion ist zweifellos ein mächtiges Werkzeug, das die Art und Weise, wie wir E-Mails verfassen, revolutionieren kann – solange man bereit ist, sich mit den kleineren Macken auseinanderzusetzen und den Text nachzubearbeiten.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.