In diesem Gastartikel zeigt Michael Seibold von Etikett.eu, wie Sie ganz einfach Hängemappen beschriften können.

---

Ablage leicht gemacht

Den Meisten ist die Ablage ein Dorn im Auge. Nicht selten werden wichtige Unterlagen und Papiere wochenlang in stapelbaren Ablagekästen am Schreibtisch im Büro oder Privaten gehortet, bis Sie sich irgendwann die Zeit nehmen, sich ihrer zu erbarmen – meistens im Zuge eines Frühjahrsputzes, der auf dem Schreibtisch wieder für Ordnung sorgt. Bei solchen Aufräumaktionen tauchen häufig Unterlagen urplötzlich aus dem Nichts wieder auf, nach denen man wochenlang gesucht hat. Kennen Sie dieses typische Chaos von Rechnungen, ungeöffneten Briefen und weiterer Dokumente? Meist reichen bereits einige nützliche Ordnungshilfen, um den Papierkram in den Griff zu bekommen und wieder Ordnung im Büro oder Zuhause zu schaffen. Zum Verstauen von Unterlagen und Papieren bieten sich Hängeregister geradezu an.

Definition: Hängemappen

Bei diesem Ordnungssystem handelt es sich um Hängemappen aus Karton, die der Lose-Blatt-Ablage dienen. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen: Hängehefter, Hängemappen, Hängetaschen, Hängesammler, Hängeordner und Pendelregistratur und sind sowohl für die lose Ablage als auch für gelochte Unterlagen geeignet. Zusätzlich bietet die Mappe vorne und hinten auch noch Platz für (mehr detaillierte) Beschriftungen, die Sie aber erst sehen, wenn die Mappe aus der Box gezogen wird. Die Mappen verfügen über eine Falzung am Boden, mit der sie sich individuell auf die Inhaltsmenge einstellen lassen.

Beschriftung von Hängemappen

Die Hängeregister werden hierzu in der Hängeregistratur, meist in Form eines Rollcontainers oder Mappenboxen, eingehängt und mit einem so genannten „Reiter“, einem Beschriftungsschild, versehen. Somit kann man auf einem Blick erkennen, in welcher Hängemappe sich die gesuchten Papiere befinden.

Praxis-Tipp:

Um keine unnötige Zeit mit dem Aufräumen der Ablage zu verschwenden, ist es empfehlenswert, eingehende Dokumente und Unterlagen möglichst zeitnah in den Hängeregistern zu verstauen. Besonders praktisch ist die Hängeregistratur, wenn sie sich möglichst nahe am eigenen Schreibtisch befindet, so dass jederzeit auf die Papiere zugegriffen werden kann.

Der Vollsichtreiter wird mit einem weißen Schildchen beschriftet, das nach der Beschriftung in den Plastikreiter geschoben wird. Die Beschriftung kann per Hand erfolgen oder, wer über eine eher unleserliche Handschrift verfügt, mit sogenannten Hängemappen-Etiketten beklebt werden. Dabei handelt es sich um selbstklebende Etiketten, die aufgrund ihrer Abmessungen optimal auf die Blanko-Schildchen passen. Besonders geeignet sind hierfür Hängemappen-Etiketten 99017 von Dymo, mit den Maßen 51 x 12,5 Millimeter, wie Sie hier finden. Ein besonderer Vorteil von selbstklebenden Labels ist, dass die aktuelle Beschriftung bei einem Tippfehler oder einer Änderung der Ordnung und Organisation der Mappen einfach (mehrmals) überklebt werden können.

Einfaches Beschriften per Etiketten-Software

Am einfachsten geht’s mit einer kostenfreien Software, wie etwa Dymo für ihre Etikettendrucker, aber auch viele andere Druckerhersteller, anbieten. Die Anwendung ist schnell zu installieren und sehr einfach zu bedienen. Dabei bietet die Software bereits verschiedene Voreinstellungen und Layouts, so dass lediglich auf das richtige Modell der Ihnen vorliegenden Etikettenrolle geklickt und anschließend der gewünschte Text eingetragen werden kann, ohne vorher mehrmals ausprobieren zu müssen, ob die Beschriftung auch mittig auf dem Etikett landet. Vorteile bietet auch der Seriendruck aus einer Excel-Tabelle, mit der mehrere verschieden beschriftete Labels auf einmal gedruckt werden können.

Nicht immer gehört ein Etikettendrucker zum Inventar im Büro oder Zuhause. Selbstklebende Labels können auch per Word bedruckt werden. Meistens werden hierzu Etiketten auf Bögen verwendet, die in den Drucker eingelegt und anschließend über Word bedruckt werden. Auch hier gibt es Voreinstellungen, die das Blatt in die zu den Labels auf dem Bogen passenden Raster unterteilt.

Inhaltliche Ordnung

Im Vorfeld ist es wichtig zu überlegen, wie die Hängemappen gegliedert und beschriftet werden sollen. Ähnlich zum Ordnersystem kann auch bei Hängemappen mit Ober- und Unterkategorien gearbeitet werden. Dazu bietet es sich an, eine Mappenbox einem Thema zuzuordnen oder, im Falle eines Schrankes oder Containers, eine Schublade pro Thema anzulegen. Die einzelnen Hängemappen beinhalten dann die Unterkategorien. In der Box bzw. in der Schublade “Versicherungen” befinden sich somit alle Dokumente zu Versicherungen. Alle Unterlagen zur “Auto” oder “Hausrat” beispielsweise befinden sich wiederum in einer Hängemappe, usw. Dieses System lässt sich auch in das Büro übertragen: So können beispielsweise für jeden einzelnen Lieferanten eine Mappe angelegt und Verträge oder andere Unterlagen darin aufbewahrt werden.

Praxis-Tipp:

Vorteilhaft sind Hängemappen für die Sammlung von Unterlagen für die Steuererklärung, wie Rechnungen oder Bescheinigungen. So können Sie im Laufe des Jahres alle Dokumente an einem bestimmten Ort aufheben und müssen so nicht kurz vor der Abgabe Ihrer Steuererklärung aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen.

Im Hinblick auf die Sortierung ist es sinnvoll, die Unterlagen chronologisch rückwärts zu sortieren, also das aktuellste kommt einfach immer oben drauf. So haben Sie die aktuellen Unterlagen immer in Sicht- und Griffweite.

Praxis-Tipp:

Um noch mehr den Überblick zu behalten, können Sie auch mit einem Farbsystem arbeiten. Die Reiter-Schildchen gibt es auch in unterschiedlichen Farben, so dass eine Farbe für jeweils ein Thema verwendet werden kann, wie beispielsweise blaue Schilder für “Versicherungen” oder grüne Schilder für “Lieferanten”. Unterkategorien lassen sich entweder mit der gleichen Farbe wie die Oberkategorie trennen oder Sie verwenden hierfür Markierungen in ähnlichen Farbnuancen.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Büro und Zuhause und Sie werden sehen, dass beschriftete Hängeregister eine optimale Arbeitserleichterung darstellen und Ihre Ablage wesentlich übersichtlicher wird.

---