Mit dem Besteckkasten-Prinzip zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Ein weiteres Fallbeispiel aus meinen Coachings:

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Sachbearbeiter in einem mittelständischen Betrieb. An Ihrem Schreibtisch sieht es chaotisch aus, was bereits zu einem gewissen Ruf geführt hat.

Ihre Kollegen belächeln Sie – und noch schlimmer – Ihr Chef hat Ihnen in letzter Zeit nicht mehr die interessanten Aufgaben übergeben, weil Sie Ihre Arbeit einfach nicht mehr schaffen.

Dabei haben Sie doch eigentlich alles im Griff. Sie wissen genau welche Unterlagen und Vorgänge in den einzelnen Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Zugegeben, in letzter Zeit fühlen Sie sich häufiger überlastet. Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die unbearbeiteten Vorgänge, die Ablagekästen auf dem Sideboard quellen über, Ordner stehen auf dem Boden.

Geradezu peinlich wird es, wenn Sie sich mit einem Kollegen kurz beraten möchten und erstmal die Papierstapel von Ihrem Besprechungstisch wegräumen müssen.

So ging es Peter S. , als er mit seinem Chef vereinbart hat, dass er Hilfe beim Aufräumen und für ein besseres Zeitmanagement bekommen sollte und sie vereinbarten, mich zu beauftragen.

Ich erkläre Ihm, dass Ordnung am Arbeitsplatz dem einfachen Besteckkasten-Prinzip folgt: Alles bekommt einen festen Platz, so wie zuhause in seiner Besteck-Schublade.

Was Ihnen zu Hause locker gelingt, brauchen Sie jetzt nur noch ins Büro übertragen. Aber HALT! Es gibt natürlich einen entscheidenden Unterschied. Wenn wir alles einfach nur in Ordner abgelegt hätten, wären die Vorgänge „aus den Augen, aus dem Sinn“ gewesen.

Die Lösung: Wir legen die Papierunterlagen nicht nur in geeignete Ordner ab, sondern planen die jeweiligen Aufgaben in einem Wiedervorlagesystem ein. Dies könnte z.B. in Outlook eingerichtet werden, sodass Sie daran erinnert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und die entsprechenden Unterlagen finden Sie im beschrifteten Ordner.

Nach 4 Stunden waren wir mit dem Schreibtisch fertig. Der Schreibtisch ist jetzt leer. Und nicht nur das. Viele Vorgänge haben sich inzwischen erledigt, oder es gibt aktuellere Versionen der Unterlagen. Zu seinem eigenen Erstaunen hatte sich vieles bereits erledigt, sodass der Arbeitsberg größer aussah, als er eigentlich ist. Jetzt ist er zuversichtlich, weil er merkt, dass er wieder Herr der Lage ist.

Die Wiedervorlage gibt ihm die Sicherheit, nichts zu vergessen und die Aufgaben rechtzeitig anzugehen.

Nach 3 Wochen kam ich wieder vorbei. Sein Schreibtisch war immer noch aufgeräumt. Aber nicht nur das. Eine schöne Blume stand da und er begrüßte mich mit einem Lächeln.

Er fokussierte sich nun mehr auf die aktuelle Aufgabe und ließ sich nicht mehr durch die anderen unerledigten Aufgaben ablenken. Dadurch wurde er schneller fertig und hielt die Deadlines Das hatte ihm bereits Lob und Anerkennung vom Chef eingebracht. Er schaffte mehr in kürzerer Zeit und war auch noch deutlich entspannter dabei.

In der letzten Phase gingen wir nun noch die Schränke an. Einige Ordner konnten ins Archiv gebracht werden. Andere Unterlagen, wie z.B. Kataloge und Flyer sind veraltet und wurden von uns weggeschmissen. 

Als wir uns die vielen Ordner genauer ansahen, stellt sich heraus, dass 70% der Unterlagen weggeschmissen werden konnten. Und das ist übrigens keine Seltenheit.

Am Ende hat sich sein Büro komplett verändert. Es ist viel mehr Platz, ein ganzer Schrank kann sogar abgebaut werden. Er fühlt sich von all dem Ballast befreit und wirkt locker und entspannt. Voller Elan geht er neue Aufgaben an.

Dies ist nur ein Beispiel von vielen. Geht es Ihnen auch so wie Peter S.? Dann nehmen Sie einfach per Mail Kontakt zu mir auf. In einem kostenlosen und unverbindlichen Strategiegespräch klären wir am Telefon, wie ich Sie dabei unterstützen kann, mit mehr Ordnung und geeigneten Strukturen wieder Herr der Lage zu werden.

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