Haben Sie auch das Gefühl, dass die Protokollführung in Ihren Meetings viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt? Oder dass es fast unmöglich ist, gleichzeitig eine Besprechung zu leiten und umfangreiche Notizen zu machen? 📋✍️

Genau das war das Problem eines Teams, das mich für ein Seminar zum Thema Protokollführung kontaktierte. Die Projektleiter waren gestresst, Überstunden häuften sich, und die Kunden waren unzufrieden, weil die Protokolle immer zu spät kamen.

Die Lösung? Live-Protokolle!

Die Situation

Eines Tages bekam ich eine Anfrage für ein Seminar zum Thema Protokollführung. Die Teamassistentin fasste das Problem kurz zusammen: Die Projektleiter führen 14-tägig Besprechungen mit ihren Kunden und Projektpartner durch, aber diese zwei Wochen reichen nicht aus, um das Protokoll vom vorherigen Termin zu erstellen.

Die Projektleiter sind gestresst und machen regelmäßig Überstunden. Gleichzeitig beschweren sich die Kunden und Projektpartner über den Verzug.

Ich führte ein Vorgespräch mit einem Projektleiter, um genauer zu verstehen, warum das Protokollschreiben so viel Zeit in Anspruch nimmt und so ungerne erledigt wird. Er zeigt mir auch ein Beispiel.

Mir war schnell klar, wo „der Hase im Pfeffer liegt“: Die Protokolle waren sehr ausführlich, fast schon Verlaufsprotokolle. Außerdem kann ein Projektleiter nicht gleichzeitig die Besprechung leiten und sich Notizen für das Protokoll machen.

Wie funktionieren Live-Protokolle?

Im nächsten Schritt habe ich dem Abteilungsleiter die Methode „Live-Protokoll“ erklärt. Folgende drei Bestandteile sind für die erfolgreiche Umsetzung wichtig:

• Der Besprechungsleiter benennt einen Protokollanten (dies wird in der vorhergehenden Sitzung festgelegt)
• Es werden gemeinsam kurz und knapp die Ergebnisse formuliert und notiert
• Das Protokoll ist während der Sitzung für alle sichtbar und kann am Ende gemeinsam freigegeben werden

Er hat diesen Vorschlag mit seinen Projektleitern diskutiert und vereinbart, dass alle bei ihren nächsten Meetings die Protokoll live erstellen.

Überstunden wurden um 30% reduziert

Nach 3 Wochen rief ich die Projektleiter an, um mich zu erkundigen, wie die ersten Protokolle nach der neuen Live-Methode gelaufen sind. Das Feedback war durchweg positiv. Die Bedenken, dass sich die Besprechungen verlängern, wenn man die Ergebnisse sofort notiert, stellten sich als grundlos heraus. Im Gegenteil: Da die Ergebnisse am Ende einer Diskussion zusammengefasst wurden, kamen die Gesprächsteilnehmer schneller auf den Punkt und der rote Faden ging nicht mehr so leicht verloren. Die Atmosphäre in den Meetings war nun viel produktiver.

Die Kunden und Projektpartner waren sehr zufrieden, dass sie nun sofort nach Besprechungsende das Protokoll zugeschickt bekamen. Die Überstunden konnten in der Abteilung um 30% reduziert werden.

Verschwenden Sie auch viel zu viel Zeit mit dem Schreiben von Protokollen? Dann nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf und in einem kostenlosen Strategiegespräch finden wir gemeinsam heraus, wie ich Sie dabei unterstützen kann produktiver zu werden.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.