Neue Ablagestruktur auch beim "Tatort" ein Thema

Vielleicht haben Sie auch am Sonntag (29.01.12) den Tatort „Schmuggler“ in der ARD gesehen.

Dort hat eine neue Sekretärin die Papierablage neu sortiert. Vorher lagen alle Zeugenaussagen zu einem Fall direkt beim Fall. Sie hat die Ablagestruktur verändert, sodass die einzelnen Zeugenaussagen unter den Namen der Zeugen zu finden sind. Die Kommissare finden dieses neue System aber unpraktisch, da sie nun mehrere Ordner aus dem Regal ziehen müssen, um sich einen Überblick über den Fall zu verschaffen. Die Sekretärin hat durch ihr neues System zwar die Anzahl der Ordner verringern können, aber die Kommissare müssen mehr Zeit beim Suchen verwenden.

Was lernen wir daraus?

  1. Eine Sekretärin sollte nicht ohne Absprache mit den Kollegen die Ablagestruktur verändern (das gilt auch für Führungskräfte oder andere Kollegen – auch wenn es nur gut gemeint ist).
  2. Wichtig für den Aufbau einer sinnvollen Ablagestruktur ist die Frage, wie später nach den Informationen gesucht wird. (im Tatort: man wird sich wahrscheinlich in ein paar Jahren noch an den Fall, aber nicht an die Namen der einzelnen Zeugen erinnern, daher ist es besser, alle Zeugenaussagen zum Fall abzuheften)
  3. Manchmal ist es besser mehr Zeit für das Ablegen von Informationen zu verwenden, wenn später diese Informationen schneller gefunden werden können.

Was kann man tun, wenn eine Datei/Information in verschiedene Ordner passt?

  • in Papier: ein Blatt Papier in den anderen Ordner abheften mit dem Hinweis, wo das Original liegt (man muss nicht alles kopieren, sondern kann auch Schmierpapier dafür verwenden)
  • in Dateien: die Datei in einem Ordner ablegen und eine Verknüpfung zu dieser Datei in den anderen Ordner schieben.

 


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