Diese Woche steht am Freitag ein Brückentag an. Wenn Sie arbeiten müssen, dann sollten Sie diesen Tag für sich sinnvoll nutzen, da das Telefon wahrscheinlich nur selten klingeln wird und Sie auch nur wenige Mails erhalten werden.
Mein Vorschlag: nehmen Sie sich den Stapel vor, in dem Sie alle Dinge gesammelt haben, die Sie irgendwann tun oder lesen wollten (“wenn ich mal Zeit habe”).
Seien Sie kritisch und fragen sich:
- Will ich diesen Artikel überhaupt noch lesen, oder interessiert mich das Thema nicht mehr bzw. ist die Information veraltet?
- Muss diese Aufgabe überhaupt noch erledigt werden oder hat es sich von selbst erledigt?
- Schmeißen Sie alles weg, was Sie nicht mehr benötigen.
- Wenn eine Aufgabe noch erledigt werden muss: gehört diese Aufgabe zu meinen Aufgaben, oder kann ich sie delegieren bzw. an einen Kollegen weitergeben?
- Lesen Sie die interessanten Artikel heute (dem Brückentag) und entscheiden dann nochmal, ob Sie die Information aufheben oder wegwerfen wollen.
- Wenn Sie sie aufheben wollen, dann legen Sie sie so ab, dass Sie sie bei Bedarf wieder finden können.
- Wenn die Aufgabe, die Sie noch erledigen müssen nur wenig Zeit in Anspruch nimmt, dann erledigen Sie sie heute (dem Brückentag).
- Wenn die Aufgabe mehr Zeit in Anspruch nimmt oder Sie noch Informationen von Kollegen benötigen, dann planen Sie die Aufgabe bitte konkret ein und fordern die Informationen bei den Kollegen gleich an.
Am Besten wäre es, wenn Sie zukünftig nicht mehr einen Stapel mit Dingen “Mache/Lese ich, wenn ich mal Zeit habe” ansammeln, sondern sofort die Aufgaben und Informationen kritisch beurteilen und einplanen.
Denn wann werden Sie das nächste Mal am Schreibtisch sitzen und nicht wissen, was Sie tun sollen? Das wird wahrscheinlich nie der Fall sein, daher ist dieser Stapel auch utopisch.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.