In der heutigen Arbeitswelt ist E-Mail-Kommunikation ein unverzichtbarer Bestandteil des Büroalltags. Mit dem ständigen Fluss von Nachrichten kann es jedoch herausfordernd sein, den Überblick zu behalten und wichtige E-Mails von weniger wichtigen zu trennen. Eine effektive Methode, um Ordnung zu schaffen und Zeit zu sparen, ist die Verwendung von Regeln in Outlook, um E-Mails automatisch in spezifische Unterordner zu verschieben.
In diesem Artikel werde ich diese Funktion anhand des Beispiels “Newsletter” erläutern und weitere praktische Beispiele für verschiedene Berufsbereiche vorstellen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Outlook-Regeln
- Öffnen von Outlook: Starten Sie Microsoft Outlook und navigieren Sie zu Ihrem Posteingang.
- Erstellen eines Unterordners: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Posteingang und wählen Sie “Neuer Ordner” aus dem Dropdown-Menü. Geben Sie dem neuen Ordner einen aussagekräftigen Namen wie “Newsletter”.
- Erstellen einer Regel: Klicken Sie auf der Registerkarte “Datei” auf “Regeln und Benachrichtigungen verwalten”. Wählen Sie “Neue Regel” und dann “Regel ohne Vorlage erstellen”.
- Bedingungen festlegen: Wählen Sie “Nachrichten von bestimmten Absendern” aus und geben Sie die E-Mail-Adresse des Newsletter-Absenders ein.
- Aktion auswählen: Wählen Sie “In den Ordner verschieben” und dann den zuvor erstellten Ordner “Newsletter”.
- Regel fertigstellen: Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf “Fertig stellen”.
Von nun an werden alle eingehenden E-Mails von dem definierten Newsletter-Absender automatisch in den Unterordner “Newsletter” verschoben.
Eine solche Regel können Sie für weitere Newsletter erstellen und alle in den selben Unterordner verschieben lassen.
Tipp: Planen Sie sich regelmäßig Zeit zum Lesen der Newsletter ein. So könnten Sie z.B. freitags nach dem Mittagessen 15 min. in Ihrem Kalender dafür reservieren.
Praktische Beispiele
- Sekretärinnen: Sekretärinnen können Regeln verwenden, um E-Mails von verschiedenen Vorgesetzten oder Abteilungen automatisch in entsprechende Unterordner zu verschieben und so ihren Posteingang zu organisieren. Außerdem können Sie Terminzusagen in einen entsprechenden Ordner verschieben, da Sie häufig zu Besprechungen einladen, bei Zusagen aber nicht aktiv werden müssen.
- Sachbearbeiter: Sachbearbeiter können Regeln erstellen, um E-Mails mit bestimmten Stichwörtern oder Betreffzeilen direkt in passende Unterordner zu sortieren, z. B. “Bestellungen”, “Anfragen” oder “Rechnungen”.
- Führungskräfte: Führungskräfte können Regeln nutzen, um E-Mails von Teammitgliedern nach Projekten oder Aufgaben zu ordnen, um eine bessere Übersicht über laufende Projekte zu erhalten.
- Projektleiter: Projektleiter können Regeln verwenden, um automatisch E-Mails mit Statusaktualisierungen oder Meilensteinbenachrichtigungen in spezielle Projektordner zu verschieben und so die Kommunikation im Team zu optimieren.
Durch die Verwendung von Regeln in Outlook können Berufstätige aller Art ihren Posteingang effizient verwalten und Zeit sparen, indem sie wichtige E-Mails priorisieren und unwichtige automatisch organisieren. Indem Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen und individuelle Regeln entsprechend Ihrer Arbeitsanforderungen erstellen, können Sie einen gut organisierten und übersichtlichen Posteingang aufrechterhalten.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
